In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Integration von Slack in Personio einrichten. Nach erfolgter Einrichtung können Sie:

• Updates zu Personio in den Slack-Kanälen erhalten
• automatische Updates Ihres Slack-Status für Abwesenheit einrichten

Verfügbare Funktionen

Hinweise:
▶ Nur interne Mitarbeitende können Kanalaktualisierungen und automatische Statusaktualisierungen nutzen.
▶ Die Slack-Integration unterstützt keine Status- oder Kanalaktualisierungen für stündliche Abwesenheiten.

Kanalaktualisierungen

Sie können Kanalaktualisierungen nach Teams, Abteilungen oder Standorten an öffentliche Slack-Kanäle übermitteln. Die Aktualisierungen umfassen Folgendes:

• Wer ist heute abwesend und bis wann?
• Wer hat heute Geburtstag?
• Welche Mitarbeitenden haben heute ihren ersten Tag im Unternehmen?
• Welche Mitarbeitenden haben heute den Jahrestag Ihrer Betriebszugehörigkeit?

Sie können diese Aktualisierungen mit einer automatischen Slack-Nachricht an den ausgewählten Kanal senden. Sie können auch die Gruppe der Mitarbeitenden auswählen, die sie erhalten. Wenn Sie in Personio keine Teams verwenden, können Sie Mitarbeitendengruppen nach Abteilung auswählen. Wenn Sie keine Abteilungen verwenden, unterscheiden Sie die Mitarbeitenden nach ihren Standorten. Weisen Sie sie dann den Slack-Kanälen zu.

Automatisierte Statusaktualisierungen

Diese Funktion aktualisiert Ihren Status automatisch ausgehend von Ihrer Abwesenheit. Sie können entscheiden, ob die Abwesenheitsart, beispielsweise bezahlter Urlaub oder Krankheitsfall, im Status angezeigt wird oder nicht. Die Funktion unterstützt nur die tägliche Abwesenheit. Anträge auf stündliche Abwesenheit sind nicht verfügbar.

Die Integration berechnet die Rückkehrdaten für Abwesenheiten anhand von Arbeitszeitmodellen und Feiertagen. Das hilft Slack dabei, genaue Rückkehrdaten anzuzeigen.

Es werden die folgenden Emojis angezeigt, die mit dem jeweiligen Status verknüpft sind:

🌴 : Bezahlter Urlaub.
🤒 : Krankheitsfall.
❌ : Alle anderen Arten von Abwesenheit, mobiles Arbeiten ausgenommen.
🏡: Mobiles Arbeiten. Das Emoji wird nur angezeigt, wenn Sie mit einem Klick auf Ja bestätigen, dass der Grund für die Abwesenheit in der Statusnachricht erscheinen soll. Diese Option wird angezeigt, wenn Sie die Statusaktualisierung einrichten. Wenn Sie sie nicht aktivieren, wird bei der Abwesenheitsart mobiles Arbeiten kein Emoji angezeigt.

Hinweis:
Die Funktion für die automatische Statusaktualisierung ist nur verfügbar, wenn Sie einen kostenpflichtigen Slack-Account nutzen.
▶ Aufgrund einer Systembeschränkung aktualisiert die Slack-Integration den Abwesenheitsstatus (z. B. Krankheitsfall, bezahlter Urlaub) für Admins oder für den Workspace verantwortliche Personen nicht.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration

Stellen Sie vor der Integration von Slack sicher, dass Folgendes der Fall ist:

• Sie haben eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte für den Marketplace in Personio:
  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
  3. Klicken Sie in der entsprechenden Rolle auf Berechtigungen.
  4. Gehen Sie zu Konto-Konfiguration und Integration Marketplace.
• Sie haben Admin-Rechte oder Rechte der verantwortlichen Person für Ihren Slack-Workspace.

Slack verbinden und authentifizieren

Richten Sie die Slack-Integration mit dem Konfigurationsassistenten im Personio Marketplace ein. Dazu müssen Sie Personio die Erlaubnis geben, auf Ihren Slack-Workspace zuzugreifen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie in Personio zu Marketplace und suchen Sie nach der Slack-Integration.
2. Klicken Sie auf Verbinden, um den Konfigurationsassistenten zu öffnen.
3. Klicken Sie auf Slack autorisieren.
4. Ein neues Slack-Fenster wird geöffnet. Melden Sie sich in Ihrem Workspace an. Gewähren Sie Personio anschließend Zugriff und setzen Sie die Installation fort. 
5. Kehren Sie zum Konfigurationsassistenten in Personio zurück und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Authentifizieren Sie Personio

Im zweiten Schritt müssen Sie Slack Zugriff auf die erforderlichen Personio Daten gewähren. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Überprüfen Sie die Berechtigungen, die Slack benötigt.
2. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Personio erlaubt der Slack-Integration, die folgenden Systemattribute zu lesen:

• Vorname
• Last Name
• Bevorzugter Name
• Geburtsdatum
• E-Mail
• Anstelldatum
• Ende des Arbeitsverhältnisses
• Standort
• Abteilung
• Team
• Status

Um alle Nutzenden identifizieren zu können, muss die E-Mail-Adresse der einzelnen Mitarbeitenden in Personio mit der in Slack verwendeten E-Mail-Adresse identisch sein.

Kanal-Aktualisierungen verwalten

Definieren Sie die Einstellungen für Kanalaktualisierungen in Schritt drei. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie die Sprache für Aktualisierungen.
2. Wählen Sie den Zeitpunkt der Aktualisierungen aus. Slack-Aktualisierungen verwenden immer Mitteleuropäische Zeit (UTC+1). Wenn Sie in Personio die UTC-Zeitzone auswählen und die Uhrzeit der Aktualisierung auf 08:00 Uhr einstellen, wird die Aktualisierung um 07:00 Uhr Ihrer Zeit gesendet. 
3. Wählen Sie die Elemente, die in der täglichen Aktualisierungsnachricht enthalten sein sollen. Möglich sind Abwesenheiten, Geburtstage, Firmenjubiläen und neue Mitarbeitende. Derzeit können Sie die Übertragung bestimmter Abwesenheitsarten wie beispielsweise Elternzeit nicht ausschließen. 
4. Wählen Sie die Kanäle für die Aktualisierung aus. Sie können die täglichen Kanal-Aktualisierungen nur an öffentliche Slack-Kanäle senden. Sie können den Kanälen Mitarbeitende bestimmter Teams, Abteilungen und Standorte zuweisen. Wenn Sie weitere Kanäle und Gruppen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neues Attribut hinzufügen.
5. Optional: Wenn Sie möchten, dass die Updates in einem schreibgeschützten Kanal angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass die Personio-App die notwendigen Berechtigungen zum Posten hat. Erfahren Sie, wie Sie die Berechtigung zum Posten in Slack-Kanälen verwalten.
6. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 

Tipp:
Sie können im Marketplace im Reiter Monitoring nach Problemen beim Versenden von Nachrichten suchen.
 

Slack Status-Updates

Definieren Sie die Einstellungen für die Aktualisierung des Slack-Status in Schritt 4. Für den gleichen Tag beantragte Abwesenheit wird übermittelt, sobald jemand sie akzeptiert. So sind auch kurzfristig gemeldete Abwesenheiten, wie Krankheitsfälle, für andere sichtbar. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie die Aktivierung automatischer Aktualisierungen des Slack-Status aus. 
2. Wählen Sie, ob der Status die Abwesenheitsart enthalten soll. 
3. Schließen Sie die Integration ab.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einstellungen zu bearbeiten oder die Integration zu deaktivieren.