In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Ihre Arbeitszeiten in Personio erfassen können. Sie können Ihre Zeit während der Arbeit aufzeichnen oder Einträge im Nachhinein hinzufügen, indem Sie entweder den Browser, die mobile App oder ein gemeinsam genutztes Gerät verwenden, je nachdem, was Ihr Unternehmen eingerichtet hat. Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, Ihre Anwesenheitsdaten zu überprüfen.

Im Folgenden erhalten Sie eine schrittweise Anleitung für jede Methode sowie Einzelheiten zur Standorterfassung und Tipps zum Verwalten Ihrer Zeiteinträge. 

Bevor Sie beginnen

• Wenn Ihnen die Option zur Zeiterfassung nicht zur Verfügung steht, bitten Sie Ihren Personio Admin, Ihre Berechtigungen zu überprüfen.
• Die Arbeitszeiten werden in Echtzeit über den Browser, die mobile App und ein gemeinsam genutztes Gerät erfasst und synchronisiert. Wechseln Sie nach Belieben zwischen den beiden Optionen. 
• Wenn Sie eine Startzeit über einen Zeiteintrag hinzufügen, können Sie das Arbeitsende nicht in Echtzeit erfassen. 
• Wenn Sie Ihren Arbeitsbeginn in Echtzeit erfassen und danach den Zeiteintrag bearbeiten, stoppt das System automatisch die aktuelle Arbeitsbeginnerfassung.

Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten in Echtzeit

Browser

Wenn Ihr Unternehmen diese Option aktiviert hat, können Sie von Ihrer Startseite aus Ihre Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen auch die Standorterfassung aktiviert. 

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein, um auf die Startseite zu gelangen.
2. Klicken Sie im Widget Zeiterfassung auf den Button Start. Dies startet einen Timer, und die Zeiterfassung läuft, während Sie arbeiten.
3. Klicken Sie auf den Button Pause, um eine Pause einzulegen, und klicken Sie erneut auf diesen Button, um die Zeiterfassung fortzusetzen.
4. Klicken Sie auf den Button Stopp, um die Zeiterfassung vollständig zu stoppen und den Zeiteintrag zu senden.

Gehen Sie nach dem Absenden des Zeiteintrags in der Seitenleiste zu An- und Abwesenheit > Anwesenheiten, um Ihre Kalenderansicht aufzurufen. Dort können Sie den Zeiteintrag bearbeiten, weitere Details hinzufügen oder ihn löschen, wenn Sie ihn versehentlich erfasst haben.
 

Mobile App

Mit unserer mobilen App können Sie Ihre Arbeitszeiten auch unterwegs erfassen. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen die Standorterfassung aktiviert.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der App installiert haben.
2. Gehen Sie zum App-Dashboard und tippen Sie auf Erfassung starten. Ein Timer wird angezeigt und läuft im Hintergrund weiter.
3. Öffnen Sie die App erneut und tippen Sie auf das Symbol Stopp neben dem Timer.
4. Überprüfen Sie im angezeigten Übersichtsfenster, ob die für diesen Tag eingegebenen Zeiten korrekt sind. Geben Sie bei Bedarf Pausendauer, Projekte und einen Kommentar ein.
5. Tippen Sie auf Senden. Um den Zeiteintrag zu verwerfen, tippen Sie stattdessen auf Abbrechen.
6. Gehen Sie zurück zum Dashboard, um den Status der Anwesenheitsanfrage zu prüfen. Nach der Genehmigung wird der Zeiteintrag im Reiter Anwesenheiten in Ihrem Browser angezeigt.

Gemeinsam genutztes Gerät

Wenn Ihr Unternehmen ein gemeinsam genutztes Gerät zur Erfassung des Arbeitsbeginns eingerichtet hat, könnten Sie dazu aufgefordert werden, auf diesem Gerät Ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Hierfür ist es nicht notwendig, sich einzuloggen. Je nach Ihren Unternehmenseinstellungen können Sie entweder einen PIN-Code, einen QR-Code oder beides verwenden. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Wenn Sie Ihren PIN-Code nicht kennen oder den QR-Code nicht haben, gehen Sie zu Ab- und Anwesenheit > Anwesenheiten > Zahnradsymbol > Codes für die Eingangs-App.
   • Sie finden den QR-Code auch in Ihrer mobilen Personio App: Tippen Sie auf Kalendersymbol > + > QR-Code von Mitarbeiter anzeigen.
2. Notieren Sie sich den PIN-Code oder machen Sie ein Foto vom QR-Code.
3. Folgen Sie auf dem gemeinsam genutzten Gerät den Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Arbeitsbeginn zu erfassen, eine Pause zu machen, die Arbeit fortzusetzen bzw. das Arbeitsende zu erfassen.
4. Um eine Aufschlüsselung aller erfassten Zeiten während des Tages anzuzeigen, tippen Sie auf Diesen Zeiteintrag anzeigen.
5. Bei Erfassen des Arbeitsendes speichert das System den Zeiteintrag in Personio. Wenn Ihr Unternehmen Regeln für Ihr Arbeitszeitmodell eingerichtet hat, werden möglicherweise Warnungen auf dem Bildschirm angezeigt.

Ihren Standort erfassen

Wenn Ihr Unternehmen diese Option aktiviert hat, werden Sie beim nächsten Erfassen Ihres Arbeitsbeginns von der Personio App benachrichtigt. Beachten Sie Folgendes:

• Sie können sich jederzeit dafür entscheiden, Ihren Standort nicht zu teilen und ihn nach dem Erfassen Ihrer Stunden zu löschen.
• Wenn Ihr Unternehmen Ihren genauen Standort zu Beginn und am Ende jedes Arbeitszeitraums verfolgt, können Sie entscheiden, ob Sie jedes Mal aufgefordert werden möchten, den Standort zu bestätigen, oder ob er automatisch erfasst werden soll. Sie finden diese Einstellung auf dem Desktop über das Drei-Punkte-Menü im Widget für das Erfassen des Arbeitsbeginns oder in der mobilen App über die Einstellungen für den Anwesenheitsstandort.

Abhängig von der Unternehmensrichtlinie funktioniert die Standorterfassung auf folgende Weise:

Richtlinie: Genauen Standort erfassen

Richtlinie: Erfassen Sie den Standort als innerhalb oder außerhalb des Arbeitsplatzes.

Ich habe vergessen, mein Arbeitsende zu erfassen

Falls Sie vergessen haben, Ihr Arbeitsende zu erfassen, gibt es zwei Möglichkeiten, den Zeiteintrag zu korrigieren:

• Sie bemerken es am selben Tag:
  1. Gehen Sie zu Ab- & Anwesenheit > Anwesenheiten.
  2. Klicken Sie auf den heutigen Eintrag und geben Sie die korrekte Zeit für das Arbeitsende ein.
  3. Speichern Sie den Zeiteintrag.
      
• Sie bemerken es am nächsten Werktag:
  1. Das System beschränkt die erfassbare Zeit automatisch auf 24 Stunden. Für die vollständige Zeiterfassung fehlt noch der Eintrag für das Arbeitsende.
  2. Wenn Sie sich das nächste Mal einloggen, geben Sie den Zeitpunkt des Arbeitsendes am Vortag ein.
  3. Erfassen Sie wie gewohnt den Arbeitsbeginn für den aktuellen Tag.

Zeiteintrag hinzufügen

Um jederzeit während des Tages einen Zeiteintrag hinzuzufügen, folgen Sie den untenstehenden Schritten. Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise keine Zeiteinträge für vergangene oder zukünftige Tage hinzufügen.

Browser

Wenn Ihr Unternehmen diese Option aktiviert hat, können Sie direkt von Ihrer Startseite aus einen Zeiteintrag hinzufügen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein, um auf die Startseite zu gelangen.
2. Geben Sie im Widget Zeiterfassung Ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein.
3. Klicken Sie auf Zeiteintrag speichern.

Sie können auch einen Zeiteintrag von der Ansicht Zeiterfassung aus hinzufügen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf An- und Abwesenheit > Anwesenheiten.
2. Klicken Sie auf das Datum, für das Sie Arbeitszeiten erfassen möchten.
3. Geben Sie im erweiterten Bereich Ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein.
4. Wenn Sie einem Projekt zugewiesen wurden und die dafür aufgewendete Zeit erfassen möchten, wählen Sie das Projekt aus der Drop-down-Liste aus. Hat das Projekt ein Unterprojekt, für das Sie die Zeit erfassen möchten, klicken Sie auf das Erweiterungssymbol neben dem Projektnamen, und wählen Sie das entsprechende Unterprojekt aus.
5. Optional: Fügen Sie zusätzliche Zeiträume oder Kommentare hinzu.
6. Speichern Sie Ihre Eingabe. Wenn Ihr Unternehmen Regeln für Ihr Arbeitszeitmodell eingerichtet hat, werden möglicherweise Warnungen auf dem Bildschirm angezeigt.

Tipp:
Um einen Tag mit 0 Stunden zu erfassen, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Datums und wählen Sie die entsprechende Option aus. Personio zeigt den Zeiteintrag als 12.00–12.00 Uhr an.

Mobile App

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der App installiert haben.
2. Gehen Sie zum App-Dashboard und tippen Sie auf den Button + > Zeit erfassen.
3. Tragen Sie im aufgerufenen Fenster manuell Ihre Arbeitszeiten ein.
4. Wenn Sie einem Projekt zugewiesen wurden und die Zeit dafür erfassen möchten, wählen Sie das Projekt aus der Liste aus. Hat das Projekt ein Unterprojekt, für das Sie die Zeit erfassen möchten, tippen Sie auf das Projekt, um die Unterprojekte anzuzeigen.
5. Optional: Fügen Sie zusätzliche Zeiträume oder Kommentare hinzu.
6. Tippen Sie auf Speichern.

Ihr Anwesenheitseintrag wird im Kalender angezeigt.

Zeiteinträge zu mehreren Tagen hinzufügen

Sie können bereits erfasste Zeit zwar nicht in andere Tage kopieren, aber Sie können Zeiteinträge gesammelt über Ihren Browser erfassen. Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Restriktionen eingerichtet hat, ist diese Option eventuell nicht verfügbar. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf An- und Abwesenheit > Anwesenheiten.
2. Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Tagen, für die Sie Zeiten erfassen möchten.
3. Klicken Sie unten auf der Seite auf Erfassen.
4. Tragen Sie im aufgerufenen Fenster Ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein. Sie können auch zusätzliche Zeiträume oder Kommentare hinzufügen oder ein Projekt aus dem Drop-down-Menü auswählen.
5. Optional: Wenn Sie Tage außerhalb der geplanten Arbeitszeiten ausgewählt haben, aktivieren Sie die Checkbox, um diese einzuschließen.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben. Wenn Ihr Unternehmen Regeln für Ihr Arbeitszeitmodell eingerichtet hat, werden möglicherweise Warnungen auf dem Bildschirm angezeigt.

Arbeitszeiten bei Nachtarbeit erfassen

Sie können Nachtschichten (Schichten, die Mitternacht überschreiten) als einen zusammenhängenden Zeiteintrag erfassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie korrekt vergütet werden und dass die Kontostände immer richtig sind.

Um die Arbeitsstunden bei Nachtarbeit zu erfassen, folgen Sie denselben Schritten, wie wenn Sie Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen oder einen Zeiteintrag hinzufügen. 

Personio wendet eine bestimmte Logik an, wenn es darum geht, erfasste Zeit Kalendertagen zuzuordnen. Gehen Sie diese Anwendungsfälle und Beispiele durch, um diese Logik zu verstehen.