Willkommen bei Personio. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie sich das erste Mal in Personio einloggen und führen Sie durch die wichtigsten Funktionen.

Aktivierung Ihres Personio-Kontos

Um Ihren Account bei Personio zu aktivieren, folgen Sie zunächst dem Link in Ihrer E-Mail von Personio. Melden Sie sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse an und legen Sie ein individuelles Passwort fest.

Hinweis:
Beim Setzen eines Passworts sind die folgenden Restriktionen zu beachten:

Nach der erfolgreichen Aktivierung öffnet sich die Startseite für Ihr Personio-Konto. Verwenden Sie die Personio Login-Maske, um sich erneut anzumelden. Loggen Sie sich über Ihre E-Mail in Kombination mit Ihrem eben konfigurierten Passwort ein.

Tipp:
Ihre Login-URL lautet: meinaccount.personio.de

Funktionen im Überblick

Im Folgenden führen wir Sie durch die wichtigsten Funktionen von Personio.

Hinweis:
Der Funktionsumfang Ihres Personio-Kontos hängt von den von Ihrem Unternehmen genutzten Funktionen sowie Ihren Zugriffsrechten ab. Die folgenden Elemente können daher von Ihrem persönlichen Profil abweichen.

Ihre Startseite

Nach dem Login gelangen Sie auf Ihre Startseite. Navigieren Sie alternativ auf das Häuschen-Symbol, um auf die Startseite Ihres Personio-Kontos zu wechseln.

• Aufgaben
  Das Widget Aufgaben gibt Ihnen eine Übersicht aller ausstehenden To-dos. Manche Aufgaben können Sie direkt aus dem Widget heraus verwalten. Um Ihre Inbox zu öffnen und auf Ihre Erinnerungen zuzugreifen, klicken Sie auf den Button Erinnerungen.
• Genehmigungen
  Das Widget Alle Genehmigungen zeigt alle ausstehenden Genehmigungsanfragen (An- und Abwesenheiten, Atteste sowie Mitarbeiterdaten).
• Heutige Zeiterfassung
  Mithilfe des Widgets Heutige Zeiterfassung können Sie Arbeits- und Pausenzeiten schnell und effizient eintragen, ohne zum Reiter Anwesenheit in Ihrem Profil navigieren zu müssen.
  
  

  Hinweise:
  ▶︎ Sie können hier nur vollständige Zeiten erfassen. Wenn Sie unvollständige Zeiten erfassen möchten, nutzen Sie bitte den Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil.
  ▶︎ Wenn Pausenregeln festgelegt wurden, sehen Sie eine Warnung, wenn nicht genügend Pausen eingegeben wurden.
  ▶︎ Wenn Überstunden und Minusstunden aktiviert sind, wird die erfasste Zeit violett markiert und mit einem Uhren Symbol angezeigt.
  ▶︎ Mit dem Widget können Sie nur Arbeits- und Pausenzeiten eintragen. Projektzeiten und Kommentare können nur im Reiter Anwesenheiten eingegeben werden.

Persönliche Einstellungen

Um Ihre persönlichen Einstellungen anzupassen, klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf Ihr Profilbild und wählen Sie Persönliche Einstellungen. Hier stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache. Derzeit bieten wir Personio auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Niederländisch an.
• Klicken Sie auf Benachrichtigungen, um festzulegen, ob Sie Ihre Erinnerungen nur in Ihrer Inbox oder auch via E-Mail erhalten möchten. Wir empfehlen, dass Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren
• Unter Erinnerungen finden Sie eine Liste aller Erinnerungen, die im Vorfeld für Sie definiert wurden. Hier können Sie auch weitere Erinnerungen hinterlegen.
• Unter E-Mail können Sie Ihre persönliche Signatur anlegen und speichern. Sie benötigen diese Signatur, wenn Sie an den Recruitingabläufen Ihres Unternehmens beteiligt sind. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können.

Ihr Profil

Sie können auf Ihr Profil direkt zugreifen, indem Sie in der Seitenleiste Mein Profil anklicken. Alternativ ist Ihr Profil auch über Ihr Profilbild rechts oben im Bildschirm verfügbar: Klicken Sie auf Ihr Bild und anschließend auf Mein Profil, um einen Überblick aller Funktionen Ihres Mitarbeiterprofils zu erhalten.

Profilbild hochladen

Beginnen Sie Ihr Profil zu personalisieren, indem Sie ein Profilfoto hochladen. Klicken Sie dazu auf den Avatar und wählen Sie ein Foto aus. Mit Klick auf Hochladen wird das Profilfoto übernommen.

Informationen

Unter Mein Profil finden Sie im Bereich Informationen Ihre persönlichen Daten sowie Ihre Personalinformationen. Je nach Ihren Zugriffsrechten haben Sie hier die Möglichkeit, Änderungen vorzuschlagen oder Angaben zu bearbeiten oder zu terminieren.

Gehalt

Im Mitarbeiterprofil finden Sie unter Gehalt einen Überblick Ihrer aktuellen Gehaltsbestandteile. Mit Klick auf die Detailansicht können Sie Ihre historischen Gehaltsänderungen einsehen.

Dokumente

Im Mitarbeiterprofil unter Dokumente haben Sie je nach Zugriffsrecht die Möglichkeit persönliche Dokumente hochzuladen und auf bereits gespeicherte Dokumente zuzugreifen. Dies beinhaltet unter anderem Verträge, Zeugnisse, Atteste oder Bescheinigungen.

Außerdem ist es möglich, dass Ihr Unternehmen Ihre Entgeltabrechnungen unter der Kategorie Lohnbuchhaltung ablegt.

Anwesenheit

Im Reiter Anwesenheit erhalten Sie einen Überblick Ihrer Arbeitszeiten, Über- und Unterstunden, sofern diese erfasst werden, sowie Ihrer Arbeitstage und Wochenstunden. In der Monatsübersicht haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anwesenheiten zu erfassen. Tragen Sie dazu die Start- und Endzeit sowie die Pausen Ihres Arbeitstages ein. Optional können Sie die Anwesenheit auch einem Projekt zuordnen oder mit einem Kommentar versehen.

Notizen

• Sind Pausenregelungen hinterlegt, weist ein oranges Warndreieck auf ungenügende Pausen hin. Zu Über- und Minusstunden informiert Sie ein violettes Uhrensymbol.
• Erscheint der Status Offen, muss die eingetragene Anwesenheit zunächst genehmigt werden. Genehmigte Anwesenheiten werden mit dem Status Bestätigt und abgelehnte Eintragungen mit dem Status Abgelehnt markiert. Abgelehnte Anwesenheiten können Sie bearbeiten und erneut zur Genehmigung vorlegen.
• Erfasste Zeiten für ganze Arbeitstage können auch in andere Tage des gleichen Monats kopiert werden. Fahren Sie einfach mit dem Cursor über die Zelle eines genehmigten oder zur Genehmigung ausstehenden Tages im Kalender und klicken Sie auf das Symbol Stunden kopieren in der rechten oberen Ecke.

  

• Wählen Sie im Konfigurationsfenster entweder Arbeitstage aus meinen Arbeitszeiten um für alle Tage des Monats, oder Bestimmte Wochentage, um zu bestimmten Wochentagen des ganzen Monats zu kopieren. Sie können ebenfalls Kommentare und Projekte kopieren. Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, wird für jeden gewählten Tag ein neuer Eintrag eingefügt.

Hinweis:
Arbeitszeiten können nicht in Feiertage, genehmigte Abwesenheitstage und Tage mit bereits hinterlegter Zeiterfassung kopiert werden.

Abwesenheiten

Um Abwesenheiten einzusehen oder zu beantragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie auf Mein Profil > Abwesenheit, um Ihr Abwesenheitskonto einzusehen, beispielsweise Ihre bezahlten Urlaubsansprüche.
2. Verwenden Sie die Funktion Abwesenheit beantragen oder wählen Sie Abwesenheitstage direkt im Kalender aus, um Abwesenheiten zu beantragen.
3. Wählen Sie dann die richtige Abwesenheitsart aus, beispielsweise Bezahlter Urlaub, den konkreten Abwesenheitszeitraum und eine intern vereinbarte Vertretung (falls zutreffend).
4. Sie können Ihrer Anfrage optional einen Kommentar hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Beantragen, um den Abwesenheitsantrag zu stellen.

Sobald eine Abwesenheitsanfrage genehmigt ist, wird Ihr Abwesenheitskonto angepasst und Sie erhalten eine Bestätigung via E-Mail. Außerdem sehen Sie unter dem Reiter Abwesenheit eine Übersicht Ihrer übertragenen Ansprüche aus dem Vorjahr, Ihren Urlaubsanspruch für das laufende Jahr, die Summe der bereits genommenen und geplanten Abwesenheitstage im laufenden Jahr sowie die Summe der im laufenden Jahr verfügbaren Abwesenheitstage.

Für Abwesenheiten, die nach Überschreitung einer gewissen Anzahl an Tagen attestpflichtig sind, wie beispielsweise Krankheit, wird die Krankmeldung in Personio und via E-Mail angefragt. Mit Klick auf Neues Attest hochladen kann die Krankmeldung direkt hochgeladen werden. Das Dokument erscheint anschließend im Reiter Dokumente, in der Kategorie Atteste.

Sollten Sie bevorstehende Abwesenheitseinträge, die bereits genehmigt wurden, nochmals ändern oder löschen, können Sie dies direkt über Ihren Kalender machen. Klicken Sie auf die entsprechende Abwesenheitsperiode und passen Sie den Zeitraum an oder löschen Sie die gesamte Periode. Die Änderung löst erneut, einen Genehmigungsprozess aus, sodass die Anpassung erst nach Bestätigung in Ihrem Konto erscheint.

Performance 

Hinweis
Dieser Artikel bezieht sich auf die Ziele-Funktion unter dem Reiter Performance im Mitarbeiterprofil, die am 31. Dezember 2022 eingestellt wird. Ab diesem Datum wird für alle Kunden mit dem Paket Performance & Entwicklung eine neue, verbesserte Ziele-Funktion verfügbar sein.

Im Performance-Bereich des Mitarbeiterprofils finden Sie eine Übersicht über bisher gesammeltes Feedback, alle Performance-Meetings und die Ziele für den aktuellen Zeitraum. Mit Klick auf den entsprechenden Eintrag können zusätzliche Informationen, wie z.B. die Inhalte des Feedbacks, Meeting-Details und Beschreibungen der Ziele eingesehen werden.

Hinweis:
Um Feedback schreiben und veröffentlichen zu können, brauchen Sie Bearbeitungsrechte für den Bereich Performance. 

Onboarding

Im Mitarbeiterprofil unter Onboarding werden Ihnen, je nach Zugriffsrecht, alle To-dos aufgelistet, welche Sie im Zuge einer Neuanstellung durchführen müssen. Das Fälligkeitsdatum zeigt an, bis wann das entsprechende To-do erledigt werden muss. Für offene Onboarding-Schritte erhalten Sie eine E-Mail-Erinnerung sowie eine Aufgabe auf Ihrem Home-Bildschirm.

Notizen

Im Mitarbeiterprofil unter Notizen haben Sie die Möglichkeit persönliche Notizen und Erinnerungen in Ihrem Personio-Konto zu hinterlegen.

Hinweis:
Auch Mitarbeiter benötigen mindestens ein Ansichtsrecht auf den Bereich Konten verwalten, um Erinnerungen aufzurufen.

Kalender

Schließlich finden Sie in Personio auch einen Überblick der in die Anwendung integrierten Kalender. Um auf den Kalender zuzugreifen, klicken Sie in der Seitenleiste auf Kalender. Hier sind zwei verschiedene Ansichten verfügbar, die Abwesenheiten und der Eventkalender.

Abwesenheiten

Unter Abwesenheiten finden Sie eine Übersicht aller für Sie sichtbaren Abwesenheiten. Sie haben auch hier die Option, diverse Filter zu setzten, um beispielsweise anhand der Abwesenheitsart, der Abteilung, dem Standort oder der Gesellschaft zu selektieren. 

Eventkalender

Der Eventkalender zeigt Folgendes:

• Interview- und Feedback-Termine, zu denen Sie eingeladen sind.
• Ihre persönlichen Erinnerungen und Geburtstage.
• öffentliche Feiertage an Ihrem Standort.

Mit Klick auf die anderen verfügbaren Kalender sehen Sie deren Eintragungen in der Kalenderübersicht. Nutzen Sie zudem die Filterfunktion, um die Kalenderansicht nach Gesellschaft, Standort, Abteilung oder Team gruppiert darzustellen.

Tipp:
Nutzen Sie die iCAL-Funktion, um den Kalender mit einer externen Anwendung zu integrieren, beispielsweise einem Google- oder Outlook-Kalender. Klicken Sie hierfür auf den Export-Button und wählen Sie den oder die gewünschten Kalender für die Integration mit Ihrem eigenen Kalender. Wenn Sie möchten, können Sie den iCAL-Kalender nach einer spezifischen Abteilung filtern. Wählen Sie dann den generierten Link und betten Sie diesen in Ihren externen Kalender ein. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den Personio-Kalender über einen iCAL-Link integrieren.