Este artículo explica cómo programar entrevistas utilizando el calendario de reclutamiento integrado de Personio. Aprenderás a:

• Organizar todos los aspectos del proceso de entrevista en Personio.
• Encontrar un hueco adecuado para todas las personas que participan en el proceso de entrevista.
• Enviar invitaciones de entrevistas a los candidatos

Antes de empezar

Antes de continuar leyendo, asegúrese de que su administrador ya haya integrado el calendario de reclutamiento. Una vez completada la integración, la función de programación estará disponible para su uso.

Para programar una entrevista con el calendario integrado, necesitas permisos de edición para la sección Reclutamiento > Ajustes de la aplicación Reclutamiento. Otros empleados también pueden usar la funcionalidad si tienen unrol de reclutamiento específico con permisos de edición para la sección Entrevistas. Por ejemplo, el responsable de contratación para el empleo relevante.

Cómo crear una entrevista

Para crear una entrevista con el calendario integrado, sigue estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. En el perfil del candidato, ve a la pestaña Entrevistas.
3. Cree una entrevista nueva y seleccione el tipo de entrevista.
4. Añade los participantes. Tienes que añadir al menos un participante.
   ▶︎ Seleccione un rol de reclutamiento para cada participante en el menú desplegable. Esto otorga a estos participantes acceso a la candidatura específica. Para cada rol de reclutamiento que crea, puede controlar el nivel de acceso a las diferentes áreas de la aplicación Reclutamiento. Obtenga más información en nuestro artículo dedicado.
   ▶︎ Si eres el organizador, no es necesario que asistas a la entrevista. Sin embargo, si desea que la entrevista aparezca en su calendario, tiene que añadirse a sí mismo como entrevistador.
5. Haga clic en Encuentra un hueco en el calendario para mostrar la vista del calendario y seleccionar un hueco.
6. [Opcional] Como alternativa, utilice la programación inteligente de entrevistas.
7. Seleccione el método de entrevista, la sala y la ubicación. Si dispone de nuestra integración de videoconferencia, puede seleccionarla como método.
8. Si ha creado formularios de evaluación, puede seleccionar uno en el menú desplegable. También puede configurar un recordatorio para que los entrevistadores completen el formulario.
9. Añade una nota para los entrevistadores si es necesario y haz clic en Invitar entrevistadores.

En la pestaña Entrevistas, la entrevista ahora muestra el estado Programada. La hora de la entrevista siempre se basa en la zona horaria del anfitrión.

Comprender la vista de calendario

La integración de nuestro calendario de reclutamiento te permite ver los eventos de tus entrevistadores en la vista de calendario. También puedes ver tus salas de reunión. Con esta función, puedes seleccionar un hueco disponible que se adapte a todos.

En la vista del calendario, puede cambiar entre una vista diaria y una vista semanal. También puede seleccionar una sala de reunión y definir la duración de la entrevista.

Ten en cuenta lo siguiente:

• De forma predeterminada, puedes ver los títulos de los eventos privados en los calendarios de los participantes en la entrevista. Si prefieres ocultar estos detalles, los propietarios de cuenta pueden ponerse en contacto con el servicio de ayuda para activar este ajuste. Una vez activados, todos los títulos del evento aparecen como “Ocupado”.
• La ausencia de los empleados aparece como ausencia en Personio. No se puede ver el tipo de ausencia.
• Los eventos con una duración superior a 24 horas aparecen en la parte superior del día correspondiente.
• Si el calendario de un entrevistador no está sincronizado, aparecerá un símbolo de advertencia junto a su nombre. Pida a su administrador que solucione el problema.
• Los días festivos aparecen en la parte superior del calendario. Sin embargo, tu calendario externo no bloquea los días festivos de tu calendario de ausencias de Personio. Tienes que bloquear estos días manualmente en tu calendario externo.

Comprender el evento del calendario

Una vez que creas una entrevista, Personio añade un evento de entrevista en los calendarios de trabajo de todos los entrevistadores. Esto se hace a través de la API del calendario de Personio. También reserva la sala seleccionada al mismo tiempo.

El evento del calendario contiene:

• Cualquier nota que añadas a la entrevista en Personio.
• Un enlace a la videoconferencia (si selecciona la videoconferencia como método de entrevista).

Consulte la tabla siguiente para saber qué información está disponible y para quién.

Enviar la invitación para la entrevista al candidato

Una vez que hayas creado una entrevista en Personio, puedes enviar una invitación para la entrevista al candidato. El candidato también recibe el evento en su calendario.

Reprogramar una entrevista

Es posible que tengas que programar una entrevista si un participante no puede asistir. Ten en cuenta lo siguiente:

• Si un candidato rechaza o cancela una entrevista, no recibirás ninguna notificación en Personio. Tienes que consultar el evento en tu calendario de trabajo externo para ver el estado.
• Si un participante interno cancela una entrevista, recibirás una notificación en Personio.

Para reprogramar una entrevista, siga estos pasos:

1. En el perfil del candidato, ve a la pestaña Entrevistas.
2. Haz clic en el icono del lápiz.
3. Escoge una fecha u hora nueva para la entrevista.
4. Invita a los participantes internos. Recibirán una invitación de actualización del calendario.
5. Importante: Enviar un correo electrónico nuevo al candidato. No reciben una notificación automáticamente.