Dieser Artikel bietet eine Einführung in die elektronische Signaturfunktion von Personio, die von DocuSign bereitgestellt wird. Mit dieser Funktion können Sie über Personio Dokumente von Mitarbeitenden und Bewerbenden anfragen, nachverfolgen und unterschreiben.

Signaturen anfragen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Signaturen in Personio anzufordern:

• Beim Erstellen von Dokumenten aus einer Vorlage.
• Beim Hochladen eines Dokuments in das Profil eines Mitarbeiters.
• Für ein Dokument, das bereits im Profil eines Mitarbeiters gespeichert ist.
• Bei der Anzeige aller Dokumente im Dokumenten-Hub.
• Beim Versenden von Angebotsschreiber an Bewerbende über Personio Recruiting.

Die maximale Anzahl der unterzeichnenden Personen pro Dokument hängt davon ab, wie Sie das Dokument erstellen.

• Hochgeladene Dokumente: Bis zu 12 unterzeichnende Personen pro Dokument.
• Dokumente, die Sie aus einer Vorlage erstellen: Bis zu 25 unterzeichnende Personen pro Dokument, jedoch nur, wenn die Vorlage 25 Signaturplatzhalter enthält.

Die Anzahl der Signaturanfragen, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrem Personio Plan und der Anzahl der darin enthaltenen Mitarbeitendenlizenzen ab. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Nutzung elektronischer Signaturen überprüfen können.

Arten von Signaturen

Wenn Sie eine Signatur anfragen, können Sie die Art der Signatur auswählen, die den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen entsprechend für Ihr Dokument erforderlich ist. Je nach Plan stehen drei Arten zur Verfügung:

• Einfache elektronische Signaturen: Ein einstufiger Prozess, der für Dokumente mit weniger strengen rechtlichen Anforderungen geeignet ist.
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Bieten ein höheres Maß an Sicherheit durch mehrstufige Verifizierung.
• Qualifizierte elektronische Signaturen: Bieten das höchste Maß an Sicherheit und sind gemäß der EU-weiten eIDAS-Verordnung die einzige elektronische Signaturart, die einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Für qualifizierte elektronische Signaturen ist eine Identitätsprüfung erforderlich. Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert über eine separate App. Diese Signaturart ist nur im Core Pro Plan verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Qualifizierte elektronische Signatur anfordern.

Weitere Informationen finden Sie unter Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

Dokumente signieren

Der Signaturprozess hängt davon ab, ob sich die unterzeichnenden Personen bei Personio anmelden können:

• In Personio unterzeichnen: Mitarbeitende mit dem Status Aktiv und einem Personio Login sowie Mitarbeitende, die von Personio eingeladen wurden.
• Über eine DocuSign-E-Mail-Anfrage: Mitarbeitende mit dem Status Onboarding oder Auszeit, aktive Mitarbeitende ohne Personio Login und Bewerbende im Recruiting-Prozess.

Erfahren Sie, wie Sie Dokument mit einer elektronischen Signatur unterzeichnen.

Status von Signaturanfragen beobachten

Admins und Nutzende mit Berechtigungen können:

• Den Status von Signaturanfragen überprüfen.
• Den Fortschritt jeder Anfrage nachverfolgen.
• Den Unterzeichnenden Erinnerungen zu Anfragen senden, die bald ablaufen.

Erfahren Sie, wie Sie Signaturanfragen in Personio beobachten können.

Das Aktive Unterschriften-Widget

Mit dem Widget Aktive Signaturen können Admins Anfragen für elektronische Signaturen im gesamten Unternehmen verfolgen, verwalten und Fehler beheben. Um auf das Widget zuzugreifen, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.

Mit diesem Widget können Sie:

• Sehen, wie viele Anfragen unterschrieben, abgelehnt, ausstehend oder fehlgeschlagen sind.
• Auf einen Status klicken, um die zugehörigen Dokumente, Unterzeichnenden und Ablaufdaten anzuzeigen.
• Zur Übersichtsseite für Unterschriften gehen.
• Auf den Namen eines Unterzeichners klicken, um das entsprechende Mitarbeitendenprofil aufzurufen.
• Dokumentvorlagen verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken.

Übersichtsseite für Unterschriften

Auf der Übersichtsseite für Unterschriften erhalten Sie eine detaillierte Ansicht all Ihrer Anfragen für elektronische Signaturen und können Ihre Nutzung in diesem Monat nachverfolgen. Sie können Anfragen nach Status, Art, Absender, Anfragedatum, Ablaufdatum und mehr filtern und sortieren.

Auf dieser Seite können Sie:

• Die monatliche Signaturnutzung Ihres Unternehmens prüfen, einschließlich der Gebühren für qualifizierte elektronische Signaturen, falls Sie diese verwenden.
• Eine Vorschau von Dokumenten anzeigen, indem Sie auf ihren Namen klicken.
• Ein Abschlusszertifikat für unterschriebene Dokumente exportieren.
• Sehen, wann einzelne Anfragen ablaufen (vier Wochen nach dem Absenden).
• Erinnerungen für ausstehende Signaturanfragen senden.

Erfahren Sie, wie Sie Signaturanfragen in Personio verwalten können.