Um die Loket-Integration nutzen zu können, benötigt Ihr Unternehmen eine juristische Person mit Sitz in den Niederlanden. 🇳🇱

Dieser Artikel erklärt, wie die Integration automatisch Gehaltsabrechnungen, Jahresabschlüsse und wichtige Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte von Loket direkt in Personio abruft. Anschließend können Sie diese in den Personio-Profilen Ihrer Mitarbeiter teilen.

Dokumente automatisch synchronisieren

Die Dokumentensynchronisierung erfordert nur minimalen Aufwand von Ihnen.

1. Sie genehmigen die Gehaltsabrechnung in Loket: Der Prozess beginnt, sobald Ihr Lohnbuchhalter einen Lohnlauf in Loket abschließt und genehmigt. Die Integration synchronisiert nur Dokumente aus finalen Durchläufen und ignoriert Entwurfsdokumente.
2. Die Integration ruft Dokumente automatisch ab: Sobald der Durchlauf genehmigt ist, ruft die Integration automatisch alle finalen Dokumente ab, von den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter bis hin zu unternehmensweiten Berichten.
3. Dokumente treffen in Personio ein : Die Integration organisiert die abgerufenen Dokumente automatisch in Personio. Sie finden sie unter Gehaltsabrechnung > relevante juristische Person > Dokumente , gruppiert nach dem jeweiligen Abrechnungszeitraum.

Dokumente mit Mitarbeitern teilen

Während Berichte auf Unternehmensebene weiterhin im Payroll Hub für Ihre Unterlagen gespeichert bleiben, können Sie mitarbeiterbezogene Dokumente (wie Gehaltsabrechnungen und Jahresabschlüsse) mit deren persönlichen Personio-Profilen teilen.

So teilen Sie Dokumente in großen Mengen:

1. Gehen Sie zu Gehaltsabrechnung > Loket > Dokumente für Ihre Loket-fähige juristische Person.
2. Klicken Sie auf den Abrechnungszeitraum, für den Sie Dokumente freigeben möchten.
3. Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Mitarbeiterdokumenten aus, die Sie freigeben möchten.
4. Klicken Sie auf Teilen. Die ausgewählten Dokumente werden auf der Registerkarte „ Dokumente“ im Personio-Profil der jeweiligen Mitarbeiter veröffentlicht.

Hinweis: 
Die Schaltfläche „Teilen“ wird nur angezeigt, wenn Sie Mitarbeiterdokumente auswählen. Wenn Sie keine Dokumente oder Berichte auf Unternehmensebene auswählen, blendet Personio die Schaltfläche „Teilen“ aus, da Sie diese Dokumente nicht für einzelne Mitarbeiterprofile freigeben können. Sie können die Freigabe von Dokumenten bei Bedarf aufheben.

Verstehen, welche Dokumente synchronisiert werden

Die Integration ruft zwei Kategorien von Dokumenten aus Loket ab:

Mitarbeiterdokumente (können geteilt werden)

Diese Dokumente sind für einzelne Mitarbeiter bestimmt und können in deren Personio-Profilen geteilt werden.

Unternehmens- und Buchhaltungsberichte (für Ihre Unterlagen)

Diese Dokumente sind für den internen Gebrauch Ihres Unternehmens bestimmt und verbleiben im Payroll Hub.

Besondere Szenarien behandeln

Die Integration bewältigt gängige Komplexitäten der Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisch.

Korrekturen und rückwirkende Gehaltsabrechnungen bearbeiten

Es ist üblich, dass ein Fehler auf der Gehaltsabrechnung eines Monats (z. B. Januar) in einer späteren Gehaltsabrechnung (z. B. Februar) korrigiert wird. Die Integration erledigt dies automatisch.

Was geschieht : Wenn die Gehaltsabrechnung für Februar abgeschlossen ist, ruft die Integration eine Gehaltsabrechnungsdatei für Februar ab. Die Datei enthält 2 Seiten:

• 1 Seite für die Standard-Gehaltsabrechnung für Februar.
• 1 Seite für den neuen, korrigierten Gehaltszettel für Januar.
• Beide Dokumente werden im Ordner „Februar-Abrechnungszeitraum“ auf der Registerkarte „Dokumente“ als eine einzige Datei angezeigt und können von Ihnen weitergegeben werden.

Mehrere Beschäftigungen oder Lohnläufe verwalten

Wenn ein Mitarbeiter mehrere aktive Beschäftigungsverhältnisse hat oder wenn Sie innerhalb desselben Zeitraums eine zusätzliche Gehaltsabrechnung durchführen, kann Loket mehrere Dokumente desselben Typs generieren. 

Um Verwirrung zu vermeiden, benennt die Integration die Dateien automatisch um, indem sie dem Dokumentnamen eine eindeutige Kennung (wie die Einkommensnummer oder die Lohnlaufnummer) anhängt.

Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnungsunterlagen von Lokett.

Jahresabschlüsse finden Sie hier.

Loket erstellt Jahresabschlüsse (Jaaropgave) für ein bestimmtes Jahr, nachdem dieses Jahr offiziell abgeschlossen ist (in der Regel im Januar des folgenden Jahres).

Durch die Integration stehen diese Dokumente im Januar des Folgejahres zur Verfügung. Beispielsweise können die Jahresabschlüsse 2024 für alle Mitarbeiter im Ordner Januar 2025 auf der Registerkarte „Dokumente“ zum Teilen bereitgestellt werden.

Besondere Dokumente verstehen: Signale und umfangreiches Journal

Signale : Dieses Dokument wird nur generiert, wenn ein Lohnlauf in Loket zwar erfolgreich abgeschlossen wurde, aber Warnungen enthält. Es enthält Details zu diesen Warnungen, die Ihr Lohnbuchhalter überprüfen kann.

Umfangreiches Journal (Journaal uitgebreid) : Die Integration generiert diesen detaillierten Buchhaltungsbericht nicht automatisch. Ihr Lohnbuchhalter muss dies zunächst manuell in Loket für einen bestimmten Zeitraum generieren. Sobald dies geschieht, ruft die Integration die Daten automatisch ab und stellt sie in Personio zur Verfügung.

Nächster Schritt

Lernen Sie, wie Sie Ihre monatliche Lohnabrechnung mit der Loket-Integration durchführen .