Einstellungen für Arbeitszeitmodelle – Personio

Dieser Artikel erläutert die Einstellungen, die Sie beim Erstellen von Arbeitszeitmodellen und Zeiterfassungsregeln konfigurieren können. Mit diesen Optionen können Sie festlegen, wann und wie lange Ihre Mitarbeitenden arbeiten sollen, und präzisieren, wie sie ihre Arbeit und Pausendauer erfassen.

Arbeits- und Pausenzeiten

Geben Sie in der Tabelle die Anzahl der Stunden, die Ihre Mitarbeitenden an jedem Arbeitstag arbeiten sollen, sowie die empfohlene Pausendauer ein.

Start- und Endzeiten sind nur als Hilfe gedacht: Mitarbeitende können an jedem Tag Anwesenheiten und Überstunden (falls aktiviert) erfassen. Sie können dies zwar nicht ändern, aber Sie können einen Genehmigungs-Workflow einrichten, der die Bedingung Startzeit ist früher oder später als das Arbeitszeitmodell enthält, um diese Zeiteinträge überprüfen zu können.

Start- und Endzeiten wirken sich auch auf die Berechnung stundenweise erfasster Abwesenheiten aus. Stundenweise erfasste Abwesenheiten, die außerhalb der definierten Start- und Endzeiten beantragt werden, werden nicht in der Abwesenheitsberechnung berücksichtigt.

Mehrwöchiges Arbeitszeitmodell

Um rotierende Modelle mit unterschiedlichen Arbeitszeiten für bis zu vier Wochen zu erstellen, klicken Sie auf Woche hinzufügen. Dies hilft Ihnen, flexible Arbeitsregelungen mit wiederkehrenden Mustern zu erstellen.

Das System berücksichtigt bei der Berechnung von Überstunden, Anwesenheiten, Zielstunden und Abwesenheiten das Arbeitszeitmodell und die Anzahl der Stunden, die Sie für die einzelnen Wochen festlegen.

Anteilige Berechnung der Abwesenheitsansprüche basierend auf den Arbeitstagen

Sind die Kontingentregeln auf anteilige Anspruchsberechnung basierend auf den Wochenarbeitstagen eingestellt, vergleicht Personio die Tage im Arbeitszeitmodell mit dem hier festgelegten Referenzwert.

Wenn ein Teilzeitplan beispielsweise 4 Tage hat und die Referenz 5 ist, erhalten Mitarbeitende in diesem Plan 4/5 des regulären Urlaubsanspruchs.

Wenn Sie ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell eingerichtet haben, vergleicht das System die durchschnittlichen Arbeitstage mit dem Referenzwert.

Maximale Arbeitsstunden pro Tag festlegen

Legen Sie ein Limit für die Anzahl der Arbeitsstunden fest, die Mitarbeitende pro Tag erfassen können. Nachdem Sie den Grenzwert festgelegt haben, wählen Sie eine der folgenden Optionen:

Einstellung

Beschreibung und Notizen

Mitarbeitende warnen, wenn sie mehr als das Maximum erfassen

Mitarbeitenden

Eine Warnung wird angezeigt, wenn das mehr als das eingetragene Maximum erfasst wird.
Kann den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen.

Die genehmigenden Personen der Anwesenheitsanfragen sehen diese Anfragen als nicht konform unter Genehmigung erfasster Zeiten.

Verhindern, dass Mitarbeitende über die maximalen Arbeitsstunden hinaus Zeit erfassen

Mitarbeitenden

Eine Warnung wird angezeigt, wenn das mehr als das eingetragene Maximum erfasst wird.
Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.

Einschränkungen der Zeiterfassung auf künftige Kalendertage anwenden

Sie können die Möglichkeit Ihrer Mitarbeitenden, Zeiteinträge für vergangene oder künftige Tage hinzuzufügen oder zu bearbeiten, eingrenzen. Diese Regeln wirken sich darauf aus, ob und wie Mitarbeitende Zeiten massenweise erfassen können. Wenn Sie etwa das Hinzufügen neuer Zeiteinträge zu künftigen Tagen deaktivieren, können Mitarbeitende nur Zeiten für vergangene Tage massenweise erfassen.

Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Anwesenheitsdaten können diese Beschränkungen umgehen.

Einstellung	Beschreibung und Notizen
Hinzufügen von neuen Zeiteinträgen zu vergangenen Kalendertagen beschränken	Zeiteinträge können nur bei einer begrenzten Anzahl vergangener Tage hinzugefügt werden. Wenn Sie diesen Wert auf Null setzen, gilt für Mitarbeitende: Es können nur Zeiten für den aktuellen Tag und künftige Tage erfasst werden, sofern zulässig. Keine Nachtstunden erfassen.
Bearbeiten von vorhandenen Zeiteinträgen nach ihrer Genehmigung deaktivieren	Der Mitarbeiter kann einen Zeiteintrag nicht mehr ändern, nachdem sie genehmigt wurde. Wenn kein Genehmigungs-Workflow eingerichtet ist, werden Zeiteinträge automatisch genehmigt, sobald sie eingereicht wurden. In diesem Fall kann der Mitarbeiter einen automatisch genehmigten Zeiteintrag nur an dem Tag bearbeiten, an dem er eingegeben wurde.
Anwesenheiten des vorherigen Monats an einem bestimmten Tag des Monats sperren	Mitarbeitende können nur Zeiteinträge für den vorherigen Monat bis zu einem bestimmten Tag im nächsten Monat hinzufügen. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie keine der ersten beiden Optionen wählen.
Hinzufügen von neuen Zeiteinträgen zu künftigen Kalendertagen deaktivieren	Der Mitarbeiter kann keinen Zeiteintrag für Tage in der Zukunft hinzufügen.

Pausen konfigurieren

Minimale Pausendauer festlegen

Mitarbeitende sehen eine Warnung, wenn sie eine Pause erfassen, die kürzer als die mindestens festgelegte ist, und können den Zeiteintrag nicht speichern.

Pausenregelung

Fügen Sie bis zu zwei Pausenregelungen hinzu, um die mindestens erforderliche Pausendauer für jede festgelegte Anzahl von Arbeitsstunden zu definieren. Die Länge der erforderlichen Pause darf nicht kürzer sein als die oben festgelegte Mindestdauer für die Pause.

Nachdem Sie Pausenregelungen definiert haben, wählen Sie eine der drei in der Tabelle beschriebenen Aktionen aus. Diese Aktionen werden genau so ausgelöst, wie in den Pausenregelungen angegeben.

Einstellung	Beschreibung und Notizen
Warnen Sie Mitarbeitende, wenn Pausen fehlen oder sich nicht an die Pausenregelungen halten	Mitarbeitenden Sehen Sie eine Warnung, wenn Sie nicht genügend Pausendauer erfassen. Kann den Zeiteintrag speichern und einen Grund dafür hinzufügen. Die genehmigenden Personen der Anwesenheitsanfragen sehen diese Anfragen als nicht konform mit der Zeiterfassungsfreigabe.
Verhindern, dass Mitarbeitende Zeiteintrag speichern, wenn Pausen fehlen oder sich nicht an die Pausenregelungen halten	Mitarbeitenden Sehen Sie eine Warnung, wenn Sie nicht genügend Pausendauer erfassen. Der Zeiteintrag kann nicht gespeichert werden.
Fügen Sie automatisch Pausen hinzu, wenn sie fehlen oder den Pausenregelungen nicht entsprechen	Wenn Mitarbeitende nicht genug Pausen erfassen, zieht das System die erforderliche Pause von ihrer Arbeitszeit ab, um beide Pausenregelungen einzuhalten. Wenn die Arbeitszeit nicht ausreicht, um die Pause abzuziehen, reduziert das System die Arbeitszeit, um Verstöße gegen die Pausenregelung zu vermeiden. Dies gilt für Zeiteinträge, die über den Reiter „Anwesenheit“, den Zeitmesser, die mobile App und Terminals erfasst werden. Automatische Pausen gelten nicht für Zeiteinträge, für die die Eigenschaft „Pause“ über die öffentliche API (PAPI) übermittelt wurde, und für importierte Einträge. Mitarbeitenden Sehen Sie eine Warnung, wenn Sie nicht genügend Pausendauer erfassen. Sie können den Zeiteintrag speichern, und das System wendet die Pause automatisch an. Kann den Zeiteintrag und die angewendete automatische Pause bearbeiten Wenn sie dies tun, müssen die hinzugefügten Pausendauern den festgelegten Pausenregelungen entsprechen.

Beispiel für Pausenregelungen

Sie richten unten die beiden Pausenregelungen ein und wählen die Option, dass Pausen automatisch hinzugefügt werden sollen.

Nach 6 Stunden Arbeitszeit muss der Mitarbeiter eine 30-minütige Pause erfassen.
Nach 9 Stunden Arbeitszeit muss der Mitarbeiter eine 45-minütige Pause erfassen.

Person A erfasst 8 Arbeitsstunden ohne Pause. Um die erste Regelung zu erfüllen, zieht das System automatisch 30 Minuten Arbeitszeit ab und fügt die Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit hinzu.

Person B erfasst 7 Arbeitsstunden, 45 Minuten Pause und 3 zusätzliche Arbeitsstunden. Die manuell hinzugefügte Pause entspricht der zweiten Regelung, das System ändert sie also nicht. Damit der Zeiteintrag jedoch der ersten Regelung entspricht, fügt das System der ersten Arbeitsphase eine 30-minütige Pause hinzu.

Person C erfasst 6 Stunden und 15 Minuten Arbeitszeit. Laut der ersten Regelung sollte das System eine 30-minütige Pause hinzufügen, aber die Arbeitszeit reicht dafür nicht aus. Daher reduziert das System die Arbeitszeit auf 6 Stunden.

Überstunden und Minusstunden erfassen

Überstunden umfasst alle erfassten Daten über die im Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters festgelegten Stunden hinaus.

Einstellung	Beschreibung und Notizen
Überstunden berechnen	wählen Sie, wie oft Überstunden abgerechnet werden sollen: täglich oder wöchentlich.
Monatlich abgegoltene Überstunden hinzufügen	Definieren Sie die Anzahl der Überstunden, die bereits durch die monatliche Vergütung abgegolten sind. Sie werden nicht auf das Überstundenkonto angerechnet.
Limits für Überstunden
Fügen Sie dem Gesamtüberstundenkonto von Mitarbeitenden ein Limit hinzu.	Definieren Sie ein Limit für die Überstunden Ihrer Mitarbeitenden. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie schnell sehen, welche Mitarbeiter sich ihrer Überstundengrenze nähern oder diese überschreiten. Navigieren Sie hierzu auf die Mitarbeitendenliste und fügen Sie die Spalte Überstundenkonto hinzu.
Minusstunden erfassen	Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Mitarbeitenden aktiv Zeiten erfassen, da das System sofort mit der Erfassung von Minusstunden beginnt. Erfasst ein Mitarbeiter an einem Arbeitstag weniger Stunden als geplant, erstellt das System einen Unterstundeneintrag für die Unterstunden und zieht diesen vom Überstundenkonto ab. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Mitarbeitende im Feld Zeiterfassung auch einen 0-Stunden-Tag erfassen.
Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen	Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Mitarbeitenden aktiv Zeiten erfassen, da das System sofort mit der Erfassung von Minusstunden beginnt. Nur verfügbar, wenn die täglichen Überstunden berechnet werden. Wenn Mitarbeitende an einem Arbeitstag überhaupt keine Stunden erfassen, erstellt das System einen Workday für den Gesamtbetrag und zieht diesen vom Überstundenkonto ab. Um zu verhindern, dass Abwesenheiten von Mitarbeitenden als Minusstunden berechnet werden, wählen Sie die Option Anwesenheiten während einer Abwesenheit als Überstunden werten.

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