Arbeitszeiterfassung mit der Personio App

 

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie und Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassungsfunktion der Personio App nutzen können. Informationen zu den weiteren Funktionen der App finden Sie in diesem Artikel.

Bitte beachten Sie, dass die Zeiterfassung mittels App nur für Mitarbeiter zur Verfügung steht, welche in Personio über Zugriffsrechte (Vorschlagsrecht) auf die Anwesenheitserfassung verfügen und die Personio App aktiv nutzen.

Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung über die Mitarbeiterrollen für Sie aktiviert, können Sie die Personio App (aktuell) nicht nutzen.

 

Zeiterfassung mit dem Start-Stopp-Button

Mit der neuesten Version der Personio App (mind. 13.02.2020) ist es möglich, Arbeitszeiten direkt über das App-Dashboard der App mitzustoppen und in Ihrem Personio Account zu erfassen. Mit Klick auf den Button Jetzt erfassen beginnt das Tracking Ihrer Arbeitszeit. 

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Die Funktion läuft im Hintergrund, bis Sie die App erneut aufrufen und auf den Stopp-Button klicken. Anschließend öffnet sich eine Maske, in der Sie bereits für diesen Tag eingetragene Zeiten sehen, und Pausen, Projekte sowie einen Kommentar eintragen können. 

Mit Klick auf Einreichen werden die eingetragenen Stunden in Ihren Personio-Account übertragen und ggf. der hinterlegte Genehmigungsprozess gestartet. Sollte Ihr Unternehmen Überstunden erfassen, wird Ihnen die Zeit, die über Ihre veranschlagte Arbeitszeit hinausgeht im App-Dashboard angezeigt.

Sie können so Ihren gesamten Arbeitstag auf einmal dokumentieren, oder aber verschiedene Zeitfenster, die Sie z. B. auf unterschiedlichen Projekten gearbeitet haben. Für jedes dieser Zeitfenster wird ein neuer Eintrag in der Anwesenheitsübersicht erstellt sowie jeweils ein Genehmigungsprozess ausgelöst.

 

Zeiten manuell erfassen

Alternativ zum Start-Stopp-Button können Sie Zeiten auch jederzeit direkt über den Plus-Button in der App eintragen. Klicken Sie hierzu einfach auf den Menüpunkt Zeit erfassen und es öffnet sich die Eingabemaske, mit der Sie Ihre Arbeitszeiten einreichen können.

Dies ist auch nachträglich möglich: Wählen Sie dazu unter dem Punkt Wann? ein bestimmtes Datum für das Sie Ihre Arbeitszeit nachtragen wollen.

 

Darstellung der erfassten Zeiten im Personio-Account

Um die von Ihnen dokumentierten Arbeitszeiten einzusehen, loggen Sie sich in der Desktop-Version von Personio ein. Klicken Sie wie gewohnt in Ihrem persönlichen Profil auf dem Reiter Anwesenheit

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Die Arbeitszeiten werden analog zu den Einträgen in der App übernommen und folgendermaßen dargestellt:

  • Wenn Sie den Arbeitstag "am Stück" erfassen, also mittels Eingabe einer Start- und Endzeit sowie einer Pause, dann werden in Personio zwei Blöcke erstellt - einmal vom Startpunkt bis zur Pause sowie vom Pausenende bis zum Arbeitsschluss. Die Pause selbst erscheint nicht als Zeitblock.

    Nutzen Sie bereits die überarbeitete Ansicht der Zeiterfassung, die sich derzeit im Beta-Test befindet, wird für die eingetragene Pause ein separates Zeitfenster erstellt und die Arbeitszeit in zwei Blöcke davor und danach aufgeteilt.

  • Wenn Sie über die Start-Stopp-Funktion mehrere Zeitfenster pro Tag erfassen und diese z. B. einzelnen Projekten zuweisen, wird jeder Zeitabschnitt separat aufgeführt und die gesamte Arbeitszeit des Tages in der untersten Zeile aufsummiert.

Wenn ein Genehmigungsprozess hinterlegt ist, erscheinen auch alle über die App eingetragenen Arbeitszeiten zunächst im Status Offen. Nachdem die Genehmigung erteilt wurde, wechselt der Status zu Bestätigt.

 

Häufig gestellte Fragen

Warum kann ich keine Zeiten in der Personio App erfassen?
Damit Sie die Zeiterfassung in der Personio App nutzen können, müssen Sie mindestens ein Vorschlagsrecht auf Ihren eigenen Anwesenheitsbereich in Personio besitzen, die neueste Version der Personio App installiert haben sowie sich nach dem Update einmal neu in der Personio App eingeloggt haben.
Was passiert, wenn ich vergesse auszuchecken?
Sollten Sie vergessen, den Stopp-Button zu drücken, wird die Aufzeichnung automatisch um 00:00 Uhr gestoppt. Der Zeitraum wird nicht in Personio gespeichert. Stattdessen erhalten Sie beim nächsten Login in der App eine Warnung im Dashboard, dass die Zeiten für den Tag noch nachgefasst werden müssen.
Kann ich auch Zeiten über mehrere Tage aufzeichnen und z. B. Nachtarbeit mit stoppen?
Dies ist in zwei Zeitfenstern möglich: von Beginn der Arbeitszeit bis 00:00 Uhr und von 00:01 bis Ende der Arbeitszeit. Da die Aufzeichnung automatisch um 00:00 Uhr gestoppt wird, müssen Sie anschließend noch eine Aufzeichnung starten. 
Kann ich meine getrackten Zeiten in der App einsehen oder bearbeiten?
Nein. Um eine Übersicht Ihrer Anwesenheiten zu erhalten oder Ihre aufgezeichneten Zeiten zu bearbeiten, loggen Sie sich wie gewohnt auf Ihrem Desktop ein. Eine Übersicht sowie Bearbeitungsfunktionen direkt in der App gibt es derzeit nicht.
Kann ich die Anwesenheitszeiten meiner Mitarbeiter in der App genehmigen?
Nein, derzeit ist das nicht möglich. Genehmigungsprozesse können Sie ausschließlich in der Browserversion von Personio durchführen.

 

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