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Fehlerbehebung bei der Einrichtung der Recruiting-E-Mail

Hinweis:
Bei der Behebung von Problemen mit der SMTP-Einrichtung brauchen Sie die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung.

In diesem Artikel werden häufige Probleme im Zusammenhang mit der Einrichtung von Recruiting-E-Mails behandelt. Wenn Sie diesen Artikel lesen, haben Sie bereits die Bewerbungskommunikation per E-Mail eingerichtet. 

In diesem Artikel behandeln wir folgende Themen:

Wenn Sie die Einrichtung bereits abgeschlossen haben und Probleme beim Senden und Empfangen von E-Mails haben, lesen Sie die folgenden Artikel:

Bevor Sie beginnen: Überprüfen Sie Ihre Einrichtung

Um fortzufahren, müssen Sie zunächst überprüfen, welche Einstellungen Sie für den E-Mail-Versand haben. Beispielsweise können Sie die direkte Integration mit Google, die direkte Integration mit Microsoft oder SMTP verwenden. Unser Support-Team kann dies nicht für Sie prüfen.

Um zu überprüfen, welche Verbindung Sie eingerichtet haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein.
  2. Im Bereich Recruiting-E-Mail-Einstellungen finden Sie einen Überblick über Ihre aktuellen E-Mail-Einstellungen.
  3. Scrollen Sie nach unten, um zu überprüfen, welche Versandoption aktiv ist, z. B. die Google-Integration.

 

Ich kann keine SMTP-Verbindung einrichten

Problem: Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse ist eventuell ein freigegebenes Postfach. Ein freigegebenes Postfach hat aber keinen eigenen Nutzendennamen und kein eigenes Passwort. Außerdem können mehrere Nutzende von ihm aus auf E-Mails zugreifen und diese senden. Daher fehlen zwei wesentliche Bestandteile der SMTP-Einstellungen: der Nutzendenname und das Passwort.

Mögliche Lösung: Verwenden Sie für Ihr Recruiting eine voll lizenzierte E-Mail-Adresse und kein freigegebenes Postfach. Wenn Sie beispielsweise ein Abonnement für einen E-Mail-Anbieter kaufen, geben Sie normalerweise die Anzahl der benötigten Lizenzen an. Anschließend können Sie allen Ihren Mitarbeitenden eine eigene Lizenz zuweisen.

 

Ich kann die Integration mit Google oder Microsoft nicht einrichten

Problem: Die Integration mit Microsoft oder Google funktioniert nicht.

Mögliche Lösung: Stellen Sie sicher, dass der E-Mail-Account, den Sie für die Integration verwenden, kein freigegebenes Postfach ist. Der E-Mail-Account, den Sie für die Integration nutzen, muss:

  • über eine eigenes Postfach und eigene Login-Zugriffsdaten verfügen.
  • über die Berechtigung verfügen, im Namen Ihres Unternehmens E-Mails zu senden. Falls Sie diese Berechtigung noch nicht haben, sendet Personio eine Anfrage an Ihren Microsoft- oder Google-Admin. Diese Person muss eine entsprechende Genehmigung erteilen, bevor Sie die Einrichtung abschließen können.
  • lizenziert sein. Geben Sie daher beim Abschluss eines Abonnements für einen E-Mail-Anbieter wie Microsoft 365 die Anzahl der benötigten Lizenzen an. Anschließend können Sie allen Ihren Mitarbeitenden eine eigene Lizenz zuweisen.

SMTP-Verbindung mit Google Apps einrichten

Problem: Die Einrichtung einer SMTP-Verbindung mit Google Apps bereitet Probleme.

Mögliche Lösung: Bald unterstützt Google keine neuen SMTP-Verbindungen mehr. Wenn Sie derzeit SMTP verwenden, müssen Sie unsere direkte Integration mit Google einrichten.

 

Meine bestehende SMTP-Verbindung zu Google oder Microsoft wird langsam getrennt

Problem: Ihre bestehende SMTP-Verbindung zu Google oder Microsoft wird langsam getrennt.

Mögliche Lösung: Wir empfehlen Ihnen, zu unserer direkten Integration zu wechseln.

 

Ich verwende SMTP und erhalte einen Fehler, wenn ich versuche, E-Mails zu senden

Problem: Sie verwenden derzeit eine SMTP-Verbindung. Beim Senden von E-Mails an Bewerbende wird eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn Sie Ihre Integration in den Recruiting-E-Mail-Einstellungen überprüfen, finden Sie die Nachricht „Ein Fehler ist aufgetreten“ (oder ähnliches).

Mögliche Lösung: Wir empfehlen Ihnen, zu unserer direkten Integration zu wechseln.

 

Sie können nur bestimmte IPs über Ihren SMTP-Server mit einer Firewall senden.

Problem: Sie können nur bestimmte IPs über Ihren SMTP-Server mit einer Firewall senden. Ihr SMTP-Server erteilt nur bestimmten, im System dokumentierten IP-Adressen eine Sendeerlaubnis.

Mögliche Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden IP-Adressen für Personio Recruiting zulassen:

  • 3.121.59.239/32
  • 3.65.146.216/32
  • 18.158.122.164/32

 

Externe Apps können keine Verbindung herstellen

Problem: Externe Apps können keine Verbindung herstellen. Dies geschieht, obwohl Sie eine lizenzierte E-Mail-Adresse verwenden und die IP-Adressen auf die Positivliste gesetzt wurden.

Mögliche Lösung: Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail Account über die Berechtigung zur Verbindung mit externen Apps verfügt. Gmail lässt dies z. B. standardmäßig nicht zu. Erlauben Sie anschließend die Nutzung von externen Apps in den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters. Erfahren Sie mehr über die Fehlerbehebung für Gmail und die Verwaltung des Zugriffs auf weniger sichere Apps.

 

Ich muss meine aktuelle Einrichtung ändern, aber es ist nicht möglich

Problem: Sie müssen den aktuell gewählten E-Mail-Kanal bearbeiten oder aktualisieren. Vielleicht möchten Sie Ihre SMTP-Einrichtung bearbeiten.

Lösung: Sie müssen vorübergehend eine andere Option aktivieren. Wir empfehlen, den Personio E-Mail-Dienst vorübergehend zu aktivieren, bis Sie die Änderungen an Ihren aktuellen Einstellungen vornehmen.

 

Ich erhalte eine Fehlermeldung über falsche Zugriffsdaten

Problem: Sie erhalten eine Fehlermeldung über falsche Zugriffsdaten.

Mögliche Lösung: Sie müssen die Zugriffsdaten auf Ihrem E-Mail-Server aktualisieren. Anschließend können Sie überprüfen, ob diese in Personio aktualisiert wurden. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Allgemein. Klicken Sie neben Recruiting-E-Mail-Einstellungen auf den Button zum Bearbeiten. Hier können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen überprüfen.

 

Ich erhalte während der Einrichtung eine Timeout-Nachricht

Problem: Während der Einrichtung erhalten Sie eine Timeout-Fehlermeldung.

Mögliche Lösung: Ihre IT-Abteilung muss prüfen, ob der E-Mail-Server erreicht werden kann.

 

Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich versuche, eine SMTP-Verbindung mit Microsoft 365 einzurichten

Problem: Sie erhalten folgende Fehlermeldung: „Die Authentifizierung auf dem SMTP-Server mit dem Nutzendennamen jobs@unternehmen.de ist mit zwei möglichen Authentifikatoren fehlgeschlagen. Der Authentikator LOGIN hat den erwarteten Antwortcode 235 zurückgegeben, aber den Code 535 erhalten.“

Mögliche Lösung: Wir empfehlen, zu unserer direkten Integration mit Microsoft zu wechseln. Stellen Sie alternativ sicher, dass SMTP AUTH aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in diesem Microsoft-Hilfeartikel. Lesen Sie mehr über die Fehlerbehebung bei der Authentifizierung von Microsoft 365.

 

Microsoft-Sicherheitsstandards überschreiben SMTP-AUTH-Einstellungen

Problem: Bei der Nutzung von Microsoft werden bestimmte Sicherheitsstandards zu neuen Mandanten hinzugefügt, die SMTP-AUTH-Einstellungen eventuell überschreiben.

Mögliche Lösung: Wir empfehlen, zu unserer direkten Integration mit Microsoft zu wechseln. Alternativ müssen Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen in Microsoft Entra ID deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Basic Auth für SMTP über die Org-Einstellungen in Ihrem Microsoft 365 Admin-Center und für den jeweiligen Account erlaubt ist.

 

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