In diesem Artikel werden die Berechtigungsgruppen Mitarbeitendenprofil und Beschäftigungsdetails sowie der jeweils gesteuerte Zugriff erläutert. Nutzen Sie ihn zum Nachschlagen, wenn Sie in Ihrem Account Rollen und Berechtigungen einrichten oder verwalten.
In der Übersicht über Berechtigungen und Rollen erfahren Sie, wie diese in Personio funktionieren.
Mitarbeitendenprofil
Diese Gruppe steuert den Zugriff auf jeden Unterabschnitt im Reiter Persönliche Informationen des Mitarbeitendenprofils. Dazu gehören Standardabschnitte wie Öffentliches Profil und Personalinformationen sowie alle individuellen Abschnitte, die Ihr Unternehmen erstellt.
Für jeden Unterabschnitt können Sie eine Zugriffsebene (Anzeigen, Vorschlagen oder Bearbeiten) festlegen und einen Zugriffsumfang (Selbst, Berichtslinie, Alle oder Individuell) zuweisen, um zu definieren, für welche Mitarbeitenden der Zugriff gilt.
Anforderungen
Beachten Sie die folgenden grundlegenden Anforderungen und Abhängigkeiten, bevor Sie Berechtigungen für einzelne Abschnitte festlegen:
- Zugriff auf die Personalliste: Um andere Mitarbeitende in der Personalliste anzeigen zu können, benötigen Personen die Berechtigung Anzeigen für mindestens einen Profilbereich. Andernfalls erscheint die Personalliste leer.
- Sichtbarkeit nicht aktiver Mitarbeitender: Um Mitarbeitende mit dem Status Onboarding, Auszeit oder Inaktiv anzeigen zu können, benötigen Personen die Berechtigung Anzeigen für den Profilbereich, der das Attribut Status enthält.
- Sichtbarkeit des Austrittsdatums: Das Austrittsdatum ist mit dem Attribut Status verknüpft. Alle, die den Profilbereich mit dem Attribut Status anzeigen können, können auch Austrittsdaten von Mitarbeitenden aufrufen, deren Arbeitsverhältnis beendet wurde.
- Vorschlagsberechtigungen und Genehmigungen: Wenn Sie die Berechtigung Vorschlagen gewähren, ohne dass eine aktiv Genehmigungsregel vorhanden ist, werden Änderungsanträge automatisch genehmigt. Prüfen Sie immer zuerst, ob eine Genehmigungsregel für diese Änderung der Mitarbeitendendaten existiert.
Öffentliches Profil
Die Berechtigung Öffentliches Profil legt fest, ob Personen nach Teammitgliedern suchen und ihre grundlegenden Mitarbeitendendaten in Personio anzeigen oder verwalten können.
Verwenden Sie diese Berechtigung zum Gewähren von Zugriff auf:
- Reiter Persönliche Informationen im Mitarbeitendenprofil. Dazu gehören Mitarbeitendenprofilbilder, das letzte Login-Datum, der E-Mail-Einladungsstatus und alle Attribute, die dieser Abschnitt enthält.
- Reiter Überblick im Mitarbeitendenprofil. Die abrufbaren Informationen hängen von den Profilbereichen ab, für die Personen Berechtigungen haben.
- Finden von Mitarbeitenden mit dem Status Aktiv mithilfe der Personalliste, der Suchleiste und des Orgchart.
In der folgenden Tabelle wird erklärt, was Personen je nach erteilter Berechtigungsebene tun können:
| Ebene | Mögliche Aktionen |
|---|---|
| Anzeigen | Attribute in diesem Abschnitt, Profilbilder, letzte Login-Daten und E-Mail-Einladungsstatus für den ausgewählten Kreis von Mitarbeitenden anzeigen. |
| Vorschläge | Attribute in diesem Abschnitt anzeigen und Anfragen senden, um diese für den ausgewählten Kreis von Mitarbeitenden zu ändern. Änderungen erfordern eine Genehmigung, bevor sie angewendet werden. |
| Bearbeiten | Attribute in diesem Abschnitt für den ausgewählten Kreis von Mitarbeitenden direkt ändern und aktualisieren, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist. |
Abhängigkeiten:
Beachten Sie Folgendes, um sicherzustellen, dass Nutzende Aufgaben wie erwartet ausführen können:
- Um Mitarbeitende im Orgchart anzeigen zu können, benötigen Nutzende mindestens die Berechtigung Anzeigen für Öffentliches Profil.
- Die meisten Mitarbeitenden benötigen die Berechtigung für Öffentliches Profil, um alltägliche Aufgaben auszuführen. Speichern Sie daher in diesem Abschnitt nur nicht-vertrauliche Informationen. Zum Beispiel: Bevorzugter Name, Position, Standort, Abteilung und Führungskraft.
- Wenn Sie das Attribut Status in diesem Profilbereich angeben, können alle Nutzenden mit dieser Berechtigung das Austrittsdatum eines Mitarbeiters aufrufen.
Personalinformationen
Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Unterabschnitt Personalinformationen und die darin enthaltenen Attribute. Dieser Abschnitt enthält normalerweise Attribute, die sich auf Standard-Personaldetails wie Geschlecht, Mitarbeitenden-ID, Kostenstelle beziehen. Die genauen Attribute in diesem Abschnitt hängen davon ab, wie Ihr Unternehmen das Mitarbeitendenprofil konfiguriert hat.
Individueller Abschnitt
Jeder individuelle Profilabschnitt, den Sie in den Einstellungen für persönliche Informationen erstellen, wird als eigene Berechtigung in dieser Gruppe angezeigt. Sie müssen die Zugriffsebene und den Umfang für jeden individuellen Abschnitt einzeln festlegen.
Beschäftigungsdetails
Die Berechtigungsgruppe Beschäftigungsdetails steuert den Zugriff auf Mitarbeitendendaten, Aufzeichnungen zur Mitarbeitendenhistorie, Onboarding- und Offboarding-Workflows sowie Mitarbeitendenverwaltungskonfigurationen in Personio.
Zuweisen von Rollen zu Mitarbeitenden
Die Berechtigung Zuweisen von Rollen zu Mitarbeitenden steuert den Zugriff auf die Verwaltung von Nutzungsrollen in einzelnen Mitarbeitendenprofilen im Reiter Rollen.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende Rollen in einzelnen Mitarbeitendenprofilen hinzufügen und entfernen, mit Ausnahme der Admin-Rolle.
Hinweis: Nur vorhandene Admins können die Admin-Rolle zuweisen oder entfernen. Sie müssen außerdem Admin sein, um Rollen für mehrere Personen in der Personalliste zuzuweisen oder zu entfernen.
Mitarbeitendenprofil löschen
Diese Berechtigung steuert den Zugriff, um Mitarbeitendenprofile dauerhaft aus Personio zu entfernen.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende ein Mitarbeitendenprofil zusammen mit allen zugehörigen Daten, einschließlich Abwesenheitshistorie, hochgeladener Dokumente und historischer Profildatensätze, dauerhaft löschen.
Übersicht über die Mitarbeitendenhistorie
Die Berechtigung Übersicht über die Mitarbeiterhistorie steuert den Zugriff auf den Reiter Mitarbeitendenhistorie im Mitarbeitendenprofil. In diesem Reiter werden alle Änderungen angezeigt, die an den Attributen eines Mitarbeiters vorgenommen wurden. Zum Beispiel Aktualisierungen von Gehalt, der Position, Abteilung usw. einer Person.
Um weitere Details zu den Änderungen anzuzeigen, benötigen Nutzende die Berechtigung für Mitarbeitendenhistorie – Details.
Mitarbeitendenhistorie – Details
Die Berechtigung Mitarbeitendenhistorie – Details steuert den Zugriff auf die Detailansicht im Reiter Mitarbeitendenhistorie. Nutzende benötigen zudem die Berechtigung für die Übersicht über die Mitarbeitendenhistorie.
In der folgenden Tabelle wird erklärt, was Personen je nach erteilter Berechtigungsebene tun können:
| Ebene | Mögliche Aktionen |
|---|---|
| Anzeigen |
|
| Bearbeiten |
|
Mitarbeitenden-Notizen
Die Berechtigung Mitarbeitenden-Notizen steuert den Zugriff auf den Reiter Notizen im Mitarbeitendenprofil.
In der folgenden Tabelle wird erklärt, was Personen je nach erteilter Berechtigungsebene tun können:
| Ebene | Mögliche Aktionen |
|---|---|
| Anzeigen | Reiter Notizen im Profil eines Mitarbeiters anzeigen und alle darin enthaltenen Notizen lesen. |
| Bearbeiten | Notizen im Profil eines Mitarbeiters anzeigen, alle Notizen lesen und Notizen hinzufügen oder löschen. |
Stellenfamilien, Karrierepfade und Stellenebenen
Diese Berechtigungen steuern, ob Details zur konfigurierten Stellenarchitektur neben dem Attribut Stellenbezeichnung im Profil eines Mitarbeiters angezeigt werden (Stellenfamilien, Karrierepfade und Stellenebenen).
Um eine Stellenfamilie, einen Karrierepfad oder eine Stellenebene über das Profil eines Mitarbeiters zu bearbeiten, benötigen Nutzende Folgendes:
- Berechtigung Bearbeiten für den Profilbereich, der das Attribut Stellenbezeichnung enthält.
- Mindestberechtigung Anzeigen für Stellenarchitektur & Katalog.
Onboarding/Offboarding
Die Berechtigung Onboarding/Offboarding steuert den Zugriff auf die Reiter Onboarding und Offboarding im Mitarbeitendenprofil. Standardmäßig können Mitarbeitende ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben jederzeit anzeigen und erledigen.
In der folgenden Tabelle wird erklärt, was Personen je nach erteilter Berechtigungsebene tun können:
| Ebene | Mögliche Aktionen |
|---|---|
| Anzeigen | Alle Onboarding-/Offboarding-Schritte aus den zugewiesenen Vorlagen anzeigen und entsprechende E-Mails senden. |
| Bearbeiten | On-/Offboarding-Schritte aus zugewiesenen Vorlagen zuweisen, bearbeiten und löschen. |
Abhängigkeiten:
- Um Mitarbeitende anzuzeigen, die sich vor ihrem Anstelldatum noch im Onboarding befinden, benötigen Nutzende die Berechtigung Anzeigen für den Profilbereich, der das Attribut Status enthält.
- Wenn Sie einer Person einen Onboarding- oder Offboarding-Schritt zuweisen, erhalten automatisch alle Personen, die Zugriff auf den Reiter Onboarding oder Offboarding haben, vorübergehend eingeschränkten Zugriff. Sie können die Daten, die direkt mit diesem Schritt verknüpft sind, anzeigen oder aktualisieren und den Profilheader des Mitarbeiters aufrufen, unabhängig von den Standardberechtigungsbeschränkungen.
Mitarbeitendenprofil erstellen oder erneu einstellen
Die Berechtigung Mitarbeitendenprofil erstellen oder erneut einstellen legt fest, ob Nutzende neue Mitarbeitendenprofile hinzufügen oder ehemalige Teammitglieder reaktivieren können.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Nutzende mithilfe der Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen in der Personalliste neue Mitarbeitendenprofile erstellen oder die Option Diese Person erneut anstellen für inaktive oder gekündigte Profile verwenden.
Importieren – Import von Mitarbeitendendaten
Diese Berechtigung regelt den Zugriff auf den Import von Mitarbeitendendaten in Personio. Um Mitarbeitendendaten zu importieren, benötigen Nutzende außerdem:
- Berechtigung Bearbeiten für die Profilbereiche, die sie für den jeweiligen Kreis von Mitarbeitenden aktualisieren müssen.
- Berechtigung Bearbeiten für Mitarbeitendenprofil erstellen oder erneut einstellen, wenn sie mithilfe des Imports neue Mitarbeitende erstellen möchten.
Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.
Personalliste und Orgchart (Export)
Diese Berechtigung steuert die Fähigkeit zum Exportieren von Daten aus der Personalliste und dem Orgchart.
Hinweis:
Nutzende können nur Daten und Attribute exportieren, für deren Anzeige ihre zugewiesenen Rollen berechtigt sind.
Archivierte Attribute anzeigen
Diese Berechtigung steuert, ob Nutzende historische Attribute anzeigen können, die im Reiter Persönliche Informationen archiviert wurden. Nutzende können archivierte Attribute nur anzeigen, wenn sie über die Berechtigung Anzeigen für die Profilbereiche verfügen, zu denen diese Attribute ursprünglich gehörten.