In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen und Ihre Anwesenheiten überprüfen können.

Mit Personio können Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen, während Sie arbeiten, oder jederzeit im Laufe des Tages Zeiteinträge hinzufügen. Für beide Szenarien können Sie unsere mobile App nutzen oder sich in einem Browser in Ihren Account einloggen. Ihr Unternehmen hat möglicherweise ein gemeinsam genutztes Gerät eingerichtet, um Ihre Arbeitszeiten zu erfassen. 

Wenn Ihnen die Option zur Zeiterfassung nicht angezeigt wird, bitten Sie den Personio Admin in Ihrem Unternehmen, zu überprüfen, ob Sie über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.

Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten in Echtzeit

Die mit dem Browser und einem gemeinsam genutzten Gerät erfasste Zeit wird synchronisiert. Wechseln Sie nach Belieben zwischen den beiden Optionen. Wenn Sie stattdessen die App verwenden, bleiben Sie für den Tag dabei, um überlappende Zeiteinträge und Anwesenheitsfehler zu vermeiden.

Browser

Wenn Ihr Unternehmen diese Option aktiviert hat, können Sie von Ihrer Startseite aus Ihre Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen auch die Standorterfassung aktiviert. 

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein, um auf die Startseite zu gelangen.
2. Klicken Sie im Widget Zeiterfassung auf den Button Start. Dies startet einen Timer, und die Zeiterfassung läuft, während Sie arbeiten.
3. Klicken Sie auf den Button Pause, um eine Pause einzulegen, und klicken Sie erneut auf diesen Button, um die Zeiterfassung fortzusetzen.
4. Klicken Sie auf den Button Stopp, um die Zeiterfassung vollständig zu stoppen und den Zeiteintrag zu senden.

Klicken Sie nach dem Senden des Zeiteintrags auf Zeiterfassung in der Seitenleiste oder direkt im Widget, um zu Ihrer Kalenderansicht Anwesenheiten zu gelangen. Dort können Sie den Zeiteintrag bearbeiten, weitere Details hinzufügen oder ihn löschen, wenn Sie ihn versehentlich erfasst haben.

Mobile App

Mit unserer mobilen App können Sie Ihre Arbeitszeiten auch unterwegs erfassen. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen die Standorterfassung aktiviert.

Befolgen Sie diese Schritte:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der App installiert haben.
2. Gehen Sie zum App-Dashboard und tippen Sie auf Erfassung starten. Ein Timer wird angezeigt und läuft im Hintergrund weiter.
3. Öffnen Sie die App erneut und tippen Sie auf das Symbol Stopp neben dem Timer.
4. Überprüfen Sie im angezeigten Übersichtsfenster, ob die für diesen Tag eingegebenen Zeiten korrekt sind. Geben Sie bei Bedarf Pausendauer, Projekte und einen Kommentar ein.
5. Tippen Sie auf Senden. Um den Zeiteintrag zu verwerfen, tippen Sie stattdessen auf Abbrechen.
6. Gehen Sie zurück zum Dashboard, um den Status der Anwesenheitsanfrage zu prüfen. Nach der Genehmigung wird der Zeiteintrag im Reiter Anwesenheit in Ihrem Browser angezeigt.

Standorterfassung

Wenn Ihr Unternehmen diese Option aktiviert hat, werden Sie das nächste Mal, wenn Sie Ihren Arbeitsbeginn erfassen, von der Personio App benachrichtigt. Abhängig von der Unternehmensrichtlinie funktioniert die Standorterfassung auf folgende Weise:

Richtlinie: Den genauen Standort erfassen

• Erfasste Informationen: Ihr genauer Standort wird am Beginn und Ende jedes Arbeitszeitraums erfasst.
• Wer kann auf die Informationen zugreifen und wo: Nur Mitarbeitende, die berechtigt sind, Ihre Anwesenheitsdaten anzuzeigen, können auf Standortdetails in Ihrem Stundenzettel zugreifen.
• Wenn Sie Ihren Standort nicht teilen: Ihr Zeiteintrag wird mit einer Standortwarnung gespeichert. Ggf. wird Ihre Führungskraft benachrichtigt (optional).

Richtlinie: Standort als „Vor Ort“ oder „Nicht vor Ort“ erfassen.

• Erfasste Informationen: Ihr Standort wird am Beginn und Ende jedes Arbeitszeitraums als innerhalb oder außerhalb des Arbeitsplatzes erfasst. Ihr genauer Standort wird nicht gespeichert.
• Wer kann auf die Informationen zugreifen und wo: Nur Mitarbeitende, die berechtigt sind, Ihre Anwesenheitsdaten anzuzeigen, können auf Standortdetails in Ihrem Stundenzettel zugreifen.
• Wenn Sie Ihren Standort nicht teilen: Abhängig von der Richtlinie Ihres Unternehmens wird Ihr Zeiteintrag:
  ▶︎ Mit einer Standortwarnung gespeichert oder
  ▶︎ Als abwesend vom Standort markiert.
  Wenn der Zeiteintrag mit einer Standortwarnung gespeichert wird, wird ggf. Ihre Führungskraft benachrichtigt (optional).

Beachten Sie Folgendes:

• Sie können sich jederzeit dafür entscheiden, Ihren Standort nicht zu teilen und ihn nach dem Erfassen Ihrer Stunden zu löschen.
• Wenn Ihr Unternehmen Ihren genauen Standort am Beginn und Ende jedes Arbeitszeitraums erfasst, können Sie entscheiden, ob:
  • Sie jedes Mal aufgefordert werden möchten, den Standort zu bestätigen, oder
  • ob der Standort automatisch erfasst wird. Sie können diese Einstellung über folgende Methoden aufrufen:
    ▶︎ Das Drei-Punkte-Menü im Zeiterfassungs-Widget auf dem Desktop.
    ▶︎ Standorteinstellungen unter Anwesenheit in der mobilen App.

Gemeinsam genutztes Gerät

Wenn Ihr Unternehmen ein gemeinsam genutztes Gerät zur Erfassung des Arbeitsbeginns eingerichtet hat, könnten Sie dazu aufgefordert werden, auf diesem Gerät Ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Hierfür ist es nicht notwendig, sich einzuloggen. Je nach Ihren Unternehmenseinstellungen können Sie entweder einen PIN-Code, einen QR-Code oder beides verwenden. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Wenn Sie Ihren PIN-Code nicht kennen oder den QR-Code nicht haben, gehen Sie zu Zeiterfassung > Zahnradsymbol > Codes für die Eingangs-App.
2. Notieren Sie sich den PIN-Code oder machen Sie ein Foto vom QR-Code.
3. Folgen Sie auf dem gemeinsam genutzten Gerät den Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Arbeitsbeginn zu erfassen, eine Pause zu machen, die Arbeit fortzusetzen bzw. das Arbeitsende zu erfassen.
4. Um eine Aufschlüsselung aller erfassten Zeiten während des Tages anzuzeigen, tippen Sie auf Diesen Zeiteintrag anzeigen.
5. Bei Erfassen des Arbeitsendes speichert das System den Zeiteintrag in Personio. Wenn Ihr Unternehmen Regeln für Ihr Arbeitszeitmodell eingerichtet hat, werden möglicherweise Warnungen auf dem Bildschirm angezeigt.

Ich habe vergessen, mein Arbeitsende zu erfassen

Im Browser wird die Zeiterfassung fortgesetzt, bis Sie Ihr Arbeitsende manuell erfassen. Wenn Sie dies tun, werden Sie in einer Warnung aufgefordert, Erfasste Zeit bearbeiten anzuklicken, bevor Sie die erfasste Zeit speichern und anpassen.

In der mobilen App stoppt die Erfassung automatisch um 00.00 Uhr und die erfasste Zeit wird nicht gespeichert. Wenn Sie sich das nächste Mal einloggen, werden Sie in einer Warnung aufgefordert, den falschen Zeiteintrag manuell einzugeben.

Auf einem gemeinsam genutzten Gerät wird die Erfassung nach zwei Tagen um 00:00 Uhr automatisch gestoppt. Wenn Ihr Unternehmen Einschränkungen eingerichtet hat, können Sie den Zeiteintrag möglicherweise nicht speichern, selbst wenn Sie Ihr Arbeitsende vorher erfassen. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Führungskraft oder Ihre HR-Abteilung.

Zeiteintrag hinzufügen

Um jederzeit während des Tages einen Zeiteintrag hinzuzufügen, folgen Sie den untenstehenden Schritten. Abhängig von den Einstellungen Ihres Unternehmens können Sie möglicherweise keine Zeiteinträge für vergangene oder zukünftige Tage hinzufügen.

Browser

Wenn Ihr Unternehmen diese Option aktiviert hat, können Sie direkt von Ihrer Startseite aus einen Zeiteintrag hinzufügen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein, um auf die Startseite zu gelangen.
2. Geben Sie im Widget Zeiterfassung Ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein.
3. Klicken Sie auf Zeiteintrag speichern.

Sie können auch einen Zeiteintrag von der Ansicht Zeiterfassung aus hinzufügen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Zeiterfassung.
2. Klicken Sie auf das Datum, für das Sie Arbeitszeiten erfassen möchten.
3. Geben Sie im erweiterten Bereich Ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein.
4. Optional: Fügen Sie zusätzliche Zeiträume oder Kommentare hinzu oder wählen Sie ein Projekt aus dem Drop-down-Menü aus.
5. Speichern Sie Ihre Eingabe. Wenn Ihr Unternehmen Regeln für Ihr Arbeitszeitmodell eingerichtet hat, werden möglicherweise Warnungen auf dem Bildschirm angezeigt.

Tipp
Um einen Tag mit 0 Stunden zu erfassen, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Datums und wählen Sie die entsprechende Option aus. 

Mobile App

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der App installiert haben.
2. Gehen Sie zum App-Dashboard und tippen Sie auf den Button + > Zeit erfassen.
3. Tragen Sie im aufgerufenen Fenster manuell Ihre Arbeitszeiten ein.
4. Fügen Sie bei Bedarf Pausendauer, Projekte und einen Kommentar hinzu.
5. Tippen Sie auf Senden.
6. Gehen Sie zurück zum Dashboard, um den Status der Anwesenheitsanfrage zu prüfen. Nach der Genehmigung wird der Zeiteintrag im Reiter Anwesenheit in Ihrem Browser angezeigt.

Zeiteinträge zu mehreren Tagen hinzufügen

Sie können bereits erfasste Zeit zwar nicht in andere Tage kopieren, aber Sie können Zeiteinträge gesammelt über Ihren Browser erfassen. Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Restriktionen eingerichtet hat, ist diese Option eventuell nicht verfügbar. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Zeiterfassung.
2. Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Tagen, für die Sie Zeiten erfassen möchten.
3. Klicken Sie unten auf der Seite auf Erfassen.
4. Tragen Sie im aufgerufenen Fenster Ihre Arbeits- und Pausenzeiten ein. Sie können auch zusätzliche Zeiträume oder Kommentare hinzufügen oder ein Projekt aus dem Drop-down-Menü auswählen.
5. Optional: Wenn Sie Tage außerhalb der geplanten Arbeitszeiten ausgewählt haben, aktivieren Sie die Checkbox, um diese einzuschließen.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben. Wenn Ihr Unternehmen Regeln für Ihr Arbeitszeitmodell eingerichtet hat, werden möglicherweise Warnungen auf dem Bildschirm angezeigt.

Zeiteinträge überprüfen, bearbeiten oder löschen

Anwesenheitsdaten überprüfen

Oben im Stundenzettel sehen Sie eine Übersicht über Ihre Anwesenheit:

Um den Arbeitszeitnachweis zu exportieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts und wählen Sie die gewünschte Option. Diese PDF-Datei enthält:

• Ein monatlicher Überblick.
• Eine detaillierte tägliche Aufschlüsselung der erfassten Arbeitszeiten und Pausendauer.
• Projektstunden und Kommentare.
• Die genehmigende Person für Anwesenheiten.

Aktivitätsprotokoll für Zeiteintrag prüfen

Wenn Sie über Ansichtsberechtigung für die Zeiteinträge von Mitarbeitenden verfügen, können Sie deren Aktivitätsprotokoll überprüfen. Das Protokoll ist für jeden Zeiteintrag verfügbar, der nach dem 8. Januar 2025 erfasst wurde. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Zeiterfassung.
2. Klicken Sie rechts neben dem betreffenden Zeiteintrag auf die drei Punkte > Aktivität anzeigen.
3. Die Liste enthält jede Aktivität für den Zeiteintrag, aufgelistet nach Datum. Es kann einige Stunden dauern, bis eine neue Aktivität im Protokoll erscheint.
4. Wenn ein Workflow für die Anwesenheitsgenehmigung aktiv ist und ein Zeiteintrag automatisch genehmigt wird, wird der Name Ihres Unternehmens als ausführende Einheit der Aktion angezeigt.
5. Klicken Sie auf einen Eintrag, um zu erfahren, welche Änderungen vorgenommen wurden. Änderungen gegenüber der vorherigen Version des Zeiteintrags sind mit Fettdruck hervorgehoben.

Zeiteinträge bearbeiten oder löschen

Je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens können Sie manche dieser Aktionen möglicherweise nicht ausführen. Um Ihre Zeiteinträge zu bearbeiten oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Zeiterfassung.
2. Für jeden Tag, an dem Sie Zeit erfasst haben, wird Ihnen eine Übersicht über Ihre Arbeitszeiten und den Status Ihrer Anwesenheitsanfrage angezeigt. Abhängig von den Zeiterfassungsrichtlinien Ihres Unternehmens werden Ihnen eventuell auch andere Notizen angezeigt.
3. Um einen Zeiteintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf einen Tag, geben Sie Ihre Änderungen ein und speichern Sie die Änderungen.
4. Um einen Zeiteintrag zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Tagen, die Sie löschen möchten.
5. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf das Papierkorbsymbol.
6. Bestätigen Sie die Löschung.