Erste Schritte mit Personio für Mitarbeiter

Willkommen bei Personio. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie sich das erste Mal in Personio einloggen und führen Sie durch die wichtigsten Funktionen.

 

Aktivierung Ihres Personio-Accounts

Um Ihren Account bei Personio zu aktivieren, folgen Sie zunächst dem Link in Ihrer E-Mail von Personio. Melden Sie sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse an und legen Sie ein individuelles Passwort fest.

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Restriktionen beim Setzen eines Passworts beachten werden müssen.

Bildschirmfoto_2018-03-01_um_14.07.59.png

Nach der erfolgreichen Aktivierung öffnet sich der Personio Home-Bildschirm Ihres Kontos. Verwenden Sie die Personio Login-Maske, um sich erneut anzumelden. Loggen Sie sich hier über Ihre E-Mail in Kombination mit Ihrem eben gespeicherten Passwort ein.

Ihre Login-URL: www.accountname.personio.de

 

Funktionen im Überblick

Im Folgenden führen wir Sie durch die wichtigsten Funktionen von Personio.

 

Home-Bildschirm

Nach dem Login gelangen Sie auf Ihren Home-Bildschirm. Alternativ navigieren Sie auf das Häuschen-Symbol, um in die Home-Ansicht Ihres Personio-Accounts zu wechseln. Im Bereich Meine Aufgaben erhalten Sie eine Übersicht aller offenen Aufgaben und Erinnerungen. Mit Klick auf die entsprechende Benachrichtigung werden Sie direkt in die Aufgabe, wie beispielsweise den auszufüllenden Personalbogen in Ihrer Onboarding-Maske, weitergeleitet. Weitere Informationen finden Sie hier. Im Bereich Anwesenheit und Abwesenheit unter Mein Profil können Sie entsprechende Anträge einsehen. Mit Klick auf die blau hinterlegten Verlinkungen, gelangen Sie direkt in die jeweiligen Abschnitte.

Dashboard_-_Meine_Aufgaben.png

Der Bereich Alle Genehmigungen zeigt Ihnen alle offenen Genehmigungsanfragen. 

Dashboard_-_Alle_Genehmigungen.png

 

Persönliche Einstellungen

Definieren Sie zunächst Ihre persönlichen Einstellungen. Navigieren Sie dazu auf den Avatar am rechten oberen Bildschirmrand und klicken Sie auf Persönliche Einstellungen. Wählen Sie nun Ihre Spracheinstellung. Derzeit bieten wir Personio entweder in Englisch oder Deutsch an.

Legen Sie über Benachrichtigungen fest, ob Sie Ihre Erinnerungen nur auf Ihrem Dashboard oder auch via E-Mail erhalten möchten. Wir empfehlen die Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigungen.

Unter Erinnerungen haben Sie die Möglichkeit, alle Erinnerungen einzusehen, die im Vorfeld für Sie definiert wurden, sowie weitere persönliche Erinnerungen zu hinterlegen.

Hinterlegen Sie abschließend über E-Mail Ihre persönliche Signatur, falls Sie am Recruiting Prozess Ihres Unternehmens beteiligt sind.

Screen_Shot_2018-11-07_at_11.57.20.png

 

Mitarbeiterprofil

Sie können direkt vom Home-Bereich aus auf Ihr Profil zugreifen. Klicken Sie dazu auf den Schriftzug Profil im Bereich Mein Profil. Eine weiterer Weg verbirgt sich hinter Ihrem Profilbild rechts oben: Navigieren Sie auf das Bild und klicken Sie anschließend auf Mein Profil. Sie erhalten anschließend einen Überblick über sämtiche Funktionen Ihres Mitarbeiterprofils. 

2019-04-24_11.55.47.gif

Beginnen Sie Ihr Profil zu personalisieren, indem Sie ein Profilfoto hochladen. Klicken Sie dazu auf den Avatar und wählen Sie ein Foto aus. Mit Klick auf Hochladen wird das Profilfoto übernommen.

Bitte beachten Sie, dass der Funktionsumfang Ihres Profils von Ihren Zugriffsrechten abhängig ist und die folgenden Ansichten, daher von Ihrem eigenen Profil abweichen.

 

Informationen

Im Mitarbeiterprofil unter Informationen werden Ihnen unter anderem Ihre persönlichen Daten sowie Personaldaten angezeigt. Je nach Zugriffsrecht, haben Sie hier die Möglichkeit Änderungen vorzuschlagen, zu bearbeiten, oder zu terminieren.

Screen_Shot_2018-11-07_at_11.48.32.png

 

Gehalt

Im Mitarbeiterprofil unter Gehalt erhalten Sie einen Überblick Ihrer aktuellen Gehaltsbestandteile. Mit Klick auf Detailansicht haben Sie die Möglichkeit, Ihre historischen Gehaltsänderungen einzusehen.

Screen_Shot_2018-11-07_at_11.50.40.png

 

Dokumente

Im Mitarbeiterprofil unter Dokumente haben Sie je nach Zugriffsrecht die Möglichkeit persönliche Dokumente hochzuladen und auf bereits gespeicherte Dokumente zuzugreifen. Dies beinhaltet beispielsweise Verträge, Zeugnisse, Atteste oder Bescheinigungen.

Screen_Shot_2018-11-07_at_11.52.29.png

 

Anwesenheit

Im Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit erhalten Sie einen Überblick Ihrer Arbeitszeiten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anwesenheiten zu erfassen. Tragen Sie dazu die Start- und Endzeit, sowie die abgehaltene Pause in Minuten, Ihres Arbeitstages ein. Optional haben Sie hier die Möglichkeit die Anwesenheit mit einem Kommentar zu versehen, beispielsweise um die Tätigkeiten und Projekte zu dokumentieren. Erscheint der Status Offen, muss die eingetragene Anwesenheit zunächst genehmigt werden. Genehmigte Anwesenheiten werden mit dem Status Bestätigt markiert.

Screen_Shot_2018-11-07_at_11.54.06.png

 

Abwesenheiten

Im Mitarbeiterprofil unter Abwesenheit können Sie Ihre Abwesenheitskonten, wie bspw. Ihren Urlaubsanspruch, einsehen. Über die Funktion Abwesenheit hinzufügen oder über das direkte markieren der gewünschten Abwesenheitstage im Kalender haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheiten zu beantragen. Wählen Sie nun die entsprechende Abwesenheitsart, wie bspw. Bezahlter Urlaub, den genauen Zeitraum der Abwesenheit, je nach interner Absprache eine Urlaubsvertretung und versehen Sie die Anfrage optional mit einem Kommentar. Mit Klick auf Anfrage wird die Urlaubsanfrage versendet.

Screen_Shot_2018-11-07_at_12.13.52.png

Nach Genehmigung der Urlaubsanfrage wird Ihr Urlaubskonto angepasst und Sie erhalten eine Bestätigung via E-Mail. Außerdem zeigt Ihnen die Konto-Übersicht Ihren übertragenen Anspruch aus dem Vorjahr, Ihren Urlaubsanspruch aus dem aktuellen Jahr, die Summe der bereits genommenen und geplanten Urlaubstage aus dem aktuellen Jahr sowie die insgesamt verfügbaren Urlaubstage aus dem aktuellen Jahr.

Screen_Shot_2018-11-07_at_12.30.57.png

Für Abwesenheiten, die nach Überschreitung einer gewissen Anzahl an Tagen attestpflichtig sind, wie beispielsweise Krankheit, wird die Krankmeldung in Personio und via E-Mail angefragt. Mit Klick auf Neues Attest hochladen kann die Krankmeldung direkt hochgeladen werden. Das Dokument erscheint anschließend im Reiter Dokumente, in der Kategorie Atteste.

Screen_Shot_2018-11-07_at_12.35.19.png

Sollten Sie bevorstehende Abwesenheitseinträge, die bereits genehmigt wurden, nochmals ändern oder löschen, können Sie dies direkt über Ihren Kalender machen. Klicken Sie auf die entsprechende Abwesenheitsperiode und passen Sie den Zeitraum an oder löschen Sie die gesamte Periode. Die Änderung löst erneut, einen Genehmigungsprozess aus, sodass die Anpassung erst nach Bestätigung in Ihrem Konto erscheint.

Bildschirmfoto_2018-02-28_um_12.12.22.png

 

Performance 

Im Mitarbeiterprofil unter Performance erhalten Sie eine Übersicht aller bisher abgeschlossenen und geplanten Feedbackgespräche sowie Ihrer vertraglich hinterlegten Zielvereinbarungen. Mit Klick auf den entsprechenden Eintrag können zusätzliche Informationen, wie beispielsweise die Ergebnisse eines Feedbackgesprächs, eingesehen werden.

Screen_Shot_2018-11-07_at_12.02.25.png

 

Onboarding

Im Mitarbeiterprofil unter Onboarding werden Ihnen, je nach Zugriffsrecht, alle Todos aufgelistet, welche Sie im Zuge einer Neuanstellung durchführen müssen. Das Fälligkeitsdatum zeigt an, bis wann das entsprechende Todo erledigt werden muss. Für offene Onboarding-Schritte erhalten Sie eine E-Mail-Erinnerung sowie eine Aufgabe auf Ihrem Home-Bildschirm.

Screen_Shot_2018-11-07_at_12.06.33.png

 

Notizen

Im Mitarbeiterprofil unter Notizen haben Sie die Möglichkeit persönliche Notizen und Erinnerungen in Ihrem Personio-Konto zu hinterlegen.

 

Unternehmenskalender

Abschließend erhalten Sie von uns einen Überblick des in Personio integrierten Unternehmenskalenders. Navigieren Sie dazu auf das Kalender-Symbol in der linken Menüleiste. Der Unternehmenskalender bietet Ihnen zwei Ansichten: eine Übersicht über den Events Kalender und eine Übersicht über die Abwesenheiten.

Der Events Kalender bildet folgende Termine ab: Interview- und Feedback-Termine, zu welchen Sie eingeladen sind, Ihre persönlichen Erinnerungen sowie Geburtstage und Feiertage an Ihrem Standort. Mit Klick auf die weiteren anzuzeigenden Kalender, erscheinen die jeweiligen Einträge in der Kalenderübersicht. Nutzen Sie zudem die Filterfunktion, um die Kalenderansicht pro Gesellschaft, Standort, Abteilung oder Team gruppiert darzustellen.

 Events_Kalender_.png

Der Abwesenheitskalender zeigt Ihnen eine Übersicht über alle für Sie sichtbaren Abwesenheiten. Sie haben auch hier die Optionen diverse Filter zu setzten, um z.B. anhand der Art der Abwesenheit, der Abteilung, dem Standort oder der Gesellschaft zu selektieren. 

Nähere Informationen zu den spezifischen Funktionen des Kalenders finden Sie hier.

Neue_Ansicht_Abwesenheitskalender.png

Nutzen Sie die iCAL-Funktion, um den Kalender in eine externe Applikation, wie beispielsweise den Google- oder Outlook-Kalender zu integrieren. Klicken Sie dazu auf den Export-Button und wählen Sie die entsprechenden Kalender aus, die Sie in Ihren eigenen Kalender integrieren möchten. Falls gewünscht, können Sie den iCAL-Kalender nach einer Abteilung filtern. Markieren Sie nun den generierten Link und betten Sie diesen in Ihren externen Kalender ein. Weitere Informationen finden Sie hier.

iCal_Kalenderexport.png

 

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.