Wie führe ich einen Import durch?

 

Mit Personio haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Daten in Ihren Personio-Account zu übertragen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Importe in Personio durchführen.

 Folgende Importe stehen Ihnen zur Verfügung:

Bitte beachten Sie, dass nur Mitarbeiter mit Administratorenrechten Importe durchführen können.
Ausnahme: Der Import von Dokumenten. Dieser kann mit dem entsprechenden Zugriffsrecht jeder Rolle gestattet werden. Weitere Informationen zu Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten finden Sie hier.

 

Hochladen einer Datei

Um Daten in Personio zu importieren, navigieren sie zu Importe. Wählen Sie im ersten Schritt aus, um welche Art des Imports es sich handelt. In diesem Beispiel wählen wir den Dateityp Upload von Mitarbeitern. Klicken Sie anschließend auf Datei auswählen und wählen Sie die Excel-Datei, in der Sie ihre zu importierenden Mitarbeiterdaten erfasst haben. Durch Klicken auf Weiter gelangen Sie zum zweiten Schritt.

imports-employee-bulk_de.png

 

Konfiguration der Spalten

Im zweiten Schritt müssen die Werte Ihrer Importdatei den entsprechenden Attributen in Personio zugeordnet werden. Die linke Spalte stellt dabei die Benennung Ihrer Spalten in Excel dar. Ordnen Sie diesen nun in der rechten Spalte per Dropdown die entsprechenden Attribute aus Personio zu.

Um eine möglichst effiziente Zuweisung zu erzielen, sollten die Attribute in Ihrer Excel-Datei äquivalent zu den Attributen in Personio benannt sein. Die Zuweisung findet in diesem Fall aufgrund identischer Benennung automatisch durch Personio statt.

Sollte sich in Ihrer Excel-Tabelle eine leere Spalte befinden oder einem Attribut aus ihrer Excel-Tabelle kein Attribut aus Personio zugeordnet werden können, wählen Sie bitte aus dem Dropdown die Option Ignorieren. Dieses Attribut wird anschließend beim Import ignoriert und nicht in Personio importiert.

Sobald Sie alle Attribute zugeordnet haben, klicken Sie auf Weiter.

imports-employee-bulk-columns_de.png

 

Vorschau des Imports 

Im letzten Schritt erhalten Sie nun eine Vorschau Ihres Imports. Die Vorschau zeigt Ihnen an, welche Mitarbeiter neu angelegt werden, bei welchen Mitarbeitern eine Aktualisierung der Werte stattfindet und welche Mitarbeiter aufgrund eines fehlenden eindeutigen Attributs nicht importiert werden können.

imports-employee-bulk-preview_de.png

In Personio wird grundsätzlich die E-Mail-Adresse als eindeutige ID verwendet. Bitte geben Sie diese daher für den Import Ihrer Mitarbeiterdaten mit an.

Bei Abschluss eines erfolgreichen Imports erhalten Sie eine entsprechende Statusmeldung:

imports-employee-bulk-done_de.png

Diese Statusmeldung kann bei anderen Importen als dem Mitarbeiterdatenimport abweichen.

 

Korrektur einer Importdatei

Diese Funktion steht Ihnen ausschließlich für den Mitarbeiterdatenimport zur Verfügung. Detaillierte Informationen zu möglichen Fehlern während dem Mitarbeiterdatenimport oder auch anderen Importen sowie deren Behebung, finden Sie hier.

Sollte die Importdatei des Mitarbeiterdatenimports Fehler beinhalten, wird der Import abgebrochen und Ihnen eine Revisionsdatei zum Download angeboten. 

imports-employee-bulk-import-error-downoad-revision_de.png

In der Revisionsdatei wird Ihnen in roter Schriftfarbe angezeigt, wo es Fehler gab und welcher Wert von Personio erwartet wird.  Diese wird Ihnen stets in der Sprachversion ausgegeben, die Sie in Personio nutzen. 

Import-Error-Validated-detail_de.png

Da der Aufbau der Revisionsdatei exakt der Ihrer ursprünglichen Importdatei entspricht, können Sie die Korrekturen direkt hier vornehmen und die Revisionsdatei für den erneuten Import verwenden. 

Fangen Sie dafür wieder bei Schritt 1 an und laden die Revisionsdatei hoch. 

 

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