Was sind Kontoinhaber und Vertragsverantwortliche in Personio?

 

 

Dieser Artikel befasst sich mit den folgenden Themen:

 

Was sind Kontoinhaber?

Kontoinhaber sind diejenigen benannten Personen in Ihrem Unternehmen, die sich bei technischen Fragen oder Fragen zu Ihrem Konto an das Customer-Support-Team von Personio wenden können. Wenn nötig, können sie (zeitlich begrenzte) Account-Zugriffsrechte für Customer-Support-Mitarbeiter gewähren. Für mehr Informationen, wie Sie Zugriffe freigeben, lesen Sie unseren Artikel Support Zugriff für Personio.

Kontoinhaber sind auch berechtigt, Anweisungen im Sinne der DS-GVO zu erteilen, z. B. Informationen über Log-Dateien anfordern oder einen Massenexport aller Unternehmensdaten erstellen, die in Personio gespeichert sind.

Hinweis: Zur Sicherheit Ihres Kontos und zur Verhinderung von Missbrauch sind Personio-Mitarbeiter angehalten, nur den Mitarbeitern Informationen und Serviceleistungen bereitzustellen, die als Kontoinhaber oder Vertragsverantwortliche hinterlegt sind.

 

Was sind Vertragsverantwortliche?

Mitarbeiter, denen die Rolle des Vertragsverantwortlichen zugewiesen ist, sind Personios Ansprechpartner für alle finanziellen Angelegenheiten wie Rechnungsstellung, Erneuerung und Upgrades. Sie sind berechtigt, sich mit Fragen zum Abonnement an Personios Customer-Growth-Team zu wenden.

Vertragsverantwortliche sind auch befugt, im Zusammenhang mit der DS-GVO Anweisungen zu erteilen, z. B. um die Löschung von Daten anzufordern.

Tipp: Rechnungen von Personio werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die unter Einstellungen > SUPPORT > Paket & Rechnung > Zahlungsdaten hinterlegt ist, nicht an die E-Mail-Adresse des Vertragsverantwortlichen.

 

Unterschiede zwischen Kontoinhabern, Vertragsverantwortlichen und Administratoren

Die nachstehende Tabelle gibt einen klaren Überblick über die verschiedenen Rechte von Kontoinhabern, Vertragsverantwortlichen und Administratoren.

Hinweis: Wir empfehlen dringend, dass Kontoinhaber und Vertragsverantwortliche auch die Rolle eines Administrators zugewiesen wird. Sonst können sie weder unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) lesen noch Änderungen in den Kontoeinstellungen vornehmen. Weitere Informationen zur Rolle des Administrators finden Sie in unserem Artikel Welche Zugriffsrechte sind nur für Administratoren verfügbar?

  Kontoinhaber Vertragsverantwortlicher Administrator
Können Customer-Support für technische und kontobezogene Fragen kontaktieren    
Können Account-Zugriff für den Customer-Support gewähren  
Ist Personios Ansprechpartner für alle finanziellen Angelegenheiten    
Kann bei Fragen zum Abonnement das Customer-Growth-Team kontaktieren    
Ist für Angelegenheiten der DS-GVO weisungsberechtigt  
Kann die Rechtsabteilung von Personio kontaktieren  
Kann Kontoinhaber hinzufügen und löschen  
Kann Vertragsverantwortliche hinzufügen und löschen  
Kann Administratoren hinzufügen und löschen Nur wenn auch Admin Nur wenn auch Admin
Kann den AVV von Personio lesen Nur wenn auch Admin Nur wenn auch Admin
Kann die Kontoeinstellungen ändern Nur wenn auch Admin Nur wenn auch Admin

Tips
▶︎
Sie können bis zu zwei Kontoinhaber und bis zu zwei Vertragsverantwortliche zuweisen.
▶︎
Eine Person kann sowohl Kontoinhaber als auch Vertragsverantwortlicher sein.
▶︎
Die Person, die das Personio-Konto anlegt, wird automatisch Administrator, Kontoinhaber und Vertragsverantwortlicher.

 

Zuweisung von Kontoinhabern und Vertragsverantwortlichen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Kontoinhaber oder Vertragsverantwortlichen in Personio hinzuzufügen:

  1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Support > Support.
  2. Klicken Sie unter dem Reiter Kontoinhaber/Vertragsverantwortlicher auf Kontoinhaber hinzufügen/Vertragsverantwortlichen hinzufügen oder auf das Pluszeichen plus-icon.png.
  3. Geben Sie im neuen Fenster die folgenden Daten ein:
    Feld

    Information

    Name Wählen Sie einen Mitarbeiter aus einer Drop-down-Liste aller aktiven Mitarbeiter in Personio
    Geschlecht Wird aus dem Mitarbeiterprofil übernommen
    E-Mail Wird aus dem Mitarbeiterprofil übernommen
    Anrede Wählen Sie, ob der Mitarbeiter formell oder informell angesprochen werden soll
    Telefon 1 Manuell zu befüllen, z. B. die reguläre Büronummer
    Telefon 2 Manuell zu befüllen, z. B. das Firmenhandy
    Telefon 3 Manuell zu befüllen, z. B. eine weitere Nebenstelle
    Eine Kontaktaufnahme ist nur über eine hier eingetragene Telefonnummer möglich. Bitte bedenken Sie in diesem Zusammenhang auch, ob die hier eingetragene Nummer der bei einem Anruf übertragenen Nummer entspricht (z. B. bei Outbound-Telefonie ohne Angabe der Nebenstelle).
  4. Aktivieren Sie die Checkbox, um unserer Datenschutzerklärung zuzustimmen.
  5. Klicken Sie auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.
  6. Um die Kontaktdaten eines Kontoinhabers oder Vertragsverantwortlichen zu ändern, klicken Sie neben dem Namen des Mitarbeiters auf Bearbeiten.

Hinweis: Der Kontoinhaber oder Vertragsverantwortliche muss eine natürliche Person sein, da geteilte Accounts unter unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen unzulässig sind.

 

Entfernen von Kontoinhabern und Vertragsverantwortlichen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Kontoinhaber oder Vertragsverantwortlichen aus Personio zu entfernen:

  1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Support > Support.
  2. Wählen Sie im Reiter Kontoinhaber/Vertragsverantwortliche den Mitarbeiter aus, den Sie nicht mehr als Kontoinhaber oder Vertragsverantwortlichen einsetzen möchten.
  3. Klicken Sie oben rechts auf das Papierkorb-Symbol.

    accountcontractowner-remove_de.png
  4. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, das Entfernen zu bestätigen. Klicken Sie auf Ja, entfernen, um den Kontoinhaber oder Vertragsverantwortlichen zu entfernen.

Hinweis: Sie können einen Kontoinhaber oder Vertragsverantwortlichen nicht entfernen, wenn er der einzige Mitarbeiter mit dieser Rolle in Ihrem Unternehmen ist. Weisen Sie in diesem Fall die Rolle zunächst einem weiteren Mitarbeiter zu und entfernen Sie dann den vorherigen Kontoinhaber oder Vertragsverantwortlichen.

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