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Abwesenheitsarten einrichten

 

⚠️ Dieser Artikel befasst sich mit tageweise erfassten Abwesenheiten. Lesen Sie für stundenweise erfasste Abwesenheiten bitte diesen Artikel.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie verschiedene Abwesenheitsarten wie bezahlten Urlaub, Krankheit und mobiles Arbeiten konfigurieren. Um Abwesenheiten effektiv zu verwalten, benötigen Sie in Personio unterschiedliche Abwesenheitsarten.

Hinweis:
Bei einer Abwesenheitsanfrage werden nur die Tage verrechnet, die im zugewiesenen Anwesenheitsmodell als Arbeitstage definiert wurden, unabhängig von der Variable „Gilt an“.

 

Neue Abwesenheitsart anlegen

    1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit.
    2. Klicken Sie auf der linken Seite auf Neue hinzufügen, um den Menü-Einschub zu öffnen. 

    3. Wählen Sie unter der Option Kalenderfarbe aus, in welcher Farbe die Abwesenheitsart im Kalender erscheinen soll.
    4. Legen Sie unter Kategorie fest, welcher Abwesenheitskategorie die neue Abwesenheitsart zugeordnet werden soll. Wählen Sie beispielsweise die Kategorie Bezahlter Urlaub für die Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub oder die Kategorie Mobiles Arbeiten für die Abwesenheitsart Mobiles Arbeiten aus.

      Hinweis:
      Sie müssen eine Abwesenheitskategorie definieren, wenn Sie die allgemeinen Einstellungen Ihrer Abwesenheitsart speichern.

    5. Legen Sie unter der Option Anfrage für halbe Tage fest, ob Mitarbeitende für diese Abwesenheitsart halbe Abwesenheitstage beantragen können.

    6. Unter Vertretung können Sie auswählen, ob Mitarbeitende eine Vertretung benennen müssen. Der Name ihrer Vertretung wird im Unternehmenskalender angezeigt.

    7. Legen Sie unter Nachweis fest, ob Mitarbeitende zwingend ein Attest hochladen müssen, wenn sie diese Abwesenheitsart beantragen, und wenn ja, ab welchem Tag. 

      Hinweis
      Sind Sie ein in Deutschland ansässiger Personio-Kunde, dann brauchen Ihre gesetzlich oder anderweitig (nicht privat) krankenversicherten Mitarbeiter ärztliche Atteste nicht manuell in Personio hochzuladen. Eine digitale Version der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird automatisch an die Krankenkasse der Mitarbeiter übermittelt, und Sie brauchen sie nur manuell oder automatisch (über die DATEV-Integration) abzurufen.

    8. Definieren Sie über das Feld Gilt an, welche Wochentage bei der Verrechnung von Abwesenheitstagen berücksichtigt werden sollen.

    9. Aktivieren Sie die Option Anwesenheiten während dieser Art von Abwesenheiten als Überstunden werten?, wenn Sie möchten, dass alle Arbeitsstunden, die während eines Zeitraums geleistet werden, der in Personio als Abwesenheit gekennzeichnet ist, als Überstunden gewertet werden. Dies setzt voraus, dass der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten in Personio einträgt. Nützlich ist diese Option oft bei Abwesenheitsarten wie "Bezahlter Urlaub" oder "Krankheitsfall". Weitere Informationen finden Sie im Artikel Überstunden einrichten.
    10. Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option Kontingentbildung aktivieren?. Dies hängt davon ab, ob die Zahl der Abwesenheitstage begrenzt ist (bezahlter Urlaub) oder unbegrenzt (Krankheit). Für Abwesenheitsarten mit Kontingent müssen Sie nun noch Kontingentregeln erstellen, damit die korrekte Anzahl von Tagen gebildet wird. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Kontingentregeln konfigurieren.
    11. Klicken Sie auf Abwesenheitsart hinzufügen, um Ihre Einstellungen zu speichern.


Empfohlene Einstellungen für die verschiedenen Märkte🌍

Hinweis
Wir weisen darauf hin, dass die Inhalte unserer Website (einschließlich etwaiger rechtlicher Beiträge) ausschließlich der unverbindlichen Information dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Der Inhalt dieser Informationen kann und soll nicht eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung ersetzen, die auf Ihre spezifische Situation eingeht. Sämtliche bereitgestellten Informationen werden insoweit ohne Gewähr für ihre Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität zur Verfügung gestellt.

Abwesenheitsart „Bezahlter Urlaub“

Spanien 🇪🇸
  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Vacaciones pagadas 
  • Kategorie: Bezahlter Urlaub
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Attest benötigt: Nein
  • Gilt an: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Ja
  • Tage aus Vorjahr übertragen: Limitierter Übertrag
  1. Geben Sie folgenden Werte für die Kontingentregeln der Abwesenheitsart ein:
  • Anspruch in Tagen: 22 Tage (nie unter 22 Tagen oder 30 Kalendertagen)
  • Anspruch wird neu vergeben pro: Jahr
  • Anspruch gewährt am: Beginn Kalenderjahres (1. Januar)
  • Wartezeit aktivieren?: Nein
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses: Täglich anteilig
  • Ende des Arbeitsverhältnisses: Monatlich anteilig
Deutschland 🇩🇪
Diese Informationen kommen demnächst.
Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Diese Informationen kommen demnächst.
Niederlande 🇳🇱
Diese Informationen kommen demnächst.
Frankreich 🇫🇷
Diese Informationen kommen demnächst.
Italien 🇮🇹
Diese Informationen kommen demnächst.
 

 


Abwesenheitsart Krankheit

Spanien 🇪🇸
  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Baja por enfermedad
  • Kategorie: Krankheit
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Attest benötigt?: Ab 2 Tage
  • Gilt an: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nein
Deutschland 🇩🇪
  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Krankheit
  • Kategorie: Krankheit
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Mitarbeitern, die jemanden vertreten, erlauben, diese Abwesenheit zu beantragen? Ja
  • Anfragen für halbe Tage erlauben? Ja
  • Vertretungsanfragen erforderlich? Nein
  • Nachweis erforderlich? Ab 3 Tag(e)
  • Gültig an: Mo-So
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nein
Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Diese Informationen kommen demnächst.
Niederlande 🇳🇱
Diese Informationen kommen demnächst.
Frankreich 🇫🇷
Diese Informationen kommen demnächst.
Italien 🇮🇹
Diese Informationen kommen demnächst.

 


Abwesenheitsart mobiles Arbeiten

Spanien 🇪🇸
  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Mobile Arbeit
  • Kategroie: Home Office
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Attest benötigt?: Nein
  • Gilt an: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nur, wenn Sie die Anzahl der Tage für mobiles Arbeiten begrenzen möchten
Deutschland 🇩🇪
Diese Informationen kommen demnächst.
Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Diese Informationen kommen demnächst.
Niederlande 🇳🇱
Diese Informationen kommen demnächst.
Frankreich 🇫🇷
Diese Informationen kommen demnächst.
Italien 🇮🇹
Diese Informationen kommen demnächst.

 


Abwesenheitsart Elternzeit

Spanien 🇪🇸
  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Prestación por nacimiento y cuidado del menor
  • Kategorie: Vaterschaftsurlaub
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Attest benötigt?: Ab 1 Tag
  • Gilt an: Mo-So
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nein
Deutschland 🇩🇪
Diese Informationen kommen demnächst.
Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Diese Informationen kommen demnächst.
Niederlande 🇳🇱
Diese Informationen kommen demnächst.
Frankreich 🇫🇷
Diese Informationen kommen demnächst.
Italien 🇮🇹
Diese Informationen kommen demnächst.

 


Abwesenheitsart Sonderurlaub für Hochzeit

Spanien 🇪🇸
  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Sonderurlaub für Hochzeit
  • Kategorie: Bezahlter Urlaub
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Anfragen für halbe Tage erlauben? Nein
  • Attest benötigt? Ab 1 Tag
  • Gilt an: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nein
Deutschland 🇩🇪
Diese Informationen kommen demnächst.
Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Diese Informationen kommen demnächst.
Niederlande 🇳🇱
Diese Informationen kommen demnächst.
Frankreich 🇫🇷
Diese Informationen kommen demnächst.
Italien 🇮🇹
Diese Informationen kommen demnächst.

 


Abwesenheitsart

Spanien 🇪🇸
Option 1:
  1. Navigieren Sie zum Mitarbeiterprofil und klicken Sie auf den Button ....
  2. Wählen Sie die Option Arbeitsverhältnis aussetzen.
  3. Definieren Sie im Fenster Vorübergehende Aussetzung des Arbeitsverhältnisses die Dauer der Auszeit.
  4. Lassen Sie das Drop-down-Menü des Abwesenheitskalenders leer.

    Hinweis:
    Wir empfehlen diese Option, da für die Auszeit dann sowohl Gehälter als auch Ansprüche auf die Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub ausgesetzt werden.

Option 2:
  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Excedencia
  • Kategorie: Unbezahlter Urlaub
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Attest benötigt: Nein
  • Gilt an: Mo-So
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nein

Deutschland 🇩🇪
Diese Informationen kommen demnächst.
Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Diese Informationen kommen demnächst.
Niederlande 🇳🇱
Diese Informationen kommen demnächst.
Frankreich 🇫🇷
Diese Informationen kommen demnächst.
Italien 🇮🇹
Diese Informationen kommen demnächst.

 

Andere Abwesenheitsarten

Spanien 🇪🇸

Umzug

  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Umzug
  • Kategorie: Sonstige bezahlte Freistellung
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Attest benötigt?: Ja
  • Gilt an: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nein

 

Sonderurlaub aus persönlichen Gründen

  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Sonderurlaub
  • Kategorie: Bezahlter Urlaub
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Attest benötigt?: Nein
  • Gilt an: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Ja
  1. Geben Sie folgenden Werte für die Kontingentregeln der Abwesenheitsart ein:
  • Anspruch: 3 Tage
  • Anspruch wird neu vergeben pro: Jahr
  • Anspruch gewährt am: Beginn Kalenderjahres (1. Januar)
  • Wartezeit aktivieren?: Nein
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses: Keine anteilige Berechnung

 

Gewerkschaftsstunden

  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Gewerkschaftstag
  • Kategorie: Sonstige bezahlte Freistellung
  • Abwesenheit erfassen in: Stunden
  • Attest benötigt?: Nein
  • Gilt an: Arbeitszeitmodell von Mo-Fr
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Ja 
  1. Geben Sie folgenden Werte für die Kontingentregeln der Abwesenheitsart ein:
  • Jahresanspruch: Von 15 bis 40, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter 
  • Kontingentbildung: 1. Januar – 31. Dezember
  • Vergabe des Anspruchs: Monatlich
  • Anstelldatum: Keine anteilige Berechnung
  • Ende des Arbeitsverhältnisses: Keine anteilige Berechnung
  • Übertrag zulassen?: Nein



Deutschland 🇩🇪

Unbezahlte Abwesenheit wegen krankem Kind

  1. Geben Sie folgenden Werte für diese Abwesenheitsart ein:
  • Name: Krankheit Kind
  • Kategorie: Unbezahlte Abwesenheit wegen krankem Kind
  • Abwesenheit erfassen in: Tage
  • Mitarbeitern, die jemanden vertreten, erlauben, diese Abwesenheit zu beantragen? Ja
  • Anfragen für halbe Tage erlauben? Ja
  • Vertretungsanfragen erforderlich? Nein
  • Attest benötigt?: Ab 1 Tag(e)
  • Gültig an: Arbeitszeitmodell, ohne öffentliche Feiertage
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?: Ja
  • Kontingentbildung aktivieren?: Nein
Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Diese Informationen kommen demnächst.
Niederlande 🇳🇱
Diese Informationen kommen demnächst.
Frankreich 🇫🇷
Diese Informationen kommen demnächst.
Italien 🇮🇹
Diese Informationen kommen demnächst.