Benutzerdefinierte Berichte erstellen

In diesem Artikel erklären wir im Detail, wie Sie Benutzerdefinierte Berichte anlegen und effektiv zur Analyse der in Personio hinterlegten Personaldaten nutzen.

Finden Sie Anwendungsfälle zu den Benutzerdefinierten Berichten in diesem Artikel.  

Zugriffsrecht

Das Zugriffsrecht auf Benutzerdefinierte Berichte können Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte vergeben. Mit einem Ansichtsrecht können Mitarbeiter alle erstellten Berichte samt aller enthaltenen Daten sehen. Mit dem Editierrecht können Mitarbeiter selbst Berichte erstellen und dabei alle Attribute wählen.

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, den Zugriff auf bestimmte Berichte zu beschränken. Ein Mitarbeiter, der Zugriff auf die Benutzerdefinierten Berichte hat, sieht automatisch alle Daten, auch wenn seine Mitarbeiterrolle normalerweise keinen Zugriff auf ein bestimmtes Attribut hat.

Erstellung eines Benutzerdefinierten Berichts

Navigieren Sie im Hauptmenü auf Berichte > Benutzerdefinierte Berichte und klicken Sie auf den Button Neuen Bericht erstellen. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Berichtsname und Beschreibung

Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen, unter dem der Bericht in Ihrem Account erscheint. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen, um z. B. das Ziel des Berichts zu beschrieben. Diese erscheint ebenfalls auf der Übersichtsseite.

Berichtstypen

Sie können zwischen drei verschiedenen Berichtsarten wählen, je nachdem, welches Ziel der Bericht hat.

• Zeitpunkt
  Dieser Berichtstyp zeigt Daten an einem bestimmten Tag in der Vergangenheit oder Zukunft. Bei Daten, die in der Zukunft liegen, werden terminierte Attributsänderungen sowie geplante Abwesenheitsperioden berücksichtigt.
• Zeitspanne
  Der Zeitspannenbericht eignet sich vor allem, um Abwesenheitsperioden und -kontostände sowie bestätigte Arbeits- und Überstunden über einen gewählten Zeitraum darzustellen.
  Sie können zudem relevante Mitarbeiterattribute, wie z. B. die Abteilung, hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass der Zeitspannenbericht für Mitarbeiterattribute immer den bestehenden Wert zum Ende der betrachteten Zeitspanne anzeigt und z. B. kein Abteilungswechsel während des Betrachtungszeitraums.
• Historische Daten
  In diesem Berichtstyp wird die Änderung von Mitarbeiterdaten über einen bestimmten Zeitraum dargestellt.

Datum

Wählen Sie anschließend das Datum bzw. den Zeitraum, über den der Benutzerdefinierte Bericht Daten darstellen soll. Sie können sowohl vergangene als auch zukünftige Daten auswählen.

Zudem ist es möglich, einen relativen Zeitraum zu wählen wie z. B. die letzten 30 Tage oder das Monatsende.

Tabellenspalten

Im Punkt Tabellenspalten können Sie alle Attribute zu Personaldaten, An- und Abwesenheiten und Einmaligen Vergütungen hinzufügen. Die Felder Nachname und Vorname sind per Default in jedem Bericht inkludiert und können nicht entfernt oder in der Position verändert werden. Die Sortierung aller weiteren Spalten können Sie per Drag-and-Drop im Auswahlfeld verändern. 

Derzeit können Sie folgende Attributstypen in Benutzerdefinierten Berichten verwenden:

• Mitarbeiterattribute
  Auflistung der Inhalte des jeweiligen Attributs zum gewünschten Datum, bzw. Darstellung der geänderten Werte über einen bestimmten Zeitraum.
• Einmalige Vergütungen
  In diesen Spalten erscheint der Wert der gewählten einmaligen Vergütung im jeweiligen Auszahlungsmonat.
• Anwesenheitsattribute
  Bestätigte Arbeitsstunden und Bestätigte Überstunden können Sie in Zeitspannen-Berichten mit aufnehmen. Unbestätigte Anwesenheitszeiten erscheinen nicht.
• Abwesenheitsattribute
  Darstellung der Abwesenheitsart, Kontingente sowie Abwesenheitsperioden.

Bitte entnehmen Sie mehr Details zu den möglichen Attributen pro Berichtsart aus der nachfolgenden Tabelle:

Der aktuelle Umfang der Benutzerdefinierten Berichte beinhaltet keine anteiligen Gehalts- oder Bewerberdaten.

Weitere Informationen und Beispiele von Benutzerdefinierten Berichten finden Sie hier. 

Mitarbeiter filtern

Über die Funktion Mitarbeiter filtern nach können Sie eine spezielle Auswahl von Mitarbeitern definieren, deren Daten in dem jeweiligen Bericht erscheinen sollen. Kombinieren Sie beliebig viele Filterkriterien, um Ihre Auswahl zu konkretisieren.

Sie können somit bestimmte Mitarbeitergruppen in Ihren Bericht ein- und ausschließen. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Für Attribute des Typs Textfeld, Auswahlliste oder Mehrfachauswahl, wie z. B. Abteilung, stehen Ihnen die Filterbedingungen gleich und ungleich zur Verfügung.
• Attribute des Typs Zahl, wie z. B. Wochenstunden, bieten die Filterbedingungen kleiner als, kleiner gleich, gleich, ungleich, größer als sowie größer gleich. Definieren Sie über das Wertfeld eine konkrete Zahl.
• Attribute des Typs Datum, wie z. B. Anstelldatum, bieten ebenso die Filterbedingungen kleiner als, kleiner gleich, gleich, ungleich, größer als sowie größer gleich. Definieren Sie über das dritte Filterfeld ein konkretes Datum.

Detaillierte Informationen zur Filterlogik in Personio finden Sie in diesem Artikel.

Filtern nach Mitarbeiterstatus

Stellen Sie zusätzlich ein, welchen Status die im Bericht aufgeführten Mitarbeiter haben sollen. Wählen Sie zwischen Aktiv am gewählten Tag (Berichtstyp Zeitpunkt) bzw. Aktiv während gewählter Zeitspanne (Berichtstyp: Zeitspanne, Historische Daten) und Alle. Bei der Option Alle erscheinen auch Mitarbeiter im On-/Offboarding oder in Auszeit.

Bericht speichern

Haben Sie alle Voreinstellungen getroffen, klicken Sie auf den Button Erstellen, um den benutzerdefinierten Bericht zu speichern. Je nach Mitarbeiterzahl und Anzahl der hinzugefügten Spalten, kann es gegebenenfalls einige Minuten dauern, bis der Bericht lädt. Anschließend erscheint der Bericht:

Bericht bearbeiten

Sie können anschließend folgende Aktionen durchführen:

• Exportieren: Der Bericht wird als Excel-Tabelle (.XLSX-Format) heruntergeladen
• Bearbeiten (Options-Menü rechts oben): Ändern Sie die Einstellungen des Berichts nach Ihrem Belieben und klicken Sie auf Übernehmen.
  

  Nutzen Sie diese Funktion, um den betrachteten Zeitrahmen eines benutzerdefinierten Berichts zu ändern.

• Löschen: Bestätigen Sie die Löschung des Berichts in dem erscheinenden Hinweis-Pop-up mit dem Button Jetzt löschen. 
  Bitte beachten Sie, dass durch das Löschen eines Berichts alle darin angezeigten Daten bestehen bleiben und nicht verloren gehen.

Darstellung von Benutzerdefinierten Berichten

Alle erstellten Berichte Ihres Unternehmens-Accounts werden im Bereich Berichte > Benutzerdefinierte Berichte angezeigt. 

Neben dem Berichtstitel und dem letzten Aufrufdatum wird angezeigt, ob der Bericht auf dem aktuellsten Stand ist. Darunter steht die Beschreibung. Über einen farblich markierten Tag wird der Berichtstyp hervorgehoben. Darunter steht der Ersteller des Berichts.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den Benutzerdefinierten Berichten finden Sie hier.