Mithilfe von Genehmigungsregeln können Admins entscheiden, welche Abwesenheitsanfragen geprüft werden müssen und welche automatisch genehmigt werden können. Regeln können für jede Abwesenheitsart festgelegt werden. Es gibt dafür zwei Regeltypen:

• Standard-Genehmigungsregel: Der Standard-Genehmigungsprozess für eine Abwesenheitsart. Alle Anfragen folgen dieser Regel, sofern keine gruppenspezifische Regel festgelegt ist. Wenn keine Standardregel existiert, werden Anfragen automatisch genehmigt. 
• Gruppenspezifische Genehmigungsregeln: Diese Regeln sehen für bestimmte Mitarbeitendengruppen einen anderen Genehmigungsprozess vor. Sie können festlegen, für wen eine Regel gilt, indem Sie Filter verwenden, die auf Mitarbeiterattributen basieren (z. B. eine bestimmte Abteilung, ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Position). Wenn ein Mitarbeiter dem Filter entspricht, gilt für Anfragen von dieser Person diese Regel und nicht die Standardregel. 

Für jede Anfrage gilt nur eine Regel. Wenn jemand eine Abwesenheit beantragt, prüft Personio zunächst, ob für die Person eine gruppenspezifische Regel gilt. Falls ja, wird sie verwendet. Wenn nicht, gilt die Standardregel. Trifft mehr als eine gruppenspezifische Regel auf eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu, gilt die Regel mit der höchsten Priorität. Sie können Regeln per Drag-and-Drop verschieben, um ihre Prioritätsreihenfolge festzulegen. 

Wenn für eine Abwesenheitsart keine Genehmigungsregeln eingerichtet sind, werden Anträge automatisch genehmigt.

Bevor Sie beginnen

Berechtigungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Nutzenden über die erforderlichen Berechtigungen verfügen:

• Sie benötigen Adminrechte, um Regeln für Abwesenheitsgenehmigungen einzurichten, zu bearbeiten oder zu beobachten.
• Um Abwesenheitsanfragen entgegennehmen und bearbeiten zu können, müssen Genehmigungsberechtigte über Anzeigeberechtigungen für den jeweiligen Mitarbeiter und die jeweilige Abwesenheitsart verfügen. 
• Nur Nutzende mit Vorschlagsberechtigung für eine Abwesenheitsart triggern einen Genehmigungsprozess. Nutzende mit Bearbeitungsberechtigung überspringen den Genehmigungsprozess vollständig.

Hinweise

Beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie eine neue Genehmigungsregel speichern, gilt sie für alle neuen Abwesenheitsanfragen, die den Kriterien entsprechen.
• Wenn ein Genehmigungsprozess mehrere Schritte umfasst, werden diese in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge ausgelöst. Genehmigende Personen erhalten Aufgaben erst, nachdem der vorherige Schritt genehmigt wurde. 
• Wenn ein Schritt mehrere genehmigende Personen hat, muss nur eine von ihnen die Aufgabe ausführen, um fortzufahren oder den Prozess zu stoppen.
• Wenn Sie eine Mitarbeitendenrolle als genehmigende Person festlegen, erhalten alle Mitarbeitenden in dieser Rolle die Anfrage, aber nur eine Person muss reagieren. Die Aufgabe verschwindet dann für alle anderen. 
• Wenn eine genehmigende Person die Anfrage bei einem Schritt ablehnt, stoppt der Prozess und die Abwesenheitsanfrage wird abgelehnt.
• Trifft mehr als eine gruppenspezifische Regel auf eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu, gilt die Regel mit der höchsten Priorität. Sie können Regeln per Drag-and-Drop verschieben, um ihre Reihenfolge festzulegen. Deshalb empfehlen wir, der spezifischsten Regel die höchste Priorität und der allgemeinsten Regel die niedrigste Priorität zuzuweisen.  Hier erfahren Sie, wie Sie die Priorität von Workflows ändern.
• Genehmigende Personen können ihre E-Mail-Einstellungen für Genehmigungsaufgaben unter Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen verwalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Genehmigungen, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren. 

Standardgenehmigungsregel für Abwesenheitsanfragen einrichten

Gehen Sie so vor, um einen Genehmigungsworkflow für eine Abwesenheitsart zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Abwesenheit. 
3. Klicken Sie auf die Abwesenheitsart, die Sie einrichten möchten, und dann auf > Genehmigende Personen für Abwesenheitsanfragen auswählen.
4. Aktivieren Sie die Option zum Anfordern einer Genehmigung für Abwesenheiten.
5. Wählen Sie mindestens eine genehmigende Person zum Prüfen der Abwesenheitsanfrage aus. Sie können aus den folgenden Optionen wählen:
   • Führungskraft
   • Führungskraft der Führungskraft
   • Bestimmte Personen
   • Mitarbeitendenrollen  
6. Optional: Erstellen Sie eine Genehmigungskette, indem Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen klicken. Die Anfrage wird zum nächsten Schritt geschoben, sobald eine für diesen Schritt berechtigte Person sie genehmigt hat.
7. Optional: Delegieren Sie Genehmigungen, um verzögerte Antworten zu vermeiden.
8. Klicken Sie auf Speichern, um die Genehmigungsregel zu aktivieren.

Alle Mitarbeiteranfragen für diese Abwesenheitsart folgen diesen Schritten, es sei denn, Sie richten eine gruppenspezifische Regel ein. Dadurch werden unterschiedliche Genehmigungsschritte für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitenden erstellt.

Gruppenspezifische Genehmigungsregeln für Abwesenheitsanfragen einrichten

Sie können Genehmigungsregeln für eine bestimmte Nutzendengruppe mit einer anderen Logik als der Standardregel erstellen. Zum Beispiel für einen bestimmten Standort, ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Abteilung. 

Gruppenspezifische Genehmigungsregeln haben Vorrang vor der Standardregel. Wenn das System Mitarbeitende einer gruppenspezifischen Regel zuordnen kann, folgt es dem Workflow, den Sie hier eingerichtet haben. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Abwesenheit. 
3. Klicken Sie auf die Abwesenheitsart und dann auf > Genehmigende Personen für Abwesenheiten auswählen.
4. Klicken Sie unter Gruppenspezifische Genehmigungsregeln auf Regel hinzufügen.
5. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
6. Klicken Sie auf Filter hinzufügen, um auszuwählen, für welche Gruppe diese Regel gilt (etwa Abteilung, Team oder Standort). Kombinieren Sie mehrere Filter, um die Regel so spezifisch wie möglich zu machen. 
7. Wählen Sie die genehmigenden Personen aus und richten Sie die Genehmigungsschritte wie gewünscht ein.
8. Optional: Delegieren Sie Genehmigungen, um verzögerte Antworten zu vermeiden.
9. Klicken Sie auf Speichern, um die Regel zu aktivieren.
10. Optional: Verschieben Sie die Genehmigungsregel per Drag-and-Drop, um ihre Priorität festzulegen.

Genehmigungen delegieren

Stellen Sie sicher, dass Anfragen nicht verzögert bearbeitet werden, indem Sie die Option Anfrage delegieren, falls keine genehmigende Person anwesend ist aktivieren. Wenn Sie die Option aktivieren, gilt Folgendes:

• Die beauftragte Person erhält bereits ausstehende und neue Anfragen, sobald die ursprüngliche genehmigende Person für die festgelegte Anzahl von Tagen abwesend war. Ihre Abwesenheit muss in Personio erfasst und genehmigt werden.
• Das System berücksichtigt nicht, wann eine Abwesenheitsanfrage gesendet wird. 
• Solange die Aufgabe ausstehend ist, erscheint sie sowohl im Posteingang der ursprünglichen genehmigenden Person als auch in der Inbox der beauftragten Person.
• Sobald eine dieser Personen die Anfrage überprüft, verschwindet sie aus der Inbox der anderen Person. 
• Falls auch die beauftragte Person nicht verfügbar ist, erhält die Person, die den Workflow erstellt hat, die Aufgabe. 
• Wenn die ursprüngliche genehmigende Person zurück ist, erhält die beauftragte Person keine neuen Anfragen mehr. Alle ausstehenden Anfragen verbleiben sowohl in der Inbox der ursprünglichen genehmigenden Person als auch in der Inbox der beauftragten Person, bis sie von einer von beiden überprüft werden.
• Wenn der Mitarbeitendenstatus einer genehmigenden Person Inaktiv oder In Auszeit lautet, werden die entsprechenden Anfragen nicht delegiert. Stattdessen gehen sie direkt zur letzten Person, die die Genehmigung bearbeitet hat. Wenn der Genehmigungsprozess automatisch von unserem alten System migriert wurde, ist das möglicherweise der dienstälteste Mitarbeiter mit Adminberechtigungen. 

Hinweis:
Wenn die Führungskraft eines Mitarbeiters ein Top-Level-Genehmiger ist und niemand über ihm steht, z. B. ein CEO oder eine Geschäftsführung, und diese genehmigende Person abwesend ist, kann die Delegationskette nicht fortgesetzt werden. Die Anfrage verbleibt bei dieser genehmigenden Person. Um dies zu beheben, erstellen Sie eine gruppenspezifische Regel für Mitarbeitende, deren Führungskraft Top-Level-Genehmiger ist, und weisen Sie eine andere genehmigende Person zu.

Nächster Schritt

Um zu überprüfen, welche eingereichten Abwesenheitsanfragen genehmigt werden müssen, können Admins zum Reiter Automatisierungen > Aktivität navigieren. Weitere Details finden Sie im Artikel Workflows beobachten und verwalten.