Wir aktualisieren die Artikel im Helpcenter regelmäßig, um Änderungen in Personio abzubilden, die die Benutzererfahrung verbessern. Während dieser Aktualisierung werden Sie eventuell zwischen dem Inhalt des Artikels und der Personio-Anwendung Unterschiede feststellen.
Dieser Artikel beschreibt die Ereignisse, für die Benachrichtigungen und Aufgaben versendet werden können. Er erklärt auch die verschiedenen Arten von Benachrichtigungen und Aufgaben in Personio. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen und Aufgaben im Recruiting finden Sie in unserem Artikel Benachrichtigungen und Aufgaben im Recruiting.
Was sind Benachrichtigungen und Aufgaben in der Personalverwaltung?
Benachrichtigungen und Aufgaben informieren Nutzer über wichtige Ereignisse oder Aufgaben, die eine Aktion erfordern. Benachrichtigungen sind einmalige Ereignisse, z. B. ein Geburtstag oder das Ende einer Probezeit, und werden oft als Erinnerungen in den Mitarbeiterrollen eingerichtet. Aufgaben sind To-dos, die eine Aktion erfordern. Beispiele für Aufgaben sind Zeiterfassungs- oder Abwesenheitsanfragen, die von einem Vorgesetzten überprüft werden müssen, sowie Onboarding- und Offboarding-To-dos, die von Mitarbeitern erledigt werden müssen.
Benachrichtigungen und Aufgaben empfangen
In Personio
Mitarbeiter können über das Aufgaben-Widget auf dem Dashboard auf Aufgaben zugreifen. Sowohl auf Aufgaben als auch auf Benachrichtigungen kann auch über die Inbox rechts oben im Bildschirm zugegriffen werden. Weitere Informationen über die Inbox und die möglichen Aktionen für Benachrichtigungen und Aufgaben finden Sie in unserem Artikel zum Global Task Management.
Hinweis:
Auf Aufgaben kann zwar über die Inbox und das Aufgaben-Widget auf dem Dashboard zugegriffen werden, Benachrichtigungen werden jedoch ausschließlich in der Inbox angezeigt.
Via E-Mail
Für bestimmte Arten von Benachrichtigungen und Aufgaben sendet Personio zusätzlich E-Mail-Benachrichtigungen. Zum Beispiel erhalten Vorgesetzte eine E-Mail, die sie über offene Abwesenheits- und Zeiterfassungsanfragen informiert. Wenn für eine Mitarbeiterrolle eine Erinnerung eingerichtet ist, wird auch eine Benachrichtigung per E-Mail ausgelöst.
Tipp:
Wenn Ihre Mitarbeiter keine E-Mail-Benachrichtigungen von Personio erhalten sollen, beispielsweise Genehmigungsanfragen oder Erinnerungen, können Sie global alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Navigieren Sie hierfür auf Einstellungen > Unternehmen > Unternehmen > Unternehmensinformationen. Klicken Sie auf (Bearbeiten) und setzen Sie die Option E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert entsprechend.
Übersicht über Benachrichtigungen und Aufgaben in der Personalverwaltung
Änderungen an Mitarbeiterinformationen (Profil)
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgabe | Benachrichtigung | ||||
| Anfrage | Genehmiger | Ja | - | Ausschließlich im Zusammenhang mit anderen Anfragen. | Ausgelöst durch andere Anfragen. |
| Genehmigung | Anfragender | - | - | - | |
| Ablehnung | Anfragender | - | - | Ja | sofort |
Abwesenheiten
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgabe | Benachrichtigung | ||||
| (Vertretungs-)Anfrage | Genehmiger (bzw. Vertreter | Ja | - | Ja | innerhalb von 30 Min. |
| Genehmigung | Anfragender | - | - | Ja | innerhalb von 30 Min. |
| Ablehnung | Anfragender | - | - | Ja | innerhalb von 30 Min. |
| Überschneidung von Abwesenheiten | Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht für die jeweilige Abwesenheitsart & Genehmiger | Ja | - | - | |
| Ausstehendes Attest | Anfragender & Genehmiger | Ja | - | - | |
| Upload Attest | Genehmiger | Ja | - | Ja | innerhalb von 30 Min. |
| Genehmigung Attest | Anfragender | - | - | - | |
| Ablehnung Attest | Anfragender | To-do ist wieder offen | - | - | |
Anwesenheit
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgabe | Benachrichtigung | ||||
| Anfrage | Genehmiger | ja, gebündelt pro Mitarbeiter | - | ja, gebündelt pro Tag für alle anfragenden Mitarbeiter | am Morgen des nächsten Tages |
| Genehmigung | Anfragender | - | - | - | |
| Ablehnung | Anfragender | - | - | Ja | |
Systemerinnerungen
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgabe | Benachrichtigung | ||||
| Vertragsende |
Alle Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht für den Bereich Personalinformationen ODER Alle Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht auf den Abschnitt, in der das Attribut liegt |
Ja | - | Ja | 30 Tage vor Vertragsende + noch nicht verplante Abwesenheitstage |
| Lohnbuchhaltung | Alle Mitarbeiter, die Zugriffsrechte auf die Lohnbuchhaltung haben | Ja | - | Ja | am Morgen des Erinnerungstages |
Erinnerungen in den Mitarbeiterrollen
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgabe | Benachrichtigung | ||||
| Beliebiges, als Datum hinterlegtes, Mitarbeiterattribut | Verantwortlicher | - | Ja | Ja |
am Morgen des Erinnerungstages |
| Nächste Abwesenheit | Alle Mitarbeiter, welche als Empfänger der Erinnerung hinterlegt sind | - | Ja | Ja |
am Morgen des Erinnerungstages
bei Abwesenheitsmeldungen am selben Tag, wird innerhalb einer halben Stunde eine Erinnerung erzeugt, sobald die Abwesenheit den Genehmigungsprozess durchlaufen hat |
Hinweis
Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Erinnerungen erscheinen standardmäßig in der Inbox aller Erinnerungsempfänger. Erinnerungen, die für einen Zeitpunkt vor einem Ereignis oder am gleichen Tag geplant sind, bleiben bis einen Tag nach dem betreffenden Ereignis in der Inbox. Erinnerungen, die für einen Zeitpunkt nach einem Ereignis geplant sind, werden eine Woche, nachdem sie erstmals angezeigt werden, automatisch wieder aus der Inbox entfernt.
Tipp
Wenn Sie nicht möchten, dass eine Erinnerung nach den oben genannten Fristen automatisch aus der Inbox entfernt wird, können Sie die Erinnerungs-Workflows optional als Aufgabe anlegen. Aufgaben werden in der Inbox solange angezeigt, bis sie aktiv entfernt werden.
Onboarding
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgabe | Benachrichtigung | ||||
| Deine offenen | Verantwortlicher | ja (7 Tage vor dem Fälligkeitstag) | - | Ja | 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum |
| Erinnerung an offene To-dos | Verantwortlicher | Ja | - | Ja | 2 Tage vor dem Fälligkeitsdatum |
| Erinnerung an überfällige To-dos |
Verantwortlicher | Ja | - | Ja | täglich, ab dem Fälligkeitsdatum |
Tipp
Offene Onboarding- und Offboarding-Aufgaben werden im Aufgaben-Widget im Dashboard und in der Inbox aller verantwortlichen Mitarbeiter angezeigt.
Hinweis
Sobald einer der Verantwortlichen eine Aufgabe als erledigt markiert hat, wird die Aufgabe auch für alle anderen entfernt.
Offboarding
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgabe | Benachrichtigung | ||||
| Deine offenen | Verantwortlicher | Ja (7 Tage vor dem Fälligkeitstag) | - | - | |
| Erinnerung an überfällige To-dos |
Verantwortlicher | Ja | - | Ja | täglich, ab dem Fälligkeitsdatum |
Tipp
Offene Aufgaben werden im Aufgaben-Widget im Dashboard und in der Inbox aller zuständigen Mitarbeiter angezeigt.
Hinweis
Sobald einer der Verantwortlichen eine Aufgabe als erledigt markiert hat, wird die Aufgabe auch für alle anderen entfernt.
Performance
| Auslöser der Benachrichtigung | Wer wird benachrichtigt? | Art | Wann wird die E-Mail versendet? | ||
| Aufgaben | Benachrichtigungen | ||||
| Performance-Meeting | Anfragender und Mitarbeiter | - | - | Ja | sofort |
| Performance-Feedback | Mitarbeiter und Vorgesetzter des Mitarbeiters | - | - | Ja | sofort |