Um die Loket-Integration zu nutzen, benötigt Ihr Unternehmen eine Gesellschaft mit Sitz in den Niederlanden. 🇳🇱

Mit der Personio-Loket-Integration können Sie die Vergütungsdaten der Mitarbeiter synchronisieren, wodurch Ihr Lohnbuchhaltungsprozess schneller und genauer wird. Dieser Artikel erklärt die Einrichtung, wie die Synchronisation für verschiedene Vergütungstypen funktioniert, und Lösungen für häufige Anwendungsfälle.

Die Integration unterstützt die Synchronisation von:

• Gehalt (fest und stündlich)
• Wiederkehrende Vergütungen
• Einmalige Vergütungen

Bevor Sie beginnen

Erfahren Sie mehr über Ihre Optionen zur Verwaltung von Gehältern in Personio in unseren Artikeln über den Gehaltsreiter und die Gehaltsbestandteile in Personio.

Wenn Sie Loket zuvor verwendet haben, erfahren Sie mehr über Ihre Optionen zum Importieren von Daten nach Personio. Stimmen Sie sich mit Ihrem Lohnbuchhaltungsadministrator über Ihre Optionen zum Exportieren von Daten aus Loket ab.

Um die Vergütungssynchronisation zu konfigurieren:

1. Zur Lohnbuchhaltung
2. Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft aus.
3. Gehen Sie zu Verwalten > Abrechnungsdaten > Vergütung. Auf dieser Seite können Sie das Startdatum der Vergütung konfigurieren und die Vergütungstypen aktivieren, die Sie von Personio nach Loket synchronisieren möchten.

Verstehen Sie die grundlegenden Konzepte für die Vergütungssynchronisation

Das Verständnis der folgenden Konzepte ist wichtig für eine erfolgreiche und vorhersehbare Datensynchronisation.

1. Verwenden Sie das Startdatum der Vergütung als Ihre Quelle der Wahrheit

Wenn Sie die Vergütungssynchronisation zum ersten Mal einrichten, müssen Sie ein Startdatum für die Vergütung festlegen. Dieses Datum fungiert als „Grenze“ und ist entscheidend für den Schutz Ihrer historischen Daten.

• Personio als die Quelle der Wahrheit: Ab dem Startdatum der Vergütung wird Personio zur einzigen Quelle der Wahrheit für alle Vergütungsdaten. Die Integration aktualisiert die Aufzeichnungen von Loket, um mit den Daten in Personio übereinzustimmen. Dies umfasst alle rückwirkenden oder zukünftigen Änderungen.
• Schützen Sie historische Daten: Alle Gehaltsaufzeichnungen in Loket mit einem Wirksamkeitsdatum vor dem Startdatum der Vergütung werden nicht geändert. Dies hält Ihre historischen Abrechnungsdaten in Loket sicher und unverändert.

Hinweis: 
Sobald die Integration aktiv ist, fügen Sie keine zugeordneten Vergütungsdaten direkt in Loket hinzu oder bearbeiten Sie diese nicht. Die nächste Synchronisation von Personio überschreibt alle manuellen Änderungen.

2. Steuern Sie, wie die Vergütung zugeordnet wird

Die Zuordnung ist der Schlüssel zur genauen Kontrolle, welche Daten synchronisiert werden. Sie entscheiden, welche Vergütungsarten in Personio den Komponenten in Loket entsprechen.

Hinweis:
Sie benötigen eine Vergütungszuordnung für wiederkehrende und einmalige Vergütungen. Für das Gehalt müssen Sie nur die Synchronisation aktivieren, da das System es automatisch der Grundvergütungsart in Loket zuordnet.

3. Aktualisieren und Löschen von Daten

Die Vergütungssynchronisation ist dynamisch. Wenn Sie:

• Eine neue Vergütung hinzufügen, die zugeordnet ist
• Den Betrag eines Gehalts oder einer zugeordneten Vergütung aktualisieren
• Löschen Sie es in Personio

Loket spiegelt die Änderung in der nächsten Synchronisation wider.

Synchronisieren Sie Gehaltsdaten

Die Integration unterstützt sowohl feste als auch stundenweise Gehälter und synchronisiert diese von Personio in den Grundgehaltsbereich in Loket. Sie finden den Gehaltsbereich unter Loket > Mitarbeiter auswählen > Beschäftigungsbedingungen > Zahlungen > Grundgehalt .

Wichtig: Vor Ihrer ersten Gehaltssynchronisation

Bevor Sie die Gehaltssynchronisation zum ersten Mal aktivieren und ausführen, führen Sie eine einmalige Datenanpassung durch, um versehentlichen Datenverlust zu vermeiden. Sobald die Synchronisation aktiv ist, wird Personio zur verlässlichen Quelle. 

Das bedeutet, dass die in Personio gespeicherten Gehaltsdaten die entsprechenden Datensätze in Loket ab dem Datum Ihres Vergütungsbeginns überschreiben.

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, befolgen Sie diese Schritte:

1. Exportieren aus Loket: Bitten Sie Ihren Lohnbuchhaltungsadministrator, einen vollständigen Bericht über alle aktuellen Mitarbeitergehälter aus Loket zu exportieren.
2. Vergleichen in Personio: Vergleichen Sie sorgfältig den Loket-Export mit den Gehaltsdaten, die derzeit für jeden Mitarbeiter in Personio gespeichert sind.
3. Aktualisieren Sie Personio: Nehmen Sie alle notwendigen Korrekturen in Personio vor. Stellen Sie sicher, dass das Gehalt für jeden Mitarbeiter, den Sie synchronisieren möchten, genau und aktuell ist. 

Durch diese Überprüfung wird sichergestellt, dass Sie keine korrekten Gehaltsdaten in Loket versehentlich durch falsche oder leere Daten aus Personio ersetzen.

Sehen Sie, wie die Integration feste und stündliche Gehälter synchronisiert.

Fixgehalt:

• Die Integration synchronisiert ein monatliches Gehalt in Personio direkt nach Loket.
• Die Integration teilt ein Jahresgehalt in Personio automatisch durch 12 und synchronisiert es als monatlichen Betrag.
• Dies wird mit Lokets Basislohneinheit = Periodische Löhne synchronisiert.

Stundenlohn:

• Die Integration synchronisiert den Stundensatz von Personio mit Lokets Basislohneinheit = Stundenlohn.

Hinweis:
Die Integration synchronisiert keine Anwesenheiten oder erfassten Stunden der Mitarbeiter. Sie müssen diese Daten manuell in Loket bearbeiten.

Synchronisieren Sie das Gehalt für Teilzeitmitarbeiter.

Die Integration priorisiert Einfachheit und Konsistenz.

1. Personio synchronisiert das 100% Vollzeitäquivalent (FTE) Gehalt, unabhängig vom Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters. 
2. Um sicherzustellen, dass das Gehalt für einen Teilzeitmitarbeiter korrekt berechnet wird, geben Sie seine spezifischen Arbeitszeiten manuell in Loket ein. Gehen Sie zu Employment > Arbeitsdetails > Abweichende Stunden pro Woche.

Überprüfen Sie unseren Artikel über die Verwaltung von Teilzeitmitarbeitern in Personio und verifizieren Sie die korrekte Einrichtung mit Ihrem Lohnbuchhaltungsadministrator.

Behandeln Sie Lücken in der Gehaltshistorie.

Um sicherzustellen, dass Sie eine vollständige und genaue Gehaltshistorie haben, benötigt Personio einen lückenlosen Nachweis der Gehälter für jeden Mitarbeiter. Dieser Nachweis beginnt mit dem Startdatum der Vergütung. 

Wenn das erste in Personio für einen Mitarbeiter erfasste Gehalt nach dem Startdatum der Vergütung beginnt, entsteht eine Gehaltlücke. Die Synchronisierung schlägt dann für diesen Mitarbeiter fehl.

Beheben Sie eine Gehaltslücke

Sie erhalten eine Synchronisierungsfehlermeldung, die den genauen Zeitraum der Lücke angibt, etwas wie das Folgende:

Basisvergütung kann nicht synchronisiert werden, da kein Gehalt für den Zeitraum vom 1. Januar 2026 bis 14. Januar 2026 gefunden wurde. Fügen Sie ein Gehalt in Personio mit einem Startdatum 1. Januar 2026 hinzu und synchronisieren Sie erneut.

Um dies zu beheben:

1. Gehen Sie zum Profil des Mitarbeiters und wählen Sie den Reiter Vergütung aus.
2. Fügen Sie einen neuen Gehaltsdatensatz mit einem Startdatum hinzu, das dem ersten Tag des fehlenden Zeitraums entspricht (im Beispiel, 1. Januar 2026).
3. Speichern Sie das neue Gehalt, um die Lücke zu schließen.
4. Führen Sie die Synchronisierung erneut aus.

Verwalten Sie das Urlaubsgeld

Stellen Sie sicher, dass die Basisvergütung, die Sie eingeben und aus Personio synchronisieren, das Urlaubsgeld nicht enthält. Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator muss das Urlaubsgeld direkt in Loket konfigurieren und verarbeiten.

Befolgen Sie den richtigen Prozess

1. In Personio Geben Sie das Gehalt des Mitarbeiters ohne enthaltenes Urlaubsgeld ein. Die Integration synchronisiert diesen Gehaltsbetrag mit Loket.
2. In Loket: Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator muss die Berechnung des Urlaubsgeldes für Ihre Mitarbeiter konfigurieren. Loket hat eine eigene unternehmensweite Logik dafür, die Ihre Daten konform und genau hält.

Verstehen Sie, warum dies notwendig ist

Die Methode von Loket zur Berechnung des Urlaubsgeldes ist komplex und umfasst oft andere variable Vergütungskomponenten (wie Überstunden oder Schichtzulagen). 

Das Synchronisieren eines einfachen, festen Betrags aus Personio überschreibt diese korrekte Berechnung und kann zu Fehlern in der Lohnbuchhaltung führen. Die Integration respektiert die Rolle von Loket als Spezialist für diese Berechnung.

Optional: Verfolgen Sie den Urlaubsanspruch in Personio für Berichte.

Wenn Sie den Gesamtbetrag der Vergütung (einschließlich Urlaubsanspruch) in Personio für Berichts Zwecke sehen möchten, können Sie dies sicher tun, indem Sie diese Schritte befolgen:

1. Erstellen Sie in Personio eine separate Vergütung und weisen Sie sie Ihren Mitarbeitern zu. Lesen Sie mehr über das Erstellen und Verwalten von Sonderzahlungen.
2. Stellen Sie sicher, dass dieses neue Vergütungselement nicht in den Integrationseinstellungen von Loket zugeordnet ist.

Hinweis:
Ordnen Sie die Komponente des Urlaubsanspruchs nicht zu. Indem Sie die "Urlaubsvergütung" in Personio erstellen, aber nicht zuordnen, können Sie sie für interne Berichte verwenden und in der Lohnbuchhaltungstabelle anzeigen. Dies stellt sicher, dass die Synchronisation sie vollständig ignoriert und nicht in die Berechnungen des Urlaubsanspruchs eingreift, die Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator in Loket verwaltet.

Wiederkehrende Vergütungen bearbeiten

Die Integration synchronisiert wiederkehrende Vergütungen von Personio in den Abschnitt Leistungen und Abzüge in Loket. Um diesen Abschnitt zu sehen, gehen Sie zu Loket > Mitarbeiter auswählen > Beschäftigungsbedingungen > Zahlungen > Leistungen und Abzüge.

• Mapping ist erforderlich: Ordnen Sie Ihre wiederkehrenden Vergütungsarten in Personio den entsprechenden Leistungs- und Abzugskonzepten aus Ihrem Loket-Account zu. Die Integration synchronisiert keine nicht zugeordneten Typen.
• Auszahlungsfrequenz Die Integration unterstützt nur eine monatliche Zahlungsfrequenz für wiederkehrende Vergütungen. Sie müssen alle Vergütungen mit einer vierteljährlichen, jährlichen oder anderen Frequenz manuell bearbeiten.
• Positive und negative Werte: Die Integration interpretiert positive (Leistung) und negative (Abzug) Werte in Personio korrekt und synchronisiert sie in den entsprechenden Abschnitt in Loket.

Tipp:
Geben Sie Abzüge immer als negative Beträge in Personio ein (zum Beispiel -50,00). 

Die Integration interpretiert einen negativen Wert korrekt als Abzug und synchronisiert ihn an die richtige Stelle in Loket. Dies stellt auch sicher, dass der Betrag korrekt abgezogen wird, wenn Personio das Bruttoentgelt in seinen eigenen Lohnbuchhaltungsansichten berechnet.

Wichtig: Vor Ihrer ersten wiederkehrenden Vergütungssynchronisation

Ähnlich wie beim Gehalt sollten Sie Ihre wiederkehrenden Vergütungsdaten vor der ersten Synchronisation abstimmen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden. 

Sobald aktiv, wird Personio zur verlässlichen Quelle für alle zugeordneten Vergütungstypen ab Ihrem Vergütungsstartdatum.

Wenn eine zugeordnete Vergütung in Loket existiert, aber in Personio für einen Mitarbeiter fehlt, geht die Synchronisation davon aus, dass sie nicht mehr gültig ist, und beendet oder entfernt diesen Datensatz in Loket ab dem Vergütungsstartdatum. 

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, folgen Sie dieser einmaligen Abstimmung:

1. Überprüfen Sie Ihre Zuordnungen: Bestätigen Sie zunächst genau, welche wiederkehrenden Vergütungstypen Sie in den Integrationseinstellungen zugeordnet haben.
2. Überprüfen Sie die Loket-Daten: Bitten Sie Ihren Lohnbuchhaltungsadministrator, eine Liste aller Mitarbeiter bereitzustellen, die derzeit diese spezifischen, zugeordneten Vergütungen in Loket erhalten.
3. Personio abstimmen: Stellen Sie für jeden dieser Mitarbeiter sicher, dass die genau gleiche wiederkehrende Vergütung korrekt in Personio mit dem richtigen Betrag und Wirksamkeitsdatum eingegeben ist.

Durch diese Überprüfung wird sichergestellt, dass Personio Ihre beabsichtigte Lohnbuchhaltungsstruktur von Anfang an genau widerspiegelt und unbeabsichtigte Änderungen an den wiederkehrenden Zahlungen Ihrer Mitarbeiter verhindert.

Verwalten Sie historische und überlappende wiederkehrende Vergütungen

Ein wichtiges Merkmal der Synchronisation wiederkehrender Vergütungen ist die Fähigkeit, Ihre historischen Daten in Loket zu schützen, ohne manuelle Bereinigungen zu erfordern.

Szenario Sie haben einen Mitarbeiter mit einer wiederkehrenden Vergütung in Loket, die entweder noch aktiv ist (kein Enddatum) oder ein Enddatum hat, das nach Ihrem Vergütungsstartdatum in Personio liegt.

Die Aktion der Synchronisation: Wenn die Synchronisation läuft, wird dieser Datensatz nicht gelöscht. Stattdessen aktualisiert die Integration automatisch den vorhandenen Loket-Datensatz, indem sie dessen Enddatum auf den Tag vor Ihrem Vergütungsstartdatum festlegt.

Das Ergebnis? Dies beendet sauber den historischen Datensatz in Loket und bewahrt ihn. Personio übernimmt dann ab dem Startdatum der Vergütung die Rolle der Quelle der Wahrheit, ohne Fehler oder Duplikate zu erzeugen.

Tipp: 
Lücken sind erlaubt: Im Gegensatz zur Gehalts-Synchronisation, die eine kontinuierliche "Gehaltskette" erfordert, erlaubt die Synchronisation für wiederkehrende Vergütungen Lücken. Sie erhalten keinen Fehler, wenn es eine Zeitlücke zwischen einer historischen Vergütung, die in Loket endet, und der ersten neuen Vergütung, die von Personio beginnt, gibt.

Senden von einmaligen Vergütungen

Die Integration synchronisiert einmalige Vergütungen von Personio in den Abschnitt für variable Eingaben in Loket. Um diesen Abschnitt zu sehen, gehen Sie zu Loket > Mitarbeiter auswählen > Lohnbuchhaltung > Variable Eingabe.

• Mapping ist erforderlich: Ordnen Sie nur die Arten von einmaligen Vergütungen zu, die Sie synchronisieren möchten.
• Ansammlung: Wenn ein Mitarbeiter mehrere einmalige Zahlungen des gleichen zugeordneten Typs im gleichen Zeitraum hat, fügt die Integration diese automatisch zu einem einzigen Eintrag in Loket zusammen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise drei separate Boni von jeweils 10 € im gleichen Zeitraum hat, synchronisiert die Integration einen einzigen, konsolidierten Bonus von 30 €.

Eine Anmerkung zu historischen einmaligen Vergütungen

Wenn Sie Ihr Startdatum der Vergütung auf ein Datum in der Vergangenheit setzen, fügen Sie Ihre historischen Daten in Personio ein, bevor Sie die Synchronisation durchführen. Die Integration geht davon aus, dass Personio die vollständige Quelle der Wahrheit für alle zugeordneten einmaligen Vergütungen ab dem Startdatum ist. 

Wenn ein Mitarbeiter im vergangenen Monat einen zugeordneten Bonus erhalten hat, der in Loket existiert, aber nicht in Personio eingegeben wurde, interpretiert die Synchronisation diese Abwesenheit als absichtliche Löschung und entfernt den Bonus aus Loket.

Um dies zu verhindern, führen Sie die folgende einmalige Datenanpassung durch:

1. Bestätigen Sie Ihre Zuordnungen: Identifizieren Sie, welche Ihrer einmaligen Vergütungsarten in den Integrationseinstellungen zugeordnet sind.
2. Historische Daten sammeln: Bitten Sie Ihren Lohnbuchhaltungsadministrator um einen Nachweis aller zugeordneten einmaligen Vergütungen, die zwischen Ihrem gewählten Startdatum der Vergütung und dem heutigen Tag ausgezahlt wurden.
3. Back-fill Personio: Geben Sie diese historischen einmaligen Vergütungen manuell in Personio für die richtigen Mitarbeiter ein und stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdaten korrekt sind.

Dieser einmalige Aufwand stellt sicher, dass Ihre historischen einmaligen Zahlungsunterlagen intakt bleiben, wenn Sie mit der Synchronisierung beginnen.

Überprüfen Sie die Einschränkungen und wichtigen Überlegungen

Seien Sie sich der folgenden Einschränkungen bewusst. Die Integration unterstützt die hier aufgeführten Elemente nicht, und Sie müssen diese manuell in Ihrem Loket-Account verwalten.

Dateneingabe und -verwaltung

• Stundenlohn Die Integration synchronisiert keine Anwesenheiten oder erfassten Stunden der Mitarbeiter.
• Teilzeitmitarbeitende Sie müssen abweichende Stunden für Teilzeitmitarbeiter manuell in Loket eingeben.
• Ausgetretene Mitarbeitende Die Integration kann keine Vergütungen in Loket für ein bereits beendetes Arbeitsverhältnis erstellen. In diesem Fall erhalten Sie eine Synchronisierungswarnung.

Unterstützte Vergütungsarten:

• Non-monetary compensations: Die Integration synchronisiert nur monetäre Werte (EUR). Die Integration unterstützt keine Vergütungen, die auf anderen Einheiten basieren (zum Beispiel Kilometer).
• Währung: Die Integration synchronisiert nur Vergütungen in EUR. Wenn für einen Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum eine Mischung aus EUR- und Nicht-EUR-Vergütungen vorliegt, synchronisiert die Integration in diesem Zeitraum keine Vergütungen für diesen Mitarbeiter.
• Unsupported payout frequencies: Die Integration unterstützt keine wiederkehrenden Vergütungen mit einer Zahlungsfrequenz, die nicht monatlich ist (zum Beispiel vierteljährlich oder jährlich).
• Salary scales and steps: Die Integration unterstützt diese nicht. Wenn Sie Gehaltsskalen in Loket verwenden, müssen Sie entweder die Gehaltssynchronisierung von Personio deaktivieren oder akzeptieren, dass Personio die Gehaltsskalen-Daten in Loket überschreibt.

Nächster Schritt

Erfahren Sie mehr über das Synchronisieren von Lohnbuchhaltungsdokumenten.