En este artículo veremos cómo utilizar la programación inteligente de entrevistas de Personio para ofrecer a los candidatos una selección de fechas y horas disponibles en el calendario para que encuentren la franja horaria que más les convenga y lograr así un proceso mucho más eficiente.
En este artículo veremos:
- Cómo configurar la disponibilidad en el calendario personal
- Cómo enviar un enlace de programación inteligente a los candidatos
Nota
Esta función solo está disponible si has integrado el calendario de la empresa (Google Calendar, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) con Personio. Encontrarás más información en el artículo Integración del calendario de la empresa.
Configura tu disponibilidad
Para determinar las fechas y horas disponibles que se ofrecerán a los candidatos, Personio utiliza la información del calendario de empresa externo y del calendario de disponibilidad que hayas configurado en los Ajustes personales de tu cuenta de Personio. De esta forma, podrás decidir si quieres reservar determinados días de la semana para otras tareas.
Para reservar bloques de tiempo para concertar entrevistas en tu calendario, tendrás que seguir estos pasos:
- Haz clic en tu foto de perfil, en la esquina superior derecha, y selecciona Ajustes personales.
- En el menú de la izquierda, ve a Calendario de disponibilidad.
- Configura aquí tu disponibilidad semanal.
Consejo
Las franjas señaladas en verde se consideran disponibles y las franjas en blanco, no disponibles. Haz clic en las franjas en verde para deseleccionarlas y en las blancas para seleccionarlas.
Ten en cuenta... que los días festivos que se muestran en tu calendario de ausencias de Personio no se bloquean automáticamente en el calendario de empresa externo, sino que deben añadirse manualmente.
Envío de un enlace de programación inteligente
Para enviar un enlace de programación inteligente a un candidato, tendrás que seguir estos pasos:
- Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
- Accede a la candidatura que corresponda y haz clic en la pestaña Entrevistas.
- Haz clic en Programar entrevista, selecciona el tipo de entrevista y añade a todos los entrevistadores que correspondan.
- A continuación, pulsa en Configurar un enlace de programación para establecer el rango de fechas entre las que podrá elegir el candidato, definir la duración de la entrevista y los tiempos de espera antes del comienzo o la finalización de la entrevista.
Consejo
Las franjas intermedias aseguran que las entrevistas no se programen una tras otra. De este modo evitas solapamientos y te permite tener algo de tiempo entre reuniones para terminar y prepararte. - Opcional: si tienes el complemento Automation Plus, puedes seleccionar una plantilla de correo electrónico en Envío de respuesta automática, que se enviará al candidato para confirmar los detalles de la entrevista tan pronto como haya elegido un hueco. Si no tienes plantillas de correo electrónico, se enviará una plantilla predeterminada al candidato.
Nota
El idioma de la confirmación automática por correo electrónico está condicionado por el idioma predeterminado del puesto y no se puede seleccionar.
- Luego haz clic en Crear enlace.
- Configura el resto de ajustes: Método de la entrevista, Sala, Formulario de evaluación, etc.
- Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar un correo electrónico al candidato y selecciona Insertar enlace de programación para incluir el enlace que acabas de crear en el cuerpo del correo electrónico.
ConsejoTambién puedes utilizar el marcador de posición {{smart_interview_scheduling_link}} en tus plantillas de correo electrónico para insertar automáticamente el enlace en el correo de invitación a la entrevista. Descubre cómo crear plantillas de correo electrónico.
- Para terminar, haz clic en Enviar correo electrónico. El estado de la entrevista se mostrará como Enlace de programación enviado.
El candidato recibirá entonces un correo electrónico con un enlace en el que podrá seleccionar los días y horas disponibles que más le convengan.
Nota
Para determinar los huecos disponibles que se ofrecerán al candidato, el sistema tiene en cuenta la información de todos los calendarios (el calendario externo y el calendario de disponibilidad de Personio) de todos los participantes internos en la entrevista.
En cuanto el candidato seleccione el horario de la entrevista, todos los participantes, incluido el propio candidato, recibirán un correo electrónico de confirmación, y la entrevista aparecerá como Programada. El correo electrónico de confirmación se enviará en el idioma predeterminado configurado para el puesto vacante y no se puede personalizar.
Si el candidato no puede realizar la entrevista en ninguna de las franjas horarias sugeridas, podrá seleccionar la opción Ninguna de las anteriores y el organizador recibirá automáticamente una tarea pendiente en su panel para que configure un nuevo enlace con otras franjas horarias disponibles.
Ejemplo
Supongamos que Sabrina Smith es la encargada de contratación de la empresa y quiere concertar una entrevista con Johanna Blume, una de las candidatas seleccionadas, y Leon Brick, jefe de equipo del puesto ofertado. Para ello, tanto Sabrina como Leon deben actualizar su calendario de disponibilidad en los ajustes personales de su cuenta de Personio. La secuencia de pasos sería la siguiente:
- Sabrina accede a la candidatura de Johanna para crear la entrevista y añade a Leon como participante. A continuación, configura un enlace de programación, determina que la entrevista será por Zoom y envía el correo electrónico con los datos a la candidata.
- La entrevista aparece ahora con el estado Enlace enviado. Por el momento, Sabrina aparecerá con el estado Asistirá y Johanna y Leon con el estado Esperando respuesta.
- A continuación, Johanna recibe el correo electrónico con el enlace de programación correspondiente y selecciona la franja horaria del 12 de mayo a las 11:30 horas.
- Automáticamente el sistema envía un correo de confirmación con un enlace a la reunión de Zoom, el enlace a la candidatura correspondiente en Personio (únicamente a Sabrina y Leon) y un archivo iCal adjunto con la fecha y hora de la entrevista.
- Sabrina, Leon y Johanna aceptan la invitación de iCal y añaden la cita a su calendario.
El estado de la entrevista cambiaría entonces a Programada y quedaría confirmada la asistencia de todos los participantes.