En este artículo se explica cómo presentar el software de Personio a tus empleados. Puede encontrar sugerencias sobre cómo:
- Ayudar a los empleados a familiarizarse con Personio.
- Permitir a los empleados utilizar las funcionalidades clave.
- Ayudar a los empleados a iniciar sesión.
Si te aseguras de que tus empleados utilizan Personio con confianza, podrás sacar el máximo partido del producto.
Antes de empezar
- Requisitos previos: Si aún no lo has hecho, termina de configurar la cuenta de Personio de tu empresa. Esto incluye añadir datos de los empleados y los salarios y configurar las políticas de ausencia y otra información clave de la empresa. Puedes añadir más aplicaciones y funcionalidades más adelante.
- Permisos: Necesita un rol de administrador para completar la mayoría de las tareas descritas en este artículo. Otros empleados también pueden ayudar, según sus permisos.
- Otros recursos: Completa la ruta de aprendizaje Implementa Personio en tu organización de Personio Voyager Academy. Este curso de formación complementa la información de este artículo.
Preparar el lanzamiento
Puede prepararse para el lanzamiento como se describe a continuación.
Comprueba tus datos
Antes de invitar a los empleados, asegúrate de que toda la información en Personio sea correcta y esté completa. Por ejemplo, comprueba que cada perfil del empleado contenga la información correcta, incluido un correo electrónico válido. Personio bloquea los correos electrónicos inexistentes, lo que impide la entrega de correo electrónico.
Es importante rellenar correctamente toda la información relevante, ya que esto sirve para otros procesos de Personio. Por ejemplo, introducir una fecha de contratación incorrecta puede afectar a las ausencias retribuidas.
Pruebe los procesos importantes con un grupo piloto
Antes de lanzar Personio a todos los empleados, te recomendamos que lo presentes en un grupo piloto. Con el grupo piloto, puede probar los flujos de trabajo esenciales de RR. HH., como las solicitudes de ausencia. Esto le permite identificar cualquier problema potencial y abordarlo antes de una implementación más amplia.
Si utilizas Personio en muchos lugares o para muchas entidades legales, puedes empezar con un sitio web o una entidad legal. Recopile feedback de los empleados y superiores. Modifique los ajustes según sea necesario para invitar a toda la plantilla a Personio.
Compruebe las configuraciones
Confirme que los permisos, los flujos de trabajo de aprobación y las integraciones funcionan según lo previsto.
Como administrador, puede iniciar sesión en Personio como cualquier empleado. Esto te ayuda a verificar los permisos que has configurado. Vaya al perfil del empleado y haga clic en Iniciar sesión como este empleado en la parte superior derecha de la pantalla.
Planifique los requisitos de ayuda
Establezca un plan para ayudar a los empleados con las preguntas iniciales que puedan tener.
Invita a tus empleados a Personio
Cuando esté todo listo para comenzar la implementación, invita a tus empleados a unirse a Personio. Puedes invitarlos de forma individual o masiva. Tienen que seguir el enlace de registro que aparece en el correo electrónico de invitación para crear su contraseña e iniciar sesión.
Usted y sus empleados tienen que completar este proceso para recibir notificaciones por correo electrónico. Esto es aplicable incluso aunque ya hayas creado sus perfiles.
Entrena a tus empleados para que usen Personio
Crea un plan de formación para que tus empleados usen Personio. Puede adaptar esta formación a diferentes grupos de empleados. Encuentra recursos de formación en nuestro curso de Academy Launch Personio in your organization (Lanza Personio en tu organización).
Empleados sin ordenador
Para los equipos que no utilizan ordenadores a diario, puedes organizar una demostración presencial. Muestre a los empleados cómo iniciar sesión, actualizar su información personal y solicitar una ausencia. Anímalos a usar la aplicación móvil de Personio. Esto es especialmente útil para quienes no tienen acceso regular a un ordenador. También puedes imprimir recursos clave, como la presentación de formación de ejemplo de nuestro curso de Academy.
Empleados que trabajan con ordenador
En el caso de los empleados que sí trabajan con ordenador, puede compartir recursos digitales. Dirígelos a nuestro artículo sobre cómo iniciar sesión y explorar Personio. Aquí pueden encontrar información sobre la activación de su cuenta, la personalización y las funcionalidades clave.
Es importante ofrecer una formación específica para los diferentes grupos de empleados. Por ejemplo, todos los empleados necesitan formación sobre las solicitudes de ausencia. Además, algunos empleados, como supervisores, necesitan formación sobre las aprobaciones y la presentación de informes básicos.
Anima a los empleados a empezar a usar Personio
Ten en cuenta que:
Si los empleados solicitan una ausencia como parte de este proceso, asegúrate de que estas solicitudes no existan ya en Personio. Es posible que ya hayas importado las solicitudes de ausencia existentes durante la implementación. Lo mismo se aplica al registro de jornada.
Estas son algunas maneras en las que puedes animar a tus empleados a empezar a usar Personio:
- Explora la bandeja de entrada de Personio: Resalta la bandeja de entrada como el lugar donde los empleados pueden encontrar notificaciones y tareas.
- Solicitar ausencias: Esta es una de las principales funcionalidades que utilizan los empleados. Muestre a sus empleados cómo solicitar una ausencia. También pueden usar nuestra aplicación móvil.
- Llevar un seguimiento de las horas de trabajo: Si haces un registro de jornada diario, muéstrales a tus empleados cómo hacerlo. Pueden realizar un seguimiento de sus horas de trabajo en tiempo real o añadir una entrada de tiempo más adelante.
Anime a los empleados a compartir cualquier problema, duda o feedback de inmediato. También puedes dirigir a tus empleados a nuestros recursos específicos del centro de ayuda para obtener más información.
Apoyar a los empleados que aún no han iniciado sesión
Puede resultar útil comprobar qué empleados aún no han iniciado sesión en Personio. Esto le ayuda a identificar a las personas que podrían necesitar ayuda. Sigue estos pasos:
- Ve a Organización > Lista de personal.
- Haga clic en Columnas y active el atributo de Estado de la invitación.
- Filtra por el estado Invitado para mostrar a los empleados que recibieron el correo electrónico.
- Para ver cuáles de estos empleados han iniciado sesión, añadir el filtro Se ha unido.
Si no han iniciado sesión por motivos técnicos, puedes hacer lo siguiente:
- Solucionar problemas con el correo electrónico de invitación.
- Pídeles que solucionen los problemas de inicio de sesión.
- Pídeles que restablezcan su contraseña o restablécela por ellos.
También puede resultar útil supervisar el uso del producto. Una buena forma de medir el uso es comprobar las solicitudes de ausencia. Esto es porque todos los empleados necesitan usar esta funcionalidad. Hay diferentes maneras de ver las solicitudes de ausencia, según tus necesidades:
- Ve a Gestión del tiempo > Calendario del equipo para ver de un vistazo las ausencias de los empleados. Usa los filtros y las opciones de personalización para mostrar determinados tipos de ausencia o grupos de empleados.
- Ve a Automatizaciones > Solicitudes de aprobación abiertas para ver las solicitudes de ausencia abiertas.
- Usa la plantilla Periodos de ausencias para crear un informe detallado sobre las ausencias planificadas de los empleados.