Dieser Artikel erklärt, welche neuen Mitarbeiterdaten Personio jetzt automatisch an DATEV überträgt, wie Sie die Synchronisierung einrichten und welche Attribute im laufenden Betrieb gepflegt werden.

Was sind die erweiterten Attribute in der DATEV-Integration?

Die DATEV-Integration zwischen Personio und DATEV (LODAS und Lohn & Gehalt) überträgt Mitarbeiterstammdaten automatisch, sodass Sie diese nicht mehr manuell in beiden Systemen pflegen müssen. Mit diesem Release erweitert Personio den Übertragungsumfang um vier Attributgruppen, die bislang manuell in DATEV eingetragen werden mussten:

• Stammkostenstelle: Die primäre Kostenstelle einer Person für die interne Kostenzurechnung und Lohnbuchung in DATEV.
• Geburtsname: Der Geburtsname einer Person, der seit 2026 gesetzlich verpflichtend in der Lohnbuchhaltung zu führen ist.
• Tätigkeitsschlüssel: Der neunstellige Schlüssel, der Tätigkeit, Schulabschluss, Ausbildungsabschluss, Beschäftigungsstatus und Vertragsform einer Person klassifiziert und von der Bundesagentur für Arbeit für die Beschäftigungsstatistik benötigt wird.
• Schwerbehinderungsdaten: Angaben zur Schwerbehinderung einer Person, einschließlich Ausweisgültigkeit, Personengruppe und weiterer Pflichtangaben für steuerliche Erleichterungen und gesetzliche Meldepflichten.

Die neuen Attribute werden automatisch in die DATEV-Exportdatei aufgenommen und können über den in Personio integrierten Export-Workflow (Lohnimportdatenservice) an DATEV übertragen werden. Eine Übertragung in die Gegenrichtung ist im Rahmen dieses Releases nicht enthalten.

Neue Attribute je nach DATEV-Version:

• DATEV LODAS: 14 neue Attribute
• DATEV Lohn & Gehalt: 19 neue Attribute
  • Davon 2 exklusiv für Lohn & Gehalt
  • Und 3 Attribute, die bisher nur für LODAS verfügbar waren

Produkteinschränkungen

• Die prozentuale Kostenstellenverteilung (Kostenstellenverteilung) ist in diesem Release nicht enthalten. Mitarbeitende mit mehreren Kostenstellen und prozentualer Aufteilung sind von der automatischen Übertragung der Stammkostenstelle nicht betroffen; für diese Fälle bleibt die manuelle Eingabe in DATEV vorerst erforderlich.
• Rückwirkende Korrekturen bereits abgeschlossener Abrechnungsperioden werden nicht unterstützt.
• Die Beschreibung (Bezeichnung) des Tätigkeitsschlüssels wird nicht übertragen. Wenn Sie in DATEV eine spezifische Tätigkeitsbezeichnung benötigen, tragen Sie diese weiterhin direkt in DATEV ein.

Erweiterte Attribute einrichten

Die Einrichtung erfolgt pro Gesellschaft und ist eine einmalige Konfiguration. Sie besteht aus vier Schritten.

Schritt 1: Attribute für den Export aktivieren

Die neuen Attribute sind standardmäßig nicht aktiv. Sie aktivieren sie unter Mitarbeiterstammdaten & Validierungen.

Hinweis:
Wenn Sie mehrere Gesellschaften verwenden, richten Sie die Attribute pro Gesellschaft ein. Ohne Gesellschaften gilt die Einrichtung für den gesamten Account.

1. Navigieren Sie zu Payroll > Verwalten > DATEV > Mitarbeiterstammdaten & Validierungen.
2. Öffnen Sie die relevanten Abschnitte:
   • LODAS: Mitarbeiter, Schwerbehinderung und Tätigkeit
   • Lohn & Gehalt: Adresse/Name, Schwerbehinderung, Tätigkeitsschlüssel und Kostenstellenrechnung
3. Aktivieren Sie die Checkbox für jedes Attribut, das Sie in den DATEV-Export einbeziehen möchten.

Hinweis:
Die neuen Attribute befinden sich im Mitarbeiterprofil unter Persönliche Informationen in einem neuen Abschnitt. Dieser Abschnitt ist standardmäßig nur für Admins sichtbar. Über Rollen & Berechtigungen können Sie entscheiden, ob Sie den Abschnitt für Mitarbeitende freigeben möchten. Weitere Informationen zum Ausschließen einzelner Attribute finden Sie im Artikel zum Ausschließen von Attributen aus dem DATEV-Export.

Schritt 2: Kostenstellen-Zuordnung einrichten (nur für Stammkostenstelle)

Wenn Sie das Attribut Stammkostenstelle aktiviert haben, müssen Sie Ihre Personio-Kostenstellen den DATEV-Kostenstellen-IDs zuordnen, bevor ein Export möglich ist.

1. Scrollen Sie im selben Bildschirm:
   • LODAS: zum Abschnitt Tätigkeit > Kostenstellen-Zuordnung.
   • Lohn und Gehalt: zum Abschnitt Kostenstellenrechnung > Kostenstellen-Zuordnung.
2. Sie sehen eine Tabelle mit allen in Personio eingerichteten Kostenstellen.
3. Tragen Sie für die relevanten Kostenstellen die entsprechende Kostenstellen-Nummer aus DATEV in das rechte Feld ein. Diese Information erhalten Sie von Ihrem Steuerbüro oder Ihrer Lohnbuchhaltung.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Warning:
Jede DATEV-Kostenstellen-ID darf nur einer Personio-Kostenstelle zugewiesen sein. Wenn Sie Mitarbeitende mit nicht zugeordneten Kostenstellen exportieren möchten, erhalten Sie eine Validierungsfehlermeldung. Sie können dann entweder die fehlenden Zuordnungen nachtragen oder das Attribut Stammkostenstelle deaktivieren und die Zuordnung später vornehmen.

Beispiel:
Ein Unternehmen hat die Kostenstellen "Vertrieb", "Marketing" und "IT" in Personio angelegt. Im Zuordnungsbereich werden diese den DATEV-Kostenstellen-IDs 100, 200 und 300 zugewiesen. Jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter wird anschließend im Mitarbeiterprofil die passende Stammkostenstelle zugewiesen, sodass DATEV die korrekte ID für die Lohnbuchung erhält.

Schritt 3: Attribute in den Mitarbeiterprofilen ausfüllen

Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste und füllen Sie die neuen Attribute für Ihre Mitarbeitenden aus.

Tätigkeitsschlüssel: Der Tätigkeitsschlüssel setzt sich aus fünf Komponenten zusammen. Zwei davon (Schulabschluss und Ausbildungsabschluss) wurden bereits mit der DATEV-Integration übertragen. Mit diesem Release kommen drei weitere hinzu:

• Tätigkeitsschlüssel
• Art der Beschäftigung (Vertragsform)
• Arbeitnehmerüberlassung

Hinweis:
Diese drei Attribute werden für DATEV LODAS Kunden ergänzt. Kunden von DATEV LuG erhalten hingegen ein neues Set von fünf Attributen: Tätigkeitsschlüssel, Art der Beschäftigung (Vertragsform), Arbeitnehmerüberlassung, Schulabschluss und Ausbildungsabschluss.

Schwerbehinderungsdaten: Die folgende Tabelle zeigt alle verfügbaren Felder je nach DATEV-Version.

Für LODAS und Lohn & Gehalt verfügbar:

Zusätzlich nur für Lohn & Gehalt:

Hinweis:
Einige Felder sind voneinander abhängig. So ist beispielsweise bei "Schwerbehinderung liegt vor = Ja" die Angabe von "Gültig ab" und "Gültig bis" verpflichtend. Wir empfehlen, sich für die korrekte Befüllung mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Lohnbuchhaltung abzustimmen.

Hinweis:
Folgende Felder sind Dropdown-Felder mit vordefinierten Auswahlmöglichkeiten. Wenn Sie Daten aus alten individuellen Attributen migrieren möchten, stellen Sie sicher, dass die Werte den neuen Auswahlmöglichkeiten entsprechen: Höchster Schulabschluss, Höchster Ausbildungsabschluss, Arbeitnehmerüberlassung, Vertragsform, Schwerbehinderung liegt vor, Personengruppe ELAN, Arbeitszeit unter 18 Stunden mit Zulassung durch Arbeitsagentur, Ausstellende Behörde, Schwerbehindertenausweis liegt vor.

Schritt 4: Stammdaten zu DATEV exportieren

Folgen Sie den Informationen im Artikel zum Export von Stammdaten über den Lohnimportdatenservice, um den ersten Export mit den neuen Attributen durchzuführen.

Hinweis:
Leere Felder werden nicht exportiert und automatisch vom Export ausgeschlossen.

Bestehende Attribute migrieren

Falls Sie bereits individuelle Attribute für diese Datenfelder eingerichtet haben, werden diese nicht automatisch an DATEV übertragen. Nur die neuen, vordefinierten Attribute werden exportiert.

Wie erkenne ich die neuen DATEV-Attribute im Mitarbeiterprofil?

Die neuen Attribute erscheinen automatisch im Abschnitt DATEV LODAS 2 bzw. DATEV Lohn & Gehalt 2 im Mitarbeiterprofil. Sie müssen diese Attribute nicht selbst erstellen.

Alle Attribute, die sich in diesem Abschnitt befinden, werden automatisch an DATEV übertragen. Attribute außerhalb dieses Abschnitts sind nicht Bestandteil der DATEV-Integration, auch wenn sie ähnliche Namen tragen.

Hinweis:
Falls Sie die Reihenfolge oder Zuordnung der Attribute in den Einstellungen bereits manuell angepasst haben, kann die Zuordnung abweichen. In diesem Fall empfehlen wir, die Attributzuordnung unter Einstellungen > Persönliche Informationen zu prüfen.

Daten von alten zu neuen Attributen übertragen

1. Navigieren Sie zu Analysen > Berichte und erstellen Sie einen individuellen Bericht.
2. Klicken Sie auf Bericht erstellen und wählen Sie Klassischen Builder nutzen.
3. Wählen Sie unter Berichtsdetails festlegen folgende Einstellungen:
   • Berichtstyp: Zeitpunkt
   • Datum: Heutiges Datum
   • Tabellenspalten: Vorname, Nachname, E-Mail sowie alle alten Attribute
4. Wählen Sie unter Bedingungen festlegen alle Mitarbeitenden aus (auch inaktive).
5. Klicken Sie auf Exportieren, um den Bericht als Excel-Datei herunterzuladen.
6. Öffnen Sie die Exportdatei und entfernen Sie die Spalten Vorname und Nachname.
7. Benennen Sie die Spalten der alten Attribute in die Namen der neuen, vordefinierten Attribute um (z. B. von "Tätigkeitsschlüssel (alt)" zu "Tätigkeitsschlüssel").
8. Stellen Sie bei Dropdown-Feldern sicher, dass die Werte den Auswahlmöglichkeiten des neuen Attributs entsprechen.
9. Speichern Sie die Datei.
10. Navigieren Sie zu Einstellungen > Importe, wählen Sie den Upload-Typ Mitarbeitende und importieren Sie die aufbereitete Datei.

Hinweis:
Alternativ können Sie die Mitarbeiterliste auch direkt unter Unternehmen > Personalliste exportieren. Beachten Sie dabei jedoch, dass dieser Export möglicherweise nicht alle inaktiven Mitarbeitenden enthält.

Tipp:
Wir empfehlen den Weg über Analysen > Berichte, um sicherzustellen, dass keine Datensätze fehlen.

Weitere Informationen zum Importieren von Mitarbeitendedaten finden Sie im Artikel zum Importieren von Mitarbeitendendaten.

Erweiterte Attribute verwalten

Nach der Einrichtung werden die neuen Attribute bei jedem DATEV-Export automatisch übertragen. Die folgende Tabelle zeigt, welche Verwaltungsaktionen je Attributgruppe verfügbar sind.

Hinweis:
Leere Felder werden nicht an DATEV synchronisiert. Wenn ein Feld von Nutzer:innen geleert wird, wird diese Änderung nicht übertragen. In DATEV bleibt der bisherige Wert bestehen.

Stammkostenstelle einer Person anpassen

1. Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil der betreffenden Person.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt DATEV.
3. Ändern Sie im Feld Stammkostenstelle (DATEV) die Auswahl auf die neue Kostenstelle.
4. Speichern Sie das Profil. Die Änderung wird beim nächsten Export an DATEV übertragen.

Kostenstellen-Zuordnung aktualisieren

Wenn Sie in Personio eine neue Kostenstelle anlegen oder sich eine bestehende DATEV-Kostenstellen-ID ändert:

1. Navigieren Sie zu Payroll > Verwalten > DATEV > Mitarbeiterstammdaten & Validierungen.
2. Öffnen Sie den Abschnitt Tätigkeitsschlüssel > Kostenstellen-Zuordnung.
3. Tragen Sie die neue oder geänderte DATEV-Kostenstellen-ID ein.
4. Speichern Sie. Die aktualisierte Zuordnung gilt für den nächsten DATEV-Export.

Schwerbehinderungsdaten aktualisieren

Wenn sich die Daten einer Person ändern (z. B. neuer Ausweis, geänderter Gültigkeitszeitraum):

1. Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil der betreffenden Person.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt DATEV.
3. Aktualisieren Sie die geänderten Felder.
4. Speichern Sie das Profil. Die aktualisierten Angaben werden beim nächsten Export übertragen.

Hinweis:
Rückwirkende Korrekturen für bereits abgeschlossene Abrechnungsperioden werden nicht unterstützt. Wenn Sie Daten für vergangene Perioden korrigieren müssen, nehmen Sie die Anpassung direkt in DATEV vor.

Tätigkeitsschlüssel: Ausgeübte Tätigkeit eintragen

Weitere Informationen zur Zusammensetzung des Tätigkeitsschlüssels finden Sie im Artikel zu den Attributen für die DATEV-Integration.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Code in Personio einzutragen:

1. Öffnen Sie das Eingabehilfe-Tool der Bundesagentur für Arbeit und suchen Sie nach der passenden Tätigkeit für die jeweilige Person.
2. Notieren Sie den fünfstelligen Code.
3. Navigieren Sie in Personio zum Mitarbeiterprofil unter Unternehmen > Personalliste.
4. Öffnen Sie den Abschnitt DATEV und tragen Sie den Code im Feld Ausgeübte Tätigkeit ein.
5. Speichern Sie das Profil.

Hinweis:
Die Berufsbezeichnung wird nicht an DATEV übertragen. DATEV wählt automatisch den ersten passenden Eintrag zur eingetragenen Schlüsselnummer aus. Wenn eine abweichende Bezeichnung erforderlich ist, empfehlen wir, diese anschließend direkt in DATEV zu ergänzen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich meine bestehende DATEV-Synchronisierung neu konfigurieren?
Nein. Die neuen Attribute werden zusätzlich zu Ihrer bestehenden Konfiguration hinzugefügt. Sie müssen nur die neuen Attribute unter Payroll > Verwalten > DATEV > Mitarbeiterstammdaten & Validierungen aktivieren, wenn Sie sie nutzen möchten.

Werden die neuen Attribute automatisch beim nächsten Export übertragen?
Nein. Sie müssen die Attribute zunächst manuell aktivieren. Erst danach werden sie bei jedem Export berücksichtigt.

Ich nutze DATEV LODAS – sehe ich auch die LuG-exklusiven Attribute?
Nein. Je nach Ihrer DATEV-Version sehen Sie nur die für Sie relevanten Attribute. LODAS-Kunden sehen keine Lohn & Gehalt-exklusiven Felder.

Was passiert, wenn ich ein Attribut aktiviere, aber nicht für alle Mitarbeitenden ausfülle?
Leere Felder werden nicht exportiert. Der Export wird trotzdem durchgeführt – nur ausgefüllte Felder werden übertragen.

Was passiert, wenn ich nicht alle Kostenstellen zugeordnet habe?
Wenn Sie Mitarbeitende mit nicht zugeordneten Kostenstellen exportieren möchten, erhalten Sie eine Validierungsfehlermeldung. Sie können dann entweder die fehlenden Zuordnungen nachtragen oder das Attribut Stammkostenstelle deaktivieren und die Zuordnung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen.

Wo finde ich Unterstützung bei Problemen?
Klicken Sie in Personio auf Support im linken Menü, um Kontakt mit unserem Support-Team aufzunehmen.

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