Um die Kommunikation mit Ihrem Lohnabrechner oder Ihrem Lohnbüro zu vereinfachen, können Sie für diese ein eigenes Mitarbeitendenprofil in Personio anlegen, so dass sie eigenständig relevante, aktuelle Informationen für die Lohnbuchhaltung aus Personio abrufen können.
Anlegen eines neuen Mitarbeitendenprofils
Legen Sie zunächst das benötigte Mitarbeitendenprofil an. Achten Sie darauf, den fiktiven Mitarbeitenden für den Lohnabrechner mit der Anstellungsart Extern anzulegen, damit dieser vom System klar von internen Mitarbeitendenn unterschieden wird.
Detaillierte Informationen zum Anlegen von Mitarbeitendenprofilen finden Sie hier.
Beachten Sie bitte, dass die für die Lohnbuchhaltung zuständige Person als externer Mitarbeiter regulär zu Ihrem Abrechnungspaket zählt und somit hinsichtlich der Anzahl der Mitarbeitenden Ihres aktuellen Plans berücksichtigt werden muss. Ebenso werden externe Mitarbeitende auch im Orgchart abgebildet.
Konfiguration der Mitarbeitendenrollen
Im nächsten Schritt ist es unbedingt notwendig, die Zugriffsberechtigungen zu definieren, welche externe Lohnabrechner innerhalb Ihres Personio-Accounts erhalten sollen.
Sollten Sie die Rolle des externen Lohnabrechners strikt von allen internen Mitarbeitendenn, bzw. der Systemrolle Alle Mitarbeitenden trennen wollen, führen Sie bitte zuerst den Schritt Beschränken der Zugriffsrechte für die Rolle des externen Lohnabrechners durch. Ansonsten können Sie wie folgt fortfahren:
Neue Rolle für externen Lohnabrechner anlegen
Legen Sie eine weitere Mitarbeitendenrolle für Ihre externe für die Lohnbuchhaltung zuständige Person an. Diese Rolle erhält das Ansichtsrecht für den Bereich Lohnbuchhaltung. Die Inhaber der Rolle können so auf Informationen zugreifen und bereits generierte Exporte herunterladen. Die Verwaltung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sowie die monatliche Freigabe wird weiterhin von einer verantwortlichen internen mitarbeitenden Person durchgeführt. Wenn Sie mehr als eine Gesellschaft haben, erteilen Sie Zugriffsrechte für jede Gesellschaft.
Des Weiteren sollte die Rolle des externen Lohnabrechners für eine reibungslose Kommunikation auch ein Ansichtsrecht auf die Dokumentkategorien Arbeitsverträge, Atteste und Studienunterlagen haben, da dort hinterlegte Dokumente wichtige Informationen zum Arbeitsverhältnis sowie zur Meldung an die Krankenversicherungen enthalten.
Damit der externe Lohnabrechner Dokumente aus dieser Kategorie herunterladen kann, sollten Sie der Dokumentenkategorie Lohnbuchhaltung ein Ansichtsrecht zuweisen, wie im Screenshot unten dargestellt.
Darüber hinaus sollte der externe Lohnabrechner auch für einzelne Abschnitte der Personaldaten, welche Attribute enthalten, die in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung inkludiert sind, Ansichtsrechte erhalten.
Durch Aktivierung des Abschnitts Dokumente importieren innerhalb dieser Mitarbeitendenrolle, kann der externe Lohnabrechner Entgeltabrechnungen sowie weitere relevante Dokumente via Multiupload für alle Mitarbeiter importieren. Der Zugriff auf die importierten Dateien erfolgt jedoch gemäß der Zugriffsrechte, die für den Bereich Dokumente definiert sind.
Der externe Lohnabrechner sollte außerdem Ansichtsrechte auf lohnabrechnungsrelevante Abwesenheitsarten (z. B. bezahlter Urlaub, Krankheit, etc.) in dem Abschnitt Abwesenheiten erhalten.
Einen detaillierten Überblick über Zugriffsrechte finden Sie hier.
Erstellen von Erinnerungen
Sie haben die Möglichkeit, Erinnerungen für den externen Lohnabrechner zu erstellen, sodass dieser z. B. eine Erinnerung an bevorstehende Kündigungstermine oder Abwesenheiten erhält. Diese Erinnerungen können Sie nach Bedarf individuell anlegen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einmalige und wiederkehrende Erinnerungen in Personio konfigurieren können.
Sicherheitseinstellungen
Um maximale Sicherheit zu gewährleisten, können Sie für die Anmeldung des externen Lohnabrechners, wenn diese nicht per Google-Konto erfolgt, eine 2-Faktoren-Authentifizierung einstellen. Dies bedeutet, dass sich alle Mitarbeitenden in dieser Rolle beim Login zusätzlich mit einem Token des Google Authenticator authentifizieren müssen.
Kunden in Deutschland, die mit einer DATEV-Integration arbeiten, können in Personio einen DATEV-Export generieren, der anschließend direkt in DATEV importiert werden kann. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Beschränken der Zugriffsrechte für die Rolle des externen Lohnabrechners
Um den externen Lohnabrechner strikt von Ihren internen Mitarbeitendenn bzw. der Systemrolle Alle Mitarbeitenden abzugrenzen, müssen sowohl die Rolle Alle Mitarbeitenden entsprechend angepasst sowie zwei neue Mitarbeitendenrollen erstellt werden.
Dies geschieht in den folgenden Schritten:
- Passen Sie die Systemrolle alle Mitarbeitenden an: Entfernen Sie alle Rechte, die mit der Systemrolle alle Mitarbeitenden verbunden sind, da diese als Basisrolle fungiert und somit automatisch jedem aktiven Mitarbeiter, intern und extern, zugewiesen ist.
- Legen Sie eine neue Rolle für interne Mitarbeiter an: Legen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle an, die Sie beispielsweise Alle Mitarbeiter intern nennen. Diese Rolle soll künftig neben der Systemrolle Alle Mitarbeitenden bestehen und alle internen Mitarbeitenden umfassen. Da die Rolle Alle Mitarbeitenden intern die Systemrolle ablösen soll, erteilen Sie dieser Rolle die Zugriffsrechte, die interne Mitarbeitenden in Ihrem Konto erhalten sollen. Beachten Sie, neu angelegte Mitarbeitenden immer dieser Rolle zuzuordnen, da die Zuordnung im Gegensatz zur Systemrolle nicht mehr automatisch erfolgt. Wie Sie Mitarbeitendenrollen konfigurieren, können Sie hier nachlesen.