Wie lege ich einen externen Lohnabrechner in Personio an?

 

Um die Kommunikation mit der Steuerkanzlei oder dem Lohnbüro zu vereinfachen, kann ein eigenes Mitarbeiterprofil in Personio für Ihre externe Lohnfachkraft angelegt werden, sodass diese eigenständig relevante und aktuelle Informationen für die Lohnabrechnung aus Personio abrufen kann. 

 

Anlegen eines neuen Mitarbeiterprofils

Legen Sie zunächst das benötigte Mitarbeiterprofil an. Achten Sie darauf, den fiktiven Mitarbeiter für das Steuerbüro in der Anstellungsart Extern anzulegen, damit dieser vom System klar von internen Mitarbeitern unterschieden wird.

External-externalpayroll-employmenttype-peronalinfo_de.png

Detaillierte Informationen zum Anlegen von Mitarbeiterprofilen finden Sie hier.

Beachten Sie bitte, dass der Lohnabrechner als externer Mitarbeiter regulär in Ihr Abrechnungspaket zählt und somit hinsichtlich der maximalen Mitarbeiterzahl Ihrer aktuell gebuchten Paketgröße berücksichtigt werden muss. Ebenso werden externe Mitarbeiter auch im Organigramm abgebildet.

 

Konfiguration der Mitarbeiterrollen

Im nächsten Schritt ist es unbedingt notwendig, die Zugriffsberechtigungen zu definieren, welche externe Lohnabrechner innerhalb Ihres Personio-Accounts erhalten sollen.

Sollten Sie die Rolle des externen Lohnabrechners strikt von allen internen Mitarbeitern, bzw. der Systemrolle Alle Mitarbeiter trennen wollen, führen Sie bitte zuerst den Schritt Abgrenzen des externen Lohnbuchhalters durch. Ansonsten können Sie wie folgt fortfahren:

 

Neue Rolle für externen Lohnbuchhalter anlegen

Legen Sie eine weitere Mitarbeiterrolle für den externen Lohnabrechner an. Diese Rolle erhält das Ansichtsrecht für den Bereich Lohnbuchhaltung. Die Inhaber der Rolle können so auf die Informationen zugreifen und einen bereits generierten Export herunterladen. Die Verwaltung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sowie die monatliche Freigabe wird weiterhin von einem verantwortlichen internen Mitarbeiter durchgeführt. Bei mehreren Gesellschaften erteilen Sie das Zugriffsrecht pro Gesellschaft.

employeeroles-externalpayroll-payroll-accessrights_de.png

Des Weiteren sollte die Rolle des externen Lohnabrechners für eine reibungslose Kommunikation auch ein Ansichtsrecht auf die Dokumentkategorien Arbeitsverträge, Atteste und Studienunterlagen haben, da die an dieser Stelle hinterlegten Dokumente wichtige Informationen zum Arbeitsverhältnis sowie zur Meldung an die Krankenversicherungen enthalten.

Sie sollten auf die Dokumentkategorie Lohnbuchhaltung ein Vorschlagsrecht geben, sodass der externe Lohnabrechner Dokumente aus dieser Kategorie herunterladen kann.

employeeroles-externalpayroll-documents-accessrights_de.png

Darüber hinaus sollte der externe Lohnabrechner auch für einzelne Sektionen der Personaldaten, welche Attribute enthalten, die in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung inkludiert sind, Ansichtsrechte erhalten. 

Durch Aktivierung der Sektion Dokumente importieren innerhalb dieser Mitarbeiterrolle kann der externe Lohnabrechner Lohnscheine sowie weitere relevante Dokumente via Multiupload für alle Mitarbeiter importieren. Der Zugriff auf die importierten Dateien erfolgt jedoch gemäß der Zugriffsrechte, die für den Bereich Dokumente definiert sind.

document-import-external-payroll_de.png

Der externe Lohnabrechner sollte außerdem Ansichtsrechte auf lohnabrechnungsrelevante Abwesenheitsarten (z. B. bezahlter Urlaub, Krankheit, etc.) in der Sektion Abwesenheiten erhalten.

employeeroles-externalpayroll-absences-accessrights_de.png

Einen detaillierten Überblick über Zugriffsrechte finden Sie hier.

 

Erstellen von Erinnerungen

Sie haben die Möglichkeit, Erinnerungen für den externen Lohnabrechner zu erstellen, sodass dieser z. B. eine Erinnerung an bevorstehende Kündigungstermine oder Abwesenheiten erhält. Diese Erinnerungen können Sie nach Bedarf individuell anlegen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einmalige und wiederkehrende Erinnerungen in Personio konfigurieren können.

 

Sicherheitseinstellungen

Um maximale Sicherheit zu gewährleisten, können Sie für die Anmeldung des externen Lohnabrechners, wenn diese nicht per Google-Konto erfolgt, eine 2-Faktoren-Authentifizierung einstellen. Dies bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter in dieser Rolle beim Login zusätzlich mit einem Token des Google Authenticator authentifizieren müssen.

Sollte Ihr Steuerbüro DATEV LODAS als Lohnsoftware zur Gehaltsabrechnung verwenden, haben Sie die Möglichkeit in Personio einen Export zu erstellen, der anschließend direkt in DATEV LODAS importiert werden kann. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier

 

Abgrenzen des externen Lohnbuchhalters

Um den externen Lohnbuchhalter strikt von Ihren internen Mitarbeitern bzw. der Systemrolle Alle Mitarbeiter abzugrenzen, müssen sowohl die Rolle Alle Mitarbeiter entsprechend angepasst sowie zwei neue Mitarbeiterrollen erstellt werden.

Employeeroles-externalpayroll-accessrights-allemployees_de.png

Dies geschieht in den folgenden Schritten:

1. Systemrolle Alle Mitarbeiter anpassen

Entfernen Sie alle Rechte der Systemrolle Alle Mitarbeiter, da die Rolle als Basisrolle fungiert und somit standardmäßig jedem aktiven Mitarbeiter, intern sowie extern, automatisch zugewiesen ist.

2. Neue Rolle für interne Mitarbeiter anlegen

Legen Sie eine neue Mitarbeiterrolle an, welche Sie beispielsweise Alle Mitarbeiter intern nennen. Diese Rolle soll zukünftig neben der Systemrolle Alle Mitarbeiter bestehen und alle internen Mitarbeiter umfassen. Da die Rolle Alle Mitarbeiter intern die Systemrolle ablösen soll, erteilen Sie dieser Rolle die Zugriffsrechte, welche interne Mitarbeiter in Ihrem Account erhalten sollen. Beachten Sie, neu angelegte Mitarbeiter immer dieser Rolle zuzuordnen, da die Zuordnung im Gegensatz zur Systemrolle nicht mehr automatisch erfolgt. Wie Sie Mitarbeiterrollen konfigurieren, können Sie hier nachlesen.

 

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels