In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Anfragen für elektronische Signaturen Ihres Unternehmens überprüfen und verwalten können.

Bevor Sie beginnen

• Nur Admins können auf das Widget Aktive Signaturen und die Übersichtsseite für Signaturen zugreifen.
• Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen können Signaturanfragen über ein Mitarbeitendenprofil oder den Dokumenten-Hub verwalten, sofern sie Zugriff auf diese Funktion haben.

Den Status von Signaturanfragen überprüfen

Für Admins

Admins können alle Signaturanfragen Ihres Unternehmens überprüfen, indem sie diese Schritte befolgen:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
2. Suchen Sie das Widget Aktive Signaturen und klicken Sie dann auf Alle Signaturen anzeigen.
3. Verwenden Sie den Filter, um die Liste nach Absender oder Status zu verfeinern.

Hinweis:
Um Signaturanfragen anzuzeigen, die vor dem 24. Juli 2025 erstellt wurden, klicken Sie links neben der Filteroption auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Signaturit aus. Wenn Sie die Signaturanfrage nicht sehen, versuchen Sie es mit der anderen Dropdown-Option, da der Zeitraum je nach Konto variieren kann.

Für Mitarbeitende

Mitarbeitende mit den entsprechenden Berechtigungen können den Status einer Signaturanfrage im Dokumenten-Hub oder im Mitarbeitendenprofil folgendermaßen überprüfen:

1. Navigieren Sie zu Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Suchen Sie das Dokument in der Liste und bewegen Sie dann den Mauszeiger über den Status in der Spalte Signaturanfrage.
3. Sie sehen die nächste unterzeichnende Person und das Ablaufdatum der Anfrage.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentzeile und wählen Sie Erinnerung senden, um die unterzeichnende Person zu benachrichtigen.

Der Mitarbeiter, der eine Signatur anfordert, erhält keine Benachrichtigungen über deren Status, es sei denn, er ist selbst eine unterzeichnende Person. Sie können einen individuellen Workflow mithilfe des Triggers Status der Unterschrift wird aktualisiert erstellen, um Mitarbeitende über Änderungen im Status der Unterschrift eines Dokuments zu benachrichtigen.

Erinnerung an eine Signaturanfrage senden

Wenn Sie eine Signaturanfrage erstellen, können Sie sich entscheiden, automatische Signaturerinnerungen zu senden.

Mitarbeitende mit Berechtigungen können der aktuell unterzeichnenden Person wie folgt eine Erinnerungs-E-Mail senden:

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil und klicken Sie auf Dokumente, oder gehen Sie zum Dokumenten-Hub.
2. Suchen Sie das Dokument in der Liste.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentzeile und wählen Sie Erinnerung senden.

Admins können Erinnerungen auch über die Übersichtsseite für Signaturen im Bereich Automatisierungen senden.

Ablaufen einer Signaturanfrage überprüfen

Um zu überprüfen, wann eine Signaturanfrage abläuft, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zum Dokumenten-Hub oder zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Suchen Sie das Dokument in der Liste und bewegen Sie dann den Mauszeiger über den Status in der Spalte Signatur.
3. Die unterzeichnende Person und das Ablaufdatum der Anfrage werden angezeigt.

Signaturanfrage stornieren

Um eine Signaturanfrage zu stornieren, müssen Sie das Dokument löschen, wodurch es dauerhaft aus Personio entfernt wird. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zum Dokumenten-Hub oder zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Suchen Sie das Dokument in der Liste.
   • Optional: Um das Dokument zu speichern, ehe Sie es aus Personio entfernen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol > Exportieren.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentzeile oder auf das Drei-Punkte-Symbol, und wählen Sie anschließend Löschen.
4. Bestätigen Sie das Löschen des Dokuments.

Damit wird das Dokument dauerhaft aus Personio gelöscht und die Anfrage der Unterschrift storniert. Die Übersichtsseite für Signaturen zeigt den Status der Anfrage als Abgebrochen an.

Ein Abschlusszertifikat exportieren

Admins können ein Abschlusszertifikat für ein unterzeichnetes Dokument wie folgt exportieren:

1. Gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht.
2. Klicken Sie im Widget Aktive Unterschriften auf Alle Unterschriften anzeigen.
3. Filtern Sie die Liste nach dem Status Unterzeichnet, um alle abgeschlossenen Dokumente zu finden.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Dokument, das Sie exportieren möchten.
5. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf Audit-Trail herunterladen.

Ihr Browser exportiert das Zertifikat als PDF.