In diesem Artikel wird erklärt, was Kontoinhabende und Vertragsverantwortliche in Personio sind und wie Sie diese zuweisen und entfernen können.

Was sind Kontoinhabende?

Kontoinhabende sind diejenigen benannten Personen in Ihrem Unternehmen, die sich bei technischen Fragen oder Fragen zu Ihrem Konto über den Bereich Antworten finden an das Customer-Support-Team von Personio wenden können. Wenn nötig, können sie Customer-Support-Mitarbeitern (zeitlich begrenzte) Zugriffsrechte auf das Konto gewähren. Für mehr Informationen, wie Sie Zugriffe freigeben, lesen Sie unseren Artikel Support-Zugriff für Personio.

Kontoinhabende sind auch berechtigt, Anweisungen im Sinne der DS-GVO zu erteilen, z. B. Informationen über Log-Dateien anfordern oder einen Massenexport aller Unternehmensdaten erstellen, die in Personio gespeichert sind.

Hinweis: Zur Sicherheit Ihres Kontos und zur Verhinderung von Missbrauch sind Personio-Mitarbeiter angehalten, nur den Mitarbeitern Informationen und Serviceleistungen bereitzustellen, die als Kontoinhabende oder Vertragsverantwortliche hinterlegt sind.

Was sind Vertragsverantwortliche?

Mitarbeiter, denen die Rolle des Vertragsverantwortlichen zugewiesen ist, sind Personios Ansprechpartner für alle finanziellen Angelegenheiten wie Rechnungsstellung, Erneuerung und Upgrades. Sie sind berechtigt, sich mit Fragen zum Abonnement über den Bereich Antworten finden an Personios Customer-Growth-Team zu wenden.

Vertragsverantwortliche sind auch befugt, im Zusammenhang mit der DS-GVO Anweisungen zu erteilen, z. B. um die Löschung von Daten anzufordern.

Tipp: Rechnungen von Personio werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die unter Einstellungen > SUPPORT > Paket & Rechnung > Zahlungsdaten hinterlegt ist, nicht an die E-Mail-Adresse des Vertragsverantwortlichen.

Unterschiede zwischen Kontoinhabenden, Vertragsverantwortlichen und Admins

Die nachstehende Tabelle gibt einen klaren Überblick über die verschiedenen Rechte von Kontoinhabenden, Vertragsverantwortlichen und Admins.

Hinweis: Wir empfehlen dringend, dass Kontoinhabenden und Vertragsverantwortlichen auch die Rolle eines Admins zugewiesen wird. Andernfalls können sie keine Änderungen an den Account-Einstellungen vornehmen. Weitere Informationen zur Rolle des Admins finden Sie in unserem Artikel Welche Zugriffsrechte sind nur für Admins verfügbar?

Tipps
▶︎ Sie können bis zu zwei Kontoinhabende und bis zu zwei Vertragsverantwortliche zuweisen.
▶︎ Eine Person kann sowohl kontoinhabende als auch vertragsverantwortliche Person sein.
▶︎ Die Person, die das Personio-Konto anlegt, wird automatisch Admin, kontoinhabende und vertragsverantwortliche Person.

Zuweisung von Kontoinhabenden und Vertragsverantwortlichen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine kontoinhabende oder vertragsverantwortliche Person in Personio hinzuzufügen:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Support > Support.
2. Klicken Sie unter dem Reiter Kontoinhabende/Vertragsverantwortliche Person auf Kontoinhabende Person hinzufügen/Vertragsverantwortliche Person hinzufügen oder auf das Plus-Symbol .
3. Geben Sie im neuen Fenster die folgenden Daten ein:

   Feld	Information
   Name	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus einer Drop-down-Liste aller aktiven Mitarbeiter in Personio
   Geschlecht	Wird aus dem Mitarbeiterprofil übernommen
   E-Mail	Wird aus dem Mitarbeiterprofil übernommen
   Anrede	Wählen Sie, ob der Mitarbeiter formell oder informell angesprochen werden soll
   Telefon 1	Manuell zu befüllen, z. B. die reguläre Büronummer
   Telefon 2	Manuell zu befüllen, z. B. das Firmenhandy
   Telefon 3	Manuell zu befüllen, z. B. eine weitere Nebenstelle

   Eine Kontaktaufnahme ist nur über eine hier eingetragene Telefonnummer möglich. Bitte bedenken Sie in diesem Zusammenhang auch, ob die hier eingetragene Nummer der bei einem Anruf übertragenen Nummer entspricht (z. B. bei Outbound-Telefonie ohne Angabe der Nebenstelle).
4. Aktivieren Sie die Checkbox, um unserer Datenschutzerklärung zuzustimmen.
5. Klicken Sie auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.
6. Um die Kontaktdaten einer kontoinhabenden oder vertragsverantwortlichen Person zu ändern, klicken Sie neben dem Namen des Mitarbeiters auf Bearbeiten.

Hinweis: Die kontoinhabende oder vertragsverantwortliche Person muss eine natürliche Person sein, da geteilte Accounts unter unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen unzulässig sind.

Entfernen von Kontoinhabenden und Vertragsverantwortlichen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine kontoinhabende oder vertragsverantwortliche Person aus Personio zu entfernen:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Support > Support.
2. Wählen Sie im Reiter Kontoinhabende/Vertragsverantwortliche den Mitarbeiter aus, den Sie nicht mehr als kontoinhabende oder vertragsverantwortliche Person einsetzen möchten.
3. Klicken Sie oben rechts auf das Papierkorb-Symbol.
   
   
4. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, das Entfernen zu bestätigen. Klicken Sie auf Ja, entfernen, um die kontoinhabende oder vertragsverantwortliche Person zu entfernen.

Hinweis: Sie können eine kontoinhabende oder vertragsverantwortliche Person nicht entfernen, wenn diese der einzige Mitarbeiter mit dieser Rolle in Ihrem Unternehmen ist. Weisen Sie in diesem Fall die Rolle zunächst einem weiteren Mitarbeiter zu und entfernen Sie dann die vorherige kontoinhabende oder vertragsverantwortliche Person.