Cet article explique comment créer des workflows personnalisés dans la section Automatisation. Les modèles prédéfinis et le générateur de workflow sans code vous aident à démarrer votre parcours d’automatisation.
Pour plus d’informations sur les workflows en général, consultez l’ article Comprendre les workflows. Pour créer des workflows liés au cycle de vie de l’employé, consultez les articles correspondants : onboarding, offboarding et validations.
Création d’un workflow à partir d’un modèle
Pour créer un workflow à partir d’un modèle, procédez comme suit :
- Assurez-vous de disposer des droits d’accès nécessaires pour créer des workflows.
- Allez dans Automatisation > Créer un workflow.
- Sélectionnez le modèle le plus approprié dans la galerie pour ouvrir le générateur de workflows.
- Le workflow prédéfini s’affiche sous forme d’organigramme. Sélectionnez un composant de workflow pour le modifier ou le supprimer en fonction de vos besoins.
- Pour inclure des composants supplémentaires, cliquez sur Ajouter une étape.
- Choisissez d’ activer le workflow ou de l’ enregistrer comme brouillon.
Si le workflow n’est pas enregistré ou activé, les étapes qui nécessitent des informations supplémentaires apparaissent surlignées en rouge. Ajoutez les informations nécessaires et réessayez.
Conseil :
Lorsque vous sélectionnez des destinataires ou des personnes responsables, vous pouvez choisir sélectionner de sélectionner une personne incluse dans le workflow, un rôle spécifique, ou une ou plusieurs personnes spécifiques.
Créer un workflow à partir de zéro
Avant de créer un workflow à partir de zéro, familiarisez-vous avec les composants des workflows.
Pour créer un workflow à partir de zéro, procédez comme suit :
- Allez dans Automatisation > Créer un workflow (coin supérieur droit)
- Cliquez sur Commencer à partir de zéro.
- Sélectionnez et définissez un élément déclencheur, puis ajoutez une étape pour définir l’ action qui en résulte.
- Entrez tous les composants nécessaires.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des règles ou des conditions.
- Cliquez sur Ajouter.
- Répétez les étapes 4 à 5 jusqu’à obtenir un workflow complet.
-
Activez le workflow ou enregistrez-le comme brouillon.
Si le workflow n’est pas enregistré ou activé, les étapes qui nécessitent des informations supplémentaires apparaissent surlignées en rouge. Ajoutez les informations nécessaires et réessayez.
Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé sur la création d’un workflow à partir de zéro.
Enregistrer et activer des workflows
Enregistrer un workflow comme brouillon
Cela enregistre votre workflow mais ne l’active pas. Il reste modifiable , vous pouvez donc procéder à d’autres ajustements si nécessaire. L’option vous permet d’affiner votre workflow ou d’obtenir des validations avant de l’activer.
Activer un workflow
Lorsque vous activez un workflow, tenez note de ce qui suit :
- Les workflows activés commenceront à s’exécuter en fonction de l'élément élément déclencheur défini. Une fois déclenché, vous ne pouvez pas arrêter les exécutions en cours, mais vous pouvez la désactiver ou la supprimer pour empêcher de futures exécutions.
- Les workflows se déclenchent lorsque toutes les conditions sont remplies, quels que soient le statut ou les droits d’accès d’un employé.
- Les employés peuvent recevoir des notifications ou des tâches relatives à des zones auxquelles ils ne peuvent pas accéder. Assurez-vous que tous les destinataires disposent des droits d’accès nécessaires lors de leur ajout à un workflow.
- Les employés qui ne sont pas encore invités à utiliser Personio peuvent tout de même recevoir des notifications, comme des e-mails, concernant un workflow. N’activez un workflow que si tous les employés qu’il contient ont été invités à utiliser Personio.
- Nous recommandons d'inclure uniquement les utilisateurs invités, comme les responsables RH, lorsque les workflows testent des résultats exacts.
- Pensez à vérifier votre workflow avec un collègue avant de l’activer.
Découvrez comment activer un workflow ou comment modifier un workflow.
Suivre et modifier les workflows
Pour suivre les workflows que vous avez créés à l’aide du générateur de workflow , accédez à l’onglet Activité. La liste des workflows en cours ou terminés s’affiche. Les workflows que vous avez créés et activés n’apparaissent pas dans l’onglet Activité tant que l’élément déclencheur ne est pas activé.
Consultez la section Suivre et gérer les workflows pour obtenir des informations sur le suivi de la progression d’un workflow et sur la modifier d’un workflow.
Pour suivre les workflows du cycle annuel des employés, tels que l’ onboarding, offboarding, les signatures électroniques et les demandes de validation, accédez à Automatisation > Aperçu et cliquez sur Afficher tout en bas du widget correspondant.