En este artículo te ofrecemos una descripción general de la configuración que debes realizar para gestionar la comunicación con los candidatos desde Personio utilizando la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa (p. ej., carreras@empresa.es). Para ello, tendrás que configurar los ajustes de SMTP (Protocolo Simple de Transferencia de Correo) de tu empresa en Personio para establecer una conexión. Además, si gestionas varias subempresas podrás configurar una dirección de correo electrónico para cada una de ellas.
Ten en cuenta que si no configuras los ajustes de SMTP, Personio utilizará el servidor SMTP de Mailjet y todas las comunicaciones con los candidatos se efectuarán a través de la dirección de correo electrónico de selección de personal de Personio (p. ej., nombredecuenta-jobs@m.personio.de).
Proceso de comunicación con el candidato
Si los ajustes de SMTP se han configurado correctamente, la comunicación con los candidatos se establece de la siguiente manera:
Un candidato envía su candidatura a la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa. La redirección configurada en tu cuenta de correo electrónico envía la candidatura automáticamente a la pestaña Mensajes no asignados en la sección de Reclutamiento de Personio o al perfil del candidato si este ya dispone de un perfil en tu cuenta. De esta forma, tanto la candidatura como las comunicaciones con el candidato se pueden gestionar ahora directamente desde Personio. Además, una vez configurados los ajustes de SMTP, también podrás enviar mensajes desde Personio utilizando la dirección de correo electrónico de reclutamiento de tu empresa como remitente.
En la siguiente captura de pantalla puedes ver una visualización del proceso:
Completa los siguientes cinco pasos para configurar una comunicación por correo electrónico desde Personio:
Consejo: te recomendamos que tu departamento informático participe en la configuración de los ajustes de SMTP.
1. Configura el redireccionamiento de candidaturas
Para poder gestionar las candidaturas entrantes en Personio, debes configurar en el buzón de reclutamiento de tu empresa el redireccionamiento a la bandeja de entrada de selección de personal de Personio.
- Ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento.
- En la pestaña General, ve a Configuración del correo electrónico de selección de personal y haz clic en Editar.
- Aquí encontrarás tu dirección de correo electrónico de selección de personal de Personio.
Si tienes dudas con respecto a la configuración de los ajustes, consulta al departamento informático de tu empresa.
Consejos:
▶︎ Es importante tener en cuenta que el encabezado original del correo electrónico también se transfiere y que se guarda una copia en tu propio servidor de correo electrónico.
▶︎ Si utilizas Microsoft Office 365, comprueba si tu servidor de correo electrónico tiene configurada una directiva de filtro de correo no deseado saliente y asegúrate de que el reenvío externo automático esté permitido. Más información.
2. Configura la dirección de correo electrónico del remitente
En el siguiente paso, tendrás que introducir la dirección de correo electrónico de tu empresa a la que los candidatos enviarán sus documentos para la candidatura de empleo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento.
- En la pestaña General, ve a Configuración del correo electrónico de selección de personal y haz clic en Editar.
- En el campo ¿Utilizar una dirección de correo electrónico personalizada? selecciona Sí.
- Introduce la dirección de correo electrónico deseada en el campo Dirección de correo electrónico personalizada.
3. Establecer la conexión al servidor SMTP
En el siguiente paso, guarda la configuración de SMTP (de la empresa matriz) para poder enviar mensajes salientes desde Personio con la dirección de correo electrónico de tu empresa.
Para ello, asegúrate de haber seguido los pasos anteriores y en ¿Usar para enviar correos electrónicos? selecciona Sí para abrir los Ajustes de SMTP. 
A continuación, introduce la información necesaria para establecer la conexión. En la siguiente tabla, encontrarás una explicación detallada de cada uno de los ajustes:
| Nombre del servidor |
Introduce el nombre del servidor de tu proveedor de correo electrónico. El nombre del servidor es un identificador único a través del cual se puede contactar o identificar al proveedor. |
| Puerto |
Los puertos permiten la comunicación entre ordenadores y servidores, así como con Internet. Su función es la de garantizar que los paquetes de datos se asignen siempre correctamente y que, por ejemplo, los correos electrónicos se asignen al puerto reservado para ellos. Resulta más fácil comprenderlo a través de una metáfora; los ordenadores/servidores envían datos en pequeños paquetes. El puerto sería el destinatario del paquete y es lo que permite que este se envíe a través de la puerta correcta. |
| Cifrado | Para transferir de forma segura tus datos/correos electrónicos entre tu servidor SMTP y el navegador, se establece una conexión cifrada. Personio admite los protocolos de cifrado SSL (Secure Sockets Layer) y TLS (Transport Layer Security, una versión mejorada de SSL). |
| Cuenta |
Personio utiliza la cuenta registrada para identificarse en el servidor SMTP de tu proveedor de correo electrónico. La mayoría de las veces, la cuenta es una dirección de correo electrónico completa. Es importante que la dirección introducida aquí sea o bien la misma que has introducido en el apartado Dirección de correo electrónico personalizada de los ajustes, o bien tenga permisos para enviar correos electrónicos. |
| Contraseña |
Aquí debes escribir la contraseña utilizada para acceder a la cuenta de correo electrónico introducida en el apartado Cuenta. |
4. Comprueba la conexión
Una vez que has configurado y guardado los ajustes de SMTP, ya puedes probar la conexión. Haz clic en el botón Comprobar conexión para verificar que los ajustes de SMTP se han configurado correctamente. Si el redireccionamiento se ha configurado correctamente, el correo electrónico de prueba llegará automáticamente a Mensajes no asignados. En caso de no poder establecer una conexión con tu servidor SMTP, recibirás un mensaje de error que podrás reenviar a tu departamento interno de TI para que identifiquen el error de configuración. Consulta los artículos Configuración de los ajustes del SMTP y solución de problemas y Qué debes tener en cuenta al configurar la conexión del servidor SMTP con Personio para obtener más información sobre cómo solucionar los posibles errores de configuración.
Ten en cuenta que en cuanto hayas configurado los ajustes de SMTP en Personio y activado la redirección automática desde tu cuenta de empresa, la comunicación por correo electrónico ya no tendrá lugar a través de nuestro proveedor de correo electrónico Mailjet. Por tanto, si surge algún problema, no tendremos forma de investigar las posibles causas.
5. Configura las direcciones de correo electrónico de las subempresas (opcional)
Si has configurado diferentes subempresas en tu cuenta de Personio, podrás configurar también una dirección de correo electrónico propia para cada una de ellas que se utilizará para todas las comunicaciones con los candidatos. Para ello, en el botón Ver detalles de cada vacante, deberás especificar a qué subempresa pertenece el puesto ofertado. De este modo, todos los mensajes que se envíen al candidato tendrán como remitente la dirección de correo electrónico que hayas definido en los Ajustes de SMTP de la subempresa.
Sigue los pasos 2 y 3 anteriores para usar la dirección de correo electrónico de la subempresa como remitente y configurar los ajustes de SMTP correspondientes para que los correos se envíen a través de esta dirección.
Ten en cuenta que si no defines una Dirección de correo electrónico personalizada para una subempresa, Personio aplicará los ajustes definidos para la empresa matriz.