In diesem Artikel erfahren Sie, welche Einstellungen Personio zum Schutz der Daten von Mitarbeitenden und Bewerbenden bietet. Diese Einstellungen entsprechen den DSGVO-Anforderungen und können individuell an die Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Wir empfehlen Ihnen, die in diesem Artikel beschriebenen Einstellungen zu prüfen und zu verwenden.
Tipp
Um mehr über den Datenschutz bei Personio zu erfahren, besuchen Sie das Personio Trust Center.
Kontoinhabende, Vertragsverantwortliche und Admins verwalten
Personio sieht wesentliche Rollen vor, wie Kontoinhabende, Vertragsverantwortliche und Admins. Jede Rolle ist mit unterschiedlichen Zugriffsrechten verbunden. Vergleichen Sie die Unterschiede zwischen diesen Rollen, da für einige Funktionen in diesem Artikel spezielle Zugriffsrechte erforderlich sind.
Kontoinhabende und Vertragsverantwortliche
- Kontoinhabende können sich bei Fragen zum Account an unser Support-Team wenden.
- Vertragsverantwortliche können sich bei Fragen zum Abonnement an unser Growth & Success-Team wenden.
- Sowohl Kontoinhabende als auch Vertragsverantwortliche sind für Angelegenheiten der DSGVO weisungsberechtigt.
- Erfahren Sie, wie Sie Kontoinhabende oder Vertragsverantwortliche hinzufügen oder entfernen.
Admins
- Admins können alles anzeigen und bearbeiten, mit Ausnahme der Funktionen, die nur Kontoinhabenden oder Vertragsverantwortlichen vorbehalten sind.
- Erfahren Sie mehr über Zugriffsrechte für Admins und wie Sie Mitarbeitendenrollen verwalten.
Greifen Sie auf den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zu
Ab dem 25. Mai 2018 muss Personio Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung stellen und mit Ihnen abschließen. Sie können den AVV in Personio ausfüllen und anzeigen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den AVV aufrufen.
Zugriff auf Kunden-Accounts beschränken
Entsprechend der DSGVO-Vorschrift können Personio-Mitarbeitende standardmäßig nicht auf Ihren Account zugreifen. Wenn Sie von unserem Growth & Success Team bei der Einrichtung Ihres Accounts oder bei Serviceanfragen Hilfe erhalten möchten, müssen Sie unserem Support-Team Zugriff gewähren. Nur Kontoinhabende oder Admins können Zugriff gewähren, und Sie können ihn jederzeit widerrufen.
Erfahren Sie mehr darüber,wie Sie Personio-Mitarbeitenden Zugriff gewähren.
E-Mail Benachrichtigungen aktivieren
So aktivieren Sie System-E-Mail-Benachrichtigungen für Sie und alle Ihre Mitarbeitenden:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Unternehmen.
- Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen.
Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, können Nutzende auswählen, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten. Wenn Sie diese Option deaktivieren, sendet Personio keine System-E-Mail-Benachrichtigungen an Nutzende.
Erfahren Sie mehr über E-Mail-Benachrichtigungen von Personio.
Unternehmensdaten exportieren
Sie können Ihre Unternehmensdaten jederzeit in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format herunterladen. Kontoinhabende und Vertragsverantwortliche können alle Unternehmensdaten exportieren, die in Personio gespeichert sind. Nachdem Sie den Export generiert haben, können Sie ihn als ZIP-Datei herunterladen.
Passwortsicherheit sicherstellen
Personio Passwörter müssen bestimmte Passwortanforderungen erfüllen, um sicher zu sein. Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Verwalten von Personio Passwörtern. Sie können auch regelmäßige Passwortänderungen für Ihre Mitarbeitenden einrichten.
Datenschutzerklärung auf der Personio-Karriereseite hinzufügen
Als natürliche oder juristische Person, die für das Online-Bewerbungsverfahren über Ihre Karriereseite verantwortlich ist, müssen Sie personenbezogene Daten gemäß den geltenden Gesetzen verarbeiten. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sind dies in der Regel vorvertragliche Maßnahmen oder die Einwilligung der sich bewerbenden Person. Sie müssen auch die Rechte der Bewerbenden beachten, z. B. das Recht auf Transparenz und Auskunft über Daten. Um diese Aspekte zu verwalten, fügen Sie Ihrer Personio Karriereseite eine Datenschutzerklärung hinzu.
Anonymisierung von personenbezogenen Bewerbendendaten
Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, Bewerbendendaten zu anonymisieren. Nach dem von Ihnen festgelegten Zeitraum löscht Personio alle personenbezogenen Daten von Bewerbenden, die Ihr Angebot abgelehnt oder denen Sie abgesagt haben. Metadaten für Berichtszwecke werden allerdings in nicht personenbezogener, anonymisierter Form gespeichert. Erfahren Sie, wie Sie Bewerbendendaten anonymisieren und löschen.