Integrar el calendario de reclutamiento – Personio

Este artículo explica cómo integrar el calendario de la empresa con el calendario de reclutamiento de Personio. El subcontratista de Personio, Cronofy, proporciona este servicio de integración de calendario. (Si estás utilizando la experiencia de configuración, te recomendamos que sigas los pasos que se indican).

Esta integración te permite programar eventos de reclutamiento directamente en Personio. Por ejemplo, permite encontrar un hueco adecuado para todos los empleados involucrados en el proceso de entrevista. También puedes usar nuestra funcionalidad de programación inteligente. La integración crea un evento de entrevista en los calendarios de los empleados. Los eventos de entrevista aparecen en el calendario de forma predeterminada y no es posible desactivar esta opción.

Personio es compatible con la integración con estos tres calendarios:

Google Apps
Microsoft Exchange (incluye todas las versiones de 2010, 2013 y 2016)
Microsoft Office 365 (incluye todas las versiones de 2010, 2013 y 2016)

Antes de empezar

Para integrar el calendario de tu empresa con Personio, necesitas los siguientes roles:

Administrador de cuenta de Personio: necesitas un rol de administrador para darte de alta en Cronofy como subcontratista y otorgarle al administrador del calendario de la empresa permisos para ver los ajustes de la integración del calendario.
Administrador del calendario de la empresa: para acceder a los ajustes de integración del calendario y realizar la configuración, este empleado necesita permisos para Editar en la sección Ausencias > Ajustes del cronograma de ausencias. Puedes seleccionar un rol existente o crear uno para el administrador del calendario de la empresa. Explicamos esto con más detalle más adelante.

Para obtener más información sobre los estándares de cumplimiento y seguridad de la integración a través de Cronofy, consulta nuestras preguntas frecuentes.

Requisitos para sincronizar empleados

Uno de los pasos de este artículo consiste en sincronizar los calendarios de tus empleados. Para sincronizar correctamente a tus empleados, primero asegúrate de que:

Cada empleado tenga un correo electrónico de empresa: Solo puedes sincronizar usuarios con un correo electrónico con el dominio de tu empresa (por ejemplo, @xy.com). Los correos electrónicos externos, como @hiringhelp.com, no funcionarán.
Ya existen empleados nuevos en tu aplicación de calendario: Si añades un empleado a Personio antes de crear su cuenta de calendario, la sincronización no funcionará. Añádelo primero a tu calendario y luego inténtalo de nuevo.
Cada empleado tenga un correo electrónico único: Cada empleado debe tener su propio correo electrónico personal para que la sincronización funcione. Los correos electrónicos con buzones compartidos no funcionarán.

Administrador de Personio

Activar Cronofy

El calendario de Personio se integra con el subcontratista Cronofy B.V. Tienes que activar Cronofy en Personio. Sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Cuenta y ayuda, haz clic en Suscripción y facturación.
Haz clic en la pestaña Información sobre la protección de datos.
En la lista de subcontratistas, asegúrate de darte de alta en Cronofy B.V.

Otorgar al administrador del calendario de la empresa permisos para los ajustes de integración del calendario

Sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Personal, haz clic en Roles y permisos.
Selecciona el rol del empleado existente asignado a tu administrador del calendario de la empresa o crea un rol.
En la pestaña Permisos, haz clic en Ausencias.
Otorga permisos para Editar en Ajustes del cronograma de ausencias.

Administrador del calendario de la empresa

Conectar el calendario de la empresa

Una vez que el administrador de Personio acepte a Cronofy como subcontratista, sigue estos pasos para conectar el calendario de la empresa:

Ve a Ajustes.
En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
Elige uno de los siguientes calendarios para integrarlo con Personio:
▶︎ Google Calendar
▶︎ Office 365 (a través de la API de Graph)
▶︎ Microsoft Exchange
En el área Programación de entrevistas, puedes activar la casilla de verificación. Con esta función, el organizador de una entrevista puede ver los títulos de los eventos privados en los calendarios de los participantes. Más información sobre a qué datos puede acceder Cronofy.
Nota: Si prefieres ocultar estos detalles, los Propietarios de Cuenta pueden contactar a Soporte para activar esta configuración. Una vez activados, todos los títulos del evento aparecen como “Ocupado”.
Realiza los cambios.

Sincronizar empleados y salas

Durante la sincronización inicial con el proveedor del calendario, autenticas todos los usuarios y salas de reunión actuales. Este proceso puede llevar unos minutos. Para comprobar si has sincronizado correctamente todos los empleados y salas, ve a Integraciones > Calendario de reclutamiento.

Si ves mensajes de error por una sincronización fallida de empleados, consulta los diferentes errores y soluciones en nuestro artículo sobre cómo solucionar problemas de integración del calendario de la empresa.

Agregar empleados

Para volver a sincronizar a un empleado individual o a todos los empleados en Personio:

Ve a Ajustes.
En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
Abre el menú para ver todos los empleados no sincronizados.
Para sincronizar a un empleado, haz clic en el icono de bucle a la derecha del nombre del empleado.
Para sincronizar a todos los empleados, haz clic en Sincronizar todos los empleados en la parte superior derecha de la lista.
Realiza los cambios.

Cuando agregas empleados al dominio de la empresa, Personio los autentica automáticamente. Si se produce algún error de sincronización, recibirás un mensaje de error.

Hay cinco estados de sincronización diferentes de los empleados:

Estado: Autenticando
▶︎ Detalles: El proceso de autenticación ha comenzado.
▶︎ Descripción emergente mostrada en la interfaz de usuario: “Esto puede llevar algún tiempo”. Si el estado no cambia, haz clic en “Sincronizar todos los empleados” para intentar sincronizar nuevamente.
Estado: Pendiente
▶︎ Detalles: La autenticación está pendiente.
▶︎ Descripción emergente mostrada en la interfaz de usuario: “El calendario del empleado todavía está sincronizándose”. Si el estado no cambia, haz clic en "Sincronizar todos los empleados" para intentar sincronizar nuevamente.
Estado: Autenticado
▶︎ Detalles: El empleado se ha autenticado correctamente y su calendario se ha sincronizado.
Estado: No disponible
▶︎ Detalles: La autenticación no se ha realizado correctamente y no se puede sincronizar el calendario del empleado. Si aparece este error, consulta nuestro artículo sobre cómo solucionar problemas de integración del calendario de la empresa.
▶︎ Descripción emergente mostrada en la interfaz de usuario: Cronofy muestra un mensaje o "No se ha podido sincronizar el calendario del empleado. Consulta el artículo sobre la solución de problemas".
Estado: Error
▶︎ Detalles: Aparece un problema después de una autenticación correcta. Solo los Propietarios de Cuenta pueden contactar con el equipo de Soporte para este problema.
▶︎ Descripción emergente mostrada en la interfaz de usuario: "Se ha producido un error. Por favor, contacta con el equipo de soporte.

Añadir salas

Si utilizas la aplicación Reclutamiento de Personio, puedes agregar salas de reunión para programar entrevistas. Un icono de información confirma que las salas de reunión se han sincronizado correctamente.

Si añades salas al dominio de la empresa, tendrás que sincronizarlas manualmente con Personio. Para ello:

Ve a Ajustes.
En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
Haz clic en Sincronizar todas las salas.

Pasos siguientes

Consejo:
Para obtener más información y consultar las preguntas frecuentes, lee la guía de Cronofy sobre cómo conectar los calendarios de la organización.

Una vez que hayas integrado el calendario de reclutamiento, puedes:

Si tienes problemas con la integración del calendario de reclutamiento, lee nuestro artículo de solución de problemas. También tenemos un artículo de solución de problemas para la programación de entrevistas.

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