Erste Schritte mit Personio für Mitarbeiter

Willkommen bei Personio. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie sich das erste Mal in Personio einloggen und führen Sie durch die wichtigsten Funktionen.

  • Aktivierung Ihres Personio-Kontos
  • Funktionen im Überblick

 

Aktivierung Ihres Personio-Accounts

Um Ihren Account bei Personio zu aktivieren, folgen Sie zunächst dem Link in Ihrer Einladungsnachricht von Personio. Melden Sie sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse an und legen Sie ein individuelles Passwort fest.

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Restriktionen beim Setzen eines Passworts beachten werden müssen.

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Nach der erfolgreichen Aktivierung öffnet sich der Personio Home-Bildschirm Ihres Kontos. Verwenden Sie die Personio Login-Maske, um sich erneut anzumelden. Loggen Sie sich hier über Ihre E-Mail in Kombination mit Ihrem eben gespeicherten Passwort ein.

Ihre Login-URL: www.accountname.personio.de

 

Im Folgenden führen wir Sie durch die wichtigsten Funktionen von Personio.

 

Home-Bildschirm

Nach dem Login gelangen Sie in Ihren Home-Bildschirm. Alternativ navigieren Sie auf das Häuschen-Symbol, um in die Home-Ansicht Ihres Personio-Accounts zu wechseln. In der Box “Aufgaben” erhalten Sie eine Übersicht aller offenen Aufgaben und Erinnerungen. Mit Klick auf die entsprechende Benachrichtigung werden Sie direkt in die Aufgabe, wie beispielsweise Ihre Onboarding-Maske, weitergeleitet. Weitere Informationen finden Sie hier.

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Der Newsfeed verschafft Ihnen einen Überblick, der letzten Mitarbeiter-Ereignisse, wie beispielsweise Positions- oder Abteilungsänderungen, in Ihrem Unternehmen. Je nach Unternehmenseinstellungen kann der Newsfeed auch abgeschaltet sein.

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Die Box „Status der Genehmigungen“, zeigt Ihnen alle offenen Genehmigungsanfragen, welche Sie betreffen. In den Boxen „Anwesenheit“ und „Abwesenheit“ können Sie entsprechende Anträge einsehen. Mit Klick auf die blau hinterlegten Verlinkungen, gelangen Sie in die zuvor beschriebenen Bereiche Anwesenheit und Abwesenheit.

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Persönliche Einstellungen

Definieren Sie zunächst Ihre persönlichen Einstellungen. Navigieren Sie dazu auf den Avatar am rechten oberen Bildschirmrand und klicken Sie auf Persönliche Einstellungen. Wählen Sie nun Ihre Spracheinstellung. Derzeit bieten wir Personio entweder in Englisch oder Deutsch an.

Legen Sie über Benachrichtigungen fest, ob Sie Ihre Erinnerungen nur auf Ihrem Dashboard oder auch via E-Mail erhalten möchten. Wir empfehlen die Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigungen.

Unter Erinnerungen haben Sie die Möglichkeit, alle Erinnerungen einzusehen, die im Vorfeld für Sie definiert wurden, sowie weitere, persönliche Erinnerungen zu hinterlegen.

Hinterlegen Sie abschließend über E-Mail Ihre persönliche Signatur, falls Sie am Recruiting Prozess Ihres Unternehmens beteiligt sind.

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Mitarbeiterprofil

Navigieren Sie auf den Avatar und klicken Sie auf Mein Profil. Sie erhalten einen Überblick über die Funktionen in Ihrem Mitarbeiterprofil. Bitte beachten Sie, dass die folgenden Ansichten, je nach Zugriffsrechten, in Ihrem Profil abweichen können.

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Beginnen Sie, indem Sie ein Profilfoto hochladen, um Ihr Profil persönlicher zu gestalten. Klicken Sie dazu auf den Avatar und wählen Sie ein Foto aus. Mit Klick auf Hochladen wird das Profilfoto übernommen.

 

Informationen 

Unter Mitarbeiterprofil > Informationen werden Ihnen Ihre persönlichen und Personal-Daten angezeigt. Je nach Zugriffsrecht, haben Sie hier die Möglichkeit Änderungen vorzuschlagen, zu bearbeiten, oder zu terminieren.

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Gehalt

Unter Mitarbeiterprofil > Gehalt erhalten Sie einen Überblick Ihrer aktuellen Gehaltsbestandteile. Mit Klick auf Detailansicht, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre historischen Gehaltsänderungen einzusehen.

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Dokumente

Unter Mitarbeiterprofil > Dokumente, haben Sie je nach Zugriffsrecht die Möglichkeit persönliche Dokumente hochzuladen und auf bereits gespeicherte Dokumente zuzugreifen. Dies beinhaltet beispielsweise Verträge, Zeugnisse, Atteste oder Bescheinigungen.

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Anwesenheit

Unter dem Mitarbeiterprofil > Anwesenheit erhalten Sie einen Überblick Ihrer Arbeitszeiten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anwesenheiten zu erfassen. Tragen Sie dazu die Start- und Endzeit, sowie die abgehaltene Pause in Minuten, Ihres Arbeitstages ein. Optional haben Sie hier die Möglichkeit die Anwesenheit mit einem Kommentar, beispielsweise um die Tätigkeiten und Projekte zu dokumentieren, zu versehen. Erscheint der Status Offen, muss die eingetragene Anwesenheit zunächst genehmigt werden. Genehmigte Anwesenheiten werden mit dem Status Bestätigt markiert.

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Abwesenheiten

Unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit können Sie Ihre Abwesenheitskonten, wie bspw. Ihren Urlaubsanspruch, einsehen. Über die Funktion Abwesenheit hinzufügen oder über das direkte markieren der gewünschten Abwesenheitstage im Kalender haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheiten zu beantragen. Wählen Sie nun die entsprechende Abwesenheitsart, wie bspw. “Bezahlter Urlaub”, den genauen Zeitraum der Abwesenheit, je nach interner Absprache eine Urlaubsvertretung und versehen Sie die Anfrage optional mit einem Kommentar. Mit Klick auf Anfrage wird die Urlaubsanfrage versendet.

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Nach Genehmigung der Urlaubsanfrage wird Ihr Urlaubskonto angepasst und Sie erhalten eine Bestätigung via E-Mail. Außerdem zeigt Ihnen die Konto-Übersicht Ihren übertragenen Anspruch aus dem Vorjahr, Ihren Urlaubsanspruch aus dem aktuellen Jahr sowie Summe der bereits genommenen Urlaubstage.

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Für Abwesenheiten, die nach Überschreitung einer gewissen Anzahl an Tagen attestpflichtig sind, wie beispielsweise „Krankheit“, wird die Krankmeldung in Personio und via E-Mail angefragt. Mit Klick auf Neues Attest hochladen kann die Krankmeldung direkt hochgeladen werden. Das Dokument erscheint anschließend im Reiter Dokumente, in der Kategorie „Atteste“.

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Sollten Sie bevorstehende Abwesenheitseintrage, die bereits genehmigt wurden, nochmals ändern oder löschen, können Sie dies direkt über Ihren Kalender machen. Klicken Sie auf die entsprechende Abwesenheitsperiode und passen Sie den Zeitraum an oder löschen Sie die gesamte Periode. Die Änderung löst erneut, einen Genehmigungsprozess aus, sodass die Anpassung erst nach Bestätigung in Ihrem Konto erscheint.

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Performance 

Unter Mitarbeiterprofil > Performance erhalten Sie eine Übersicht aller bisher abgeschlossenen und geplanten Feedbackgespräche sowie Ihrer vertraglich hinterlegten Zielvereinbarungen. Mit Klick auf den entsprechenden Eintrag, können zusätzliche Informationen, wie beispielsweise die Ergebnisse eines Feedbackgesprächs eingesehen werden.

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Onboarding

Unter Mitarbeiterprofil > Onboarding werden Ihnen, je nach Zugriffsrecht, alle Todos aufgelistet, welche Sie im Zuge einer Neuanstellung durchführen müssen. Das Fälligkeitsdatum zeigt an, bis wann das entsprechende Todo erledigt werden muss. Für offene Onboarding-Schritte erhalten Sie eine E-Mail-Erinnerung sowie eine Aufgabe auf Ihrem Home-Bildschirm.

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Notizen 

Unter Mitarbeiterprofil > Notizen haben Sie die Möglichkeit persönliche Notizen und Erinnerungen in Ihrem Personio-Konto zu hinterlegen.

 

Unternehmenskalender

Abschließend erhalten Sie von uns einen Überblick, des in Personio integrierten Unternehmens-Kalenders. Navigieren Sie dazu auf das Kalender-Symbol in der linken Menüleiste. Der Unternehmenskalender bietet Ihnen eine Übersicht aller für Sie freigegebenen Interview- und Feedback-Termine, Geburtstage, Abwesenheiten sowie die Feiertage an Ihrem Standort.

Mit Klick auf die weiteren Kalender, erscheinen die Einträge in der Kalenderübersicht. Nutzen Sie zudem die Filterfunktion, um die Kalenderansicht pro Gesellschaft, Standort, Abteilung oder Team gruppiert darzustellen.

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Nutzen Sie die iCAL-Funktion, um den Kalender mit in eine externe Applikation, wie beispielsweise den Google- oder Outlook-Kalender zu integrieren. Klicken Sie dazu auf den iCAL-Button und aktivieren Sie die entsprechenden Kalender, die Sie in Ihren eigenen Kalender integrieren möchten. Falls gewünscht, können Sie den iCAL-Kalender nach einer Abteilung filtern. Markieren Sie nun den generierten Link und betten Sie diesen in Ihrem Kalender ein. Weitere Informationen finden Sie hier.

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