Um die Loket Integration zu nutzen, benötigt Ihr Unternehmen eine Gesellschaft mit Sitz in den Niederlanden. 🇳🇱

Dieser Artikel führt Sie durch den neuen, zyklischen monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess mit der Loket Integration. Das Befolgen dieser Schritte hilft Ihnen, jeden Monat eine effiziente und genaue Lohnbuchhaltung durchzuführen.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Ihre erste vollständige Lohnbuchhaltung durchführen, testen Sie die Integration mit einem einzelnen Mitarbeiter. Dies hilft Ihnen, den gesamten Prozess in einer kontrollierten Umgebung zu validieren und gibt Ihnen das Vertrauen, dass die Daten wie erwartet übertragen werden.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor: 

1. Setzen Sie das Attribut "Berücksichtigen in NL Lohnbuchhaltungsattribut" auf Ja für einen Mitarbeiter.
2. Stellen Sie sicher, dass das Attribut für alle anderen Mitarbeiter auf Nein gesetzt ist. 
3. Führen Sie die Synchronisation durch und überprüfen Sie das Ergebnis in Loket mit Ihrem Lohnbuchhaltungsadministrator. 
4. Sobald dies bestätigt ist, können Sie es auf alle anderen Mitarbeiter ausrollen.

Verstehen Sie den monatlichen Lohnbuchhaltungszyklus.

Der monatliche Lohnbuchhaltungsprozess ist ein Zyklus, der in Personio beginnt und endet.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten in Personio vor.

Ihr erster Schritt ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterdaten für den aktuellen Abrechnungszeitraum in Personio genau und vollständig sind.

Mitarbeitendendaten aktualisieren

1. Fügen Sie alle neuen Mitarbeiter hinzu und vervollständigen Sie alle ihre Attribute, insbesondere die im Loket-Bereich ihres Profils, und fügen Sie ihre Vergütungs- und Entgeltdaten hinzu.
2. Wenden Sie alle Datenänderungen für vorhandene Mitarbeiter an (zum Beispiel Adressänderungen, Gehaltsaktualisierungen).

Überprüfen und lösen Sie Probleme.

1. Zur Lohnbuchhaltung Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft aus.
2. Überprüfen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle alle Mitarbeiterdaten und lösen Sie alle offenen Aufgaben oder Validierungsfehler, die auftreten.

Bestätigen Sie, wer in die Synchronisation einbezogen ist.

Damit ein Mitarbeiter einbezogen wird, muss er alle diese Bedingungen erfüllen:

• Status ist Aktiv
• Berücksichtigen Sie in NL Lohnbuchhaltung ist auf Ja gesetzt.
• Mitarbeiternummer (Loket) ist ausgefüllt.
• Einkommensnummer ist ausgefüllt.

Schritt 2: Führen Sie die Synchronisierung durch und beurteilen Sie die Ergebnisse.

Sobald Ihre Daten bereit sind, können Sie sie an Loket übermitteln.

1. Klicken Sie in der Lohnbuchhaltungsansicht auf Synchronisieren mit Loket.nl.
2. Nachdem die Synchronisierung abgeschlossen ist, beurteilen Sie die Ergebnisse im Letzte Synchronisierung Reiter.
3. Überprüfen Sie die Synchronisierte Personen Kachel, um zu sehen, wie viele aktive Mitarbeiter erfolgreich synchronisiert wurden.
4. Beurteilen Sie alle Nachrichten in den Synchronisierungsergebnissen. Einige Nachrichten sind Informationshinweise (beginnend mit NB:). Diese erfordern nicht immer eine Aktion, aber es ist immer am besten, sie mit Ihrem Lohnbuchhaltungsadministrator zu überprüfen.

Sie können so oft synchronisieren, wie Sie für denselben Abrechnungszeitraum benötigen.

Schritt 3 (optional): Führen Sie Ihre Lohnbuchhaltung in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung durch.

Die Loket-Integration deckt einen bestimmten Umfang ab: spezifische Mitarbeiter- und Vergütungsdaten. Alles, was die Integration nicht abdeckt, muss manuell bearbeitet werden.

Tipp: 
Wir empfehlen, dafür die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu verwenden. Lesen Sie unseren Artikel zum monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess mit vorbereitender Lohnbuchhaltung. Um auf die vorbereitende Lohnbuchhaltung zuzugreifen, gehen Sie zu Lohnbuchhaltung und wählen Sie die Gesellschaft mit dem Untertitel Vorbereitende Lohnbuchhaltung.

Schritt 4: Finalisieren Sie die Lohnbuchhaltung in Loket (Übergabe).

Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator oder Steuerberater führt diesen Schritt direkt in Loket durch.

Informieren Sie Ihren Lohnbuchhaltungsadministrator, dass Sie die neuesten Daten von Personio synchronisiert haben. Sie dann:

1. Überprüfen Sie die synchronisierten Änderungen in Loket.
2. Fügen Sie manuell alle Daten hinzu, die nicht im Rahmen der Integration liegen (zum Beispiel, erfasste Stunden für stundenweise Mitarbeiter). Siehe Schritt 3 oben, um Ihrem Lohnbuchhaltungsadministrator einen Excel-Export aus der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zur Verfügung zu stellen.
3. Führen Sie die Lohnbuchhaltung durch und genehmigen Sie den endgültigen Durchlauf in Loket.

Schritt 5: Holen Sie die Lohnbuchhaltungsdokumente ab und verteilen Sie sie.

Sobald die Lohnbuchhaltung in Loket genehmigt ist, holt die Integration automatisch die Lohnbuchhaltungsdokumente ab und liefert sie zurück nach Personio.

1. Zur Lohnbuchhaltung Wählen Sie die entsprechende Gesellschaft aus. 
2. Klicken Sie auf Dokumente.
3. Wählen Sie den aktuellen Abrechnungszeitraum aus, um alle abgerufenen Dokumente anzuzeigen (zum Beispiel, Gehaltsabrechnungen, Jahresbescheinigungen, Berichte).
4. Wählen Sie die Mitarbeiterdokumente aus, die Sie teilen möchten, und klicken Sie auf Teilen. Personio sendet die Dokumente sicher an den Dokumente Reiter des Profils jedes Mitarbeiters.