In diesem Artikel wird ausführlich erklärt, wie Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen und diese effektiv für die Analyse der in Personio hinterlegten Personaldaten einsetzen können. In diesem Artikel finden Sie Beispiele dafür, wie Sie benutzerdefinierte Berichte verwenden können.

Tipp
Um erweiterte Analysen und Berichte zu erstellen, können Sie über die API für benutzerdefinierte Berichte Daten aus Ihren benutzerdefinierten Berichten abrufen.

Zugriffsrechte

Zugriffsrechte auf benutzerdefinierte Berichte können unter Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Benutzerdefinierte Berichte zugewiesen werden. Mithilfe von Ansichtsrechten können Mitarbeiter alle erstellten Berichte anzeigen, einschließlich aller darin enthaltenen Daten. Bearbeitungsrechte ermöglichen es Mitarbeitern, Berichte selbst zu erstellen und Berichtsattribute auszuwählen.

Hinweis:
Indem Sie im Unterabschnitt Benutzerdefinierte Berichte Ansichts- oder Bearbeitungsrechte gewähren, gewähren Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf den gesamten Bereich der benutzerdefinierten Berichte. Ihre Mitarbeiter können alle benutzerdefinierten Berichte und die darin enthaltenen Daten aufrufen, unabhängig davon, ob sie Zugriff auf ein bestimmtes Attribut haben.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf einen einzelnen benutzerdefinierten Bericht gewähren möchten, können Sie dies über das Fenster Freigabeoptionen tun. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Teilen eines benutzerdefinierten Berichts.

Erstellung eines Benutzerdefinierten Berichts

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Berichte > Benutzerdefinierte Berichte und klicken Sie auf den Button Benutzerdefinierten Bericht erstellen. Daraufhin wird das folgende Fenster geöffnet, das einen 3-stufigen Setup-Assistenten enthält:

Name und Beschreibung

Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen, unter dem der Bericht in Ihrem Account erscheint. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen, um z. B. das Ziel des Berichts zu beschrieben. Diese erscheint ebenfalls auf der Übersichtsseite.

Berichtsdetails festlegen

Berichtstypen

Sie können zwischen drei verschiedenen Berichtsarten wählen, je nachdem, welches Ziel der Bericht hat.

• Zeitpunkt
  Dieser Berichtstyp zeigt Daten an einem bestimmten Tag in der Vergangenheit oder Zukunft. Bei Daten, die in der Zukunft liegen, werden terminierte Attributsänderungen sowie geplante Abwesenheitsperioden berücksichtigt.
• Zeitraum
  Der Zeitraumbericht eignet sich vor allem, um Abwesenheitsperioden und -kontostände sowie bestätigte Arbeits- und Überstunden über einen gewählten Zeitraum darzustellen.
  Sie können zudem relevante Mitarbeiterattribute, wie z. B. die Abteilung, hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass der Zeitraumbericht für Mitarbeiterattribute immer den bestehenden Wert zum Ende des betrachteten Zeitraums anzeigt und z. B. kein Abteilungswechsel während des Betrachtungszeitraums.
• Historische Daten
  In diesem Berichtstyp wird die Änderung von Mitarbeiterdaten über einen bestimmten Zeitraum dargestellt.

Datum

Wählen Sie anschließend das Datum bzw. den Zeitraum, über den der Benutzerdefinierte Bericht Daten darstellen soll. Sie können eines der vordefinierten Daten wählen, beispielsweise:

Individuelles Datum auswählen

Alternativ können Sie auch das gewünschte Datum direkt auswählen oder eingeben.

Tabellenspalten

Unter Tabellenspalten können Sie beliebige Attribute zu Personaldaten, Anwesenheiten, Abwesenheiten und einmaligen Vergütungen hinzufügen. Die Felder Nachname und Vorname sind standardmäßig in jedem Bericht enthalten und können nicht entfernt werden. Sie können alle Spalten in Ihrem Bericht anordnen, indem Sie sie per Drag & Drop in das Auswahlfeld ziehen.

Derzeit können Sie folgende Attributstypen in Benutzerdefinierten Berichten verwenden:

• Mitarbeiterattribute
  Listen den Inhalt des jeweiligen Attributs zum definierten Datum oder die Veränderung der Werte über den definierten Zeitraum auf.
  
  
• Anwesenheitsattribute
  Bestätigte Anwesenheitsstunden und bestätigte Überstunden können in Berichte über Zeiträume aufgenommen werden Unbestätigte Anwesenheiten sind in Berichten nicht enthalten.

• Abwesenheitsattribute
  Listen die Abwesenheitsarten, Kontigentregeln und Abwesenheitszeiträume auf.
  
  
• Ziel- und Key Results-Attribute
  Listen den Namen, den Status, die Intervalle und den Prozentsatz der Fertigstellung für die verschiedenen Ziele und Key Results auf.
  
  
• Einmalige Vergütungen
  In diesen Spalten erscheint der Wert der gewählten einmaligen Vergütung im jeweiligen Auszahlungsmonat.

Bitte entnehmen Sie mehr Details zu den möglichen Attributen pro Berichtsart aus der nachfolgenden Tabelle:

Hinweis
Der aktuelle Umfang benutzerdefinierter Berichte umfasst keine Daten zu anteiligen Gehältern oder Bewerbern.

Bedingungen festlegen

Mit der Funktion Berichtsbedingungen einrichten definieren Sie eine bestimmte Auswahl von Mitarbeitern, deren Daten im benutzerdefinierten Bericht angezeigt werden sollen. Sie können eine beliebige Anzahl von Filterkriterien kombinieren, um Ihre Auswahl einzugrenzen.

Sie können somit bestimmte Mitarbeitergruppen in Ihren Bericht ein- und ausschließen. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Für Attribute der Typen Textfeld, Auswahlliste oder Mehrfachauswahl wie Abteilung können Sie die Filterbedingungen ist gleich oder ist nicht gleich wählen.
• Für Attribute des Zahlentyps, wie Wochenstunden, sind die verfügbaren Filteroptionen kleiner als, kleiner oder gleich, gleich, nicht gleich, größer als und größer oder gleich. Verwenden Sie das Wertefeld, um eine Zahl anzugeben.
• Für Attribute des Datumstyps, wie Anstelldatum, sind die verfügbaren Filteroptionen ebenfalls kleiner als, kleiner oder gleich, gleich, nicht gleich, größer als und größer oder gleich. Verwenden Sie das dritte Eingabefeld, um ein Datum anzugeben.
• Standardmäßig wird ein Filter für Status gleich Aktiv hinzugefügt. Dadurch werden Mitarbeiter angezeigt, die am ausgewählten Datum oder während des ausgewählten Zeitraums aktiv waren. Beim Entfernen des Filters enthält der Bericht alle Mitarbeiter, einschließlich inaktiver Mitarbeiter.

Detaillierte Informationen zur Filterlogik in Personio finden Sie in diesem Artikel.

Bericht speichern

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Bericht erstellen, um Ihren benutzerdefinierten Bericht zu speichern. Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Spalten im Bericht kann es einige Minuten dauern, bis der Bericht generiert wird. Der Bericht wird als nächstes angezeigt:

Zusätzliche Funktionalitäten

Sie können anschließend folgende Aktionen durchführen:

• Optionen zum Teilen: Klicken Sie auf den Button, um einen bestimmten Bericht mit den betroffenen Mitarbeitern zu teilen. Erfahren Sie mehr im Artikel So geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf benutzerdefinierte Berichte.
• Exportieren : Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Bericht als Excel-Tabelle (.XLSX-Format) herunterzuladen.
• Symbol Berichtslink kopieren: Klicken Sie auf das Symbol, um den Berichtslink zu kopieren und entweder zu senden oder zu speichern.
• Symbol Bericht neu erstellen: Klicken Sie auf das Symbol, um die Berichtsdaten zu aktualisieren, so dass die letzten Änderungen übernommen werden.
• Drei-Punkte-Symbol: Klicken Sie auf das Symbol, um den Bericht zu bearbeiten oder zu löschen. Wenn Sie auf Löschen klicken, wird ein Pop-up angezeigt, in dem Sie zur Bestätigung aufgefordert werden, dass Sie den Bericht löschen möchten. Klicken Sie auf Ja, löschen, um ihn zu löschen. Bitte beachten Sie, dass alle in einem Bericht angezeigten Daten auch dann erhalten bleiben, wenn Sie einen Bericht löschen. Die Daten gehen nicht verloren.

Seite Übersicht

Alle benutzerdefinierten Berichte, die in Ihrem Unternehmenskonto erstellt wurden, werden im Abschnitt Berichte > Benutzerdefinierte Berichte angezeigt.

Sie können einen bestimmten Bericht finden, indem Sie den Namen ganz oder teilweise in die Suchleiste eingeben.

Sie können einen Bericht auch mithilfe der Berichtstypfilter (Zeitpunkt, Zeitrahmen und Historische Daten) und der Filter Erstellt von (Name des Mitarbeiters 1, Name des Mitarbeiters 2 usw.) suchen. 

Es werden der Name des Berichts und das Datum des letzten Zugriffs angezeigt, sowie die Aktualität des Berichts. Darunter sehen Sie die Beschreibung des Berichts sowie den Berichtstyp (farbige Markierung) und den Namen der Person, die den Bericht erstellt hat.

Tipp
Häufig gestellte Fragen zu benutzerdefinierten Berichten finden Sie hier.