Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Behebung von Problemen bei der Einrichtung Ihrer Recruiting-E-Mail-Adresse. Er deckt Probleme bei der Verbindung von Microsoft und Google sowie die SMTP-Einrichtung ab.
Wie Sie eine Verbindung einrichten, erfahren Sie in unserem speziellen Artikel. Wenn Sie Google oder Microsoft nutzen, müssen Sie unsere direkte Integration einrichten. Alternativ können Sie eine SMTP-Verbindung einrichten. Mit einer Verbindung können Sie Recruiting-E-Mails von Personio aus mit Ihrer individuellen E-Mail-Adresse versenden.
Bevor Sie beginnen: Einrichtung überprüfen
Um fortzufahren, müssen Sie zunächst überprüfen, welche Einstellungen Sie für den E-Mail-Versand haben. Sie könnten beispielsweise die direkte Integration mit Google oder Microsoft nutzen oder SMTP verwenden. Unser Support-Team kann dies nicht für Sie prüfen.
Um zu überprüfen, welche Verbindung Sie eingerichtet haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein.
- Im Bereich Recruiting-E-Mail-Einstellungen finden Sie einen Überblick über Ihre aktuellen E-Mail-Einstellungen.
- Scrollen Sie nach unten, um zu überprüfen, welche Versandoption aktiv ist, z. B. die Google-Integration.
Probleme mit Ihrer SMTP-Einrichtung
Hinweis
Bei der Behebung von Problemen mit der SMTP-Einrichtung brauchen Sie die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung.
Eine Liste häufig auftretender Probleme und möglicher Lösungen finden Sie unten. Wenn Sie mit Ihrer E-Mail-Einrichtung weiterhin Probleme haben, wenden Sie sich an unser Support Team. Teilen Sie ihm mit, ob Sie die vorgeschlagenen Lösungen bereits ausprobiert haben.
Zu unserer direkten Integration mit Google oder Microsoft wechseln
Fall:
Die Einrichtung einer SMTP-Verbindung mit Google Apps bereitet Probleme.
Mögliche Lösung:
Google unterstützt demnächst keine neuen SMTP-Verbindungen mehr. Sie müssen unsere direkte Integration mit Google einrichten.
Fall:
- Ihre bestehende SMTP-Verbindung zu Google oder Microsoft wird langsam getrennt.
- Beim Senden von E-Mails wird eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn Sie Ihre Integration in den Recruiting-E-Mail-Einstellungen überprüfen, finden Sie die Nachricht „Ein Fehler ist aufgetreten“ (oder ähnliches).
Mögliche Lösung:
Wir empfehlen Ihnen, zu unserer direkten Integration zu wechseln.
Prüfen, dass der E-Mail-Account Ihres Unternehmens kein gemeinsam genutztes Postfach ist
Fall:
Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse ist ein freigegebenes Postfach. Ein freigegebenes Postfach hat keinen eigenen Nutzendennamen und kein eigenes Passwort. Außerdem können mehrere Nutzende von ihm aus auf E-Mails zugreifen und diese senden.
Daher fehlen zwei wesentliche Bestandteile der SMTP-Einstellungen: der Nutzendenname und das Passwort.
Mögliche Lösung:
Verwenden Sie für das Recruiting eine voll lizenzierte E-Mail-Adresse und kein freigegebenes Postfach – geben Sie daher beim Abschluss eines Abonnements für einen E-Mail-Anbieter wie Microsoft 365 die Anzahl der benötigten Lizenzen an. Anschließend können Sie allen Ihren Mitarbeitenden eine eigene Lizenz zuweisen.
Recruiting-IP-Adressen von Personio zulassen
Fall:
Sie können nur bestimmte IPs über Ihren SMTP-Server mit einer Firewall senden. Ihr SMTP-Server erteilt nur bestimmten, im System dokumentierten IP-Adressen eine Sendeerlaubnis.
Mögliche Lösung:
Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden IP-Adressen für Personio Recruiting zulassen:
- 3.121.59.239/32
- 3.65.146.216/32
- 18.158.122.164/32
Nutzung externer Apps in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters zulassen
Fall:
Externe Apps können keine Verbindung herstellen. Dies geschieht, obwohl Sie eine lizenzierte E-Mail-Adresse verwenden und die IP-Adressen auf die Positivliste gesetzt wurden.
Mögliche Lösung:
Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Account über die Berechtigung zur Verbindung mit externen Anwendungen verfügt. Gmail lässt dies z. B. standardmäßig nicht zu. Erlauben Sie anschließend die Nutzung von externen Apps in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters.
Erfahren Sie mehr über die Fehlerbehebung für Gmail und die Verwaltung des Zugriffs auf weniger sichere Apps.
Personio E-Mail-Dienst aktivieren, bis Sie Ihre aktuelle Einrichtung bearbeitet haben
Fall:
Sie müssen den aktuell gewählten E-Mail-Kanal bearbeiten oder aktualisieren. Vielleicht möchten Sie Ihre SMTP-Einrichtung bearbeiten.
Lösung:
Zunächst müssen Sie vorübergehend eine andere Option aktivieren. Wir empfehlen, den Personio E-Mail-Dienst vorübergehend zu aktivieren, bis Sie die Änderungen an Ihren SMTP-Einstellungen vornehmen.
Zugriffsdaten auf Ihrem E-Mail-Server aktualisieren
Fall:
Sie erhalten eine Fehlermeldung über falsche Zugriffsdaten.
Mögliche Lösung:
Sie müssen die Zugriffsdaten auf Ihrem E-Mail-Server aktualisieren. Anschließend können Sie überprüfen, ob diese in Personio aktualisiert wurden. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein. Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten. Hier können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen überprüfen.
Prüfen, ob der E-Mail-Server erreicht werden kann
Fall:
Während der Einrichtung erhalten Sie eine Timeout-Fehlermeldung.
Mögliche Lösung:
Ihre IT-Abteilung muss prüfen, ob der E-Mail-Server erreicht werden kann.
Microsoft 365: sicherstellen, dass SMTP AUTH aktiviert ist
Fall:
Die folgende Fehlermeldung wird angezeigt:
Die Authentifizierung auf dem SMTP-Server mit dem Nutzendennamen „jobs@unternehmen.de“ ist mit zwei möglichen Authentifikatoren fehlgeschlagen. Der Authentikator LOGIN hat den erwarteten Antwortcode 235 zurückgegeben, aber den Code 535 erhalten.
Mögliche Lösung:
Wir empfehlen, zu unserer direkten Integration mit Microsoft zu wechseln.
Stellen Sie alternativ sicher, dass SMTP AUTH aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in diesem Microsoft Hilfeartikel. Lesen Sie mehr über die Fehlerbehebung bei der Authentifizierung von Microsoft 365.
Microsoft Entra: sicherstellen, dass Basic Auth für SMTP zulässig ist
Fall:
Bei der Nutzung von Microsoft werden bestimmte Sicherheitsstandards zu neuen Mandanten hinzugefügt, die SMTP-AUTH-Einstellungen eventuell überschreiben.
Mögliche Lösung:
Wir empfehlen, zu unserer direkten Integration mit Microsoft zu wechseln.
Alternativ müssen Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen in Microsoft Entra ID deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Basic Auth für SMTP über die Org-Einstellungen in Ihrem Microsoft 365 Admin-Center und für den jeweiligen Account erlaubt ist.
Probleme bei der Einrichtung der direkten Integration mit Microsoft oder Google
Sehen Sie sich den Fall und die Lösung unten an. Wenden Sie sich bei weiteren Problemen an unser Support Team. Teilen Sie ihm mit, ob Sie die vorgeschlagene Lösung bereits ausprobiert haben.
Sicherstellen, dass der E-Mail-Account kein freigegebenes Postfach ist
Fall:
Die Integration mit Microsoft oder Google funktioniert nicht.
Mögliche Lösung:
Stellen Sie sicher, dass der E-Mail-Account, den Sie für die Integration verwenden, keine freigegebenes Postfach ist. Der E-Mail-Account, den Sie für die Integration nutzen, muss:
- über eine eigenes Postfach und eigene Login-Zugriffsdaten verfügen.
- über Admin-Rechte verfügen.
- lizenziert sein – geben Sie daher beim Abschluss eines Abonnements für einen E-Mail-Anbieter wie Microsoft 365 die Anzahl der benötigten Lizenzen an. Anschließend können Sie allen Ihren Mitarbeitenden eine eigene Lizenz zuweisen.