Dieser Artikel erläutert die Berechtigungen, die den Zugriff auf dokumentenbezogene Daten und Funktionen in Personio steuern. Er beschreibt die Funktion jeder einzelnen Rolle, sodass Sie Rollen mit einer angemessenen Zugriffsebene einrichten können. Nutzen Sie ihn zum Nachschlagen, wenn Sie Dokumentenberechtigungen in Ihrem Account einrichten oder verwalten.

Dokumentenberechtigungen sind Teil des umfassenderen rollenbasierten Berechtigungssystems von Personio. Eine vollständige Übersicht über alle Berechtigungen finden Sie in unserem diesbezüglichen Übersichtsartikel und in unserem Artikel zum Einrichten von Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen.

Dokumentenkategorie

Für jede Dokumentenkategorie in Ihrem Account gibt es eine eigene Berechtigung. Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Reiter Dokumente im Mitarbeitendenprofil und regelt, ob ein Mitglied Dokumente in dieser Kategorie für die Personen in seinem Bereich anzeigen, hinzufügen oder bearbeiten kann. 

Sie müssen den Zugriff auf jede Kategorie einzeln konfigurieren.

Die Zugriffsebene, die Sie zuweisen, bestimmt, was die Mitglieder der jeweiligen Rolle tun können. Eine Beschreibung der einzelnen Optionen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Berichtslinie, Individuell und Alle schließen die eigenen Daten des Mitarbeiters aus. Wenn eine Führungskraft sowohl auf die Dokumente ihres Teams als auch auf ihre eigenen zugreifen muss, wählen Sie zusätzlich zum entsprechenden Zugriffsbereich Selbst aus.

Standardmäßig sind für neue Dokumentkategorien keine Berechtigungen festgelegt. Wenn Sie eine Kategorie erstellen, müssen Sie den entsprechenden Rollen Zugriff darauf gewähren. Andernfalls können nur Admins Dokumente in dieser Kategorie anzeigen.

Dokumenten-Hub

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf den Dokumenten-Hub.

Individuelle Nutzendenberechtigungen steuern, welche Dokumente Nutzende im Dokumenten-Hub anzeigen und verwalten können. Sie können Dokumente nur anzeigen oder bearbeiten, wenn Sie über Berechtigungen für die entsprechenden Kategorien innerhalb des definierten Bereichs verfügen.

Wenn Nutzende Zugriff auf den Hub haben, können sie Informationen zu Signaturanfragen für die Dokumente in den Kategorien anzeigen, auf die sie Zugriff haben:

• Ansicht: Nutzende können den Status von Signaturanfragen anzeigen.
• Bearbeiten: Nutzende können den Status von Signaturanfragen anzeigen und über den Dokumenten-Hub eine Signaturanfrage initiieren.

Dokumenteneinstellungen

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf die Dokumenteneinrichtung Ihres Unternehmens. 

Mit dieser Berechtigung können Nutzende auf Einstellungen > Dokumente zugreifen, um Dokumentkategorien und Vorlagen zu erstellen und zu verwalten.

Das beinhaltet das Erstellen, Umbenennen und Löschen von individuellen Kategorien. Es beinhaltet außerdem das Hochladen, Bearbeiten und Löschen von Dokumentvorlagen. Das Bearbeiten vordefinierter Dokumentkategorien ist nicht möglich. 

Hinweis: 
Die Kategorien von Bewerbendendokumenten sind von Personio vordefiniert und werden separat über Recruiting-Rollen verwaltet, nicht über diese Berechtigung.

Importieren – Dokumente

Diese Berechtigung steuert den Zugriff auf das gesammelte Hochladen von Dokumenten in Mitarbeitendenprofile mithilfe der Importfunktion.

Sie können diese Berechtigung nicht nach Zugriffsbereichen staffeln. Wenn eine Rolle über diese Berechtigung verfügt, können Mitglieder Dokumente für alle Mitarbeitenden im Account importieren. Es gibt keine Möglichkeit, den Import auf eine bestimmte Teilgruppe zu beschränken.

Wer ein Dokument importiert, hat nicht automatisch dauerhaft Zugriff darauf. Der Zugriff auf Dokumente nach dem Import unterliegt weiterhin der Standardberechtigung der jeweiligen Rolle für Dokumentenkategorien.

Dokumente, Berechtigungen und E-Signaturen

Für E-Signaturen gibt es keine eigenständige Berechtigung. Sie sind von einer bestimmten Kombination von Berechtigungen anderer Gruppen abhängig.

Signaturanfragen senden

Um eine elektronische Signatur für ein Dokument anzufordern, benötigt die Rolle Folgendes:

• Bearbeitungszugriff auf die entsprechende Dokumentenkategorie und den entsprechenden Mitarbeitendenbereich.
• Anzeigeberechtigung für Mitarbeitendenprofil > Öffentliches Profil für den Mitarbeiter, dessen Unterschrift angefordert wird.

Ein Dokument mit einer E-Signatur unterschreiben

Mitarbeitende benötigen keine spezielle Berechtigung, um ein Dokument zu unterschreiben. Die Anfrage geht direkt an den jeweiligen Mitarbeiter. Um das signierte Dokument in einem Profil anzuzeigen, benötigt der Mitarbeiter Anzeigeberechtigung für die entsprechende Dokumentenkategorie.

Status von Signaturanfragen beobachten

Nur Admins können auf das Widget Aktive Signaturen und die Signaturübersicht zugreifen, um Signaturanfragen zu beobachten. 

Rollen ohne Admin-Rechte können den Signaturstatus nur innerhalb des individuellen Mitarbeitendenprofils überprüfen, sofern sie Bearbeitungszugriff für die entsprechende Dokumentenkategorie haben.

Richtlinien zur Datenspeicherung

Richtlinien zur Datenspeicherung können nicht delegiert werden. Nur Admins können Richtlinien zur Datenspeicherung erstellen, ausführen oder überarbeiten. Selbst wenn eine Rolle vollen Bearbeitungszugriff auf eine Dokumentenkategorie hat, kann sie die dafür geltenden Aufbewahrungsregeln nicht verwalten.

Wie Berechtigungen interagieren

Manche dokumentenbezogene Aufgaben erfordern eine Kombination von Berechtigungen. Schlagen Sie in der untenstehenden Tabelle nach, wenn eine Rolle etwas wider Erwarten nicht tun kann.