Slack

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Slack mit Personio integrieren können. Sie erhalten einen Überblick über alle Voraussetzungen sowie eine Anleitung für die Installation der Integration mit der Personio Mitarbeiterdaten-API.

 

Welche Funktionalitäten sind mit der Integration von Slack in Personio verfügbar?

Die Funktionen Kanal-Aktualisierungen, automatische Status-Updates und Abwesenheitsanfragen können nur auf interne Mitarbeiter angewendet werden. 

Channel-Aktualisierungen

Kanal-Aktualisierungen können nach Teams, Abteilungen oder Standorten an verschiedene (öffentliche) Slack-Kanäle übermittelt werden. Die Kanal-Aktualisierungen umfassen Folgendes:

  • Wer ist heute bis wann abwesend?
  • Wer hat heute Geburtstag?
  • Welche Mitarbeiter haben heute ihren ersten Tag im Unternehmen?
  • Welche Mitarbeiter haben heute ein Firmenjubiläum?

Sie können diese Aktualisierungen über eine automatische Slack-Nachricht an ausgewählte Kanäle senden, und die Gruppe mit den Mitarbeitern auswählen, die sie erhalten sollen. Wenn Sie in Personio nicht mit Teams arbeiten, können Sie Gruppen von Mitarbeitern nach Abteilung auswählen. Falls Sie keine Abteilungen nutzen, können Sie Mitarbeiter nach Standort differenzieren und den Slack-Kanäle entsprechend zuordnen.

 

Automatisierte Statusaktualisierungen

Mit dieser Funktion können Sie Ihren Status automatisch entsprechend Ihren Abwesenheiten aktualisieren lassen. Sie können definieren, ob die Abwesenheitsart (z. B. bezahlter Urlaub oder Krankheitstage) auch im Status angegeben werden soll oder nicht.

Es werden die folgenden Emojis angezeigt, die mit dem jeweiligen Status verknüpft sind:

🌴 : Bezahlter Urlaub
🤒 : Krankheit
❌ : alle anderen Abwesenheitsarten, außer Homeoffice
🏡 : Homeoffice (Das Emoji wird nur angezeigt, wenn Sie beim Einrichten der Funktion für die Statusaktualisierung das Häkchen bei „Grund der Abwesenheit in Statusmeldung anzeigen“ setzen. Wenn Sie es nicht setzen, wird bei der Abwesenheitsart Homeoffice kein Emoji angezeigt).

Die Funktion für die automatische Aktualisierung des Status ist nur verfügbar, wenn Sie ein kostenpflichtiges Slack-Konto nutzen.

 

Abwesenheit beantragen

Die Anfrage kann über einen Kanal oder eine Direktnachricht gestellt werden.

  1. Geben Sie /personio ein und klicken Sie auf Enter, um die Personio-App zu aktivieren.
  2. Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen.
  3. Wählen Sie die Art der Abwesenheit aus, legen Sie das Anfangs- und Enddatum fest und senden Sie das Formular ab.

Sobald die Anfrage erfolgreich abgeschickt wurde, sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Antrags.

slack-request-absence_de.png

 

Wie richte ich die Integration ein?

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Integrationen einzurichten:

1. Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration

  • Sie müssen in Personio Bearbeitungsrechte für den Personio Marketplace haben (Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Kontokonfiguration > Integration Marketplace) oder Administrator sein.
  • Sie müssen Admin oder Inhaber Ihres Slack-Workspaces sein.

 

2. Neue API-Zugriffsdaten erstellen

Sie müssen zunächst neue API-Zugriffsdaten für diese Integration in Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten generieren. Weitere Informationen über die Vorgehensweise finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel zum Thema API-Zugriffsdaten erstellen und verwalten. Anhand von den unten aufgeführten Attributen können Sie auswählen, welche personenbezogenen Daten die Integration lesen oder bearbeiten kann.

 

3. Datenzugriff aktivieren

Klicken Sie unter Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten auf die soeben erstellten Zugriffsdaten und wählen Sie alle Attribute aus, die Sie mit den Attributen in Slack synchronisieren möchten.

Für die Mitarbeiterdaten empfehlen wir Ihnen, der Integration zu erlauben, die folgenden Systemattribute zu lesen:

  • First Name
  • Last Name
  • Email
  • Anstelldatum / Hire Date
  • Ende des Arbeitsverhältnisses / Termination Date
  • Standort
  • Abteilung
  • Team / Team
  • Status

Um jeden Benutzer zu identifizieren, muss die E-Mail-Adresse der einzelnen Mitarbeiter in Personio mit der in Slack verwendeten identisch sein.

 

4. Slack im Marketplace suchen

Die Integration mit Slack kann direkt in Personio vorgenommen werden. Klicken Sie hierfür in der Navigationsleiste in Personio auf Marketplace. Dies ruft die Seite Marketplace auf. Suchen Sie nach der Slack-Integration. Weitere Informationen darüber, wie Sie eine Lösung im Personio Marketplace finden, erhalten Sie in unserem Helpcenter-Artikel zum Personio Marketplace.

Hinweis:
Wenn Sie die Integration im Marketplace nicht finden können, stellen Sie sicher, dass die Checkbox Tray.io, Inc. unter Einstellungen > Support > Paket & Rechnung > Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aktiviert ist.

Personio arbeitet mit Tray.io als Auftragsdatenverarbeiter, um die Einbeziehung bestimmter Integrationen zu ermöglichen.Ohne Nutzung der genannten Integration werden keine Daten an Tray.io übertragen.

Klicken Sie dann auf den Button Verbinden, um die Integration zu starten.

 

5. Authentifizierung von Slack

Autorisieren Sie Personio für den Zugriff auf Ihren Slack-Workspace.

slack-integration-slack-authentication_de.png

Sobald Sie die Verbindung hergestellt haben, werden Sie zu Slack weitergeleitet. Klicken Sie dort auf Zulassen, um die Installation fortzusetzen.

slack-integration-slack-authorsation_de.png

 

6. Personio-Authentifizierung

Als Nächstes müssen Sie Personio authentifizieren, indem Sie Ihre API-Anmeldeinformationen eingeben.

slack-integration-personio-api_de.png

7. Einstellungen für Kanal-Aktualisierungen

Sobald Sie die Authentifizierung abgeschlossen haben, können Sie die Einstellungen vornehmen. Nehmen Sie bei den Channel-Aktualisierungen die folgenden Einstellungen vor:

  1. Wählen Sie die Sprache, in der die Aktualisierung angezeigt werden soll.
  2. Wählen Sie den Zeitpunkt für die Aktualisierung.

    Hinweis Slack-Aktualisierungen werden immer in mitteleuropäischer Zeit (UTC+1) gesendet. Wenn Sie in Personio die UTC-Zeitzone ausgewählt haben und die Uhrzeit für die Aktualisierung für 8:00 Uhr festlegen, wird die Aktualisierung um 7:00 Uhr Ihrer Zeit gesendet.

  3. Wählen Sie aus, welche Elemente in Ihrer täglichen Aktualisierungsnachricht enthalten sein sollen. Die verfügbaren Optionen sind Abwesenheiten, Geburtstage, Firmenjubiläen und neue Kollegen.
  4. Wählen Sie die Kanäle, in denen die Aktualisierung erscheinen soll. Mitarbeiter spezifischer Teams, Abteilungen und Standorte können den entsprechenden Slack-Kanälen zugeordnet werden. Um weitere Kanäle und Gruppen hinzuzufügen, klicken Sie auf Neues Attribut hinzufügen

    slack-integration-manage-channel-updates_de.png
  5. Optional: Wenn Sie möchten, dass die Updates in einem schreibgeschützten Kanal angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass die Personio-App über Veröffentlichungsberechtigungen verfügt. Erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen zum Posten in Slack-Kanälen verwalten.
  6. Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren.

Hinweis: Sie können die täglichen Channel-Aktualisierungen nur an öffentliche Slack-Channels senden.

 

8. Slack Status-Update

In den Einstellungen für die Statusaktualisierung können Sie auswählen, ob automatische Slack-Statusaktualisierungen aktiviert werden sollen und ob der Slack-Status allgemein sein oder die Abwesenheitsart enthalten soll.

slack-integration-status-update-settings_de.png

Abwesenheiten, welche am selben Tag beantragt werden, werden bereits nach der Beantragung übertragen. Somit profitieren Sie davon, dass auch kurzfristige Abwesenheiten wie Krankheit den Kollegen ersichtlich sind.

 

9. Konfiguration abschließen

Um Ihre Slack-Integration zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. Sie können die Einstellungen jederzeit ändern oder die Integration deaktivieren.

 

Weitere Informationen

Weitere Informationen darüber, was die Verwaltung von Abwesenheitsanfragen in Personio ist und wie Sie diese anhand von Integrationen automatisieren können, finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel Workflow-Management für Abwesenheitsanfragen.

 

 

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