Enviar mensajes de reclutamiento

 

En este artículo te explicamos cómo enviar mensajes a los candidatos desde Personio. A través del módulo de Reclutamiento de Personio, podrás enviar correos electrónicos a los candidatos para invitarlos a entrevistas y solicitar más información, o enviarles un mensaje masivo de rechazo cuando ya se haya cubierto un puesto. 

 

Enviar una invitación a una entrevista

En la pestaña Entrevistas podrás ver los detalles de todas las entrevistas que hayas programado. Para más información sobre la creación de entrevistas, consulta los artículos Cómo programar entrevistas sin usar una integración de calendario o Programación de entrevistas con un calendario integrado

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Hay dos formas diferentes de enviar los detalles de una entrevista a un candidato desde Personio: puedes utilizar una plantilla de correo electrónico con marcadores de posición para insertar automáticamente los detalles de la entrevista en el mensaje, o bien copiar los detalles de la entrevista y pegarlos en el mensaje correspondiente.

 

Enviar los detalles de la entrevista utilizando una plantilla de correo electrónico

Nota: para poder utilizar plantillas de correo electrónico necesitas contratar el plan Productivity Plus.

Para enviar una invitación utilizando una plantilla de correo electrónico, solo tienes que seguir estos pasos:

  1. Haz clic en Enviar invitación al candidato.
  2. Para enviar una copia del mensaje a uno de tus compañeros de trabajo, haz clic en Añadir Cc/Bcc.
  3. A continuación, selecciona una plantilla de correo electrónico en el menú desplegable.
    Consejo: antes de seleccionar una plantilla, comprueba en los ajustes que contiene marcadores de posición para el nombre del candidato, el puesto, la fecha y hora de la entrevista y el enlace de la videoconferencia. Estos marcadores se rellenarán después automáticamente con los detalles de la entrevista correspondiente. Haz clic en el enlace para descubrir cómo crear plantillas de correo electrónico.
  4. Si has configurado una firma de correo electrónico en tu perfil, se mostrará en la parte inferior del cuerpo del mensaje. Encontrarás más información en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico.

  5. También puedes adjuntar documentos cuando envíes mensajes. Para ello, arrastra y suelta los archivos, sube un nuevo documento o selecciona un documento que hayas enviado previamente.
  6. Para terminar, haz clic en Enviar correo electrónico.

La invitación creará automáticamente un evento en el calendario del candidato, y el cuerpo del mensaje se mostrará en el evento.  

Ten en cuenta que dependiendo de la configuración del proveedor de correo electrónico del candidato, la respuesta del candidato a la invitación (aceptada o rechazada) se enviará a Personio y se reflejará en el resumen de la entrevista.

 

Enviar una copia de los detalles de la entrevista

La segunda opción es copiar los detalles de la entrevista y enviarlos al candidato. Para hacerlo, solo tienes que seguir estos pasos:

  1. En el resumen de la entrevista, haz clic en Copiar detalles Copy-Details_es.png
  2. A continuación, haz clic en Enviar invitación al candidato.
  3. Para enviar una copia del mensaje a uno de tus compañeros de trabajo, haz clic en Añadir Cc/Bcc.
  4. Introduce un asunto, crea un mensaje desde cero y pega los detalles de la entrevista que acabas de copiar. 
  5. Si has configurado una firma de correo electrónico en tu perfil, se mostrará en la parte inferior del cuerpo del mensaje. Encontrarás más información en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico.

  6. También puedes adjuntar documentos cuando envíes mensajes. Para ello, arrastra y suelta los archivos, sube un nuevo documento o selecciona un documento que hayas enviado previamente.
  7. Para terminar, haz clic en Enviar correo electrónico.

La invitación creará automáticamente un evento en el calendario del candidato, y el cuerpo del mensaje se mostrará en el evento.  

Ten en cuenta que dependiendo de la configuración del proveedor de correo electrónico del candidato, la respuesta del candidato a la invitación (aceptada o rechazada) se enviará a Personio y se reflejará en el resumen de la entrevista.

 

Enviar un mensaje a un candidato

Para enviar un mensaje general a un candidato, sigue estos pasos:

  1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas y haz clic en el candidato correspondiente. Se mostrará el perfil del candidato.
  2. Haz clic en la pestaña Mensajes y selecciona Nuevo mensaje.
  3. Para enviar una copia del mensaje a uno de tus compañeros de trabajo, haz clic en Añadir Cc/Bcc.
  4. Introduce el asunto y tu mensaje en el cuerpo del correo.
    Consejo: si tienes Personio Productivity Plus y has configurado plantillas de correo electrónico, puedes seleccionar una plantilla de correo electrónico.
  5. Si has configurado una firma de correo electrónico en tu perfil, se mostrará en la parte inferior del cuerpo del mensaje. Encontrarás más información en el artículo Configuración de la firma de correo electrónico.

  6. También puedes adjuntar documentos cuando envíes mensajes. Para ello, arrastra y suelta los archivos, sube un nuevo documento o selecciona un documento que hayas enviado previamente. El tamaño máximo permitido son 10 MB.
    Consejo: determina qué empleados podrán ver o editar los documentos de los candidatos que envíes o recibas configurando los permisos de acceso correspondientes.
  7. Haz clic en Enviar correo electrónico o en el icono del reloj clock-icon.png para programar una fecha y hora para enviar el correo electrónico.

Consejo: junto a la foto de perfil, verás la dirección de correo electrónico desde la que se enviará el mensaje al candidato. Para elegir si el remitente de los correos electrónicos será el empleado o la empresa, ve a Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > General > Configuración del correo electrónico de selección de personal. Para enviar mensajes desde Personio usando la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa o filial como dirección de remitente, debes configurar un protocolo simple de transferencia de correo (SMTP).

Recruiting-Messages-new-message_es.png

 

Estado del mensaje

Los mensajes que hayas enviado aparecerán en la pestaña Mensajes con uno de los siguientes estados:

Estado Notas
Enviando

El mensaje está en cola pendiente de envío.

  • Antes de enviar el mensaje, se comprueba que los documentos no tengan ningún virus.
  • Una vez completado este paso, se establece la conexión SMTP, que puede demorarse unos minutos.

Si todo es correcto, el estado del mensaje cambiará a Enviado. Si el envío falla, aparecerá un mensaje de error y se activará la opción Reintentar el envío.

Programado El envío del mensaje se ha programado para una fecha y hora específicas.
En la fecha y hora programadas, el estado del mensaje cambiará a Enviando.
Enviado El mensaje se envió a la hora que aparece en Personio. El tiempo que tarde en recibirlo el candidato dependerá de su proveedor de correo externo.

 

Enviar correos electrónicos masivos

El correo electrónico masivo se puede utilizar para enviar el mismo mensaje a varios candidatos (por ejemplo, para agradecerles su candidatura) o para enviar un mensaje de rechazo al resto de candidatos una vez que se haya cubierto un puesto. 

 

Enviar un correo electrónico masivo

Para enviar un correo electrónico a varios candidatos al mismo tiempo, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

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  1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas y marca las casillas de los candidatos que quieres contactar.
  2. Pulsa en el botón Acciones y selecciona la opción Enviar correo electrónico de la lista de opciones.
  3. Ahora selecciona una plantilla o introduce un asunto y crea un mensaje desde cero.
  4. Opcionalmente también puedes adjuntar documentos. Para ello, arrastra y suelta los archivos, sube un nuevo documento o usa un documento que hayas enviado previamente. El tamaño máximo de los archivos es de 10 MB.
  5. Haz clic en Enviar correo electrónico o marca la casilla Enviar correo más tarde para programar una fecha y hora para enviar el email.

 

Enviar un correos electrónico masivo de rechazo

Para enviar correos electrónicos de rechazo de forma masiva, sigue estos pasos:

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  1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas y marca las casillas de los candidatos que quieres rechazar.
  2. Pulsa en el botón Acciones y selecciona la opción Descartar de la lista de opciones.
  3. A continuación, selecciona Rechazar candidato.
  4. En el menú desplegable, selecciona el motivo por el que se descarta la candidatura.
  5. Opcionalmente, añade una Nota para proporcionar más información.
  6. Si procede, activa la casilla Anonimizar datos personales del candidato.
  7. Pulsa en Rechazar por correo electrónico para enviar automáticamente un correo electrónico de rechazo utilizando una de las plantillas de Personio.
  8. Haz clic en Enviar correo electrónico o en el icono del reloj clock-icon.png para programar una fecha y hora para enviar el email.

Para más información sobre los motivos de descarte, lee nuestro artículo Descarte de candidaturas durante el proceso de selección.

 

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