In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Abwesenheiten über die DATEV-Integration an DATEV übermitteln können. 

Allgemeines

Übersicht

Standardmäßig ist der Export von Abwesenheiten für alle Nutzenden der DATEV-Integration aktiviert und kann über die Export-Funktion in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung an DATEV übermittelt werden. Dabei sind einige Voreinstellungen für Sie getroffen, um den Export direkt zu ermöglichen. Sie können diese Einstellungen jederzeit in Ihren Lohnbuchhaltungs-Einstellungen anpassen.

Mit dem Export von Abwesenheiten können Sie verschiedene Abwesenheiten von Personio an DATEV übertragen. Damit die Abwesenheiten aus Personio den entsprechenden Abwesenheiten in DATEV richtig zugeordnet werden, müssen für Ihre individuellen Abwesenheitsarten die systemseitigen Abwesenheitskategorien in Personio hinterlegt sein. Darüber hinaus müssen im Genehmigungsprozess bei verschiedenen Abwesenheiten Zusatzinformationen angegeben werden.

Wenn Zusatzinformationen fehlen, werden in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung Validierungsfehler angezeigt. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, fehlende Informationen noch vor der Abrechnung anzugeben und so Abwesenheiten im Export an DATEV zu inkludieren. Ein neu eingeführter Excel-Bericht bietet Ihnen eine detaillierte Aufstellung der übertragenen und nicht übertragenen Abwesenheiten. Dieser Bericht wird zusammen mit dem Export für Abwesenheiten generiert und ist in der Lohnbuchhaltung unter Dokumente zu finden.

Lesen Sie folgend, wie Sie die Funktion einrichten und nutzen können und auf welche Besonderheiten Sie beachten müssen.

Welche Abwesenheiten werden übermittelt?

Mit dem Export von Abwesenheiten können Sie verschiedene Abwesenheiten von Personio an DATEV übertragen. Damit dies funktioniert, müssen die Abwesenheiten aus Personio den Abwesenheiten von DATEV zugeordnet werden. Dies erfolgt basierend auf den systemseitigen Abwesenheitskategorien in Personio unter Einstellungen > Abwesenheit > Kategorie. Hierbei wird unterschieden zwischen:

• Abwesenheiten, welche direkt übertragen werden können.
• Abwesenheiten, welche Zusatzinformationen benötigen, um die zugehörige DATEV-Abwesenheit zu ermitteln.
• Abwesenheiten, die nicht unterstützt werden und somit nicht übermittelt werden können.

Lesen Sie weiter unten im Artikel, wie die Zuordnung von Abwesenheiten aus Personio zu DATEV Abwesenheiten erfolgt.

Abwesenheiten mit direkter Zuordnung

Die folgenden Abwesenheitskategorien aus Personio sind 1:1 einer DATEV-Abwesenheit zugeordnet und können direkt übermittelt werden:

• Bezahlter Urlaub (nur DATEV Lohn & Gehalt)
• Unbezahlter Urlaub
• Unentschuldigtes Fernbleiben (unbezahlt)
• Unwiderrufliche Freistellung
• Krankheitsfall

Abwesenheiten, die Zusatzinformationen erfordern (Zusatzfragen)

Einige Abwesenheitskategorien in Personio erfordern Zusatzinformationen, um den zugehörigen Abwesenheiten in DATEV zugeordnet zu werden. Diese Kategoerien sind betroffen und lösen Zusatzfragen aus: 

• Mutterschutz oder Elternzeit
• Kinderbetreuung
• Betreuung von Angehörigen
• Sonstige bezahlte Freistellung
• Streik/Aussperrung
• Öffentliche Aufgaben

Hinweis
Die Zusatzinformationen werden über Zusatzfragen im Abwesenheitsprozess abgefragt. Lesen Sie hierzu den Abschnitt zu Zusatzfragen beantworten um mehr zu erfahren. Sie können festlegen, ob die Zusatzfragen nur für genehmigende Personen sichtbar sind oder auch für einreichende Mitarbeitende. 

Abwesenheiten, die nicht übertragen werden

Die folgenden Abwesenheitskategorien werden bei der Übertragung an DATEV nicht unterstützt:

• Kurzarbeit
• Quarantäne
• Mobiles Arbeiten
• Unbezahlte Suspendierung
• Sonstige Abwesenheitskategorien  

Zusatzfragen beantworten

Einige Abwesenheitskategorien lösen Zusatzfragen im Abwesenheitsprozess aus. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Zusatzfragen es gibt und wo einreichende Mitarbeitende und genehmigende Personen diese im Abwesenheitsprozess beantworten.

Hinweis
Die Sichtbarkeit der Zusatzfragen hängt von den Zugriffsrechten der jeweiligen Person ab. Sie können festlegen, ob die Zusatzfragen nur für genehmigende Personen sichtbar sind oder auch für einreichende Mitarbeitende. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Sichtbarkeit der Zusatzfragen einstellen und beachten Sie die systemseitige Standardeinstellung.

Tipp
Weitere Informationen finden Sie in unseren Artikeln zur Beantragen und Genehmigen von Abwesenheiten, zu Mitarbeitendenrollen verwalten und zu Zugriffsrechten.

Welche Zusatzfragen gibt es?

Nachfolgend erfahren Sie, welche Fragen für Mitarbeitende, die eine Abwesenheit einreichen und genehmigende Personen, die die Abwesenheit prüfen, gestellt werden. Genehmigende Personen haben dabei immer die Möglichkeit auch die Fragen an einreichende Mitarbeitende während des Genehmigungsschritts zu bearbeiten.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Zusatzfragen:

Einreichen von Abwesenheiten

Wenn Sie in den DATEV-Einstellungen die Option Zusatzfragen beim Einreichen von Abwesenheiten anzeigen wählen, können Mitarbeitende im Abwesenheitseintrag für verschiedene Abwesenheiten Zusatzfragen beantworten. Personen mit Bearbeitungsrechten auf die Abwesenheit können die Angabe im Genehmigungsprozess prüfen und überarbeiten. 

Welche Fragen Mitarbeitenden angezeigt werden, erfahren Sie im oberen Abschnitt zu Abwesenheiten, die Zusatzinformationen erfordern. Wenn Sie diese Option deaktivieren, können nur genehmigende Personen/Personen mit Bearbeitungsrechten Zusatzfragen sehen und beantworten.

Genehmigung von Abwesenheiten und Bearbeitung von Gehaltsabrechnungsinformationen

Sobald Abwesenheiten von Mitarbeitenden eingereicht werden, können diese im Kalender von genehmigenden Personen/Person mit Bearbeitungsrechten überarbeitet werden. Sobald diese auf die entsprechende Abwesenheit klicken, öffnet sich das Fenster Details zur Abwesenheit. 

Abhängig von den Zugriffsrechten sehen sie die Option Bearbeiten Sie die Gehaltsabrechnungsinformationen. Beim Klick öffnet sich das Fenester Details zur Abwesenheit mit weiteren Zusatzfragen. Die Zusatzfragen aus der Ansicht der Beantragung und Bearbeitung von Abwesenheiten sind hier auch zu sehen. Sobald Zusatzfragen beantwortet werden, kann die Genehmigung angeschlossen werden.

Wenn die Abwesenheit genehmigt wird, wird diese anschließend in der Lohntabelle angezeigt und kann von der für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person über die Export-Funktion an DATEV übermittelt werden. 

Wir empfehlen, falls nicht vorhanden, einen konkreten Genehmigungsprozess einzurichten, damit Zusatzfragen von genehmigenden Personen/Personen mit Bearbeitungsrechten überprüft werden können, bevor diese an DATEV übermittelt werden. Somit können zukünftige Fehlermeldungen in der Lohntabelle vermieden werden. Lesen Sie unseren Artikel zum Aufsetzen und Verwalten von Genehmigungsprozessen. 

Zuordnung Personio Abwesenheiten zu DATEV Abwesenheiten

Die Zuordnung zwischen Personio und den DATEV-Abwesenheitstypen erfolgt automatisch auf Basis der Angaben, die bei Zusatzfragen im Abwesenheitsantrag gemacht werden. Im Fall von Krankheit erfolgt die Zuordnung anhand der Einstellung und ersten Tage der Beschäftigung. Wie die Zuordnung in DATEV anhand der Fragen und Antworten in Personio funktioniert, sehen Sie hier:

Wo landen die übermittelten Abwesenheiten in DATEV? 

Ist der Export an DATEV übermittelt und aus dem Rechenzentrum abgerufen, können die Daten in den folgenden Tabellen in DATEV aufgerufen werden:

• DATEV LODAS: Die Abwesenheitsdaten werden als Stammdaten importiert und in der folgenden Tabelle aufgelistet: Personaldaten > Beschäftigung > Fehlzeiten.
• DATEV Lohn und Gehalt: Die Abwesenheitsdaten werden als Bewegungsdaten importiert und in der folgenden Tabelle aufgelistet: Kalendererfassung.

Für alle weiteren Informationen zur Verwaltung in DATEV lesen Sie die DATEV-Hilfeartikel zum Thema:

• DATEV Lohn und Gehalt: Bewegungsdaten importieren
• DATEV LODAS: LODAS ASCII-Import

Hinweis
Für den Import von Abwesenheiten in DATEV Lohn und Gehalt wird eine bestehende DATEV-Vorlage (Bewegungsdaten (Standard)) verwendet. Falls Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person diese Vorlage angepasst hat, kann es sein, dass die Daten aus Personio mit Fehlermeldungen importiert werden. Für diesen Fall kann sich Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person für einen erfolgreichen Import die Vorlage erneut in der Seitenleiste des Artikels herunterladen.

 

Einrichtung 

Export von Abwesenheiten einrichten

Um die Übertragung von Abwesenheiten einzurichten, aktivieren Sie zunächst die Anzeige des Reiters Abwesenheiten in der Lohntabelle:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung.
2. Unter Abwesenheitsarten im Reiter Abwesenheiten, wählen Sie die Abwesenheitsarten, die Sie übertragen wollen.
3. Speichern Sie die Eingabe.

Abwesenheitskategorien für den Export auswählen

Standardmäßig ist der Export von Abwesenheiten für alle Nutzenden der DATEV-Integration aktiviert. Um Abwesenheiten für den Export auszuwählen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS / Lohn und Gehalt Integration.
2. Wählen Sie eine Gesellschaft aus.
3. Gehen Sie zum Abschnitt Abwesenheiten und setzen gegebenfalls den Haken auf Aktiv.
4. Sie sehen eine Übersicht aller unterstützten Abwesenheitskategorien mit den zugeordneten Abwesenheitsarten auf der rechten Seite. Wenn keine Abwesenheitsart zugeordnet ist, wird Abwesenheitsart erstellen angezeigt. Aktivieren Sie die Abwesenheitskategorien, die Sie an DATEV übertragen möchten. 
5. Speichern Sie die Eingabe.

Sichtbarkeit der Zusatzfragen einstellen

Die Sichtbarkeit der Zusatzfragen hängt von den Zugriffsrechten der jeweiligen Person ab:

• Einreichen von Abwesenheiten: Die Person benötigt das Vorschlagsrecht für Abwesenheiten.
• Genehmigen von Abwesenheiten: Die Person benötigt das Bearbeitungsrecht für Abwesenheiten.

Standardeinstellung: Systemseitig ist voreingestellt, dass die Zusatzfragen nur beim Genehmigen von Abwesenheiten sichtbar sind. 

Individuelle Einstellung: Sie können individuell festlegen, dass die Zusatzfragen auch für Mitarbeitende beim Einreichen von Abwesenheiten sichtbar sind 

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > DATEV LODAS / Lohn und Gehalt Integration.
2. Wählen Sie eine Gesellschaft aus.
3. Gehen Sie zum Bereich Abwesenheiten. 
4. Im Abschnitt Abwesenheiten, die Zusatzinformationen erfordern können Sie die Option Zusatzfragenbeim Einreichen von Abwesenheiten anzeigen aktivieren.
5. Speichern Sie die Eingabe.

Regelmäßige Nutzung: Abwesenheiten an DATEV senden

Voraussetzungen

Damit der Export von Abwesenheiten funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Sie haben Abwesenheiten in den DATEV-Einstellungen für die jeweilige Gesellschaft aktiviert.
• Sie haben die Abwesenheitskategorie, zu der die Abwesenheit zugeordnet ist, in den DATEV-Einstellungen aktiviert.
• Sie haben die Abwesenheit zu einer Abwesenheitskategorie zugeordnet.
• Sie haben die DATEV-Pflichtattribute Ihrer Mitarbeitenden befüllt.
• Die Abwesenheit wurde genehmigt.
• Die Abwesenheit wird vom Export unterstützt.
• Falls erforderlich, haben Sie die Zusatzfragen für Abwesenheiten beantwortet. 
• Die Abwesenheit fällt in die aktuelle Abrechnungsperiode (Anfang, Ende oder gesamter Zeitraum der Abwesenheit).

Validierungen für Zusatzinformationen

Genau wie die Validierungen von Attributwerten wird der gleiche Validierungsmechanismus für Abwesenheiten verwendet. Wenn bei Abwesenheiten die Zusatzfragen nicht beantwortet sind, werden die Mitarbeitenden in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung im Reiter Abwesenheiten rot markiert. 

Wählen Sie die Abwesenheit aus und beantworten Sie die Zusatzfragen. Andernfalls wird die Abwesenheit nicht für den Export berücksichtigt. Abwesenheiten mit offenen Validierungen blockieren nicht den generellen Export von allen Abwesenheiten, allerdings werden die offenen Abwesenheiten nicht im Export berücksichtigt.

Hinweis
Wenn Sie den Export von Abwesenheiten zum ersten Mal nutzen, werden Ihnen voraussichtlich einige Validierungsfehler bei den Abwesenheiten angezeigt. Dies liegt daran, dass für alle Abwesenheiten, die in die Abrechnungsperiode fallen und die Zusatzinformationen erfordern, diese bisher noch nicht beantwortet wurden. Schließlich werden die Zusatzfragen erst sichtbar, wenn der Export von Abwesenheiten aktiviert ist.

 

DATEV Export generieren und an DATEV senden

Um den Export von Abwesenheiten zu erstellen und an DATEV zu senden, folgen Sie den nächsten Schritten:

1. Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und wählen Sie eine Gesellschaft oder falls vorhanden eine Abrechnungsgruppe aus.
2. Öffnen Sie das Dropdown Export generieren und klicken Sie auf Abwesenheiten. Falls bereits ein aktueller Export vorhanden ist, werden Sie gefragt, ob Sie diesen ersetzen möchten. 
3. Suchen Sie im Fenster Dokumente nach der Datei Abwesenheiten. 
   1. Sofern Abwesenheiten noch Validierungsfehler aufgrund fehlender Zusatzinformationen aufweisen, wird hier eine Warnung dazugegeben, sodass Sie die Zusatzinformationen noch vor Übertragung beantworten können. 
   2. Sofern einige Abwesenheiten nicht berücksichtigt werden können (z. B. weil die Abwesenheitskategorie nicht unterstützt wird, deaktiviert ist oder in die Kategorie der nicht unterstützten Fälle fällt), wird neben der Exportdatei ein Hinweis gegeben. 
4. Klicken Sie anschließend An DATEV senden. Die Abwesenheiten werden automatisch an DATEV übermittelt und Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person erhält, falls aktiviert, eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.
5. Schließen Sie das Fenster.

 

Hinweis
Beachten Sie, dass bei Verwendung von DATEV Lohn und Gehalt ein weiterer Export von dem Vormonat generiert wird, wenn die Abrechnungsperiode in der Monatsmitte liegt (beispielsweise 15. bis zum 14.) Beide Exporte müssen an DATEV gesendet werden.

Zusätzlicher Excel-Abwesenheitsbericht

Sobald Sie einen DATEV-Abwesenheitsexport erstellen, wird automatisch im Bereich Dokumente der Lohntabelle ein Excel-Bericht Abwesenheiten: Übersicht erstellt. Dieser Excel-Bericht hat zwei Reiter und bietet eine Übersicht über alle Abwesenheiten, die nicht automatisch übertragen wurden, sowie alle Abwesenheiten, die automatisch übertragen wurden. Sie können diesen Excel-Bericht einfach an Ihre für die Lohnabrechnung zuständige Person weiterleiten, um die nicht übertragenen Abwesenheiten manuell in DATEV einzutragen.

Hinweis
DATEV LODAS: Ändert sich das Enddatum eines Abwesenheitszeitraums und Sie übertragen Abwesenheiten erneut, wird der Abwesenheitszeitraum in DATEV angepasst. Es wird kein weiterer Datensatz hinzugefügt.
DATEV Lohn und Gehalt: Hier gelten Abwesenheiten als Bewegungsdaten. Wird innerhalb eines Abrechnungsmonats ein zweiter Abwesenheitsexport erstellt und an DATEV übermittelt, aktualisiert DATEV den vorherigen Monatswert nicht, sondern legt einen zusätzlichen Eintrag an. Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person kann die Einstellungen in DATEV konfigurieren, sodass Bewegungsdaten überschrieben werden. Lesen Sie hierfür den DATEV Hilfeartikel zum Thema.

Export nach Ablauf des Monats

Sie haben die Möglichkeit, den Export auch noch nach Ablauf des Monats für den Vormonat zu erstellen (beispielsweise für Juni auch noch bis Juli). Damit ermöglichen wir insbesondere Kunden, deren Abrechnungsperiode dem Kalendermonat entspricht, mehr Flexibilität beim Abschluss der Lohnbuchhaltung. Diese Funktion ist für alle DATEV-Exporte möglich.

 

Besonderheiten

Besonderheiten und Zusatzinformationen

Krankheitsfall

• In DATEV gibt es mehr Fälle als die in Personio unterstützen Fälle. Diese können allerdings nur in DATEV eingestellt werden.
• Bei der Abwesenheitskategorie Krankheitsfall exportiert Personio die Entgeltfortzahlung mit und ohne Krankenschein an DATEV, je nachdem, ob dies erforderlich ist. 
• Bei DATEV Lohn und Gehalt wird aufgrund der DATEV-Beschränkungen kein Zertifikatsstatus von Personio an DATEV übermittelt. Sie müssen die Zertifikatsanforderung manuell in DATEV einstellen, da die Standardinformation beim Export “K.A.” ist.
• Bei einem Krankheitsfall direkt ab Anstelldatum (Krankheitstag = Anstelldatum) überträgt Personio die Abwesenheit an DATEV LODAS als ‘Krank bei Eintritt ohne Entgeltfortzahlung [47] ’ und DATEV Lohn und Gehalt als ‘Krank bei Eintritt ohne Lohnfortzahlung [EK]’. 
• Bei einem Krankheitsfall zwischen dem 2. und 28. Arbeitstag nach der Einstellung (Anstelldatum < Krankheitsdatum < 29 Tage nach Anstelldatum) überträgt Personio die Abwesenheit an DATEV LODAS als ‘Kranken(tage)geld bei Krankheit oder Kur [41]’ und DATEV Lohn und Gehalt als ‘Krankheit mit Kranken(tage)geldanspruch [K6]’.

Kinderbetreuung

• Die Information Kind Nummer muss manuell in DATEV eingegeben werden, da die Funktion die korrekte Übertragung nicht unterstützt. Die Daten werden importiert, jedoch zeigt DATEV eine Warnung, dass dieser Wert noch manuell zu befüllen ist.
• Personio kann die Information Pflege schwerstkrankes Kind nicht an DATEV Lohn und Gehalt übermitteln. In diesem Fall wird die Abwesenheit als Pflege krankes Kind mit Kranken(tage)geld [PK] übertragen. Dies muss dann manuell in DATEV angepasst werden.

Nicht unterstützte Fälle

Folgende Fälle werden nicht unterstützt. Stimmen Sie sich hier mit Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person ab, da gegebenenfalls manuelle Anpassungen notwendig sind: 

• Abrechnungsperiode überlappt Gesellschaftswechsel:
  • Abrechnungszeiträume entsprechen dem vollen Abrechnungsmonat.
  • Abwesenheiten wurden vom 12.06. bis zum 17.06. hinterlegt.
  • Die Gesellschaft wurde am 15.06. gewechselt.
  • Da eine detaillierte Einsicht in den Gesellschaftswechsel innerhalb des Monats nicht eingesehen werden kann, wird eine Übertragung nicht unterstützt.
• Überlappende Abwesenheiten:
  • Zwei Abwesenheitsarten wurden für einen überlappenden Zeitraum angelegt und können daher nicht übertragen werden.
• Halbe Abwesenheitstage (Erste Tageshälfte und/oder Zweite Tageshälfte):
  • Halbe Abwesenheitstage können nicht an DATEV übermittelt werden, sondern nur volle Tage.
  • Wenn ein Abwesenheitszeitraum nur einen halben Tag enthält, wird keine Abwesenheit exportiert.
  • Enthält ein Abwesenheitszeitraum volle Tage und weitere halbe Tage, werden nur die vollen/ganzen Tage an DATEV übermittelt.
  • Wenn Sie halbe Tage an DATEV übermitteln möchten, ist eine manuelle Anpassung notwendig. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Anfrage für halbe Tage in den Abwesenheitseinstellungen zu deaktivieren, wodurch Abwesenheiten als ganze Tage übertragen werden können.
  • Wir empfehlen, die Option Anfrage für halbe Tage für unbezahlte Abwesenheiten zu deaktivieren.
• Abwesenheitsarten ohne Kategorien:
  • Abwesenheitsarten, die keine Kategorie enthalten, können nicht an DATEV übermittelt werden.