Wie nutze ich Personio zum ersten Mal? (für Mitarbeiter)

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie sich das erste Mal in Personio einloggen und führen Sie durch die wichtigsten Funktionen. 

Um Ihren Account bei Personio zu aktivieren, folgen Sie zunächst dem Link in Ihrer Einladungsnachricht von Personio. Melden Sie sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse an und legen Sie ein individuelles Passwort fest. 

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Funktionen im Überlick

Unter Mitarbeiterprofil > Persönliche Einstellungen haben Sie die Möglichkeit die gewünschte Sprache einzustellen, Erinnerungen anzulegen, Ihre E-Mail-Signatur zu editieren sowie zu definieren, für welche Ereignisse Sie via E-Mail benachrichtigt werden möchten.

 

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Der Newsfeed auf dem Dashboard ist für alle Mitarbeiter einsehbar und beinhaltet alle kürzlich vorgenommenen Änderungen, wie bspw. neue Mitarbeiter oder Positionsänderungen. 

Die Nutzung von Personio bietet Ihnen als Mitarbeiter wesentliche Vorteile: Grundsätzlich verwaltet Personio unter Ihrem Mitarbeiterprofil nicht nur Ihre persönlichen Daten, sondern vereinfacht auch das Eintragen von An- und Abwesenheiten.

 

Das Mitarbeiterprofil umfasst die Bereiche Informationen, Gehalt, Dokumente, Anwesenheit, Abwesenheiten, Performance, Onboarding und Historie. Je nachdem welche dieser Funktionen Ihr Unternehmen nutzt, sehen Sie eventuell nur einen Teil dieser Bereiche.

 

Informationen 

Unter Mitarbeiterprofil > Informationen werden alle, für Ihr Unternehmen relevanten, Personalinformationen gespeichert. Je nach Zugangsrechten können Sie diese auch eigenständig ändern oder Änderungen vorschlagen. Dadurch bleibt Ihre digitale Personalakte stets aktuell.


Gehalt

Unter Mitarbeiterprofil > Gehalt erhalten Sie Einsicht in Ihre Gehaltsdaten und mögliche Kompensationen.


Dokumente

Unter Mitarbeiterprofil > Dokumente können Sie Mitarbeiterdokumente hochladen und einsehen. Dies beinhaltet beispielsweise Verträge, Zeugnisse, Atteste und Bescheinigungen.


Anwesenheit

Unter dem Mitarbeiterprofil > Anwesenheit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anwesenheitszeiten einzutragen. Dies erleichtert vor allem Mitarbeitern auf Stundenbasis die Zeiterfassung.


Abwesenheiten

Neben dem Erfassen von Anwesenheitszeiten, ermöglicht Personio das Management von Abwesenheiten. Unter dem Mitarbeiterprofil > Abwesenheiten können Sie diese beantragen und nachverfolgen. Abwesenheiten umfassen sowohl Krankheitstage, Urlaub als auch firmenbedingte Abwesenheit wie bspw. Geschäftsreisen. Um eine Abwesenheit zu beantragen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Wählen Sie unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheiten hinzufügen die entsprechende Abwesenheitenart aus und tragen die Dauer Ihrer Abwesenheit ein. Falls gewünscht können Sie auch eine Vertretung für die Zeit Ihrer Abwesenheit benennen. Ihre Anfrage wird dann an die Verantwortlichen übermittelt und in Personio bestätigt.
  • Klicken Sie direkt in den Kalender, um eine Abwesenheit anzufragen. 

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Unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheitsarten können sowohl geplante als auch noch verfügbare Urlaubstage eingesehen werden. Außerdem wird Ihnen unter "Genommen" angezeigt, wie viele Tage Ihres Urlaubs Sie bereits genommen haben. Das kleine Info-i neben "Genommen" zeigt Ihnen, wie viele der Urlaubstage in dieser Sektion aus einem Vorjahresübertrag stammen. 

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Neben der Kommunikation von Krankheitszeiträumen, können Sie unter Krankheit > Attest fehlt > Editieren zusätzlich Ihr Attest direkt bei Personio hochladen.

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Der Kalender bietet eine gesammelte Einsicht aller Abwesenheiten der eigenen Abteilung. Es können verschiedene Kalender ausgewählt werden, welche mit dem firmeninternen Kalender verknüpft sind. So können Sie schnell sehen ob Kollegen an einem bestimmten Tag verfügbar sind.

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Wenn Sie einen bereits genehmigten Abwesenheitsantrag zurücknehmen oder den Zeitraum verändern möchten, navigieren Sie im Kalender auf den Eintrag und nehmen Sie die entsprechenden Anpassungen vor. 

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Dies löst den Genehmigungsprozess der entsprechenden Abwesenheitsart erneut aus. Bei Löschung wird der Zeitraum vorerst als "Löschung angefragt"/"Bestätigung ausstehend" hinterlegt und nach Bestätigung aus der Sektion "Geplant" entfernt und Ihren verfügbaren Urlaubstagen wieder hinzugefügt. 

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Performance 

Unter Mitarbeiterprofil > Performance können Sie jederzeit alle Performance-Kommentare oder die Ergebnisse von etwaigen Feedback Meetings einsehen. Dies ist vor allem für Mitarbeiter mit Performance-abhängigen Bonuszahlungen relevant. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Kommentare zu Ihren Performance-Zielen zu sichten oder Feedback-Gespräche zu vereinbaren.


Onboarding

Sind Sie neu im Unternehmen so können Sie alle relevanten Onboarding-Schritte unter Mitarbeiterprofil > Onboarding einsehen und sind so über den aktuellen Fortschritt Ihres Onboardings im Bilde. Hier werden auch Ihre aktuelle Onboarding-To-Dos angezeigt. Zudem sehen Sie hier Fälligkeiten und Erinnerungen für Aufgaben, die Sie im Rahmen des Onboardings noch erfüllen sollten.

 

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