Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungs-Workflows angelegt und Sie als genehmigende Person eingerichtet hat, werden Genehmigungsaufgaben auf Ihrer Startseite unter dem Inbox-Widget angezeigt. Es gibt drei Hauptarten von Anfragen, die bei Ihnen zur Genehmigung eingehen können:
- Anwesenheitsanfrage
- Anfrage zur Aktualisierung eines Mitarbeitendenattributs
- Abwesenheitsanfrage
Sie können keine Anfragen über unsere mobile App genehmigen. Sie müssen sich hierfür mit einem Browser bei Personio einloggen. Wenn Sie eine genehmigende Person sind und eine Anfrage nicht sehen oder bearbeiten können, bitten Sie eine*n Personio-Admin, Ihre Zugriffsrechte zu überprüfen.
Abwesenheitsanfrage genehmigen
Sobald eine mitarbeitende Person eine Abwesenheit beantragt, wie z. B. eine Auszeit oder Krankheitstage, löst Personio einen Genehmigungs-Workflow aus. Wenn Sie eine genehmigende Person sind, wird die Aufgabe auf Ihrer Startseite und in Ihrer Inbox angezeigt.
Klicken Sie auf Inbox, um weitere Details zur Abwesenheitsanfrage anzuzeigen. Sie können die Anfrage direkt von dort aus genehmigen oder ablehnen. In beiden Fällen erhält die mitarbeitende Person eine E-Mail zur Bestätigung. Wenn die Anfrage genehmigt wird, erscheint die Abwesenheit im Kalender der mitarbeitenden Person.
Anwesenheitsanfrage genehmigen
Möglicherweise hat Ihr Unternehmen einen Genehmigungsprozess eingerichtet, um sicherzustellen, dass Zeiteinträge als gültig bestätigt werden. Wenn Sie eine genehmigende Person für die Anwesenheitsanfragen anderer Mitarbeitender sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zur Inbox.
- Um nur Anwesenheitsanfragen anzuzeigen, filtern Sie nach Produktbereich > Anwesenheit.
- Anfragen werden nach Mitarbeitenden gruppiert. Hier haben Sie drei Möglichkeiten:
- Um Anfragen massenweise zu genehmigen, klicken Sie auf Alle genehmigen.
- Klicken Sie auf eine Anfrage, um ihre Details zu sehen.
- Fahren Sie mit der Maus über eine einzelne Anfrage, um sie direkt in der Inbox zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn Sie eine Anfrage ablehnen, wird sie an die anfragende Person zurückgeleitet, die sie bearbeiten und erneut einreichen kann.
Anfragen zur Aktualisierung von Mitarbeitendenattributen genehmigen
Ihre Mitarbeitenden können eventuell Änderungen an ihren eigenen Attributen vorschlagen. Ihr Unternehmen hat möglicherweise einen Genehmigungsprozess eingerichtet, um diese Änderungen zu prüfen, bevor sie wirksam werden. Wenn Sie eine genehmigende Person für die Aktualisierung von Attributen sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zur Inbox und suchen Sie die Genehmigungsaufgabe.
- Überprüfen Sie die Anfrage und genehmigen Sie sie oder lehnen Sie sie ab.
- Wenn die Anfrage genehmigt wird, erhält die anfragende Person eine Benachrichtigung.
Anfragen als Admin prüfen und genehmigen
Wenn Sie Admin sind, können Sie alle offenen Genehmigungsanfragen Ihres Unternehmens im Bereich Automatisierungen sehen. Dies hilft Ihnen, Fortschritte zu erfassen und mögliche Engpässe zu erkennen. Bei Bedarf können Sie Genehmigungen auch manuell bearbeiten. Gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht. Suchen Sie das Widget Offene Genehmigungsanfragen und klicken Sie auf die Genehmigungsart.
- Alle ausstehenden Genehmigungen werden in einer Liste angezeigt. Verwenden Sie Filter, um die Ergebnisse zu verfeinern.
- Beurteilung aller Bewerbenden und deren Details. Überprüfen Sie die anfragende Person, den Status, die verantwortliche genehmigende Person(en) und die Art des Antrags.
- In dringenden Fällen können Sie eine Anfrage je nach ihrer Art manuell bearbeiten:
- Abwesenheiten: über das Profil > Reiter Abwesenheit > Ausstehende Anfragen der anfragenden Person.
- Anwesenheiten: über das Profil > Reiter Anwesenheiten der anfragenden Person. Klicken Sie auf den offenen Eintrag für die Anwesenheit.
- Aktualisierung von Mitarbeitendenattributen: über das Profil > Informationen der anfragenden Person. Suchen Sie den Bereich, in dem das Attribut enthalten ist. Klicken Sie unter dem Attribut auf das Warndreieck > Anfrage prüfen.