Übersicht über die Bewerbungsliste – Personio

In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die Bewerbungsliste in Personio. Mit dieser Funktion können Sie alle Bewerbungen an einem Ort anzeigen und verwalten.

Die Bewerbungsliste bietet mehrere wesentliche Vorteile. Sie können:

Bewerbungen effizient prüfen: Passen Sie die Liste an, indem Sie Spalten konfigurieren und Filter anwenden. So können Sie nur relevante Bewerbungen anzeigen.
Nach Bedarf auf eine bestimmte Listenansicht zugreifen: Nutzen Sie standardmäßige und individuelle Ansichten, zu denen Sie jederzeit zurückkehren können. Mit diesem Feature können Sie eine bestimmte Ansicht aufrufen, ohne sie manuell einstellen zu müssen.
Aufgaben massenweise erledigen: Verwalten Sie Aufgaben für viele Bewerbungen gleichzeitig und sparen Sie so Zeit. Sie können auch problemlos von einer Recruiting-Aufgabe zu einer anderen wechseln.

Um auf die Bewerbungsliste zuzugreifen, gehen Sie zu Recruiting > Bewerbungen. Es ist für Admins und Mitarbeitende mit vollen Zugriffsrechten auf die Recruiting-App verfügbar.

Analysierte Bewerbendendaten anzeigen

Alle eingehenden Bewerbungen mit einem Lebenslauf werden automatisch ausgelesen. Dies umfasst Bewerbungen aus allen Kanälen. Sie können die ausgelesenen Attribute dann in der Bewerbungsliste und im Bewerbendenprofil sehen.

Dies beschleunigt den Screening-Prozess, und Sie müssen weniger Profile öffnen und Lebensläufe lesen. Erfahren Sie mehr über automatisches Parsing von Lebensläufen.

Wählen Sie den anzuzeigenden Datensatz aus

Über den Stellen-Button können Sie bestimmen, welche Bewerbungen angezeigt werden. Diesen Button finden Sie oben auf der Seite neben Spalten. Sie können Meine Stellen, Alle Stellen oder Archivierte Stellen anzeigen. Eine Beschreibung dieser Optionen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Datensatz	Beschreibung
Meine Stellen	Zeigt Bewerbungen auf Stellen an, für die Sie Mitglied des Recruitingteams sind.
Alle Stellen	Zeigt alle Bewerbungen an, für deren Stellen Sie Ansichts- oder Bearbeitungsrechte haben.
Archivierte Stellen	Zeigt Bewerbungen für vergangene Stellen an, die archiviert wurden.

Spalten anpassen

Die in der Bewerbungsliste angezeigten Daten sind in Spalten geordnet. Sie können die Bewerbungsliste ganz nach Bedarf anpassen, indem Sie Spalten hinzufügen, entfernen und neu anordnen.

Eine vollständige Liste der verfügbaren Spalten finden Sie unten.

Spalte	Beschreibung
Bewerbungsdatum	Datum, an dem die Bewerbung eingegangen ist.
Verfügbar ab	Datum, an dem die sich bewerbende Person die Stelle antreten kann.
Standort Bewerbende	Standort der sich bewerbenden Person.
Kategorie	Diese basiert auf den von Ihnen angelegten Recruiting-Kategorien. Zum Beispiel „Praktikant*in“ oder „Festanstellung“.
Kanal	Der Recruiting-Kanal, über den eine Bewerbung eingegangen ist.
Aktueller Arbeitgeber	Aktueller Arbeitgeber der sich bewerbenden Person.
Aktuelle Rollenbezeichnung	Aktuelle Rollenbezeichnung der sich bewerbenden Person.
Tage in Phase	Anzahl der Tage, die sich eine Bewerbung in einer bestimmten Recruiting-Phase befindet. Ist die zuvor für diese Phase definierte maximale Anzahl von Tagen überschritten, erscheint die Anzahl in rot. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie individuelle Recruiting-Phasen anlegen.
Evaluationen	Den Status der Evaluationsanfragen pro Bewerbung. Dies ist einschließlich der Angabe, wie viele Evaluationen angefragt wurden und wie viele davon bereits eingereicht wurden oder noch ausstehen. Erfahren Sie mehr über Evaluationen von Bewerbenden.
Gehaltsvorstellung	Gehaltsvorstellung der sich bewerbenden Person.
Erfahrung	Die Erfahrung der sich bewerbenden Person in Jahren.
Dateien	Bereitgestellte Dokumente, z. B. Lebenslauf oder Anschreiben.
Stellenbeschreibung	Die Stelle, auf die sich die sich bewerbende Person beworben hat.
Gesellschaft	Gesellschaft der Stelle, auf die sich die sich bewerbende Person beworben hat.
Name	Name der sich bewerbenden Person.
Standort	Primärer Standort der Stelle
Priorisiert	Bewerbungen, die als Priorität markiert wurden.
Öffentliches Profil	Link zu einem öffentlichen Profil der sich bewerbenden Person, z. B. LinkedIn-Profil.
Phase	Recruiting-Phase, in der sich die bewerbende Person aktuell befindet. Erfahren Sie mehr über Recruiting-Phasen.
Mehrfachauswahl	Tags, die Sie dem Bewerbendenprofil hinzugefügt haben. Erfahren Sie mehr über Bewerbenden-Tags.
Aktualisierungen	Updates zu einer Bewerbung dargestellt durch farblich differenzierte Punkte: ▶︎ Blauer Punkt: eine unbeantwortete Nachricht im Bewerbendenprofil. ▶︎ Violetter Punkt: ein neuer Kommentar im Bewerbendenprofil, den Sie noch nicht gelesen haben. Klicken Sie auf den Punkt, um den Reiter Kommentare im entsprechenden Profil aufzurufen. ▶︎ Orangefarbener Punkt: Eine neue Evaluation im Bewerbendenprofil. Klicken Sie auf den Punkt, um die neue Evaluation aufzurufen. ▶︎ Blauer Punkt mit Warnzeichen: Das System konnte die Nachricht nicht zustellen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn im Bewerbendenprofil eine ungültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Es kann sich auch um einen Fehler in der SMTP-Verbindung zum Postfach Ihres Unternehmens handeln.

Spalten hinzufügen oder entfernen

Sie können die Listenansicht der Bewerbungen festlegen, indem Sie Spalten hinzufügen oder entfernen. So erhalten Sie spezifische Bewerbungsinformation auf einen Blick.

Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Klicken Sie auf den Reiter Spalten . Eine Liste mit Attributen wird angezeigt.
Klicken Sie auf das Schaltersymbol rechts neben einem Attribut, um es hinzuzufügen oder zu entfernen. Ordnen Sie die Spalten mithilfe des Drag-and-Drop-Symbols nach Ihren Wünschen an.

Die Listenansicht enthält jetzt nur die von Ihnen ausgewählten Spalten.

Tipp
Die erste Spalte ist standardmäßig fixiert und bleibt sichtbar, wenn Sie durch die Liste scrollen. Daher empfehlen wir Ihnen, das Attribut Name als erste Spalte festzulegen.

Spalten sortieren

Klicken Sie auf die Spaltenbezeichnung, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der die Informationen angezeigt werden. Je nach der ausgewählten Spalte erfolgt die Sortierung entweder alphabetisch oder chronologisch. Diese Funktionalität ist sinnvoll, wenn Sie Bewerbende beispielsweise nach Erfahrungsjahren ordnen möchten.

Die Spalte Updates ist nach dem neuesten Update zuerst sortiert. Sie können nach der Art des Updates filtern.
Die Spalten Aktueller Arbeitgeber, Aktuelle Bezeichnung und Standort sind standardmäßig alphabetisch sortiert. Diese können gefiltert werden, indem Sie die ersten Buchstaben eingeben und so alle Ergebnisse filtern, die diese Buchstaben enthalten.
Die Spalte Evaluationen ist zuerst nach ausstehenden Anfragen, gefolgt von eingereichten sortiert. Sie können nach Eingereicht oder Ausstehend filtern.
Die Spalte Erfahrung ist nach auf- oder absteigender Anzahl von Jahren sortiert. Sie können nach der gewünschten Anzahl von Jahren filtern.

Filter anwenden

Mithilfe der Filterfunktion können Sie die Bewerbungsinformationen anhand einer Vielzahl von Attributen eingrenzen.

Kombinieren Sie Filterregeln, um die gewünschten Informationen herauszulesen. Beispielsweise könnten Sie die Regeln „ Standort enthält München“ und „Kanal enthält LinkedIn“ kombinieren, um nur Bewerbungen anzuzeigen, die diesen Kriterien entsprechen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Filter anzuwenden:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Klicken Sie auf den Reiter Filter.
Definieren Sie Ihren Regelsatz. Sie können mehrere Regeln hinzufügen, um die angezeigten Informationen einzugrenzen.

Sie können alle Bewerbungen sehen, deren Angaben die ausgewählten Werte enthalten.

Tipp
Alle Standard- und individuellen Attribute können als Filter verwendet werden. Sie können die Bewerbungsliste beispielsweise nach Systemattributen wie Verfügbar ab und Standort filtern.

Bewerbungsprozess

Sie können bestimmte Filter verwenden, um den Bewerbungsprozess anzuzeigen. Der Bewerbungsprozess erscheint oben in der Bewerbungsliste. Er bildet Ihren Recruiting-Prozess visuell ab. Anhand des Bewerbungsprozesses können Sie überprüfen, wie viele Bewerbende sich in den einzelnen Recruiting-Phasen befinden.

Filtern Sie nach dem Attribut Kategorie, um den Bewerbungsprozess anzuzeigen. Sie können auch nach dem Attribut Stelle filtern – der Bewerbungsprozess zeigt Ihnen Bewerbende für Stellen in derselben Recruiting-Kategorie.

Beispiel:

1. Sie möchten überprüfen, wie viele Bewerbende für alle Praktikumstellen im Bewerbungsprozess sind. Sie haben bereits eine Recruiting-Kategorie mit dem Namen „Praktikum“ erstellt.
▶︎ Setzen Sie Ihren Filter auf „Kategorie enthält Praktikum“.
▶︎ Sie sehen, wie viele Bewerbende sich für alle Praktikumstellen im Bewerbungsprozess befinden. Außerdem sehen Sie die Anzahl der Bewerbenden pro Recruiting-Phase.

2. Sie haben eine offene Stelle Stelle für einen Junior Software Developer und einen Senior Software Developer. Diese Positionen gehören beide zu einer Recruiting-Kategorie mit der Bezeichnung „Mitarbeitende in Festanstellung“. Sie möchten überprüfen, wie viele Bewerbende sich für diese Positionen im Bewerbungsprozess befinden.
▶︎ Setzen Sie Ihren Filter auf „Stelle enthält Junior Software Developer, Senior Software Developer“.
▶︎ Sie sehen, wie viele Bewerbende sich für diese Stellen im Bewerbungsprozess befinden und wie viele Bewerbende in den einzelnen Recruiting-Phasen sind.

Ansichten verwalten

Unter dem Reiter Ansichten links auf der Seite können Sie spezifische Ansichten der Bewerbungsliste aufrufen und erstellen. So können Sie bei Bedarf zu einer bestimmten Ansicht zurückkehren. Es gibt zwei Arten von Ansichten in der Bewerbungsliste: Standardansichten und individuelle Ansichten.

Standardansichten

Standardansichten sind vordefiniert und sind unmittelbar verfügbar. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Standardansichten.

Standardansicht	Details
Alle Bewerbungen	Alle Stellenbewerbungen in Ihrem Account.
Neue Bewerbungen	Alle Bewerbungen, die geprüft werden müssen.
Feedback ausstehend	Alle Bewerbungen, bei denen mindestens eine Evaluationsanfrage unvollständig ist.
Überfällige Bewerbungen	Alle Bewerbungen, die sich länger als das vorgesehene Limit in der jeweiligen Recruiting-Phase befinden.
Ausstehende Entscheidungen	Alle Bewerbungen, bei denen alle angeforderten Evaluationen ausgefüllt sind (es liegt keine offene Anfrage vor), und die Recruiting-Phase sich seit dem Ausfüllen der letzten Evaluation nicht geändert hat.
Neue Updates	Alle Bewerbungen, die entweder Neue Nachricht Neuer Kommentar eine neue Evaluation haben, oder eine Kombination aus den oben genannten Optionen.
Empfohlene Bewerbungen	Alle Bewerbungen, die aus Mitarbeitendenempfehlungen eingehen.

Tipp
Wenn Sie die Liste ändern, indem Sie in der Standardansicht Alle Bewerbungen Spalten entfernen oder neu anordnen, bleiben Ihre Änderungen erhalten, bis Sie sie erneut anpassen.

Individuelle Ansichten

Sie können individuelle Ansichten der Bewerbungsliste erstellen, indem Sie die entsprechenden Spalten und Filter konfigurieren. Ihre individuellen Ansichten werden unter Meine Ansichten im Reiter Ansichten angezeigt. Individuelle Ansichten sind besonders für wiederkehrende Aufgaben hilfreich.

Um eine individuelle Ansicht der Bewerbungsliste zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Richten Sie die Ansicht ein, indem Sie Spalten hinzufügen und Filter anwenden.
Klicken Sie auf den Reiter Ansichten und wählen Sie Aktuelle Ansicht speichen.
Geben Sie Ihrer Ansicht in dem Fenster, das nun erscheint, einen Namen.
Speichern Sie Ihre neue Ansicht.

Tipps
▶︎ Sie können eine unbegrenzte Anzahl individueller Ansichten erstellen.
▶︎ Um eine individuelle Ansicht zu löschen, gehen Sie zum Reiter Ansichten und klicken Sie auf Ansichten verwalten. Wählen Sie die individuelle Ansicht aus, die Sie löschen möchten.

Aufgaben direkt von der Bewerbungsliste aus ausführen

Sie können viele Aufgaben direkt von der Bewerbungsliste aus ausführen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie an mehreren Bewerbungen Änderungen vornehmen müssen.

Aufgaben massenweise ausführen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Aufgabe für mehrere Bewerbungen auszuführen:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Aktivieren Sie das Kästchen links neben den Namen der entsprechenden Bewerbenden.
Wählen Sie in der Menüleiste die Aufgabe aus, die Sie ausführen möchten, z. B. Bewerbenden absagen.
Folgen Sie der Anleitung auf dem Bildschirm, um die Aufgabe abzuschließen.

Aufgabe für eine einzelne Bewerbung ausführen

Um eine Aufgabe für eine einzelne Bewerbung auszuführen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Aktivieren Sie das Kästchen links neben dem Namen der betreffenden sich bewerbenden Person.
Wählen Sie in der Menüleiste die Aufgabe aus, die Sie ausführen möchten, z. B. der sich bewerbenden Person absagen.
Folgen Sie der Anleitung auf dem Bildschirm, um die Aufgabe abzuschließen.

Aufgaben, die über die Menüleiste verfügbar sind

Die folgende Tabelle zeigt die Aufgaben, die in der Menüleiste verfügbar sind.

Aufgabe	Details
Absagen	Entfernen Sie Bewerbende aus dem Recruiting-Prozess. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Absagen während des Bewerbungsprozesses.
Fortfahren	Verschieben Sie Bewerbende in eine andere Recruiting-Phase.
Weiterleiten	Leiten Sie Bewerbungen an ein anderes Mitglied des Recruitingteams weiter. Dies erscheint als Aufgabe in der Inbox dieses Mitglieds. Damit diese Funktion funktioniert, müssen die ausgewählten Empfänger Zugriffsrechte auf alle von Ihnen ausgewählten Bewerbungen haben. Tipp Hier können Sie einen Kommentar hinzufügen, um zu erläutern, was Sie benötigen. Wenn Sie sich beispielsweise nicht sicher sind, ob Sie eine Gruppe von Bewerbenden in die nächste Phase verschieben sollen, können Sie einen Kommentar hinzufügen, in dem Sie die empfangende Person um Feedback bitten.
E-Mail	Senden Sie Bewerbenden eine E-Mail. Sie können eine bestehende E-Mail-Vorlage auswählen und den Versand der E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt terminieren.
Anonymisieren	Anonymisieren Sie die Bewerbungen. Erfahren Sie mehr über die Anonymisierung von Bewerbenden.
Unbeantwortete Nachrichten schließen	Schließen Sie Recruiting-Nachrichten, auf die Sie noch keine Antwort erhalten haben.
Zur Stelle verschieben	Weisen Sie Bewerbende einer anderen Stelle zu.
Löschen	Entfernen Sie eine Bewerbung aus dem Recruiting-Prozess. Hinweis Diese Aktion ist dauerhaft. Durch das Löschen einer Bewerbung werden alle zugehörigen Daten entfernt.

Weitere Funktionen

Bewerbungsliste durchsuchen

Um nach einer sich bewerbenden Person zu suchen, nutzen Sie die Suchleiste rechts oben auf der Seite.

Neue Bewerbung anlegen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Bewerbung in der Bewerbungsliste zu erstellen:

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Klicken Sie auf den Button Bewerbung anlegen.
Geben Sie die Details der sich bewerbenden Person ein und laden Sie die relevanten Bewerbungsdokumente hoch.
Legen Sie die Bewerbung an.

Bewerbungsliste exportieren

Sie können die Daten der Bewerbungsliste im CSV- oder XLXS-Format exportieren.

Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol am rechten Seitenrand und wählen Sie Exportieren.
Füllen Sie die folgenden Felder aus: Dateiname, Datenspalten und Start- und Enddatum.
Exportieren Sie die Daten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbungsdaten exportieren oder Bewerbendendaten importieren.

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