Dieser Artikel behandelt die Berechtigungen in den Berechtigungsgruppen Mitarbeitendenprofil und Beschäftigungsdetails und den Inhalt der einzelnen Zugriffsebenen. Nutzen Sie ihn zum Nachschlagen, wenn Sie Berechtigungen in Ihrem Account aktualisieren. 

Jeder Profilabschnitt, den Sie erstellen, wird in dieser Gruppe als eigene Berechtigung angezeigt. Legen Sie für jeden Abschnitt Folgendes fest:

• Zugriffsebene: was Rollenmitglieder in diesem Profilabschnitt tun können
• Zugriffsbereich: für welche Mitarbeitendenprofile sie das tun können, z. B. für ihr eigenes Profil, ihre direkt Unterstellten oder für alle Mitarbeitenden. 

Zugriffsebenen steuern Folgendes:

• Ansicht: Rollenmitglieder können den Profilabschnitt, die darin enthaltenen Attribute und die zugewiesenen Werte sehen.
• Vorschlag: Rollenmitglieder können Änderungen an den Attributen des Abschnitts zur Genehmigung einreichen. Die Änderungen bleiben ausstehend, bis eine Führungskraft oder ein anderer Mitarbeiter sie dem festgelegten Genehmigungsprozesses entsprechend genehmigt. Wenn kein Genehmigungsprozess anwendbar ist, werden die Änderungen sofort gespeichert.
• Bearbeiten: Rollenmitglieder können Attribute in diesem Abschnitt direkt ändern, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist.

Mitarbeitendenprofil

Diese Berechtigungsgruppe steuert den Zugriff auf die Profilabschnitte im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeitendenprofils, wie z. B. Öffentliches Profil und Personalinformationen. 

Öffentliches Profil

Mitarbeitende benötigen diese Berechtigung, um aktive Mitarbeitende in Personio einschließlich der Personalliste, der Suchleiste und des Orgcharts zu finden. Ohne sie erscheint das Orgchart leer, selbst wenn der Mitarbeiter Zugriff auf andere Abschnitte hat.

Da so viele Personen diese Erlaubnis benötigen, speichern Sie im Bereich Öffentliches Profil nur unsensible Daten, beispielsweise bevorzugter Name, Position, Standort, Abteilung und Führungskraft.

Beachten Sie Folgendes:

• Mit der Ansichtsberechtigung können Nutzende standardmäßig aktive Mitarbeitende im gesamten System finden und auf sie zugreifen, beispielsweise in der Personalliste oder in ihrem Profil.
• Um auch Mitarbeitende mit dem Status Onboarding, Auszeit oder Inaktiv anzeigen zu können, benötigt das Rollenmitglied Ansichtsberechtigung für den Abschnitt, der das Statusattribut enthält.
• Um andere Mitarbeitende in der Personalliste anzeigen zu können, benötigt das Rollenmitglied die Anzeigeberechtigung für mindestens einen Profilabschnitt. Ansonsten wird niemand angezeigt. 

Personalinformationen

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Abschnitt Personalinformationen und dessen Attribute. Dieser Abschnitt enthält normalerweise Details wie Geschlecht, Mitarbeitenden-ID und Kostenstelle. Die genauen Attribute in diesem Abschnitt hängen davon ab, wie Ihr Unternehmen das Mitarbeitendenprofil konfiguriert hat.

Individueller Abschnitt

Jeder individuelle Profilabschnitt, den Sie in den Einstellungen für persönliche Informationen erstellen, wird als separate Berechtigung in der Berechtigungsgruppe Mitarbeitendenprofil angezeigt. Sie legen die Zugriffsebene und den Bereich für jedes dieser Elemente fest und verwenden dabei die oben beschriebenen Ansichts-, Vorschlags- und Bearbeitungsebenen.

Beschäftigungsdetails

Diese Berechtigungsgruppe steuert den Zugriff auf Mitarbeitendendaten und Konfigurationsoptionen.

Mitarbeitendenhistorie

Mitarbeitendenhistorie – Details

Mitarbeitenden-Notizen 

Reiter Notizen im Mitarbeitendenprofil. Je nach Zugriffsebene ist Folgendes möglich:

• Ansicht: den Reiter Notizen und alle darin enthaltenen Notizen anzeigen.
• Bearbeiten: den Reiter Notizen anzeigen und darin Notizen hinzufügen oder löschen.

Stellenfamilien 

Zeigen Sie die Stellenfamilie an, sofern sie konfiguriert wurde, die neben der Stellenbezeichnung im Profil eines Mitarbeiters enthalten ist.

Um eine Stellenfamilie über ein Mitarbeitendenprofil zu bearbeiten, benötigen Nutzende Folgendes: 

• Bearbeitungszugriff auf den Profilabschnitt, der das Attribut Stellenbezeichnung enthält. 
• Mindestens Ansichtsberechtigung für Stellenarchitektur und -katalog.

Stellenlaufbahnpfade 

Zeigen Sie den Karrierepfad an, sofern er konfiguriert ist, der neben der Stellenbezeichnung im Profil eines Mitarbeiters enthalten ist. 

Um einen Karrierepfad über ein Mitarbeitendenprofil zu bearbeiten, benötigen Nutzende Folgendes: 

• Bearbeitungszugriff auf den Profilabschnitt, der das Attribut Stellenbezeichnung enthält. 
• Mindestens Ansichtsberechtigung für Stellenarchitektur und -katalog.

Stellenebenen 

Zeigen Sie die Stellenebene an, sofern sie konfiguriert ist, die neben der Stellenbezeichnung im Profil eines Mitarbeiters enthalten ist. 

Um eine Stellenebene über ein Mitarbeitendenprofil zu bearbeiten, benötigen Nutzende Folgendes: 

• Bearbeitungszugriff auf den Profilabschnitt, der das Attribut Stellenbezeichnung enthält. 
• Mindestens Ansichtsberechtigung für Stellenarchitektur und -katalog.

Sichtbarkeit von Start-/Enddaten 

Diese Berechtigung steuert die Sichtbarkeit der Start- und Enddaten von Mitarbeitenden. 

Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende die Arbeitsjubiläen ihrer Teammitglieder im Dashboard anzeigen, sofern sie zusätzlich über Anzeigeberechtigungen für den Profilbereich verfügen, der das Attribut Anstelldatum enthält. Nutzende können auch den iCal-Kalenderexport für Start- und Enddaten der Beschäftigung von Mitarbeitenden abonnieren.  

Sichtbarkeit des Geburtstags 

Diese Berechtigung steuert die Sichtbarkeit der Geburtstage von Mitarbeitenden. 

Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende die Geburtstage ihrer Teammitglieder im Dashboard anzeigen, sofern sie zusätzlich über Anzeigeberechtigungen für den Profilbereich verfügen, der das Attribut Geburtsdatum enthält. Nutzende können auch den iCal-Kalenderexport für Geburtstage von Mitarbeitenden abonnieren. 

On-/Offboarding 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Reiter Onboarding und Offboarding im Mitarbeitendenprofil. Standardmäßig können Mitarbeitende ihre eigenen Aufgaben anzeigen und erledigen. Abhängig von der zugewiesenen Zugriffsebene haben sie folgende Möglichkeiten:

• Ansicht: alle Schritte aus der On-/Offboarding-Vorlage anzeigen E-Mails senden.
• Bearbeiten: auf alle Anzeigefunktionen zugreifen und außerdem Vorlagen zuweisen, Aufgaben erstellen und Schritte als abgeschlossen markieren.

Erwägungen:

• Standardmäßig können Mitarbeitende ihre eigenen Aufgaben anzeigen und erledigen. Nur Nutzende mit Bearbeitungsrechten können den Status eines Schritts direkt im Reiter ändern. 
• Um Mitarbeitende anzuzeigen, die sich vor ihrem Anstelldatum noch im Onboarding befinden, benötigt eine Rolle Ansichtsberechtigung für den Abschnitt, der das Attribut Status enthält.
• Wenn Sie einer Person einen Onboarding- oder Offboarding-Schritt zuweisen, erhält sie eingeschränkten zusätzlichen Zugriff: Sie kann die mit ihrem Schritt verknüpften Daten anzeigen oder aktualisieren und die Profilüberschrift des unterstützten Mitarbeiters öffnen, auch wenn ihre üblichen Berechtigungen das nicht zulassen würden.

Zuweisen von Rollen zu Mitarbeitenden 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf das Zuweisen von Rollen. Mit Bearbeitungszugriff können Nutzende im Reiter Rollen einzelner Mitarbeitendenprofile Rollen hinzufügen und entfernen, mit Ausnahme der Admin-Rolle. 

Hinweis: Die Admin-Rolle kann nur von anderen Admins bereitgestellt werden. Das Hinzufügen oder Entfernen von Rollen in großen Mengen über die Personalliste ist nur für Admins verfügbar. 

Mitarbeitendenprofil erstellen oder erneu einstellen

Diese Berechtigung regelt den Zugriff auf das Erstellen oder erneute Einstellen von Mitarbeitenden. Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende mithilfe der Option Mitarbeiter hinzufügen in der Personalliste oder der Option Diese Person erneut einstellen bei inaktiven, beendeten Profilen ein neues Mitarbeitendenprofil erstellen.

Mitarbeitendenprofil löschen 

Diese Berechtigung regelt den Zugriff auf das dauerhafte Löschen eines Mitarbeitendenprofils einschließlich aller zugehörigen Daten wie Abwesenheitszeiträumen, Dokumenten und der Historie der Mitarbeitendendaten. 

Importieren – Import von Mitarbeitendendaten

Diese Berechtigung regelt den Zugriff auf den Import von Mitarbeitendendaten in Personio. Um Mitarbeitendendaten zu importieren, benötigen Nutzende Folgendes:

• Bearbeitungszugriff auf Import – Mitarbeitendendaten in den Beschäftigungsdetails.
• Bearbeitungszugriff auf die entsprechenden Profilabschnitte in der Berechtigungsgruppe Mitarbeitendenprofile für die Mitarbeitenden, für die sie Daten importieren möchten, z. B. den Abschnitt Öffentliches Profil.
• Bearbeitungszugriff zum Hinzufügen neuer Mitarbeitender, wenn sie per Import neue Mitarbeitende erstellen möchten.

Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.

Personalliste und Orgchart (Export) 

Diese Berechtigung steuert die Fähigkeit, Daten aus der Personalliste und dem Orgchart zu exportieren.

Rollenmitglieder können nur Daten exportieren, auf die sie Zugriff haben.

Archivierte Attribute anzeigen

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf archivierte Attribute im Reiter Persönliche Informationen. Nutzende können ein archiviertes Attribut nur anzeigen, wenn sie zum Anzeigen des Abschnitts berechtigt sind, zu dem es gehört.