In diesem Artikel werden die Berechtigungsgruppen Mitarbeitendenprofil und Beschäftigungsdetails sowie der jeweils gesteuerte Zugriff erläutert. Nutzen Sie ihn zum Nachschlagen, wenn Sie Berechtigungen in Ihrem Account aktualisieren. 

Mitarbeitendenprofil

Diese Berechtigungsgruppe steuert den Zugriff auf die Unterabschnitte im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeitendenprofils, wie z. B. Öffentliches Profil und Personalinformationen. Jeder Unterabschnitt, den Sie erstellen, wird in dieser Gruppe als eigene Berechtigung angezeigt. Legen Sie jeweils Folgendes fest:

• Zugriffsebene: was Rollenmitglieder in diesem Unterabschnitt tun können
• Zugriffsbereich: für welche Mitarbeitendenprofile sie das tun können, z. B. für ihr eigenes Profil, ihre direkt Unterstellten, eine individuelle Gruppe oder alle Mitarbeitenden 

Zugriffsebenen steuern Folgendes:

• Ansicht: Rollenmitglieder können den Unterabschnitt im Reiter Persönliche Informationen und die darin enthaltenen Attribute anzeigen.
• Vorschlag: Rollenmitglieder können Änderungen an Attributen in diesem Unterabschnitt zur Genehmigung einreichen. Die vorgeschlagenen Änderungen bleiben ausstehend, bis eine Führungskraft oder ein anderer Mitarbeiter sie dem festgelegten Genehmigungsprozesses entsprechend genehmigt. Wenn kein Genehmigungsprozess anwendbar ist, werden die Änderungen sofort gespeichert.
• Bearbeitung: Rollenmitglieder können Attribute in diesem Unterabschnitt direkt ändern, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist.

Öffentliches Profil

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Reiter Persönliche Informationen in Mitarbeitendenprofilen, der die Sichtbarkeit des Profilbilds eines Mitarbeiters, das Datum des letzten Logins, den E-Mail-Einladungsstatus und alle anderen Attribute umfasst, die dieser Abschnitt enthält. 

Mit dieser Berechtigung können Personen auch aktive Mitarbeitende in Personio über die Personalliste, die Suchleiste und das Orgchart finden. Beachten Sie die folgenden Abhängigkeiten:

• Um andere Mitarbeitende in der Personalliste finden und darauf zugreifen zu können, ist mindestens Ansichtszugriff für mindestens einen Profilbereich erforderlich. Ohne wird die Personalliste als leer angezeigt.
• Um andere Mitarbeitende im Orgchart zu finden, benötigen Personen für die Berechtigung Öffentliches Profil mindestens Ansichtszugriff. Ohne wird das Orgchart als leer angezeigt, unabhängig davon, ob sie auf andere Profilbereiche zugreifen können.
• Um Mitarbeitende mit einem anderen Status als Aktiv anzuzeigen, z. B. Onboarding, Auszeit oder Inaktiv, benötigen Personen Ansichtszugriff auf den Profilbereich, der das Attribut Status enthält.
• Die Attribute, auf die eine Person Zugriff hat, bestimmen, was im Reiter Überblick angezeigt wird.

Tipp: Da so viele Personen diese Berechtigung benötigen, speichern Sie im Bereich Öffentliches Profil nur nicht-sensible Daten, beispielsweise bevorzugter Name, Position, Standort, Abteilung und Führungskraft.

Personalinformationen

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Unterabschnitt Personalinformationen und die darin enthaltenen Attribute. Dieser Abschnitt enthält normalerweise Details wie Geschlecht, Mitarbeitenden-ID und Kostenstelle. Die genauen Attribute in diesem Abschnitt hängen davon ab, wie Ihr Unternehmen das Mitarbeitendenprofil konfiguriert hat.

Individueller Abschnitt

Jeder individuelle Profilabschnitt, den Sie in den Einstellungen für persönliche Informationen erstellen, wird als separate Berechtigung in der Berechtigungsgruppe Mitarbeitendenprofil angezeigt. Sie legen jeweils die Zugriffsebene und den Umfang fest.

Beschäftigungsdetails

Diese Berechtigungsgruppe steuert den Zugriff auf Mitarbeitendendaten und Konfigurationsoptionen.

Übersicht über die Mitarbeitendenhistorie

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Reiter Mitarbeitendenhistorie im Mitarbeitendenprofil, in dem alle Datenänderungen angezeigt werden, die an den Attributen eines Mitarbeiters vorgenommen wurden. Zum Beispiel Änderungen in Bezug auf Gehalt, Position, Abteilung usw. Um eine detaillierte Ansicht der Änderungen zu erhalten, benötigen Personen Zugriff auf die Berechtigung Mitarbeitendenhistorie – Details.

Mitarbeitendenhistorie – Details

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Detailansicht im Reiter Mitarbeitendenhistorie. Personen müssen außerdem Zugriff auf die Berechtigung „Übersicht über die Mitarbeiterhistorie“ haben. Je nach Zugriffsebene ist Folgendes möglich:

Mitarbeitenden-Notizen

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Reiter Notizen im Mitarbeitendenprofil. Je nach Zugriffsebene ist Folgendes möglich:

Stellenfamilien 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Anzeige der Stellenfamilie, sofern konfiguriert, neben dem Attribut Stellenbezeichnung im Profil eines Mitarbeiters.

Um eine Stellenfamilie über ein Mitarbeitendenprofil zu bearbeiten, benötigen Nutzende Folgendes: 

• Bearbeitungszugriff auf den Profilabschnitt, der das Attribut Stellenbezeichnung enthält. 
• Mindestens Ansichtsberechtigung für Stellenarchitektur und -katalog.

Stellenlaufbahnpfade 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Anzeige des Karrierepfades, sofern konfiguriert, neben dem Attribut Stellenbezeichnung im Profil eines Mitarbeiters. 

Um einen Karrierepfad über ein Mitarbeitendenprofil zu bearbeiten, benötigen Nutzende Folgendes: 

• Bearbeitungszugriff auf den Profilabschnitt, der das Attribut Stellenbezeichnung enthält. 
• Mindestens Ansichtsberechtigung für Stellenarchitektur und -katalog.

Stellenebenen 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Anzeige der Stellenebene, sofern konfiguriert, neben dem Attribut Stellenbezeichnung im Profil eines Mitarbeiters. 

Um eine Stellenebene über ein Mitarbeitendenprofil zu bearbeiten, benötigen Nutzende Folgendes: 

• Bearbeitungszugriff auf den Profilabschnitt, der das Attribut Stellenbezeichnung enthält. 
• Mindestens Ansichtsberechtigung für Stellenarchitektur und -katalog.

Sichtbarkeit von Start-/Enddaten 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den iCal-Exportlink für Start-/Enddaten von Mitarbeitenden. Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende das Start- und Enddatum der Mitarbeitenden mit ihren Google- oder Outlook-Kalendern synchronisieren.

Hinweis: Um diese Daten in einem Mitarbeitendenprofil anzuzeigen, müssen Nutzende Anzeigezugriff auf den Profilbereich haben, der die Attribute Anstelldatum und Austrittsdatum enthält. Um den Zugriff auf nur eines dieser Daten zu beschränken, platzieren Sie sie in separaten Profilbereichen mit unterschiedlichen Anzeigeberechtigungen. 

Sichtbarkeit des Geburtstags 

Diese Berechtigung steuert die Sichtbarkeit der Geburtstage von Mitarbeitenden. 

Wenn diese Option aktiviert ist, können Personen die Geburtstage ihrer Teammitglieder im Dashboard aufrufen. Sie benötigen außerdem Mindestzugriffsrechte für den Profilbereich, der das Attribut Geburtsdatum enthält. Nutzende können auch den iCal-Kalenderexport für Geburtstage von Mitarbeitenden abonnieren. 

On-/Offboarding 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Reiter Onboarding und Offboarding im Mitarbeitendenprofil. Standardmäßig können Mitarbeitende ihre eigenen Aufgaben anzeigen und erledigen. Abhängig von der zugewiesenen Zugriffsebene haben sie folgende Möglichkeiten:

• Um Mitarbeitende anzuzeigen, die sich noch im Onboarding vor dem Anstelldatum befinden, benötigt eine Rolle Zugriff auf den Profilbereich, der das Attribut Status enthält.
• Wenn Sie einer Person einen Onboarding- oder Offboarding-Schritt zuweisen, erhalten alle Personen, die Zugriff auf die Reiter Onboarding und Offboarding haben, eingeschränkten zusätzlichen Zugriff: Sie können die mit diesem Schritt verknüpften Daten anzeigen oder aktualisieren und die Profilüberschrift des Mitarbeiters öffnen, dem sie helfen, auch wenn ihre üblichen Berechtigungen dies nicht zulassen würden.

Zuweisen von Rollen zu Mitarbeitenden 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf das Zuweisen von Rollen. Mit Bearbeitungszugriff können Nutzende im Reiter Rollen einzelner Mitarbeitendenprofile Rollen hinzufügen und entfernen, mit Ausnahme der Admin-Rolle. 

Hinweis: Die Admin-Rolle kann nur von anderen Admins bereitgestellt werden. Das gesammelte Hinzufügen oder Entfernen von Rollen über die Personalliste ist nur für Admins verfügbar. 

Mitarbeitendenprofil erstellen oder erneu einstellen

Diese Berechtigung regelt den Zugriff auf das Erstellen oder erneute Einstellen von Mitarbeitenden. 

Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende mithilfe der Option Mitarbeiter hinzufügen in der Personalliste oder der Option Diese Person erneut einstellen bei inaktiven, beendeten Profilen ein neues Mitarbeitendenprofil erstellen.

Mitarbeitendenprofil löschen 

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf das dauerhafte Löschen eines Mitarbeitendenprofils einschließlich aller zugehörigen Daten wie Abwesenheitszeiträumen, Dokumenten und der Historie der Mitarbeitendendaten. 

Importieren – Import von Mitarbeitendendaten

Diese Berechtigung regelt den Zugriff auf den Import von Mitarbeitendendaten in Personio. Um Mitarbeitendendaten zu importieren, benötigen Nutzende außerdem:

• Bearbeitungszugriff für die entsprechenden Abschnitte im Mitarbeitendenprofil für Mitarbeitende, für die sie Daten importieren müssen.
• Bearbeitungszugriff zum Hinzufügen neuer Mitarbeitender, wenn sie neue Mitarbeitende per Import erstellen möchten.

Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.

Personalliste und Orgchart (Export) 

Diese Berechtigung steuert die Fähigkeit zum Exportieren von Daten aus der Personalliste und dem Orgchart.

Rollenmitglieder können nur Daten exportieren, auf die sie Zugriff haben.

Archivierte Attribute anzeigen

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Anzeige von Attributen, die im Reiter Persönliche Informationen archiviert wurden. Nutzende können nur archivierte Attribute in Profilabschnitten aufrufen, auf die sie Ansichtszugriff haben.