Erste Schritte mit Personio für Mitarbeiter

 

Willkommen bei Personio. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie sich das erste Mal in Personio einloggen und führen Sie durch die wichtigsten Funktionen.

 

Aktivierung Ihres Personio-Accounts

Um Ihren Account bei Personio zu aktivieren, folgen Sie zunächst dem Link in Ihrer E-Mail von Personio. Melden Sie sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse an und legen Sie ein individuelles Passwort fest.

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Restriktionen beim Setzen eines Passworts beachten werden müssen:

set-personio-password_de.png

Nach der erfolgreichen Aktivierung öffnet sich das Personio Dashboard Ihres Kontos. Verwenden Sie die Personio Login-Maske, um sich erneut anzumelden. Loggen Sie sich über Ihre E-Mail in Kombination mit Ihrem eben festgelegten Passwort ein.

Ihre Login-URL: meinaccount.personio.de

 

Funktionen im Überblick

Im Folgenden führen wir Sie durch die wichtigsten Funktionen von Personio.

Bitte beachten Sie, dass der Funktionsumfang Ihres Personio-Accounts von den von Ihrem Unternehmen genutzten Funktionen sowie Ihren Zugriffsrechten abhängig ist. Die folgenden Elemente können daher von Ihrem eigenen Profil abweichen.

 

Ihr Dashboard

Nach dem Login gelangen Sie auf Ihr Dashboard. Alternativ navigieren Sie auf das Häuschen-Symbol, um in die Home-Ansicht Ihres Personio-Accounts zu wechseln. Im Bereich Meine Aufgaben erhalten Sie eine Übersicht aller offenen Aufgaben und Erinnerungen. Mit Klick auf die entsprechende Benachrichtigung werden Sie direkt in die Aufgabe, wie etwa den auszufüllenden Personalbogen in Ihrer Onboarding-Maske, weitergeleitet. Weitere Informationen finden Sie hier

Im Bereich Anwesenheit und Abwesenheit unter Mein Profil können Sie entsprechende Anträge einsehen. Mit Klick auf die blau hinterlegten Verlinkungen, gelangen Sie direkt in die jeweiligen Abschnitte. Der Bereich Alle Genehmigungen zeigt alle offenen Genehmigungsanfragen (An-und Abwesenheiten, Attestgenehmigungen sowie Mitarbeiterdaten). 

Das Widget Heutige Zeriterfassung ermöglicht es, Arbeits- und Pausenzeiten schnell und effizient einzugeben ohne zum Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil navigieren zu müssen. Beachten Sie, dass nur vollständige Zeiten hier erfasst werden können. Wenn Sie unvollständige Zeiten erfassen wollen, nutzen Sie bitte den Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil. Wenn Pausenregelungen festgelegt sind, erhalten Sie eine Warnung, wenn keine ausreichenden Pausen eingetragen wurden. Wenn Überstunden und Unterstunden aktiviert sind, wird die erfasste Zeit violett und mit einem Uhrsymbol markiert.

Beachten Sie bitte, dass Sie im Widget nur Arbeitszeiten und Pausen eintragen können. Projektzeiten und Kommentare können nur im Reiter Anwesenheiten eingegeben werden.

dashboard-firststeps-de.gif

 

Persönliche Einstellungen

Definieren Sie zunächst Ihre persönlichen Einstellungen. Navigieren Sie dazu auf den Avatar am rechten oberen Bildschirmrand, klicken Sie auf Persönliche Einstellungen und wählen Sie Ihre Spracheinstellung. Derzeit bieten wir Personio auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Niederländisch an.

Legen Sie über Benachrichtigungen fest, ob Sie Ihre Erinnerungen nur auf Ihrem Dashboard oder auch via E-Mail erhalten möchten. Wir empfehlen die Aktivierung der E-Mail-Benachrichtigungen.

Unter Erinnerungen haben Sie die Möglichkeit, alle Erinnerungen einzusehen, die im Vorfeld für Sie definiert wurden, sowie weitere persönliche Erinnerungen zu hinterlegen.

Hinterlegen Sie abschließend über E-Mail Ihre persönliche Signatur, falls Sie am Recruiting Prozess Ihres Unternehmens beteiligt sind.

 

Mitarbeiterprofil

Sie können direkt vom Home-Bereich aus auf Ihr Profil zugreifen. Klicken Sie dazu auf den Schriftzug Profil im Bereich Mein Profil. Ein weiterer Weg verbirgt sich hinter Ihrem Profilbild rechts oben: Navigieren Sie auf das Bild und klicken Sie anschließend auf Mein Profil. Sie erhalten anschließend einen Überblick über sämtliche Funktionen Ihres Mitarbeiterprofils. 

dashboard-employee-profile_de.gif

Beginnen Sie Ihr Profil zu personalisieren, indem Sie ein Profilfoto hochladen. Klicken Sie dazu auf den Avatar und wählen Sie ein Foto aus. Mit Klick auf Hochladen wird das Profilfoto übernommen.

 

Personaldaten

Im Mitarbeiterprofil unter Informationen werden Ihnen unter anderem Ihre persönlichen Daten sowie Personaldaten angezeigt. Je nach Zugriffsrecht, haben Sie hier die Möglichkeit Änderungen vorzuschlagen, zu bearbeiten, oder zu terminieren.

 

Gehalt

Im Mitarbeiterprofil unter Gehalt erhalten Sie einen Überblick Ihrer aktuellen Gehaltsbestandteile. Mit Klick auf Detailansicht haben Sie die Möglichkeit, Ihre historischen Gehaltsänderungen einzusehen.

employee-profile-salary-tab_de.gif

 

Dokumente

Im Mitarbeiterprofil unter Dokumente haben Sie je nach Zugriffsrecht die Möglichkeit persönliche Dokumente hochzuladen und auf bereits gespeicherte Dokumente zuzugreifen. Dies beinhaltet unter anderem Verträge, Zeugnisse, Atteste oder Bescheinigungen. 

Außerdem ist es möglich, dass Ihr Unternehmen Ihre Gehaltsabrechnungen unter der Kategorie Lohnbuchhaltung ablegt.

 

Anwesenheit

Im Mitarbeiterprofil erhalten Sie unter dem Reiter Anwesenheiten einen Überblick Ihrer Arbeitszeiten, Über- und Unterstunden, sofern diese erfasst werden, sowie Ihrer Arbeitstage und Wochenstunden. In der Monatsübersicht haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anwesenheiten zu erfassen. Tragen Sie dazu die Start- und Endzeit sowie die Pausen Ihres Arbeitstages ein. Optional können Sie die Anwesenheit auch einem Projekt zuordnen oder mit einem Kommentar versehen.

employee-profile-attendance-calendar_de.png

Sind Pausenregelungen hinterlegt, weist ein oranges Warndreieck auf ungenügende Pausen hin. Zu Über- und Minusstunden informiert Sie ein violettes Uhrensymbol.

Erscheint der Status Offen, muss die eingetragene Anwesenheit zunächst genehmigt werden. Genehmigte Anwesenheiten werden mit dem Status Bestätigt und abgelehnte Eintragungen mit dem Status Abgelehnt markiert. Abgelehnte Anwesenheiten können Sie bearbeiten und erneut zur Genehmigung vorlegen.

Erfasste Zeit für ganze Arbeitstage können auch zu anderen Tagen des gleichen Monats kopiert werden. Fahren Sie einfach in der Zelle eines genehmigten oder zur Genehmigung ausstehenden Tages im Kalender und klicken Sie auf das Symbol Stunden kopierenin der rechten Ecke.

employee-profile-attendance-time-copying_de.png

Wählen Sie im Konfigurationsfenster entweder Arbeitstage aus meinen Arbeitszeiten um für alle Tage des Monats, oder Bestimmte Wochentage, um zu bestimmten Wochentagen des ganzen Monats zu kopieren. Sie können ebenfalls Kommentare und Projekte kopieren. Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, wird für jeden gewählten Tag ein neuer Eintrag eingefügt.

Beachten Sie, dass für Feiertage, genehmigte Abwesenheitstage und Tage mit bereits hinterlegter Zeiterfassung kein Eintrag erstellt wird.

 

Abwesenheiten

Im Mitarbeiterprofil unter Abwesenheit können Sie Ihre Abwesenheitskonten, wie bspw. Ihren Urlaubsanspruch, einsehen. Über die Funktion Abwesenheit hinzufügen oder über das direkte Markieren der gewünschten Abwesenheitstage im Kalender haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheiten zu beantragen. Wählen Sie nun die entsprechende Abwesenheitsart, wie bspw. Bezahlter Urlaub, den genauen Zeitraum der Abwesenheit, je nach interner Absprache eine Urlaubsvertretung und versehen Sie die Anfrage optional mit einem Kommentar. Mit Klick auf Anfrage wird die Urlaubsanfrage versendet.

  employee-profile-absence_de.gif

Nach Genehmigung der Urlaubsanfrage wird Ihr Urlaubskonto angepasst und Sie erhalten eine Bestätigung via E-Mail. Außerdem zeigt Ihnen die Konto-Übersicht Ihren übertragenen Anspruch aus dem Vorjahr, Ihren Urlaubsanspruch aus dem aktuellen Jahr, die Summe der bereits genommenen und geplanten Urlaubstage aus dem aktuellen Jahr sowie die insgesamt verfügbaren Urlaubstage aus dem aktuellen Jahr.

Für Abwesenheiten, die nach Überschreitung einer gewissen Anzahl an Tagen attestpflichtig sind, wie beispielsweise Krankheit, wird die Krankmeldung in Personio und via E-Mail angefragt. Mit Klick auf Neues Attest hochladen kann die Krankmeldung direkt hochgeladen werden. Das Dokument erscheint anschließend im Reiter Dokumente, in der Kategorie Atteste.

Weiterführende Informationen zum Thema Krankheit und Urlaub finden Sie in folgenden Videos: 

Sollten Sie bevorstehende Abwesenheitseinträge, die bereits genehmigt wurden, nochmals ändern oder löschen, können Sie dies direkt über Ihren Kalender machen. Klicken Sie auf die entsprechende Abwesenheitsperiode und passen Sie den Zeitraum an oder löschen Sie die gesamte Periode. Die Änderung löst erneut, einen Genehmigungsprozess aus, sodass die Anpassung erst nach Bestätigung in Ihrem Konto erscheint.

 

Performance 

Im Performance-Bereich des Mitarbeiterprofils finden Sie eine Übersicht über bisher gesammeltes Feedback, alle Performance-Meetings und die Ziele für den aktuellen Zeitraum. Mit Klick auf den entsprechenden Eintrag können zusätzliche Informationen, wie z. B. die Inhalte des Feedbacks, Meeting-Details und Beschreibungen der Ziele eingesehen werden.

Beachten Sie bitte, dass zum Schreiben und Veröffentlichen von Feedback Bearbeitungsrechte für den Performance-Bereich notwendig sind. 

employee-profile-performance-tab-all-employees_de.png

 

Onboarding

Im Mitarbeiterprofil unter Onboarding werden Ihnen, je nach Zugriffsrecht, alle To-dos aufgelistet, welche Sie im Zuge einer Neuanstellung durchführen müssen. Das Fälligkeitsdatum zeigt an, bis wann das entsprechende To-do erledigt werden muss. Für offene Onboarding-Schritte erhalten Sie eine E-Mail-Erinnerung sowie eine Aufgabe auf Ihrem Home-Bildschirm.

 

Notizen

Im Mitarbeiterprofil unter Notizen haben Sie die Möglichkeit persönliche Notizen und Erinnerungen in Ihrem Personio-Konto zu hinterlegen.

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter zusätzlich mindestens ein Ansichtsrecht auf den Bereich Konten verwalten benötigen, um Erinnerungen aufzurufen.

 

Unternehmenskalender

Abschließend erhalten Sie von uns einen Überblick des in Personio integrierten Unternehmenskalenders. Navigieren Sie dazu auf das Kalender-Symbol in der linken Menüleiste. Der Unternehmenskalender bietet Ihnen zwei Ansichten: eine Übersicht über die Abwesenheiten und den Events Kalender .

Der Abwesenheitskalender zeigt Ihnen eine Übersicht über alle für Sie sichtbaren Abwesenheiten. Sie haben auch hier die Option, diverse Filter zu setzten, um z. B. anhand der Art der Abwesenheit, der Abteilung, dem Standort oder der Gesellschaft zu selektieren. 

absence-calendar_de.png

 

Der Events Kalender bildet folgende Termine ab: Interview- und Feedback-Termine, zu welchen Sie eingeladen sind, Ihre persönlichen Erinnerungen sowie Geburtstage und Feiertage an Ihrem Standort. Mit Klick auf die weiteren anzuzeigenden Kalender, erscheinen die jeweiligen Einträge in der Kalenderübersicht. Nutzen Sie zudem die Filterfunktion, um die Kalenderansicht pro Gesellschaft, Standort, Abteilung oder Team gruppiert darzustellen.

  events-calendar_de.png

Nutzen Sie die iCAL-Funktion, um den Kalender in eine externe Applikation, wie beispielsweise den Google- oder Outlook-Kalender zu integrieren. Klicken Sie dazu auf den Export-Button und wählen Sie die entsprechenden Kalender aus, die Sie in Ihren eigenen Kalender integrieren möchten. Falls gewünscht, können Sie den iCAL-Kalender nach einer Abteilung filtern. Markieren Sie nun den generierten Link und betten Sie diesen in Ihren externen Kalender ein. Weitere Informationen finden Sie hier.

 

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.