Benachrichtigungen und Aufgaben in der Personalverwaltung

 

Dieser Artikel beschreibt die Ereignisse, für die Benachrichtigungen und Aufgaben versendet werden können. Er erklärt auch die verschiedenen Arten von Benachrichtigungen und Aufgaben in Personio. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen und Aufgaben im Recruiting finden Sie in unserem Artikel Benachrichtigungen und Aufgaben im Recruiting.

 

Was sind Benachrichtigungen und Aufgaben in der Personalverwaltung?

Benachrichtigungen und Aufgaben informieren Nutzer über wichtige Ereignisse oder Aufgaben, die eine Aktion erfordern. Benachrichtigungen sind einmalige Ereignisse, z. B. ein Geburtstag oder das Ende einer Probezeit, und werden oft als Erinnerungen in den Mitarbeiterrollen eingerichtet. Aufgaben sind To-dos, die eine Aktion erfordern. Beispiele für Aufgaben sind Zeiterfassungs- oder Abwesenheitsanfragen, die von einem Vorgesetzten überprüft werden müssen, sowie Onboarding- und Offboarding-To-dos, die von Mitarbeitern erledigt werden müssen.

 

Benachrichtigungen und Aufgaben empfangen

In Personio

Mitarbeiter können über das Aufgaben-Widget auf dem Dashboard auf Aufgaben zugreifen. Sowohl auf Aufgaben als auch auf Benachrichtigungen kann auch über die Inbox rechts oben im Bildschirm zugegriffen werden. Weitere Informationen über die Inbox und die möglichen Aktionen für Benachrichtigungen und Aufgaben finden Sie in unserem Artikel zum Global Task Management

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Hinweis:
Auf Aufgaben kann zwar über die Inbox und das Aufgaben-Widget auf dem Dashboard zugegriffen werden, Benachrichtigungen werden jedoch ausschließlich in der Inbox angezeigt.

 

Via E-Mail

Für bestimmte Arten von Benachrichtigungen und Aufgaben sendet Personio zusätzlich E-Mail-Benachrichtigungen. Zum Beispiel erhalten Vorgesetzte eine E-Mail, die sie über offene Abwesenheits- und Zeiterfassungsanfragen informiert. Wenn für eine Mitarbeiterrolle eine Erinnerung eingerichtet ist, wird auch eine Benachrichtigung per E-Mail ausgelöst. 

Tipp:
Wenn Ihre Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigungen von Personio erhalten sollen, beispielsweise Genehmigungsanfragen oder Erinnerungen, können Sie global alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Navigieren Sie hierfür auf Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen > Unternehmensinformationen. Klicken Sie auf (Bearbeiten) und setzen Sie die Option E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert entsprechend.

 

Übersicht über Benachrichtigungen und Aufgaben in der Personalverwaltung

Änderungen an Mitarbeiterinformationen (Profil)

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgabe Benachrichtigung Email
Anfrage Genehmiger Ja - Ausschließlich im Zusammenhang mit anderen Anfragen. Ausgelöst durch andere Anfragen.
Genehmigung Anfragender - - -  
Ablehnung Anfragender - - Ja sofort

 

Abwesenheiten

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgabe Benachrichtigung Email
(Vertretungs-)Anfrage Genehmiger (bzw. Vertreter Ja - Ja innerhalb von 30 Min.
Genehmigung Anfragender - - Ja innerhalb von 30 Min.
Ablehnung Anfragender - - Ja innerhalb von 30 Min.
Überschneidung von Abwesenheiten Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht für die jeweilige Abwesenheitsart & Genehmiger Ja - -  
Ausstehendes Attest Anfragender & Genehmiger Ja - -  
Upload Attest Genehmiger Ja - Ja innerhalb von 30 Min.
Genehmigung Attest Anfragender - - -  
Ablehnung Attest Anfragender To-do ist wieder offen - -  

 

Anwesenheit

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgabe Benachrichtigung Email
Anfrage Genehmiger ja, gebündelt pro Mitarbeiter -   ja, gebündelt pro Tag  für alle anfragenden Mitarbeiter am Morgen des nächsten Tages
Genehmigung Anfragender -  - -  
Ablehnung Anfragender -  - Ja  

 

Systemerinnerungen

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgabe Benachrichtigung Email
Vertragsende

Alle Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht für den Bereich Personalinformationen

ODER

Alle Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht auf die Sektion, in der das Attribut liegt

Ja - Ja 30 Tage vor Vertragsende + noch nicht verplante Abwesenheitstage
Lohnbuchhaltung Alle Mitarbeiter, die Zugriffsrechte auf die Lohnbuchhaltung haben Ja - Ja am Morgen des Erinnerungstages 

 

Erinnerungen in den Mitarbeiterrollen

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgabe Benachrichtigung Email
Beliebiges, als Datum hinterlegtes, Mitarbeiterattribut Verantwortlicher - Ja Ja

am Morgen des Erinnerungstages 

Nächste Abwesenheit Alle Mitarbeiter, welche als Empfänger der Erinnerung hinterlegt sind - Ja Ja

am Morgen des Erinnerungstages 

 

bei Abwesenheitsmeldungen am selben Tag, wird innerhalb einer halben Stunde eine Erinnerung erzeugt, sobald die Abwesenheit den Genehmigungsprozess durchlaufen hat

Hinweis
Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Erinnerungen erscheinen standardmäßig in der Inbox aller Erinnerungsempfänger. Erinnerungen, die für einen Zeitpunkt vor einem Ereignis oder am gleichen Tag geplant sind, bleiben bis einen Tag nach dem betreffenden Ereignis in der Inbox. Erinnerungen, die für einen Zeitpunkt nach einem Ereignis geplant sind, werden eine Woche, nachdem sie erstmals angezeigt werden, automatisch wieder aus der Inbox entfernt.

Tipp
Wenn Sie nicht möchten, dass eine Erinnerung nach den oben genannten Fristen automatisch aus der Inbox entfernt wird, können Sie die Erinnerungs-Workflows optional als Aufgabe anlegen. Aufgaben werden in der Inbox solange angezeigt, bis sie aktiv entfernt werden.

 

Onboarding

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgabe Benachrichtigung Email
Deine offenen Verantwortlicher ja (7 Tage vor dem Fälligkeitstag) Ja 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum
Erinnerung an offene To-dos Verantwortlicher Ja - Ja 2 Tage vor dem Fälligkeitsdatum
Erinnerung an überfällige To-dos Verantwortlicher Ja - Ja täglich, ab dem Fälligkeitsdatum 

Tipp
Offene Onboarding- und Offboarding-Aufgaben werden im Aufgaben-Widget im Dashboard und in der Inbox aller verantwortlichen Mitarbeiter angezeigt.

Hinweis
Sobald einer der Verantwortlichen eine Aufgabe als erledigt markiert hat, wird die Aufgabe auch für alle anderen entfernt.

 

Offboarding  

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgabe Benachrichtigung Email
Deine offenen Verantwortlicher Ja (7 Tage vor dem Fälligkeitstag) - -  
Erinnerung an überfällige To-dos Verantwortlicher Ja - Ja täglich, ab dem Fälligkeitsdatum 

Tipp
Offene Aufgaben werden im Aufgaben-Widget im Dashboard und in der Inbox aller zuständigen Mitarbeiter angezeigt.

Hinweis
Sobald einer der Verantwortlichen eine Aufgabe als erledigt markiert hat, wird die Aufgabe auch für alle anderen entfernt.

 

Performance

Auslöser der Benachrichtigung Wer wird benachrichtigt? Art Wann wird die E-Mail versendet?
Aufgaben Benachrichtigungen Email
Performance-Meeting Anfragender und Mitarbeiter - - Ja sofort
Performance-Feedback Mitarbeiter und Vorgesetzter des Mitarbeiters - - Ja sofort

 

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