Dieser Artikel erläutert die neu gestaltete Erfahrung für Rollen und Berechtigungen, die jetzt in allen Personio Accounts verfügbar ist. Er beschreibt, was sich geändert hat, wo Sie welche Optionen finden und wie Ihre vorhandene Konfiguration übernommen wurde.

Wichtige Verbesserungen

In der aktualisierten Erfahrung führt unser System automatisch Folgendes aus:

Zeigt alle Ihre Berechtigungen im neuen Layout an, wobei jedes Zugriffsrecht und jeder Zugriffsumfang genau so beibehalten wird, wie er war.
Gruppiert Berechtigungen nach Themen, anstatt Personaldaten und Konfigurationseinstellungen auf separate Abschnitte zu verteilen.
Verschiebt alle Kalender-Sichtbarkeitseinstellungen basierend auf Themen in die entsprechenden Berechtigungsgruppen.
Behält alle Rollenzuweisungen und Mitglieder bei.

Die folgende Tabelle fasst zusammen, was sich geändert hat, als Ihr Account auf die neue Erfahrung umgestellt wurde.

Themengebiet	Vorher	Nachher
Erinnerungen	Die Konfiguration von Erinnerungen war nur für Admins in Mitarbeitendenrollen zugänglich.	Die Konfiguration von Erinnerungen wurde in den Bereich Automatisierungen verschoben. Sie können nun auch Nicht-Admins die Berechtigung zum Erstellen und Verwalten von Rollenerinnerungen gewähren.
Sicherheitseinstellungen	Die Authentifizierungseinstellungen waren nur für Admins in Mitarbeitendenrollen zugänglich.	Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wurde in die Authentifizierungseinstellungen verschoben. Sie können die Konfiguration der Authentifizierung nun an Nicht-Admins delegieren.
Rollenbeschreibungen	Für Rollen gab es kein Beschreibungsfeld.	Sie können nun jeder Rolle eine Beschreibung hinzufügen, um deren Zweck und Aufgabenbereich zu erläutern.
Berechtigungslayout	Die Berechtigungssteuerung war über mehrere Abschnitte und Checkboxen verteilt.	Berechtigungen wurden anhand des jeweiligen Themas in übersichtliche Gruppen neu organisiert. Beispielsweise befinden sich alle Berechtigungen, die sich auf denselben Bereich beziehen, wie etwa Abwesenheitszeiträume, Abwesenheitseinstellungen und Aufgaben, an einem Ort.
Kalenderzugriff	Die Kalendersichtbarkeit wurde in einem separaten Reiter verwaltet und unterstützte keine zusätzlichen Führungskräfte oder Bereiche mit mehreren Werten.	Die Kalendersichtbarkeit ist nun Teil der entsprechenden Berechtigungsgruppe, wie etwa Abwesenheit, Recruiting und Teamkalender.
Konfiguration von Zugriffsrechten und -umfang	Sie legen Zugriffsrechte und -umfang direkt in der Checkbox-Ansicht fest.	Konfigurieren Sie Zugriffsrechte und -umfang für jede Berechtigung in einer separaten Seitenleiste. Eine Beschreibung der Berechtigung hilft Admins bei der Konfiguration.
Anzeige der Zugriffsrechte	Es gab keine visuelle Anzeige, die die jeweils festgelegten Zugriffsrechte für jede Berechtigung angab.	Farbcodierte Symbole zeigen die Zugriffsrechte auf einen Blick: blau für Ansicht, gelb für Vorschlag, rot für Bearbeitung und grau für Kein Zugriff.
Sammelverwaltung von Berechtigungen	In der zentralen Checkbox-Ansicht konnten mehrere Berechtigungen gleichzeitig aktiviert werden.	Sie können mehrere Berechtigungen auswählen und diese gemeinsam in einem separaten Fenster bearbeiten. Dabei wird auch eine übersichtliche Möglichkeit geboten, das Ergebnis vor dem Speichern zu überprüfen.
Überprüfung vor dem Speichern	Vor dem Speichern der Berechtigungsänderungen wurde ein Bestätigungsschritt angezeigt.	Ein Überprüfungs- und Bestätigungsschritt zeigt alle ausstehenden Änderungen an, bevor Sie speichern, sodass Sie sicherstellen können, dass Personen Zugriff auf die gewünschten Daten und Einstellungen erhalten.
Berechtigungsexport	Exporte umfassten neben Berechtigungsdaten auch interne IDs.	Exporte verwenden nun Namen und Bezeichnungen, die Sie kennen. IDs sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität weiterhin enthalten.
Zugriffsanalyse	Um die Zugriffsrechte von Personen zu überprüfen, riefen Sie jede der zugewiesenen Rollen einzeln auf.	Im neuen Reiter Zugewiesene Personen werden die kombinierten Berechtigungen jeder Person über alle ihre Rollen hinweg in einer einzigen Ansicht aufgeführt.

Zeitleiste für die Umstellung

Die folgende Tabelle beschreibt die Phasen dieses Übergangs.

Wann

Was

Ende 2025

Die Reiter Erinnerungen und Sicherheit befinden sich nicht mehr im Bereich Mitarbeitendenrollen.

Juni 2026

Die neue Erfahrung für Rollen und Berechtigungen wird schrittweise über eine optionale Betaversion eingeführt.

Alle ab diesem Datum neu erstellten Personio Accounts verfügen standardmäßig über die neue Erfahrung.

September 2026

Die neue Erfahrung wird zum Standard für alle Accounts. Alle Personio Accounts nutzen jetzt die neue Erfahrung für Rollen und Berechtigungen.

Hinweis: Diese Änderung hat keine Auswirkungen auf Ihre vorhandenen Rollen, Berechtigungen oder Konfigurationen. Diese werden automatisch übernommen. Lediglich die Namen, Gruppierungen und Darstellung werden geändert.

Neue Berechtigungsstruktur

Alle vorhandenen Berechtigungen werden automatisch im neuen Layout angezeigt. Alle Berechtigungen, die vor der Umstellung in Ihrem Account aktiviert waren, sind auch in der neuen Erfahrung aktiviert. Die Zugriffsrechte (Anzeigen, Vorschlagen, Bearbeiten) und der Umfang (Selbst, Berichtslinie, Individuell, Alle) werden genau so übernommen, wie sie waren.

Die wichtigste Änderung, die Sie feststellen werden, ist die Organisation der Berechtigungen. Statt Personaldaten und Konfigurationseinstellungen auf separate Abschnitte aufzuteilen, gruppiert die neue Erfahrung diese nach Themen. Beispielsweise befinden sich Berechtigungen, die den Zugriff auf Anwesenheitsdaten und Anwesenheitseinstellungen steuern (die sich zuvor in separaten Abschnitten befanden), jetzt beide in der Berechtigungsgruppe Anwesenheiten.

Eine vollständige Übersicht darüber, wohin die einzelnen Berechtigungen verschoben wurden, finden Sie unter Berechtigungen in der neuen Erfahrung suchen.

Kalender-Sichtbarkeitseinstellungen

Der Reiter Kalender wird nicht mehr unter Mitarbeitendenrollen angezeigt. Alle Kalendersichtbarkeitseinstellungen wurden in die Gruppe Teamkalender in der Hauptansicht zu Berechtigungen verschoben.

Jede Abwesenheitsart verfügt nun über zwei separate Berechtigungen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Übersicht über Abwesenheits- und Teamkalender-Berechtigungen. Jeder individuelle Umfang, den Sie für die Kalendersichtbarkeit festgelegt hatten, wird automatisch übernommen.

Einstellung	Neuer Anzeigeort der Berechtigungsgruppe
Sichtbarkeit der Abwesenheitsart	Abwesenheit
Zugriff auf den Team-Kalender	Teamkalender (Berechtigung Abwesenheitszeiträume)
Sichtbarkeit des Geburtstags	Teamkalender
Sichtbarkeit des Start-/Enddatums	Teamkalender
Ereignisse im Recruiting-Kalender	Teamkalender

Neue Erfahrung für Rollen und Berechtigungen durchgehen

Mit dem neuen Layout vertraut machen

Machen Sie sich mit dem neuen Layout vertraut, indem Sie Ihre Rollen überprüfen. So greifen Sie auf die Seite Rollen und Berechtigungen zu:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.

Auf der Seite Rollen und Berechtigungen wird eine Tabelle mit all Ihren Rollen angezeigt. Die neue Spalte Berechtigungen zeigt an, wie viele Berechtigungen pro Rolle aktiviert sind.

Klicken Sie auf eine Rolle, um eine Seitenleistenübersicht mit der aktuellen Konfiguration und den zugewiesenen Mitgliedern zu öffnen.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Details der Rolle, die Mitglieder und die Berechtigungen zu verwalten.
Klicken Sie auf + Rolle erstellen, um eine neue Rolle einzurichten. Sie können einen Namen und eine Beschreibung hinzufügen, bevor Sie zur Berechtigungskonfiguration wechseln.

Die Ansicht zur Berechtigungskonfiguration bietet Folgendes:

Berechtigungen werden nach Themen gruppiert angezeigt.
Klicken Sie auf den Namen einer Berechtigungsgruppe, um diese zu erweitern. Nutzen Sie die Suchfunktion, um eine bestimmte Berechtigung zu finden.
Verwenden Sie die Option Filtern, um nur aktivierte oder sensible Berechtigungen anzuzeigen.
Um Berechtigungen gesammelt zu bearbeiten, wählen Sie die Checkbox neben den entsprechenden Berechtigungen aus, und klicken Sie dann auf Zugriff bearbeiten. Überprüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie speichern.
Klicken Sie auf eine beliebige Berechtigung, um einen Seitenbereich mit einer Beschreibung und Optionen zum Festlegen der Zugriffsrechte und des Umfangs zu öffnen.
Prüfen Sie anhand der Spalte Art, ob eine Berechtigung auf Personaldaten oder Funktionen basiert.
In der Spalte Zugriff finden Sie farbcodierte Symbole, die die Zugriffsrechte und den Umfang angeben. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Symbol, um eine vollständige Aufschlüsselung aufzurufen.

Beschreibungen zu Rollen hinzufügen

Überprüfen Sie Ihre Rollen, und fügen Sie optional jeder Rolle eine Beschreibung hinzu. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Klicken Sie auf eine Rolle.
Klicken Sie auf Bearbeiten > Details bearbeiten.

Eine klare Beschreibung hilft Ihrem Team, Zweck und Umfang jeder Rolle zu verstehen. Zum Beispiel:

„Vollzugriff auf Mitarbeitendendaten für HR Business Partner“
„Lesezugriff auf Ab- und Anwesenheiten für Teamleitung“
„Zugriff auf Lohnbuchhaltungsverwaltung, beschränkt auf Deutschland“

Die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters überprüfen

Klicken Sie auf den Reiter Zugewiesene Personen, um nach bestimmten Mitarbeitenden zu suchen und alle Berechtigungen der Personen über alle ihre Rollen hinweg anzuzeigen. Verwenden Sie dies, um zu überprüfen, ob die zugewiesenen Berechtigungen korrekt sind.

Inhalte zu neuen Rollen und Berechtigungen durchgehen

In den unten verlinkten Artikeln erfahren Sie mehr über die neue Oberfläche.

Feedback zur neuen Erfahrung geben

Ihr Feedback hilft uns, die neue Oberfläche für Rollen- und Berechtigungen zu verbessern, bevor sie für alle veröffentlicht wird. Um Feedback zu geben, befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
Klicken Sie oben rechts auf Testphase > Feedback geben.
Fügen Sie Ihr Feedback hinzu, wählen Sie aus, ob Personio Sie kontaktieren darf, um das Feedback zu besprechen, und klicken Sie dann auf Feedback teilen.

Zur alten Version zurückkehren

Für eine begrenzte Zeit nach der Umstellung können Sie zur alten Erfahrung für Rollen und Berechtigungen zurückkehren. Sie können die Funktion jederzeit deaktivieren. Beachten Sie zuvor Folgendes:

Eine Rückkehr betrifft nicht nur Sie, sondern alle Admins in Ihrem Account.
Die meisten Konfigurationsänderungen, die Sie in der neuen Erfahrung vorgenommen haben, werden problemlos wieder in die alte Erfahrung übernommen.
Falls eine Ihrer Konfigurationen mit der alten Erfahrung nicht kompatibel ist, wird Ihnen vor dem Wechsel eine Warnung angezeigt, damit Sie wissen, was passieren kann.

Änderungen, die nicht übernommen werden
Einige Funktionen sind nur in der neuen Erfahrung verfügbar. Wenn Sie eine der folgenden Optionen konfiguriert haben und die Erfahrung dann deaktivieren, gehen diese Einstellungen verloren und müssen bei einer Reaktivierung erneut konfiguriert werden:

Kalendersichtbarkeit für zusätzliche Führungskräfte (z. B. Dotted-Line-Unterstellte) oder mehrere individuelle Bereiche.

Änderungen, die vorübergehend ausgeblendet werden
Andere Einstellungen werden zwar gespeichert, sind aber in der alten Erfahrung nicht sichtbar. Wenn Sie die Erfahrung wieder aktivieren, werden sie automatisch wieder angezeigt, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen:

Rollenbeschreibungen
Der Reiter Zugewiesene Personen

Um die neue Erfahrung zu deaktivieren, befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
Klicken Sie oben rechts auf Testphase > Zurück wechseln.
Optional können Sie Feedback geben.
Klicken Sie auf Zurück wechseln.

Dadurch wird für alle Admins in Ihrem Account die alte Erfahrung wiederhergestellt.

Mehr Informationen

In den folgenden Artikeln erfahren Sie mehr über die neue Erfahrung:

Häufige Fragen

Wurden vorhandene Rollen und Berechtigungen durch die Umstellung geändert?

Nein. Ihre Rollen, Berechtigungen und Konfigurationen wurden automatisch übernommen. Die Berechtigungen und ihre Logik bleiben gleich, nur die Namen und Gruppierungen ändern sich.

Kann ich zum alten Erlebnis zurückkehren?

Ja, aber nur für eine begrenzte Zeit nach der Umstellung. Nach Ablauf dieses Zeitfensters ist nur noch die neue Version verfügbar.

Werden Änderungen, die ich in der neuen Erfahrung vornehme, beibehalten, wenn ich sie deaktiviere?

Die meisten werden beibehalten, aber nicht alle. Im Abschnitt Zur alten Version zurückkehren weiter oben finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung dessen, was übernommen wird, was vorübergehend ausgeblendet ist und was neu konfiguriert werden muss.

Wo kann ich jetzt die Kalendersichtbarkeit verwalten?

Die Kalendersichtbarkeit ist jetzt Teil der jeweiligen Berechtigungsgruppen, zum Beispiel Abwesenheit und Teamkalender, und wird nicht mehr in einem separaten Reiter dargestellt. Dadurch wird eine einheitliche Festlegung des Umfangs für alle Berechtigungen gewährleistet.

Wohin wurden Erinnerungen und Einstellungen für die Zwei-Faktor-Authentifizierung verschoben?

Beide wurden in einen eigenen, dafür vorgesehenen Bereich verschoben. Erinnerungen befinden sich jetzt unter Automatisierungen > Erinnerungen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung finden Sie unter Authentifizierungseinstellungen. Dadurch bleibt der Rollenbereich auf Zugriffsrechte fokussiert, und auch Nicht-Admins können diese Einstellungen bei Bedarf konfigurieren.

Hat sich die Konfiguration von Erinnerungen geändert?

Nein. Erinnerungen wurden in Automatisierungen > Erinnerungen verschoben, aber ihre Funktionsweise hat sich nicht geändert. Verwenden Sie Rollenerinnerungen für individuelle Datumsattribute. Für vordefinierte Attribute wie das Anstelldatum können Sie auch Workflow-Erinnerungen verwenden.

Laufen Erinnerungen jetzt über Workflows?

Nein. Rollenerinnerungen bleiben eine separate Funktion. Verwenden Sie Rollenerinnerungen für alle Datumsattribute, einschließlich individueller Attribute. Verwenden Sie Workflows, wenn Sie einen komplexeren Prozess auf Basis bestimmter vordefinierter Datumsfelder erstellen möchten.

Was ist, wenn eine von mir gewährte Berechtigung nicht mehr angezeigt wird?

Eventuell wurde sie in eine neue Gruppe verschoben oder umbenannt. Verwenden Sie die Suchleiste im Fenster zur Berechtigungskonfiguration, um die Berechtigung anhand ihres Namens zu suchen, oder lesen Sie den Artikel Berechtigungen in der neuen Erfahrung suchen, um sie anhand ihres alten Speicherorts zu suchen.

Wo finde ich Berechtigungen, die früher unter „Account und Abonnement“ angezeigt wurden?

Die meisten befinden sich jetzt im Abschnitt mit den Berechtigungen für den Account. Abonnementbezogene Berechtigungen finden Sie unter Account > Abonnementverwaltung.

Wie kann ich Feedback geben?

Sie können dem Produktteam direktes Feedback geben. Einzelheiten hierzu finden Sie in der Erfahrung.

Werden alle Änderungen oder Anpassungen der Zugriffsrechte, die ich in der neuen Erfahrung vornehme, auch in die alte Erfahrung übernommen, wenn ich mich wieder abmelde?

Das hängt davon ab, welche Funktionen Sie genutzt haben. Der Großteil Ihrer Konfiguration wird auch nach der Deaktivierung wie erwartet funktionieren – es gibt jedoch ein paar Dinge zu beachten:
Einige Funktionen sind nur in der neuen Erfahrung verfügbar. Wenn Sie eine der folgenden Optionen eingerichtet haben und die Erfahrung dann deaktivieren, gehen diese Konfigurationen verloren und müssen bei einer Reaktivierung erneut konfiguriert werden:

Kalendersichtbarkeit für zusätzliche Führungskräfte oder
Kalendersichtbarkeit für mehrere individuelle Bereiche (z. B. Gesellschaft ist A, B oder C)

Andere Funktionen wie Rollenbeschreibungen und der Reiter Zugewiesene Personen werden in der alten Erfahrung einfach unsichtbar, erscheinen aber wieder, wenn Sie die neue reaktivieren. Sie müssen dafür nichts weiter tun.
Falls eine Ihrer Konfigurationen mit der alten Erfahrung nicht kompatibel ist, wird Ihnen vor dem Deaktivieren eine Warnung angezeigt, damit Sie wissen, was passieren kann.

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen

Der Übergang zur neuen Erfahrung für Rollen und Berechtigungen