In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie die Stellenarchitektur Ihres Unternehmens über die Einstellungen in Personio einrichten und wie Sie Mitarbeitenden eine Stelle über das Mitarbeitendenprofil zuweisen.

Bevor Sie beginnen

• Berechtigungen: Sie müssen entweder eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte für Stellenarchitektur und Katalog haben, um die Stellenarchitektur einrichten zu können.

Mitarbeitenden Zugriff auf die Stellenarchitektur geben

Als Personio-Admin können Sie anderen Mitarbeitenden Zugriff auf die Einstellungen für die Stellenarchitektur (Einstellungen > Unternehmen > Stellen und Karriere) gewähren, um die Stellenarchitektur zu konfigurieren.

Mitarbeitende mit:

• Bearbeitungsrechten fungieren als Admins und können den Stellenkatalog über die Personio-Einstellungen anzeigen und bearbeiten. 
• Anzeigerechte können Stellen anzeigen und anderen Mitarbeitenden über deren Mitarbeitendenprofil zuweisen, sofern sie Zugriff auf den Abschnitt haben, in dem die Stellenbezeichnung im Reiter Persönliche Informationen hinterlegt ist.

Sie können bestimmten Mitarbeitenden auch spezifischere Berechtigungen gewähren:

Hinweis:
Die Anzeige des Drop-down-Menüs aller Stellen erfordert Anzeigerechte für Stellenarchitektur und Katalog. Diese Berechtigung ist daher auch Voraussetzung, um Mitarbeitenden eine Stelle vorschlagen oder zuweisen zu können.

Daten zur Stellenarchitektur Ihres Unternehmens zusammenstellen

Pflichtfeld

Optional

Beispiel einer Stellenarchitektur
Stellenarchitektur für das fiktive Unternehmen „WorkWonders Ltd.“:

Stellenebenen:

• Einstiegspositionen: Sie erfordern wenig bis keine Berufserfahrung. Sie konzentrieren sich auf grundlegende Aufgaben und die Entwicklung von Fertigkeiten unter genauer Aufsicht.
• Juniorpositionen: Sie erfordern eine gewisse einschlägige Erfahrung. Der Mitarbeiter führt definierte Aufgaben mit mäßiger Autonomie aus und trägt zu den Teamzielen bei.
• Positionen auf mittlerer Ebene: Sie erfordern umfangreiche Berufserfahrung. Sie beinhalten die unabhängige Projektverantwortung, die Lösung komplexer Probleme und die Betreuung von Nachwuchskräften.
• Seniorpositionen: Diese Positionen sind für sehr erfahrene Fachkräfte bestimmt, die für strategische Entscheidungen, funktionsübergreifende Führung und die Förderung von Abteilungs- oder Unternehmensinitiativen verantwortlich sind.
• Direktorpositionen: Der Schwerpunkt dieser Rollen liegt auf der Aufsicht über Abteilungen oder mehrere Teams, der Festlegung der strategischen Ausrichtung innerhalb ihrer Funktion und der Sicherstellung der Ausrichtung an umfassenderen Unternehmenszielen.
• Führungspositionen: Rollen auf der höchsten Unternehmensebene, die für die übergreifende Führung, die langfristige Strategie und die wesentlichen geschäftlichen Auswirkungen im gesamten Unternehmen verantwortlich sind.

Karrierepfade:

• Professioneller Pfad
• Führungspfad

Stellenfamilien:

• Geschäftsentwicklung
• Produktmarketing
• Recruiting
• Customer Success Management
• Product Researcher
• Softwareentwicklung, Vertrieb und Marketing

Stellen:

• Senior Marketing Specialist, Karrierepfad: Professionell, Stellenebene: P5 Expert*in, Stufe 5, Mittl. Gehaltsband: 35.000 €
• Marketing Supervisor, Karrierepfad: Führungskraft, Stellenebene: M1, Stufe 2, Mittl. Gehaltsband: 55.000 €
• Marketing Senior Manager, Karrierepfad: Führungskraft, Stellenebene: M4, Stufe 5, Mittl. Gehaltsband: 65.000 €
• Senior Director Sales & Marketing, Karrierepfad: Führungskraft, Stellenebene: M6 Sr. Director, Stufe 7, Mittl. Gehaltsband: 120.000 €

In Personio richten sie ihre Karrierepfade und Ebenen wie in der folgenden Tabelle gezeigt ein.

Stellenarchitektur Ihres Unternehmens einrichten

Stellenarchitektur über die Einstellungen einrichten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Stellenarchitektur über die Personio-Einstellungen einzurichten: 

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2.  Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Stellen & Karriere.
3.  Klicken Sie im Reiter Stellenkatalog auf Karrierepfade und Ebenen > Konfigurieren, um die Karrierepfade und Ebenen einzurichten. Sowohl Karrierepfade als auch Ebenen müssen eindeutige Namen haben. Sie können die Stufen, Karrierepfade und Ebenen individuell anpassen, um die Struktur Ihres Unternehmens widerzuspiegeln. Hinweis: Die globalen Stufen können nicht geändert werden, nicht benötigte Stufen können jedoch gelöscht werden. Wenn Sie beispielsweise nur 8 Stufen benötigen, können Sie die Stufen 9 und 10 löschen. 
4. Klicken Sie auf Stellenfamilien > Konfigurieren, um die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Stellenfamilien hinzuzufügen. 
5. Klicken Sie auf Neue Stelle erstellen, um die Stellenbezeichnung hinzuzufügen, und wählen Sie die Stellenfamilie, den Karrierepfad und Ebene aus.
6. Legen Sie im selben Fenster die Gehaltsbänder fest. Sie können sie global oder pro Standort festlegen. Sie können dasselbe Gehaltsband mehreren Standorten zuordnen.
   1. Definieren Sie bei den Einstellungen eines globalen Gehaltsbandes den Mindest-, Höchst- und Mittelwert (optional) für die Stelle. 
   2. Definieren Sie bei den Einstellungen eines Gehaltsbandes pro Standort den Mindest-, Höchst und Mittelwert für die Stelle pro Standort, um standortspezifische Unterschiede zu berücksichtigen.

Stellenarchitektur mithilfe des Importbereichs einrichten

Sie können die Stellenarchitektur mithilfe der Importfunktion einrichten. 

Zuerst müssen Sie Karrierepfade und Stellenebenen einrichten, da diese nicht per Import erstellt werden können. Wenn Sie beim Import Karrierepfade oder Stellenebenen hinzufügen, müssen Sie beides hinzufügen, und beides muss mit den bereits in Personio vorhandenen Daten übereinstimmen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
3. Wählen Sie unter Upload-Typ entweder Stellenkatalog oder Mitarbeitende aus, da Sie für den Import der Stellenarchitektur beide Importdateien verwenden können.
4. Laden Sie unter Herunterladen die entsprechende Vorlage herunter.
5. Befolgen Sie die Vorlagenrichtlinien, um die Daten zu importieren. Für einen erfolgreichen Import benötigen Sie lediglich die Stellenbezeichnungen. Alle anderen Angaben sind optional.

Tipp:
Mit der Vorlage Mitarbeitende können Sie neue Stellen und Stellenfamilien erstellen, indem Sie diese einfach dem Tabellenblatt hinzufügen.

Stellenarchitektur Ihres Unternehmens aktualisieren

So aktualisieren Sie die vorhandene Stellenarchitektur und die verschiedenen Stellenattribute:

1.  Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Stellen & Karriere.
3. Klicken Sie auf Stellenkatalog. 

Sie können auch eine Massenaktualisierung mit dem Stellenkatalog-Import durchführen:

1. Um Ihren aktuellen Katalog zu exportieren, gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Stellen & Karriere.
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, und wählen Sie Katalog exportieren.
4. Aktualisieren Sie die Datei nach Bedarf.
5. Dann können Sie die Datei erneut importieren.

Auswirkungen von Aktualisierungen der Stellenarchitektur auf Karriere-Frameworks

Ein Karriere-Framework bildet die Kompetenzen und Erwartungen für jede Stellenfamilie in Ihrer Stellenarchitektur ab. Wenn Sie Ihre Stellenarchitektur aktualisieren, gilt Folgendes:

• Sie können keine Stellenfamilie löschen, die über ein Karriere-Framework verfügt. Um die Stellenfamilie zu löschen, müssen Sie zunächst das verknüpfte Karriere-Framework löschen.
• Das Entfernen einer Stelle oder der Ebene einer Stelle führt dazu, dass die Stelle nicht im Framework angezeigt wird.
• Wenn Sie eine Stelle in eine neue Familie verschieben, müssen Sie die Erwartungen für die Stelle erneut in das Karriere-Framework einordnen.

Mitarbeitenden eine Stellenbezeichnung zuweisen

Option 1: Über sein Mitarbeitendenprofil

1. Gehen Sie zum Profil des entsprechenden Mitarbeitenden und klicken Sie auf Persönliche Informationen > Bearbeiten > Stellenbezeichnung. 
2. Wählen Sie die jeweilige Stellenbezeichnung in Kombination mit der jeweiligen Stellenebene aus dem Dropdown-Menü aus. Sie können nun weitere Details der ausgewählten Stellen bewerten (z. B. Karrierepfad und Ebene, falls angegeben). Die Dropdown-Liste gruppiert die Stellen pro Stellenfamilie. Innerhalb jeder Familien werden die Stellenbezeichnungen folgendermaßen angezeigt: Stellenbezeichnung, Pfad, Ebene. Die Reihenfolge ist alphabetisch. 
3. Um Mitarbeitenden eine Stelle rückwirkend zuzuweisen, klicken Sie auf Bearbeiten > Wirksamkeitsdatum festlegen und geben Sie ein vergangenes Datum ein. 
4. Klicken Sie auf Speichern, um dies zu speichern. 

Hinweis:
Wenn Sie Mitarbeitenden eine Stellenbezeichnung zuweisen, wirkt sich dies nicht auf den Wert des Attributs Position aus. Beispielsweise wird der aktuell verwendete Name der Position in der Kopfzeile des Mitarbeitendenprofils nicht aktualisiert.

Option 2: Über die Personalliste

Sie können Mitarbeitenden auch über die Personalliste eine Stellenbezeichnung zuweisen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste. 
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den betreffenden Mitarbeitenden. 
3. Klicken Sie im Menü oben auf Profil bearbeiten. 
4. Fügen Sie im daraufhin erscheinenden Fenster das Attribut Stellenbezeichnung und den entsprechenden Wert hinzu. 

Für die ausgewählten Mitarbeitenden können Sie nun die Werte für alle Stellenattribute in einzelnen Spalten einsehen (Stellenbezeichnung, Karrierepfad, Stellenebene, Stellenfamilie).

Nächster Schritt

Die Einrichtung der Stellenarchitektur Ihres Unternehmens ist der erste Schritt des Personalplanungsprozesses in Personio. Sobald dies geschehen ist, können Sie Positionen im Reiter Positionen einrichten und einen Zyklus im Reiter Planungszyklen starten (wenn Sie über das entsprechende Personio-Abonnement verfügen).