Wir überarbeiten Rollen und Berechtigungen, um deren Einrichtung und Verwaltung zu vereinfachen. Dies wirkt sich nicht auf Ihre vorhandenen Rollen und Berechtigungen oder deren Funktionsweise aus. Es wirkt sich nur darauf aus, wo Sie sie finden und wie sie angezeigt werden.
Wir führen diese Aktualisierungen phasenweise durch. Dieser Artikel erklärt, was sich bereits geändert hat, was sich als Nächstes ändern wird und was Sie in der neuen Erfahrung erwartet.
Wichtige Verbesserungen
In den folgenden Abschnitten wird zusammengefasst, welche Verbesserungen wir bereits an Ihrem Account vorgenommen haben und welche Verbesserungen in Ihrem Account wirksam werden, wenn Sie die neue Erfahrung aktivieren.
Was wir in Ihrem Account bereits verbessert haben
Die folgende Tabelle beschreibt die Verbesserungen, die in allen Account bereits aktiv sind. Sie müssen sie nicht extra aktivieren.
| Themengebiet | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Erinnerungen | Die Konfiguration von Erinnerungen war nur für Admins in Mitarbeitendenrollen zugänglich. | Die Konfiguration von Erinnerungen wurde in den Bereich Automatisierungen verschoben. Sie können nun auch Nicht-Admins die Berechtigung zum Erstellen und Verwalten von Rollenerinnerungen gewähren. |
| Sicherheitseinstellungen | Die Authentifizierungseinstellungen waren nur für Admins in Mitarbeitendenrollen zugänglich. | Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wurde in die Authentifizierungseinstellungen verschoben. Sie können die Konfiguration der Authentifizierung nun an Nicht-Admins delegieren. |
Welche Verbesserungen nach der Aktivierung wirksam werden
Die folgende Tabelle beschreibt die Verbesserungen, die in Ihrem Account wirksam werden, wenn Sie die neue Berechtigungserfahrung aktivieren.
| Themengebiet | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Rollenbeschreibungen | Für Rollen gab es kein Beschreibungsfeld. | Sie können nun jeder Rolle eine Beschreibung hinzufügen, um deren Zweck und Aufgabenbereich zu erläutern. |
| Berechtigungslayout | Die Berechtigungssteuerung war über mehrere Abschnitte und Checkboxen verteilt. | Berechtigungen wurden anhand des jeweiligen Themas in übersichtliche Gruppen neu organisiert. Beispielsweise befinden sich alle Berechtigungen, die sich auf denselben Bereich beziehen, wie etwa Abwesenheitszeiträume, Abwesenheitseinstellungen und Aufgaben, an einem Ort. |
| Kalenderzugriff | Die Kalendersichtbarkeit wurde in einem separaten Reiter verwaltet und unterstützte keine zusätzlichen Führungskräfte oder Bereiche mit mehreren Werten. | Die Kalendersichtbarkeit ist nun Teil der entsprechenden Berechtigungsgruppe, wie etwa Abwesenheit, Recruiting und Beschäftigungsdetails. Sie unterstützt außerdem zusätzliche Führungskräfte und Bereiche mit mehreren Werten. |
| Konfiguration von Zugriffsrechten und -umfang | Sie legen Zugriffsrechte und -umfang direkt in der Checkbox-Ansicht fest. | Konfigurieren Sie Zugriffsrechte und -umfang für jede Berechtigung in einer separaten Seitenleiste. Eine Beschreibung der Berechtigung hilft Admins bei der Konfiguration. |
| Anzeige der Zugriffsrechte | Es gab keine visuelle Anzeige, die die jeweils festgelegten Zugriffsrechte für jede Berechtigung angab. | Farbcodierte Symbole zeigen die Zugriffsrechte auf einen Blick: blau für Ansicht, gelb für Vorschlag, rot für Bearbeitung und grau für Kein Zugriff. |
| Sammelverwaltung von Berechtigungen | In der zentralen Checkbox-Ansicht konnten mehrere Berechtigungen gleichzeitig aktiviert werden. | Sie können mehrere Berechtigungen auswählen und diese gemeinsam in einem separaten Fenster bearbeiten. Dabei wird auch eine übersichtliche Möglichkeit geboten, das Ergebnis vor dem Speichern zu überprüfen. |
| Überprüfung vor dem Speichern | Vor dem Speichern der Berechtigungsänderungen wurde ein Bestätigungsschritt angezeigt. | Ein Überprüfungs- und Bestätigungsschritt zeigt alle ausstehenden Änderungen an, bevor Sie speichern, sodass Sie sicherstellen können, dass Personen Zugriff auf die gewünschten Daten und Einstellungen erhalten. |
| Delegierung des Umfangs bei Zuweisungen von Mitarbeitendenrollen | Sie konnten Personen entweder Vollzugriff auf die Verwaltung von Rollenzuweisungen gewähren oder gar keinen Zugriff. | Sie können nun individuelle Zugriffsrechte für die Verwaltung von Rollenzuweisungen gewähren, sodass Sie genau steuern können, wessen Rollen eine Person verwalten darf. |
| Berechtigungsexport | Exporte umfassten neben Berechtigungsdaten auch interne IDs. | Exporte verwenden nun Namen und Bezeichnungen, die Sie kennen. IDs sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität weiterhin enthalten. |
| Zugriffsanalyse | Um die Zugriffsrechte von Personen zu überprüfen, riefen Sie jede der zugewiesenen Rollen einzeln auf. | Im neuen Reiter Zugewiesene Personen werden die kombinierten Berechtigungen jeder Person über alle ihre Rollen hinweg in einer einzigen Ansicht aufgeführt. |
Zeitleiste für die Umstellung
Die folgende Tabelle beschreibt die Phasen dieses Übergangs. Darin wird aufgelistet, welche Änderungen bereits stattgefunden haben und wann mit weiteren zu rechnen ist.
| Wann | Was |
|---|---|
| Ende 2025 | Die Reiter Erinnerungen und Sicherheit befinden sich nicht mehr im Bereich Mitarbeitendenrollen. |
| Juni 2026 |
Die neue Rollen- und Berechtigungserfahrung wird schrittweise über eine optionale Betaversion eingeführt. Sobald die Funktion für Ihr Unternehmen verfügbar ist, können Admins sie für den gesamten Account aktivieren. Sie kann nicht für einzelne Personen aktiviert werden. Alle ab diesem Datum neu erstellten Personio Accounts verfügen standardmäßig über die neue Erfahrung. |
| Ende August 2026 | Allgemeine Verfügbarkeit – alle Accounts werden auf die neue Rollen- und Berechtigungserfahrung umgestellt. |
Unsere Änderungen im Einzelnen
Wenn Sie die Funktion aktivieren, führt unser System automatisch folgende Aktionen aus:
- Zeigt alle Ihre Berechtigungen im neuen Layout an, wobei jedes Zugriffsrecht und jeder Zugriffsumfang genau so beibehalten wird, wie er war.
- Gruppiert Berechtigungen nach Themen, anstatt Personaldaten und Konfigurationseinstellungen auf separate Abschnitte zu verteilen.
- Verschiebt alle Kalender-Sichtbarkeitseinstellungen basierend auf Themen in die entsprechenden Berechtigungsgruppen.
- Behält alle Rollenzuweisungen und Mitglieder bei.
Neue Berechtigungsstruktur
Alle vorhandenen Berechtigungen werden automatisch im neuen Layout angezeigt. Alle Berechtigungen, die vor der Umstellung in Ihrem Account aktiviert waren, sind auch in der neuen Erfahrung aktiviert. Die Zugriffsrechte (Anzeigen, Vorschlagen, Bearbeiten) und der Umfang (Selbst, Berichtslinie, Individuell, Alle) werden genau so übernommen, wie sie waren.
Die wichtigste Änderung, die Sie feststellen werden, ist die Organisation der Berechtigungen. Statt Personaldaten und Konfigurationseinstellungen auf separate Abschnitte aufzuteilen, gruppiert die neue Erfahrung diese nach Themen. Beispielsweise befinden sich Berechtigungen, die den Zugriff auf Anwesenheitsdaten und Anwesenheitseinstellungen steuern (die sich zuvor in separaten Abschnitten befanden), jetzt beide in der Berechtigungsgruppe Anwesenheiten.
Eine vollständige Übersicht darüber, wohin die einzelnen Berechtigungen verschoben wurden, finden Sie unter Berechtigungen in der neuen Erfahrung suchen.
Kalender-Sichtbarkeitseinstellungen
Der Reiter Kalender wird nicht mehr unter Mitarbeitendenrollen angezeigt. Alle Kalender-Sichtbarkeitseinstellungen wurden in die entsprechenden Gruppen in der Hauptberechtigungsansicht verschoben.
| Einstellung | Neuer Anzeigeort der Berechtigungsgruppe |
| Zugriff auf den Team-Kalender | Abwesenheit (Berechtigung mit dem Namen Mitarbeitendenverfügbarkeit) |
| Sichtbarkeit der Abwesenheitsart | Abwesenheit |
| Sichtbarkeit des Geburtstags | Beschäftigungsdetails |
| Sichtbarkeit des Start-/Enddatums | Beschäftigungsdetails |
| Ereignisse im Recruiting-Kalender | Recruiting |
Jede Abwesenheitsart verfügt nun über zwei separate Berechtigungen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Übersicht über Abwesenheitsberechtigungen.
Jeder individuelle Umfang, den Sie für die Kalendersichtbarkeit festgelegt hatten, wird automatisch übernommen.
Was Sie jetzt tun müssen
Vor der Aktivierung
Beachten Sie vor der Aktivierung Folgendes:
- Die Aktivierung dieser Funktion betrifft alle Admins in Ihrem Account, nicht nur Sie selbst. Sobald eine Person die neue Erfahrung aktiviert, wird sie allen anderen Admins angezeigt.
- Alle Änderungen, die Sie in der neuen Erfahrung vornehmen, wirken sich auf Ihr gesamtes Unternehmen aus. Wir empfehlen Ihnen, sich vor Konfigurationsänderungen mit Ihrem Team abzustimmen.
- Sie können die Funktion jederzeit deaktivieren. Wenn Sie sie deaktivieren, nachdem Sie Änderungen in der neuen Erfahrung vorgenommen haben, werden einige dieser Änderungen möglicherweise nicht in die alte Erfahrung übernommen. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Im Falle einer Deaktivierung weiter unten.
Um die neue Erfahrung zu aktivieren, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Oben auf der Seite wird ein Banner für die neue Erfahrung angezeigt. Klicken Sie auf Neuerungen anzeigen.
- Gehen Sie die Details durch, und klicken Sie dann auf Jetzt ausprobieren.
Dadurch wird die neue Erfahrung umgehend für alle Admins in Ihrem Account verfügbar.
Nach der Aktivierung
Wenn Sie die neue Erfahrung aktivieren, werden Ihre vorhandenen Rollen und Berechtigungen automatisch übernommen. Sie müssen nichts unternehmen, wir empfehlen Ihnen jedoch Folgendes:
Mit dem neuen Layout vertraut machen
Machen Sie sich mit dem neuen Layout vertraut, indem Sie Ihre Rollen überprüfen. So greifen Sie auf die Seite Rollen und Berechtigungen zu:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
Auf der Seite Rollen und Berechtigungen wird eine Tabelle mit all Ihren Rollen angezeigt. Die neue Spalte Berechtigungen zeigt an, wie viele Berechtigungen pro Rolle aktiviert sind.
- Klicken Sie auf eine Rolle, um eine Seitenleistenübersicht mit der aktuellen Konfiguration und den zugewiesenen Mitgliedern zu öffnen.
- Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Details der Rolle, die Mitglieder und die Berechtigungen zu verwalten.
- Klicken Sie auf + Rolle erstellen, um eine neue Rolle einzurichten. Sie können einen Namen und eine Beschreibung hinzufügen, bevor Sie zur Berechtigungskonfiguration wechseln.
Die Ansicht zur Berechtigungskonfiguration bietet Folgendes:
- Berechtigungen werden nach Themen gruppiert angezeigt.
- Klicken Sie auf den Namen einer Berechtigungsgruppe, um diese zu erweitern. Nutzen Sie die Suchfunktion, um eine bestimmte Berechtigung zu finden.
- Verwenden Sie die Option Filtern, um nur aktivierte oder sensible Berechtigungen anzuzeigen.
- Um Berechtigungen gesammelt zu bearbeiten, wählen Sie die Checkbox neben den entsprechenden Berechtigungen aus, und klicken Sie dann auf Zugriff bearbeiten. Überprüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie speichern.
- Klicken Sie auf eine beliebige Berechtigung, um einen Seitenbereich mit einer Beschreibung und Optionen zum Festlegen der Zugriffsrechte und des Umfangs zu öffnen.
- Prüfen Sie anhand der Spalte Art, ob eine Berechtigung auf Personaldaten oder Funktionen basiert.
- In der Spalte Zugriff finden Sie farbcodierte Symbole, die die Zugriffsrechte und den Umfang angeben. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Symbol, um eine vollständige Aufschlüsselung aufzurufen.
Beschreibungen zu Rollen hinzufügen
Überprüfen Sie Ihre Rollen, und fügen Sie optional jeder Rolle eine Beschreibung hinzu. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf eine Rolle.
- Klicken Sie auf Bearbeiten > Details bearbeiten.
Eine klare Beschreibung hilft Ihrem Team, Zweck und Umfang jeder Rolle zu verstehen. Zum Beispiel:
- „Vollzugriff auf Mitarbeitendendaten für HR Business Partner“
- „Lesezugriff auf Ab- und Anwesenheiten für Teamleitung“
- „Zugriff auf Lohnbuchhaltungsverwaltung, beschränkt auf Deutschland“
Zugriffsanalyse überprüfen
Öffnen Sie den Reiter Zugewiesene Personen für eine beliebige Rolle, um die kombinierten Berechtigungen für Personen in dieser Rolle zu suchen. Nutzen Sie dies, um zu überprüfen, ob Zuweisungen wie erwartet funktionieren.
Inhalte zu neuen Rollen und Berechtigungen durchgehen
In den folgenden Artikeln erfahren Sie mehr über die neue Erfahrung:
- Berechtigungen in der neuen Erfahrung suchen: Finden Sie heraus, wohin eine Berechtigung verschoben wurde.
- Übersicht über Rollen und Berechtigungen (neue Erfahrung): Eine vollständige Referenz aller Berechtigungen.
- Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen einrichten und verwalten (neue Erfahrung): Konfigurieren Sie Rollen in der neuen Oberfläche.
Feedback zur neuen Erfahrung geben
Ihr Feedback hilft uns, die neue Rollen- und Berechtigungserfahrung zu verbessern, bevor sie für alle veröffentlicht wird. Um Feedback zu geben, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie oben rechts auf Testphase > Feedback geben.
- Fügen Sie Ihr Feedback hinzu, wählen Sie aus, ob Personio Sie kontaktieren darf, um das Feedback zu besprechen, und klicken Sie dann auf Feedback teilen.
Im Falle einer Deaktivierung
Sie können die Funktion jederzeit deaktivieren. Beachten Sie zuvor Folgendes:
- Die meisten Konfigurationsänderungen, die Sie in der neuen Erfahrung vorgenommen haben, werden problemlos wieder in die alte Erfahrung übernommen.
- Eine Deaktivierung hat Auswirkungen auf alle anderen Admins in Ihrem Account und kann die von anderen Admins vorgenommenen Berechtigungsänderungen rückgängig machen. Verloren gegangene Änderungen können nach einer erneuten Aktivierung wieder konfiguriert werden.
- Falls eine Ihrer Konfigurationen mit der alten Erfahrung nicht kompatibel ist, wird vor dem Wechsel eine Warnung angezeigt, damit Sie wissen, was passieren kann.
Änderungen, die nicht übernommen werden
Einige Funktionen sind nur in der neuen Erfahrung verfügbar. Wenn Sie eine der folgenden Optionen konfiguriert haben und die Erfahrung dann deaktivieren, gehen diese Einstellungen verloren und müssen bei einer Reaktivierung erneut konfiguriert werden:
- Kalendersichtbarkeit für zusätzliche Führungskräfte (z. B. Dotted-Line-Unterstellte) oder mehr als ein individueller Zugriffsumfang
- Delegierung des Umfangs bei Zuweisungen von Mitarbeitendenrollen
Änderungen, die vorübergehend ausgeblendet werden
Andere Einstellungen werden zwar gespeichert, sind aber in der alten Erfahrung nicht sichtbar. Wenn Sie die Erfahrung wieder aktivieren, werden sie automatisch wieder angezeigt, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen:
- Rollenbeschreibungen
- Der Reiter Zugewiesene Personen
Um die neue Erfahrung zu deaktivieren, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie oben rechts auf Testphase > Zurück wechseln.
- Optional können Sie Feedback geben.
- Klicken Sie auf Zurück wechseln.
Dadurch wird für alle Admins in Ihrem Account die alte Erfahrung wiederhergestellt.