Ihr Stundenzettel in Personio gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Anwesenheit, erfassten Stunden, Abwesenheit und Überstunden.   

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Anwesenheitsübersicht überprüfen, Ihren Stundenzettel exportieren, Ihr Zeiterfassungsaktivitätsprotokoll überprüfen und Ihre Zeiteinträge bearbeiten oder löschen. Verwenden Sie diese Schritte, um Ihre Arbeitszeiten einfach zu verwalten und zu erfassen.

Bevor Sie beginnen

• Um einen Zeiteintrag zu löschen, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für Ihre eigenen Anwesenheitsdaten.

Anwesenheitsdaten überprüfen

Um Ihre Anwesenheitsdaten zu überprüfen, klicken Sie auf Ab- & Anwesenheit > Anwesenheit.  Oben auf dem Stundenzettel finden Sie eine Übersicht über Ihre Anwesenheit: 

Wenn du die Nachtstunden verfolgst (die Mitternacht überschreiten), wendet Personio eine bestimmte Logik auf die Zeiteinträge an. Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung bei Nachtarbeit.

Um den Arbeitszeitnachweis zu exportieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts und wählen Sie die gewünschte Option. Diese PDF-Datei enthält:

• Eine monatliche oder wöchentliche Übersicht, je nachdem, welche Ansicht Sie ausgewählt haben.
• Ihre Unternehmensinformationen und Ihre Mitarbeitenden-ID, sofern eingerichtet. 
• Eine detaillierte tägliche Aufschlüsselung der erfassten Arbeitszeiten, Pausendauer und Kommentare.
• Projektnamen und -stunden.
• Die genehmigende Person für Anwesenheiten und das Genehmigungsdatum.

Sie können außerdem eine CSV-Exportdatei abrufen, die alle Daten zu den Nachtarbeitszeiträumen enthält.

Aktivitätsprotokoll für Zeiteintrag prüfen

Wenn Sie die erforderliche Berechtigung zum Anzeigen von Zeiteinträgen haben, können Sie auch deren Aktivitätsprotokoll überprüfen. Das Protokoll ist für jeden Zeiteintrag verfügbar, der nach dem 8. Januar 2025 erfasst wurde. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf An- und Abwesenheit > Anwesenheiten.
2. Klicken Sie rechts neben dem betreffenden Zeiteintrag auf die drei Punkte > Aktivität anzeigen.
3. Die Liste enthält jede Aktivität für den Zeiteintrag, aufgelistet nach Datum. Es kann einige Stunden dauern, bis eine neue Aktivität im Protokoll erscheint.
4. Wenn ein Workflow für die Anwesenheitsgenehmigung aktiv ist und ein Zeiteintrag automatisch genehmigt wird, wird der Name Ihres Unternehmens als ausführende Einheit der Aktion angezeigt.
5. Klicken Sie auf einen Eintrag, um zu erfahren, welche Änderungen vorgenommen wurden. Änderungen gegenüber der vorherigen Version des Zeiteintrags sind mit Fettdruck hervorgehoben.

Zeiteinträge bearbeiten oder löschen

Beachten Sie Folgendes:

• Je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens können Sie manche dieser Aktionen möglicherweise nicht ausführen.
• Wenn Sie einen Zeiteintrag bearbeiten, nachdem Sie den Arbeitsbeginn erfasst haben, stoppt das System automatisch die aktuelle Arbeitsbeginnerfassung.

Um Ihre Zeiteinträge zu bearbeiten oder zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf An- und Abwesenheit > Anwesenheiten.
2. Für jeden Tag, an dem Sie Zeit erfasst haben, wird Ihnen eine Übersicht über Ihre Arbeitszeiten und den Status Ihrer Anwesenheitsanfrage angezeigt. Abhängig von den Zeiterfassungsrichtlinien Ihres Unternehmens werden Ihnen eventuell auch andere Notizen angezeigt.
3. Um einen Zeiteintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf einen Tag, geben Sie Ihre Änderungen ein und speichern Sie die Änderungen.
4. Um einen Zeiteintrag zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Tagen, die Sie löschen möchten.
5. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf das Papierkorbsymbol.
6. Bestätigen Sie die Löschung.