En este artículo se explica cómo programar entrevistas con el calendario de Reclutamiento integrado de Personio. Aprenderás cómo:

• Organiza todos los aspectos del proceso de la entrevista desde Personio.
• Encuentre un hueco de tiempo adecuado para todos los involucrados en el proceso de la entrevista.
• Enviar invitaciones a entrevistas a los candidatos

Antes de empezar

Antes de seguir leyendo, asegúrate de que tu administrador ya ha integrado el calendario de Reclutamiento. Una vez completada la integración, la funcionalidad de programación estará disponible para su uso.

Para programar una entrevista con el calendario integrado, necesitas permisos de edición para la aplicación de Reclutamiento. Otros empleados también pueden usar la función si tienen un rol reclutamiento específico con permisos de entrevista. Por ejemplo, el responsable de contratación para el empleo relevante.

Cómo crear una entrevista

Para crear una entrevista con el calendario integrado, sigue estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. En el perfil del candidato, ve a la pestaña Entrevistas.
3. Crea una nueva entrevista y selecciona el tipo de entrevista.
4. Añada los participantes. Debes añadir al menos un participante.
   ▶【Selecciona un rol de reclutamiento para cada participante en el menú desplegable. Esto otorga a estos participantes acceso a la candidatura específica. Para cada rol de reclutamiento que crees, puedes controlar el nivel de acceso de las diferentes áreas de la aplicación de Reclutamiento. Obtén más información en nuestro artículo específico.
   ▶【Si eres el organizador, no es necesario que asistas a la entrevista. Sin embargo, si quieres que la entrevista aparezca en tu calendario, tienes que añadirte como entrevistador.
5. Haz clic en Buscar un hueco en el calendario para ver la vista del calendario y seleccionar un intervalo de tiempo.
6. [Opcional] También puedes usar una programación inteligente de entrevistas.
7. Seleccione el método, la habitación y la ubicación de la entrevista. Si tiene nuestra integración de videoconferencia, puede seleccionarla como método.
8. Si ha creado formularios de evaluación, puede seleccionar uno del menú desplegable. También puede establecer un recordatorio para que los entrevistadores completen el formulario.
9. Agregue una nota para los entrevistadores si es necesario y haga clic en Invitar a los entrevistadores.

En la pestaña Entrevistas, la entrevista ahora muestra el estado Programada. La hora de la entrevista siempre se basa en la zona horaria del anfitrión.

La vista de calendario en detalle

Nuestra integración de calendario de Reclutamiento te permite ver los eventos de tus entrevistadores en la vista de calendario. También puede ver sus salas de reuniones. Con esta funcionalidad, puedes seleccionar un hueco de tiempo disponible que funcione para todos.

En la vista de calendario, puede cambiar entre una vista diaria y semanal. También puede seleccionar una sala de reuniones y definir la duración de la entrevista.

Ten en cuenta lo siguiente:

• De forma predeterminada, puedes ver los títulos de los eventos privados en los calendarios de los participantes de la entrevista. Si prefieres ocultar estos detalles, ponte en contacto con nuestro Equipo de Ayuda. Una vez activados, todos los títulos del evento aparecen como “Ocupado”.
• El tiempo libre de un empleado aparece como tiempo libre de Personio. No puedes ver el tipo de tiempo libre.
• Los eventos con una duración superior a 24 horas aparecen en la parte superior del día correspondiente.
• Si el calendario de un entrevistador no está sincronizado, aparece un símbolo de advertencia junto a su nombre. Pida a su administrador que solucione el problema.
• Los días festivos aparecen en la parte superior del calendario. Sin embargo, tu calendario externo no bloquea los días festivos de tu calendario de ausencias de Personio. Debes bloquear estos días manualmente en tu calendario externo.

La vista de calendario en detalle

Tras crear una entrevista, Personio incluye el evento de la entrevista en los calendarios de trabajo de todos los entrevistadores. Esto se hace a través de la API de calendario de Personio. También reserva la habitación seleccionada al mismo tiempo.

El evento del calendario contiene:

• Cualquier nota que puedas añadir a la entrevista en Personio.
• Un enlace a la videoconferencia (si selecciona la videoconferencia como método de entrevista).

Consulte la tabla siguiente para saber qué información está disponible para quién.

Enviar la invitación a la entrevista al candidato

Una vez que hayas creado una entrevista en Personio, puedes enviar una invitación a la entrevista al candidato. El candidato también recibe el evento en su calendario.

Programar una entrevista

Es posible que tengas que programar una entrevista si un participante no puede asistir. Ten en cuenta lo siguiente:

• Si un candidato rechaza o cancela una entrevista, no recibirás ninguna notificación en Personio. Debes comprobar el evento en tu calendario laboral externo para ver el estado.
• Si un participante interno cancela una entrevista, recibirás una notificación en Personio.

Para reprogramar una entrevista, sigue estos pasos:

1. En el perfil del candidato, ve a la pestaña Entrevistas.
2. Haz clic en el icono del lápiz.
3. Elige una nueva fecha u hora de la entrevista.
4. Invita a los participantes internos. Recibirán una invitación con el calendario actualizada.
5. Importante: Envía un nuevo correo electrónico al candidato. No reciben una notificación automáticamente.