Dieser Artikel erläutert die Berechtigungen, die den Zugriff auf Abwesenheitsdaten und -funktionen in Personio steuern. Er beschreibt die Funktion jeder einzelnen Rolle, sodass Sie Rollen mit einer angemessenen Zugriffsebene einrichten können. Nutzen Sie ihn zum Nachschlagen, wenn Sie Abwesenheitsberechtigungen in Ihrem Account einrichten oder verwalten.

Der Zugriff auf Abwesenheiten setzt sich aus mehreren separaten Berechtigungen zusammen, die ineinandergreifen. Eine nutzende Person benötigt oft mehr als eine Berechtigung, um eine Aufgabe zu erledigen. Daher erklärt jeder der folgenden Abschnitte die jeweilige Berechtigung und gibt an, mit welcher Berechtigung sie kombiniert werden muss.

Abwesenheitsberechtigungen sind Teil des umfassenderen rollenbasierten Berechtigungssystems von Personio. Eine vollständige Übersicht über alle Berechtigungen finden Sie in unserem diesbezüglichen Übersichtsartikel und in unserem Artikel zum Einrichten von Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen.

[Abwesenheitsart]

Für jede Abwesenheitsart in Ihrem Account, wie beispielsweise „Bezahlter Urlaub“, gibt es eine eigene Berechtigung. Diese Berechtigungen kontrollieren den Zugriff auf den Reiter Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil und legen fest, ob ein Mitglied Abwesenheitszeiträume dieser Art für die Personen in seinem Zuständigkeitsbereich anzeigen, beantragen oder bearbeiten kann.

Die folgende Tabelle erläutert, was Mitglieder mit den jeweiligen Zugriffsebenen und dieser Berechtigung tun können.

Abhängigkeiten:

• Mitglieder benötigen Zugriff auf mindestens eine Abwesenheitsart, damit Ihnen der Reiter Abwesenheit angezeigt wird.
• Die Bereiche Berichtslinie, Individuell und Alle beinhalten nicht die eigenen Daten des Rollenmitglieds. Wenn eine Führungskraft die Abwesenheitsanfragen ihres Teams verwalten und Abwesenheitsanfragen für sich selbst stellen muss, fügen Sie auch Selbst zum Bereich hinzu.
• Damit Personen eine Abwesenheitsart anzeigen, aber nicht selbst beantragen können, gewähren Sie ihnen die Ansichtsberechtigung für Selbst. Um eine Art vollständig auszublenden, löschen Sie alle Optionen.
• Zugriff mit Vorschlagsberechtigung ohne Genehmigungsregel bedeutet, dass Anfragen automatisch genehmigt werden. Prüfen Sie daher zunächst, ob für die Abwesenheitsart eine Genehmigungsregel existiert.

Hinweis:
Um eine bestimmte Abwesenheitsart anzeigen oder beantragen zu können, muss für diese Abwesenheitsart eine Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein. Wenn eine Art in der Ansicht einer nutzenden Person fehlt, überprüfen Sie sowohl die Berechtigung als auch die Richtlinienzuweisung. Siehe Abwesenheitsrichtlinien verwalten.

[Abwesenheitsart] – Kalenderverfügbarkeit

Für jede Abwesenheitsart in Ihrem Account, wie beispielsweise „Bezahlter Urlaub“, gibt es auch eine separate Kalenderberechtigung. Diese Berechtigungen bestimmen, wessen Abwesenheitsarten im Team-Kalender ausgegraut oder in Farbe angezeigt werden.

Wenn Sie eine solche Berechtigung aktivieren, können Rollenmitglieder Abwesenheitszeiträume der jeweiligen Art im Team-Kalender für den definierten Bereich in voller Farbe sehen.

Die folgende Tabelle erläutert, was Mitgliedern je nach zugewiesenem Zugriffsbereich im Team-Kalender angezeigt wird.

Das sollten Sie beachten:

• Wenn eine Rolle die Abwesenheitsart anderer Personen, z. B. ihrer Berichtslinie, einsehen kann, wird die jeweilige Abwesenheitsart den Rollenmitgliedern im Team-Kalender der jeweiligen Gruppe in Farbe angezeigt. Das geschieht unabhängig von den für die Kalenderverfügbarkeit festgelegten Zugriffseinstellungen.
• Um zu steuern, was in Farbe angezeigt wird, müssen die Berechtigungen für [Abwesenheitsart] und Kalenderverfügbarkeit gemeinsam festgelegt werden.
• Wenn einem Rollenmitglied eine Abwesenheitsart in Farbe angezeigt wird, markiert Personio auch sich überschneidende Anfragen von Teammitgliedern, um die Planung zu erleichtern.

Weitere Informationen zur Kalendersichtbarkeit finden Sie unter Team-Kalender einrichten.

Mitarbeitendenverfügbarkeit

Diese Berechtigung steuert, ob Rollenmitgliedern im Team-Kalender und auf der Abwesenheitsseite angezeigt wird, wann andere Mitarbeitende abwesend sind.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Rollenmitglieder die Abwesenheitszeiten von Mitarbeitenden im definierten Bereich einsehen. Die Abwesenheitszeiten werden ausgegraut dargestellt und zeigen an, wann jemand abwesend ist, jedoch ohne Angabe von Details wie der Abwesenheitsart.

Nur die unter Einstellungen > Team-Kalender aktivierten Abwesenheitsarten werden im Team-Kalender als graue Blöcke angezeigt.

Die folgende Tabelle erläutert, was Mitgliedern je nach zugewiesenem Zugriffsbereich im Team-Kalender angezeigt wird.

Abhängigkeiten:

• Damit ihnen andere Personen im Team-Kalender angezeigt werden, benötigen Rollenmitglieder außerdem Zugriff auf das öffentliche Profil der betreffenden Personen, sonst erscheinen sie nicht im Kalender.
• Wenn ein Mitglied bereits die Ansichtsberechtigung für eine Abwesenheitsart hat, wird ihm diese Abwesenheitsart in voller Farbe anstatt ausgegraut angezeigt.

Abwesenheits-/Kontostandhistorie

Diese Berechtigung regelt den Zugriff auf zwei Aktionen: das manuelle Anpassen des Kontostands eines Mitarbeiters und das Ändern oder Aufheben der Zuweisung einer Abwesenheitsrichtlinie für einen Mitarbeiter.

Die folgende Tabelle erläutert, welche Aktionen Mitglieder je nach zugewiesener Zugriffsebene durchführen können.

Es gelten Zugriffsbereiche. Um einen Kontostand für eine bestimmte Abwesenheitsart anzupassen, benötigt die Rolle außerdem eine Ansichtsberechtigung für die jeweilige Art, andernfalls wird die Art im Profil nicht angezeigt.

Diese Berechtigung gilt nur für Anpassungen für einzelne Mitarbeitende. Für Massenänderungen verwenden Sie stattdessen die Abwesenheitseinstellungen. Siehe Kontostand anpassen.

Importieren – Kontostand

Diese Berechtigung steuert, wer Kontostände für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig importieren kann.

Um einen Kontostand zu importieren, benötigt die Rolle außerdem Bearbeitungszugriff auf die Abwesenheitsart, andernfalls werden diese Zeilen übersprungen. Importe können nicht rückgängig gemacht werden, machen Sie daher zuerst einen Test mit einer kleinen Datei. 

Importieren – Abwesenheitszeiträume

Diese Berechtigung steuert, wer Abwesenheitszeiträume in großen Mengen importieren kann, um vergangene, aktuelle oder geplante Zeiträume für viele Mitarbeitende gleichzeitig zu erstellen.

Die Rolle benötigt außerdem Bearbeitungszugriff für jede importierte Art. 

Importieren – Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien

Diese Berechtigung steuert, wer mithilfe der Importfunktion Richtlinien mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zuweisen kann. Das ist hilfreich, wenn Sie eine Gruppe onboarden oder die Richtlinie eines Teams ändern.

Die Rolle benötigt außerdem Folgendes:

• Ansichtsberechtigung für die Abwesenheitsart.
• Bearbeitungszugriff auf Abwesenheits-/Kontostandsverlauf.

Siehe Zuweisungen von Abwesenheitsrichtlinien importieren.

Team-Kalender-Einstellungen

Diese Berechtigung regelt, wer Kalendereinstellungen und Integrationen wie Google-Kalender oder Outlook-Synchronisierung ändern kann.

Einstellungen für die Abwesenheit

Diese Berechtigung steuert, wer unter Einstellungen > Ab- & Anwesenheit > Abwesenheit Abwesenheitsarten und -richtlinien erstellen und verwalten kann.

Das ist die umfassendste Berechtigung, die auch die gesammelte Ausführung von Kontostandsanpassungen abdeckt. Gewähren Sie diese Berechtigung nur Rollen, die für die komplette Abwesenheitseinrichtung zuständig sind. Siehe Abwesenheitsarten erstellen und Abwesenheitsrichtlinien verwalten.

Wie Berechtigungen interagieren

Manche Aufgaben im Zusammenhang mit Abwesenheit erfordern eine Kombination von Berechtigungen. Schlagen Sie in der untenstehenden Tabelle nach, wenn eine Rolle etwas wider Erwarten nicht tun kann.