Dieser Artikel enthält eine Übersicht der verschiedenen Zeiterfassungseinstellungen, die für Arbeitszeitmodelle verfügbar sind, und erklärt, wie sie mit anderen Aspekten des Zeitmanagements interagieren. 

Mit diesen Optionen können Sie einschränken, wie lange Ihre Mitarbeitenden arbeiten, und die Art und Weise, wie sie Arbeitszeiten und Pausendauer erfassen, genau anpassen.

Hinweis:
Wir wechseln zu unserem neuen System für Anwesenheitsrichtlinien. Einige Schritte, Navigationspfade oder Einstellungen stimmen möglicherweise nicht mit der Anzeige in Ihrem Account überein. Weitere Informationen zu den neuen Anwesenheitsrichtlinien finden Sie in diesem Artikel.

Anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs auf der Grundlage von Arbeitstagen

Für Abwesenheitsrichtlinien, die eine anteilige Berechnung auf Basis von Wochenarbeitstagen vorsehen, vergleicht Personio die Tage des Arbeitszeitmodells mit dem hier hinterlegten Referenzwert. Dies gilt sowohl für das feste als auch für das flexible Arbeitszeitmodell. 

Wenn das Modell beispielsweise 4 Arbeitstage umfasst und die Referenz 5 ist, erhalten Mitarbeitende mit diesem Modell 4/5 des regulären Anspruchs.

Für ein mehrwöchiges Arbeitszeitmodell vergleicht das System seine durchschnittlichen Arbeitstage mit dem Referenzwert.

Maximale Arbeitsstunden pro Tag festlegen

Richten Sie ein Limit für die Anzahl der Arbeitsstunden ein, die Mitarbeitende pro Tag erfassen können. Nachdem Sie den Grenzwert festgelegt haben, wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Wenden Sie Zeiterfassungseinschränkungen auf vergangene oder zukünftige Kalendertage an

Sie können Ihre Mitarbeitenden daran hindern, Zeiteinträge für Tage in der Vergangenheit oder Zukunft hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Diese Regeln wirken sich darauf aus, ob und wie Mitarbeitende die Zeit in großen Mengen erfassen können. Wenn Sie etwa das Hinzufügen neuer Zeiteinträge zu künftigen Tagen deaktivieren, können Mitarbeitende nur Zeiten für vergangene Tage massenweise erfassen.

Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Anwesenheitsdaten können diese Beschränkungen umgehen.

Pausen konfigurieren

Minimale Pausendauer festlegen

Mitarbeitende sehen eine Warnung, wenn sie eine Pause erfassen, die kürzer als die Mindestpause ist, und können den Zeiteintrag nicht speichern.

Pausenregelung

Fügen Sie bis zu zwei Pausenregelungen hinzu, um die minimal erforderliche Pausenlänge für jede festgelegte Arbeitsmenge zu definieren. Unter folgenden Umständen können Sie ein Arbeitszeitmodell, an dem Sie gerade arbeiten, nicht speichern:

• Die Länge der erforderlichen Pausen ist kürzer als die oben festgelegte Mindestpausendauer.
• Die zweite Pausenregelung widerspricht der ersten. Das heißt, die zweite Pausenregelung kann keine kürzere Pause für eine längere Arbeitsdauer oder eine längere Pause für eine kürzere Arbeitsdauer festlegen. 

Nachdem Sie Pausenregelungen definiert haben, wählen Sie eine der drei Aktionen aus, die in der Tabelle beschrieben sind. Diese Aktionen werden genau so getriggert, wie es in den Pausenregelungen festgelegt ist, und gelten nicht rückwirkend für bereits bestehende Zeiteinträge. 

Beispiel für Pausenregelungen

Richten Sie die beiden folgenden Pausenregelungen ein und wählen Sie die Option zum automatischen Hinzufügen von Pausen aus.

1. Nach 6 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 30-minütige Pause erfassen.
2. Nach 9 Stunden Arbeit müssen die Mitarbeitenden eine 45-minütige Pause erfassen.

Mitarbeiter A erfasst 8 Stunden Arbeit ohne Pause. Um die erste Regel zu erfüllen, zieht das System automatisch 30 Minuten Arbeitszeit ab und fügt die Pause nach 6 Stunden Arbeitszeit hinzu.

Mitarbeiter B erfasst 7 Stunden Arbeit, 45 Minuten Pause und 3 zusätzliche Arbeitsstunden. Die manuell hinzugefügte Pause entspricht der zweiten Regel, sodass sie vom System nicht geändert wird. Damit der Zeiteintrag jedoch der ersten Regel entspricht, fügt das System der ersten Arbeitsperiode eine 30-minütige Pause hinzu.

Mitarbeiter C erfasst 6 Stunden und 15 Minuten Arbeit. Nach der ersten Regel sollte das System eine 30-minütige Pause hinzufügen, aber es gibt nicht genug Arbeitszeit dafür. So reduziert das System die Arbeitszeit stattdessen auf 6 Stunden.

Schwellenwert für die Aufteilung des Arbeitstages verstehen

Diese Einstellung in Arbeitszeitmodellen legt fest, wie lange eine Pause während einer Nachtschicht dauern darf, bevor das System sie als Beginn eines neuen Arbeitstages wertet. Die Standardeinstellung beträgt vier Stunden, der zulässige Bereich liegt jedoch zwischen vier und vierzehn Stunden. 

So wirkt sich das auf die Zeiterfassung aus:

• Ist eine Pause kürzer als der festgelegte Schwellenwert (z. B. vier Stunden), zählt Personio sie als denselben Arbeitstag. 
• Dauert eine Pause länger als der festgelegte Schwellenwert (z. B. vier Stunden), zählt Personio sie als neuen Arbeitstag.

Mehr über die Zeiterfassung bei Nachtarbeit erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema.

Beispiele:

Für Arbeit am Tag gilt derselbe Schwellenwert. Pausen, die länger als vier Stunden dauern, werden jedoch nicht auf der Seite zu Anwesenheiten angezeigt und führen nicht zum Beginn eines neuen Arbeitstages.

Überstunden und Minusstunden erfassen

Überstunden umfassen alle Zeiten, die über die im Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters festgelegten Stunden hinausgehen.