Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungsprozesse angelegt und Sie als genehmigende Person eingerichtet hat, werden Genehmigungsaufgaben auf Ihrer Startseite unter dem Inbox-Widget angezeigt. Abhängig vom Ihnen zugewiesenen Genehmigungsprozess können Sie Aufgaben für folgende Vorgänge erhalten:

• Anwesenheiten beantragen
• Anfragen zur Änderung von Mitarbeitendendaten
• Abwesenheitsanfragen
• Anfragen bezüglich flexibler Arbeitszeitmodelle

Bevor Sie beginnen

Um Genehmigungsaufgaben zu erhalten und zu bearbeiten, müssen die zugewiesenen genehmigenden Personen über folgende Berechtigungen verfügen:

Eine Abwesenheitsanfrage genehmigen

Wenn ein Mitarbeiter mit Vorschlagsberechtigung Abwesenheit als Auszeit, bezahlten Urlaub oder Krankheitstage beantragt, triggert Personio einen Genehmigungsprozess. Wenn Sie eine genehmigende Person sind, wird die Aufgabe auf Ihrer Startseite und in Ihrer Inbox angezeigt.

Gehen Sie zu Ihrer Inbox, um weitere Details zur Abwesenheitsanfrage anzuzeigen. Sie können:

• Die Anfrage direkt von der Inbox aus genehmigen oder ablehnen.
• Auf die Anfrage klicken, um weitere Details zu sehen. Wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit ohne Enddatum beantragt, wird dies eindeutig als unbefristete Abwesenheit gekennzeichnet. Fügen Sie das Enddatum hinzu, sobald Sie wissen, wann der Mitarbeiter zurückkehren möchte. Der Mitarbeiter kann das auch selbst über seine Abwesenheitsseite tun. Das Festlegen eines Enddatums für eine unbefristete Abwesenheit stellt sicher, dass die Abwesenheit in nachgelagerten Prozessen wie der Berichterstattung und der Gehaltsabrechnung korrekt abgebildet wird.
• Auf das Augensymbol rechts klicken, um die Anfrage in Ihrem Teamkalender zu überprüfen.

Wenn Sie die Anfrage überprüfen, erhält der Mitarbeiter eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn die Anfrage genehmigt wird, erscheint die Abwesenheit im Kalender des Mitarbeiters

Eine Anwesenheitsanfrage genehmigen

Möglicherweise hat Ihr Unternehmen einen Genehmigungsprozess eingerichtet, um sicherzustellen, dass Zeiteinträge als gültig bestätigt werden. Wenn Sie eine genehmigende Person für die Anwesenheitsanfragen anderer Mitarbeitender sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zur Inbox.
2. Um nur Anwesenheitsanfragen anzuzeigen, filtern Sie nach Produktbereich > Anwesenheit.
3. Anfragen werden nach Mitarbeitenden gruppiert. Hier haben Sie drei Möglichkeiten:
   • Um Anfragen gesammelt zu genehmigen, klicken Sie auf Alle genehmigen.
   • Klicken Sie auf eine Anfrage, um ihre Details zu sehen.
   • Fahren Sie mit der Maus über eine einzelne Anfrage, um sie direkt in der Inbox zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn Sie eine Anfrage ablehnen, wird sie an die anfragende Person zurückgeschickt, sodass diese sie bearbeiten und erneut einreichen kann.

Anfragen zur Aktualisierung von Mitarbeitendenattributen genehmigen

Ihre Mitarbeitenden können eventuell Änderungen an ihren eigenen Attributen vorschlagen. Ihr Unternehmen hat möglicherweise einen Genehmigungsprozess eingerichtet, um diese Änderungen zu prüfen, bevor sie wirksam werden. Wenn Sie eine genehmigende Person für die Aktualisierung von Attributen sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zur Inbox und suchen Sie die Genehmigungsaufgabe.
2. Überprüfen Sie die Anfrage und genehmigen Sie sie oder lehnen Sie sie ab. 
3. Wenn die Anfrage genehmigt wird, erhält die anfragende Person eine Benachrichtigung.

Ein Flexibles Arbeitszeitmodell genehmigen

Ihr Unternehmen hat möglicherweise beschlossen, Ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle zuzuweisen und einen Genehmigungsworkflow dafür einzurichten. Wenn Sie eine beurteilende Person sind, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn ein Mitarbeiter ein flexibles Arbeitszeitmodell einreicht, erhalten Sie eine E-Mail und eine Inbox-Benachrichtigung.
2. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail oder der Benachrichtigung und überprüfen Sie das Zeitmodell.
3. Wenn Sie es ablehnen, kann der Mitarbeiter das Zeitmodell bearbeiten und erneut einreichen.

Anfragen als Admin prüfen und genehmigen

Wenn Sie Admin sind, können Sie alle offenen Genehmigungsanfragen Ihres Unternehmens im Bereich Automatisierungen sehen. Dies hilft Ihnen, Fortschritte zu erfassen und mögliche Engpässe zu erkennen. Bei Bedarf können Sie Genehmigungen auch manuell bearbeiten. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht. Suchen Sie das Widget Offene Genehmigungsanfragen und klicken Sie auf die Genehmigungsart. 
2. Alle ausstehenden Genehmigungen werden in einer Liste angezeigt. Verwenden Sie Filter, um die Ergebnisse zu verfeinern.
   • Beurteilung aller Bewerbenden und deren Details. Überprüfen Sie die anfragende Person, den Status, die verantwortliche genehmigende Person und die Art der Anfrage.
3. In dringenden Fällen können Sie eine Anfrage je nach ihrer Art manuell bearbeiten:
   • Abwesenheit: über das Profil > Reiter Abwesenheit der anfragenden Person. Klicken Sie auf den Eintrag Anstehende Abwesenheit, um ihn zu bearbeiten.
   • Anwesenheiten: über das Profil > Reiter Anwesenheiten der anfragenden Person. Klicken Sie auf den Eintrag Anstehende Anwesenheiten, um dessen Details anzuzeigen. Durch Klicken auf Speichern wird der Eintrag bestätigt. 
   • Aktualisierung eines Mitarbeiterattributs: Sie benötigen Administratorrechte und müssen die Option Als Mitarbeiter einloggen verwenden, um als zugewiesene genehmigende Person zu fungieren.