Export von Fixgehältern mit der DATEV-Integration

Beachten Sie, dass dieser Artikel nur für Sie relevant ist, wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat 🇩🇪

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Fixgehälter in den DATEV-Export mit LODAS und Lohn und Gehalt aufnehmen können. Zusätzlich zeigen wir Ihnen Sonderfälle, in denen die Übertragung vorerst weiterhin manuell erfolgen muss.

 

Wie werden Fixgehälter in DATEV übertragen?

Damit Fixgehälter erfolgreich über den DATEV-Export in DATEV eingespielt werden können, müssen in Personio je Mitarbeiter zwei designierte Werte zugeordnet werden:

  • DATEV Festbezugs-ID (LODAS)/ DATEV Bezug/Abzug-Nummer (Lohn und Gehalt)
  • DATEV Lohnartennummer

Diese Werte sorgen dafür, dass ein Fixgehalt in DATEV korrekt zugeordnet und in der Festbezugstabelle in LODAS oder der Be-/Abzugstabelle in Lohn und Gehalt abgebildet wird. In Personio haben Sie die Möglichkeit, diese Zuordnung universell oder individuell wie folgt einzurichten:

 

DATEV Festbezugs-ID (LODAS)/

DATEV Bezug/Abzug-Nummer (Lohn und Gehalt)

DATEV Lohnartennummer
Universelle Zuordnung Universell für alle Fixgehälter Universell für alle Fixgehälter
Individuelle Zuordnung Universell für alle Fixgehälter Individuelle Zuordnung basierend auf einem benutzerdefinierten Attribut in Personio

Die universelle Zuordnung ermöglicht die Übertragung eines Fixgehalts für alle in Personio zugeordneten Mitarbeiter. Entsprechend werden mit der universellen Zuordnung alle Fixgehälter von Mitarbeitern einer Lohnart in DATEV zugeordnet.

Mit der individuellen Zuordnung basierend auf einem benutzerdefinierten Attribut in Personio können Sie Fixgehälter aus Personio mehreren Lohnarten in DATEV zuordnen. So ist beispielsweise eine Unterscheidung zwischen einem Fixgehalt für die Geschäftsführung und einem Auszubildenden möglich.

Hinweis:
Voraussetzung für beide Übertragungsmöglichkeiten ist, dass Ihr Lohnabrechner alle unter Fixgehalt fallenden Lohnarten, die Sie übertragen wollen, auf die gleiche DATEV Festbezugs-ID, beziehungsweise Bezug/Abzug-Nummer geschlüsselt, und die DATEV Lohnartennummer mit Ihnen abgesprochen hat. Für weitere Informationen zum Anpassen der DATEV Festbezugs-IDs und Bezug/Abzug-Nummern, wenden Sie sich direkt an den DATEV Support. Erste Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center, im Info-Dok für LODAS und für Lohn und Gehalt.

 

Wie werden Fixgehälter in DATEV angezeigt?

Die Kombination aus DATEV Festbezugs-ID und DATEV Lohnartennummer legt in DATEV fest, wie die Fixgehälter eines Mitarbeiters in der Festbezugstabelle (LODAS) und der Be-/Abzugstabelle (Lohn und Gehalt) abgebildet werden.

Fixgehälter in LODAS 
Die in Personio auszufüllende DATEV Festbezugs-ID wird in DATEV LODAS als Nr. angezeigt. Sie dient dazu, Lohnarten einer Zeile in der Festbezugstabelle zuzuordnen. 

Die in Personio auszufüllende DATEV Lohnartennummer wird in DATEV LODAS als Lohnart bezeichnet. Der aus Personio übertragene Wert wird je nach per DATEV Festbezugs-ID festgelegter Zeile angezeigt. 

Fixgehälter in Lohn und Gehalt
Die in Personio auszufüllende DATEV Bezug/Abzug-Nummer wird in DATEV Lohn und Gehalt als Nr. angezeigt. Sie dient dazu, Lohnarten einer Zeile in der Be-/Abzugstabelle zuzuordnen. 

Die in Personio auszufüllende DATEV Lohnartennummer wird in DATEV Lohn und Gehalt als Lohnart bezeichnet. Der aus Personio übertragene Wert wird je nach per DATEV Bezug/Abzug-Nummer festgelegter Zeile angezeigt.

 

Fixgehälter mit universeller Zuordnung einrichten

Um Fixgehälter über den DATEV-Export universell einer Lohnart in DATEV zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt Integration, und setzen Sie unter Gehaltseinstellungen > Festbezüge einen Haken.
  2. Wählen Sie Universelle Zuordnung.
  3. Tragen Sie die in LODAS für Fixgehälter bestimmte DATEV Festbezugs-ID, und für Lohn und Gehalt die DATEV Bezug/Abzug-Nummer sowie die DATEV Lohnartennummer ein.

  4. Klicken Sie Speichern.

Fixgehälter werden nun im DATEV-Export mit der entsprechenden DATEV Festbezugs-ID, beziehungsweise DATEV Bezug/Abzug-Nummer und DATEV Lohnartennummer übertragen.

 

Fixgehälter mit individueller Zuordnung einrichten

Um Fixgehälter mit einer individuellen Zuordnung einzurichten, müssen Sie zwei Schritte durchführen:

  • Ein benutzerdefiniertes Attribut des Typs Auswahlliste für die Zuordnung der Lohnart einrichten und Mitarbeitern zuweisen.
  • Fixgehälter in den DATEV-Export aufnehmen und eine individuelle Zuordnung anhand des hinzugefügten Attributs festlegen.

 

Attribut für die DATEV Lohnart einrichten und zuweisen 

Um ein benutzerdefiniertes Attribut für die Lohnart einzurichten und zuzuweisen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Legen Sie ein benutzerdefiniertes Attribut an. Folgen Sie den Anweisungen in unserem Artikel zum Einrichten von benutzerdefinierten Attributen. Achten Sie darauf, dass Sie ein Attribut des Typs Auswahlliste wählen und je eine Option je Lohnart in DATEV anlegen.

  2. Weisen Sie den Mitarbeitern den korrekten Wert für das Attribut zu. Sie können dies entweder mithilfe einer Masseneditierung in der Mitarbeiterliste, über einen Mitarbeiterdatenimport oder manuell im Mitarbeiterprofil erledigen.

Wurde allen Mitarbeitern die korrekte Lohnart zugewiesen, können Sie mit der Zuordnung für den DATEV-Export fortfahren.

 

Fixgehälter mit individueller Zuordnung festlegen

Um Fixgehälter über den DATEV-Export individuellen Lohnarten in DATEV zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS/Lohn und Gehalt Integration, und setzen Sie den Haken unter Gehaltseinstellungen > Fixgehalt.
  2. Wählen Sie die Option Individuelle Zuordnung.
  3. Wählen Sie unter Attribut für individuelle Zuordnung das für die Zuordnung von DATEV Lohnarten bestimmte Attribut aus und fügen Sie die DATEV Festbezugs-ID, beziehungsweise die DATEV Bezug/Abzug-Nr. ein.
  4. Fügen Sie die DATEV Lohnartennummern für die jeweiligen Attributwerte ein.


    Tipp:
    Wenn Sie sie Fixgehälter für bestimmte Mitarbeiter nicht an DATEV übermitteln wollen, lassen Sie das entsprechende Feld unter DATEV Lohnartennummer für den Attributwert leer. Die Gehälter für zugewiesene Mitarbeiter werden dann nicht übertragen.

  5. Klicken Sie Speichern.

Fixgehälter werden nun im DATEV-Export mit der entsprechenden DATEV Festbezugs-ID und DATEV Lohnartennummer übertragen.

 

Anteilige Gehaltsberechnung

Da die anteilige Gehaltsberechnung (Beispiel: Aufgrund von eventuellen Abwesenheiten und Pausierungen des Arbeitsverhältnisses) direkt in DATEV vorgenommen wird, muss der Lohnabrechner diese Informationen direkt in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt pflegen. Für die anteilige Gehaltsberechnung in DATEV kann entweder die Dreißigstel-Methode oder die Kalendertägliche-Methode (tatsächliche Tage des Monats) herangezogen werden.

Die folgenden Sonderfälle können in DATEV nicht ohne manuelle Anpassungen des Lohnabrechners abgebildet werden, sodass diese im DATEV-Export nicht übertragen werden:

Hinweis:
Nutzen Sie die Integration mit DATEV LODAS, wird Ihnen in diesen Fällen innerhalb der Exportdatei ein entsprechender Hinweis mit den DATEV Personalnummern der jeweiligen Mitarbeiter angezeigt. Für Lohn und Gehalt wird kein Hinweis übertragen.

Beschreibung Verhalten Anteilige Gehaltsberechnung in DATEV? Beispiel Inhalt Export Inhalt Lohnabrechnung
Untermonatige Gehaltsanpassung und untermonatiger Austritt Nicht im Export inkludiert Nein

Fixgehalt bis 14.10.2020: 1000 €

Fixgehalt ab 15.10.2020: 2000 €

Austrittsdatum: 20.10.2020

Nicht im Export inkludiert Basierend auf manuellen Input in DATEV
Untermonatige Gehaltsanpassung und untermonatiger Eintritt Nicht im Export inkludiert Nein

Eintrittsdatum: 15.10.2020

Fixgehalt bis 19.10.2020: 1000€

Fixgehalt ab 20.10.2020: 2000€

Nicht im Export inkludiert Basierend auf manuellen Input in DATEV
Untermonatige Gehaltsanpassung und Beginn/Ende eines ausgesetzten Arbeitsverhältnisses Nicht im Export inkludiert Nein

Fixgehalt bis 14.10.2020: 1000€

Fixgehalt ab 15.10.2020: 2000€

Elternzeit (= Arbeitsverhältnis wird pausiert): 20.10.2020

Nicht im Export inkludiert Basierend auf manuellen Input in DATEV

 

In einigen Fällen weicht der Betrag in der Gehaltsübersicht des Mitarbeiters in Personio bzw. auf der Lohnabrechnung von dem Betrag im DATEV-Export ab. Der Grund hierfür ist, dass die anteilige Gehaltsberechnung in DATEV vorgenommen und somit der Gesamtbetrag von Personio übertragen wird – andernfalls würde das bereits anteilig berechnete Gehalt nochmals anteilig berechnet werden.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für solche Fälle: 

Beschreibung Verhalten Anteilige Gehalts-berechnung in DATEV? Methode Beispiel Inhalt Export Inhalt Lohn-abrechnung Inhalt Personio Mitarbeiterprofil
Untermonatiger Eintritt Volles monatliches Gehalt wird übertragen Ja Dreißigstel-Methode

Anstelldatum:
15.10.2020

Fixgehalt (ab 15.10.2020):
1000 €

1000 € 566,67 € 566,67 €
Untermonatiger Austritt Volles monatliches Gehalt wird übertragen ja Dreißigstel-Methode

Anstelldatum:
01.10.2014

Austrittsdatum:
15.10.2020

Fixgehalt (ab 15.10.2018):
4000 €

4000 € 2000 € 2000 €
Eingetragene Abwesenheit zum Monatsanfang Volles monatliches Gehalt wird übertragen Ja, wenn Abwesenheit in DATEV eingetragen ist Dreißigstel-Methode

Fixgehalt zum 01.09.2020:
1000 €

Beginn der Abwesenheit:
01.10.2020

1000 € 0 € 0 €
Eingetragene Abwesenheit zur Monatsmitte Volles monatliches Gehalt wird übertragen Ja, wenn Abwesenheit in DATEV eingetragen ist Dreißigstel-Methode

Fixgehalt zum 01.09.2020:
1000 €

Beginn der Abwesenheit:
15.10.2020

1000 € 467,67 € 467,67 €
Untermonatiger Wechsel vom Stundenlohn zum Fixgehalt Anteiliges monatliches Gehalt wird übertragen Nein Dreißigstel-Methode

Stundenlohn bis 14.10.2020:
10 €

Gearbeitete Stunden:
10

Fixgehalt ab 15.10.2020:
1000€

566,67 €* 566,67 €* 666,67 €
Untermonatiger Eintritt Volles monatliches Gehalt wird übertragen Ja Kalendertägliche Methode

Anstelldatum:
15.10.2020

Fixgehalt (ab 15.10.2020):
1000 €

1000 € 548,39 € 548,39 €
Untermonatiger Austritt Volles monatliches Gehalt wird übertragen Ja Kalendertägliche
Methode

Anstelldatum:
01.10.2014

Austrittsdatum:
15.10.2020

Fixgehalt (ab 15.10.2018):
4000 €

4000 € 1935,48 € 1935,48 €
Eingetragene Abwesenheit zum Monatsanfang Volles monatliches Gehalt wird übertragen Ja, wenn Abwesenheit in DATEV eingetragen ist Kalendertägliche
Methode

Fixgehalt zum 01.09.2020:
1000 €

Beginn der Abwesenheit:
01.10.2020

1000 € 0 € 0 €
Eingetragene Abwesenheit zur Monatsmitte Volles monatliches Gehalt wird übertragen Ja, wenn Abwesenheit in DATEV eingetragen ist Kalendertägliche
Methode

Fixgehalt zum 01.09.2020:
1000 €

Beginn der Abwesenheit:
15.10.2020

1000 € 451,61 € 451,61 €
Untermonatiger Wechsel vom Stundenlohn zum Fixgehalt Anteiliges monatliches Gehalt wird übertragen Nein

Kalendertägliche
Methode

Stundenlohn bis 14.10.2020:
10€

Gearbeitete Stunden:
10

Fixgehalt ab 15.10.2020:
1000€

548,39 € 548,39 €* 648,39 €

* Wenn in DATEV der Stundenlohn nicht manuell gepflegt wird, wird dieser auf der Lohnabrechnung nicht ausgegeben, da er im DATEV-Export nicht automatisch übertragen wird.

 

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