Loket Integration einrichten – Personio

Um die Loket Integration zu nutzen, benötigt Ihr Unternehmen eine Gesellschaft mit Sitz in den Niederlanden. 🇳🇱

Dieser Artikel gibt Ihnen eine Übersicht über das Einrichten der Loket Integration. Ziel des Einrichtungsprozesses ist es, Ihren Account für die Integration mit Loket vorzubereiten und so zu konfigurieren, dass Sie Ihre Lohnbuchhaltung durchführen können.

Weitere Informationen zum Anwendungsbereich der Integration finden Sie im entsprechenden Übersichtsartikel.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie die Integration einrichten, sorgen Sie dafür, dass die folgenden Voraussetzungen gegeben sind:

1. Für die Lohnbuchhaltung zuständige Person einbeziehen

Beziehen Sie die Person, die für die Verarbeitung der Abrechnung zuständig ist, von Beginn an mit ein. Das kann Ihr internes Lohnbuchhaltungsmanagement oder Ihr externer Lohnbuchhaltungspartner sein, falls die Lohnbuchhaltung ausgelagert ist.

Ihre Mitwirkung ist unerlässlich, da die Integration einen erheblichen Einfluss auf Ihre Lohnbuchhaltungsprozesse hat. Die Person, die für die Verarbeitung der Abrechnung zuständig ist, kann wertvolle Einblicke liefern, die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und einen reibungslosen Übergang gewährleisten.

2. Umfang der Integration verstehen

Mit der Implementierung der Loket Integration verändern sich Ihre Lohnbuchhaltungsprozesse.

Hinweis:
Personio wird zum führenden System für alle Daten innerhalb des Umfangs der Integration. Das bedeutet, dass Sie diese Daten hauptsächlich über Personio verwalten müssen, um ihre Richtigkeit zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass alle relevanten Teams diese Verschiebung verstehen.

Wenn Sie sich nicht an diesen Ablauf halten und in Loket weiterhin Daten hinzufügen oder anpassen, die innerhalb des Integrationsumfangs liegen, werden diese Änderungen beim nächsten Synchronisieren überschrieben. Daher ist es wichtig, die Datenmutationen in Personio einzugeben.

Die Integration ist mit gewissen Einschränkungen verbunden und kann nicht die Anforderungen aller Kunden erfüllen. Es ist wichtig, dass Sie den gesamten Umfang der Integration verstehen, bevor sie für Ihren Account aktiviert wird. Lesen Sie dazu alle Help Center Artikel über die Integration.

3. Einrichtung Ihrer Gesellschaft überprüfen

Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Personio Account eine Gesellschaft eingerichtet ist.

Um mehrere Gesellschaften mit Loket zu verbinden, müssen Sie jede davon separat verbinden.
Sie können jede Gesellschaft in Personio nur mit einer Verwaltung in Loket verbinden.
Sie können Loket Verwaltungen nur mit einer eindeutigen Steuer-ID verbinden. Sie können eine Personio Gesellschaft nicht mit einer Loket Verwaltung verbinden, die ihre Steuer-ID mit anderen Verwaltungen teilt.

4. Berechtigungen für Einrichtung und Nutzung gewähren

Die für Ihre Lohnbuchhaltung in Personio verantwortliche Person benötigt spezifische Berechtigungen, um die Loket Integration einzurichten und zu nutzen.

Gehen Sie zu Einstellungen. Klicken Sie im Abschnitt Person auf Rollen & Berechtigungen.
Wählen Sie die entsprechende Rolle aus (z. B. „Führungskraft Lohnbuchhaltung“) oder erstellen Sie eine neue Rolle.
Gehen Sie zu Berechtigungen > Personaldaten > Lohnbuchhaltung.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bearbeiten für die Gesellschaften, für die diese Rolle die Lohnbuchhaltung übernehmen soll.

Weitere Informationen finden Sie in unserem allgemeinen Artikel über Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen.

Integration einrichten

Schritt 1: Nutzende Person der Integration in Loket erstellen

Für die Integration muss sich eine spezielle nutzende Person in Loket authentifizieren. Diese nutzende Person kann nur auf einen einzigen Arbeitgeber in Loket zugreifen. Wenn Sie mehrere Arbeitgeber haben, müssen Sie für jeden Arbeitgeber einen dedizierten Account erstellen.

Bitten Sie Ihren Lohnbuchhaltungs-Admin oder Ihre Steuerberatung, die nutzende Person für Loket folgendermaßen zu erstellen:

Gehen Sie in Loket zu Nutzende > Übersicht und klicken Sie auf Hinzufügen > Nutzende Person.
Schließen Sie alle Pflichtfelder ab und achten Sie dabei besonders auf Folgendes:
- Login-Methode: Auf Über Website und SSO setzen.
- Telefonnummer zur Verifizierung: Für die Überprüfung in zwei Schritten erforderlich. Wenn Sie keine niederländische Telefonnummer haben, ändern Sie zunächst die Login-Methode, sodass Sie die nutzende Person ohne Telefonnummer erstellen können. Bearbeiten Sie nach der Erstellung die nutzende Person und setzen Sie die Login-Methode wieder auf Über Website und SSO.
Die nutzende Person erhält eine Einladungs-E-Mail. Die nutzende Person muss dem Link folgen, um ihr Passwort einzurichten.
Gehen Sie nach der Erstellung zum Profil der neuen nutzenden Person und klicken Sie auf Berechtigungen hinzufügen.
Geben Sie alle der folgenden Berechtigungen an (sie erscheinen auf der Loket Oberfläche auf Niederländisch):
- Applicatiebeheer werkgever
- Beheer beloningen
- Beheer concept werknemers <- NEU
- Beheer dienstverbanden
- Beheer diverse vaste gegevens salarisverw
- Beheren en raadplegen BSN
- Beheer HRM
- Beheer variabele gegevens
- Raadplegen beloningen
- Raadplegen concept werknemers <- NEU
- Raadplegen dienstverbanden
- Raadplegen journaalprofiel
- Raadplegen Kostprijs per uur
- Raadplegen loonoutput beperkt
- Raadplegen variabele gegevens

Schritt 2: Loket Account vorbereiten

Lassen Sie Ihren Lohnbuchhaltungs-Admin oder Ihre Steuerberatung diesen Schritt in Loket abschließen.

Damit die Integration korrekt funktioniert, sind in Ihrem Loket Account bestimmte Standardwerte erforderlich. Gehen Sie in Loket zu Arbeitgeber > Management und stellen Sie sicher, dass die folgenden Elemente mit dem Namen „Algemeen“ vorhanden sind:

Funktion
Abteilung
Verteilungseinheit

Schritt 3: Integration buchen

Lassen Sie Ihren Lohnbuchhaltungs-Admin oder Ihre Steuerberatung diesen Schritt in Loket abschließen.

Buchen Sie die Loket Integration direkt in Personio über den Marketplace:

Gehen Sie zum Marketplace und suchen Sie nach „Loket“.
Wählen Sie NL | Loket und klicken Sie auf Integration buchen.
Fügen Sie im Pop-up-Fenster Details zu Ihrer Nachricht hinzu. Wenn Sie in Ihrem Account mehrere Gesellschaften haben, geben Sie auf dem Formular in der Beschreibung an, für welche Gesellschaften die Loket Integration eingerichtet werden soll.
Senden Sie das Formular ab. Das System leitet sie an unser Support-Team weiter, um die Integration für Sie einzurichten.

Schritt 4: Attribute einrichten und Integration aktivieren

Dieser Schritt wird vom Personio Team durchgeführt. Es fügt Ihrem Personio Account alle für die Synchronisierung der Mitarbeitendendaten erforderlichen Attribute hinzu. Es überprüft Ihren Account und fügt den Persönlichen Informationen einen neuen Abschnitt mit der Bezeichnung „Loket“ hinzu.

Der neue Abschnitt „Loket“ ist zunächst nur für Admins sichtbar. Sie können die Sichtbarkeit dieser neuen Attribute steuern und Rechte bearbeiten, indem Sie Ihre Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen verwalten.

Die folgende Tabelle zeigt, wie unser Support-Team bei der Zuordnung von Loket Attributen zu Personio Attributen vorgeht:

Wann	Dann
Ein vorhandenes Personio Attribut stimmt mit dem Loket Attribut überein.	Verbinden Sie die vorhandenen, wiederverwendbaren Attribute (z. B. Vorname, Geburtsdatum). Beachten Sie, dass sich dadurch die Attribut-ID ändert. Wenn Sie das Attribut für andere Workflows verwenden, beispielsweise für andere Integrationen über die öffentliche API, informieren Sie bitte den Anbieter der Integration oder Ihr IT-Team im Voraus. Andernfalls unterbrechen Sie Ihre anderen Prozesse.
Es existiert ein Personio Attribut, das mit dem Loket Attribut übereinstimmt, aber unterschiedliche Optionswerte hat.	Duplizieren Sie alle Attribute, die bereits vorhanden sind, aber bestimmte Optionswerte erfordern (z. B. Staatsangehörigkeit, Geschlecht): Benennen Sie das alte Attribut mit dem Suffix (alt) um. Zum Beispiel „Staatsangehörigkeit (alt)“. Erstellen Sie ein neues Attribut für die Loket Integration und fügen Sie es zum Abschnitt „Loket“ hinzu. Wenn Sie die Daten aus dem alten Attribut behalten möchten, generieren Sie einen Export und importieren Sie die Daten in das neue Attribut.
Das Loket Attribut fehlt in Personio.	Erstellen Sie in Personio ein neues Attribut und fügen Sie es zum Abschnitt „Loket“ hinzu.

Hinweis:
Sie können die verknüpften Loket Attribute nicht löschen. Sie können es nur in andere Bereiche verschieben.

Sobald die Attribute fertig eingerichtet sind, aktiviert unser Team die Integration für Sie. Anschließend sehen Sie im Bereich Lohnbuchhaltung für die konfigurierte Gesellschaft eine spezielle Loket Schnittstelle.

Schritt 5: Integration autorisieren

Von einem Personio Admin in Personio durchzuführen.

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Personio und Loket Accounts zu verbinden.

Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und wählen Sie die Gesellschaft mit dem Untertitel „Loket.nl Integration“.
Klicken Sie auf Loket.nl verbinden.
Ein Fenster zum Einloggen in Loket wird geöffnet. Loggen Sie sich als die spezielle nutzende Person der Loket Integration ein, die Sie in Schritt 1 erstellt haben:
- Gebruikersnaam = Benutzername
- Wachtwoord = Passwort
Wählen Sie die spezifische Loket Verwaltung aus, die Sie mit dieser Personio Gesellschaft verbinden möchten. Hinweis: Sobald Sie eine Gesellschaft einer Verwaltung zugeordnet haben, kann das nicht mehr rückgängig gemacht werden, ohne sich an unser Support-Team zu wenden.

Nächster Schritt

Die Integration ist nun eingerichtet. Um die verschiedenen Funktionen für die Datensynchronisierung zu konfigurieren, fahren Sie mit den nächsten Artikeln fort: