Benutzerdefinierte Berichte erstellen

 

In diesem Artikel erklären wir im Detail, wie Sie Benutzerdefinierte Berichte anlegen und effektiv zur Analyse der in Personio hinterlegten Personaldaten nutzen.

Finden Sie Anwendungsfälle zu den Benutzerdefinierten Berichten in diesem Artikel.  

 

Zugriffsrecht

Zugriffsrechte für benutzerdefinierte Berichte können Sie unter Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Benutzerdefinierte Berichte vergeben. Mit dem Ansichtsrecht können Mitarbeiter alle erstellten Berichte und alle darin enthaltenen Daten einsehen. Mit dem Bearbeitungsrecht können Mitarbeiter selbst Berichte erstellen und dabei alle Attribute wählen.

Wenn Sie über den Unterbereich Benutzerdefinierte Berichte Ansichts- oder Bearbeitungsrechte gewähren, geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf die gesamte Sektion der benutzerdefinierten Berichte. Mitarbeiter können alle benutzerdefinierten Berichte und die darin enthaltenen Daten sehen, unabhängig davon, ob sie Zugriff auf ein bestimmtes Attribut haben.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf einen einzelnen benutzerdefinierten Bericht geben möchten, können Sie dies über das Fenster Optionen zum Teilen tun. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Benutzerdefinierte Berichte freigeben.

 

Erstellung eines Benutzerdefinierten Berichts

Navigieren Sie im Hauptmenü auf Berichte > Benutzerdefinierte Berichte und klicken Sie auf den Button Neuen Bericht erstellen. Es öffnet sich folgendes Fenster:

  custom-reports-create_de.png

 

Berichtsname und Beschreibung

Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen, unter dem der Bericht in Ihrem Account erscheint. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen, um z. B. das Ziel des Berichts zu beschrieben. Diese erscheint ebenfalls auf der Übersichtsseite.

 

Berichtstypen

Sie können zwischen drei verschiedenen Berichtsarten wählen, je nachdem, welches Ziel der Bericht hat.

  custom-reports-type_de.png

  • Zeitpunkt
    Dieser Berichtstyp zeigt Daten an einem bestimmten Tag in der Vergangenheit oder Zukunft. Bei Daten, die in der Zukunft liegen, werden terminierte Attributsänderungen sowie geplante Abwesenheitsperioden berücksichtigt.
  • Zeitspanne
    Der Zeitspannenbericht eignet sich vor allem, um Abwesenheitsperioden und -kontostände sowie bestätigte Arbeits- und Überstunden über einen gewählten Zeitraum darzustellen.
    Sie können zudem relevante Mitarbeiterattribute, wie z. B. die Abteilung, hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass der Zeitspannenbericht für Mitarbeiterattribute immer den bestehenden Wert zum Ende der betrachteten Zeitspanne anzeigt und z. B. kein Abteilungswechsel während des Betrachtungszeitraums.
  • Historische Daten
    In diesem Berichtstyp wird die Änderung von Mitarbeiterdaten über einen bestimmten Zeitraum dargestellt.

 

Datum

Wählen Sie anschließend das Datum bzw. den Zeitraum, über den der Benutzerdefinierte Bericht Daten darstellen soll.

Sie können sowohl vergangene als auch zukünftige Daten auswählen.

Alternativ können Sie auch ein dynamisches Datum auswählen, wie z. B. das folgende:

 

Berichtstyp Zeitpunkt Zeitspanne Historische Daten
Dynamisches Datum
  • Heute
  • Gestern
  • Letzter Tag dieses Monats
  • Letzter Tag dieser Woche
  • Letzter Tag der letzten Woche
  • Letzter Tag in diesem Quartal
  • Letzter Tag des letzten Quartals
  • Letzter Tag des letzten Monats
  • Letzter Tag in diesem Jahr
  • Letzter Tag des letzten Jahres
  • Heute
  • Gestern
  • Dieses Jahr
  • Dieser Monat
  • Letzter Monat
  • Letzten 30 Tage
  • seit Jahresbeginn bis heute
  • Diese Woche
  • Letzte Woche
  • Dieses Quartal
  • Letztes Quartal
  • Letztes Jahr
  • Nächsten Monat
  • Nächstes Jahr
  • Dieses Jahr
  • Dieser Monat
  • Letzter Monat
  • Letzten 30 Tage
  • seit Jahresbeginn bis heute
  • Diese Woche
  • Letzte Woche
  • Dieses Quartal
  • Letztes Quartal
  • Letztes Jahr
  • Nächsten Monat
  • Nächstes Jahr

 

Tabellenspalten

Im Punkt Tabellenspalten können Sie alle Attribute zu Personaldaten, An- und Abwesenheiten und Einmaligen Vergütungen hinzufügen. Die Felder Nachname und Vorname sind per Default in jedem Bericht inkludiert und können nicht entfernt oder in der Position verändert werden. Die Sortierung aller weiteren Spalten können Sie per Drag-and-Drop im Auswahlfeld verändern. 

Derzeit können Sie folgende Attributstypen in Benutzerdefinierten Berichten verwenden:

  • Mitarbeiterattribute
    Listen den Inhalt des jeweiligen Attributs zum definierten Datum oder die Veränderung der Werte über den definierten Zeitraum auf.

  • Anwesenheitsattribute
    Bestätigte Arbeitsstunden und Bestätigte Überstunden können Sie in Zeitspannen-Berichten mit aufnehmen. Unbestätigte Anwesenheitszeiten erscheinen nicht.
  • Abwesenheitsattribute
    Listen die Abwesenheitsarten, Kontigentregeln und Abwesenheitszeiträume auf.

  • Ziel- und Key Results-Attribute
    Listen den Namen, den Status, die Intervalle und den Prozentsatz der Fertigstellung für die verschiedenen Ziele und Key Results auf.

  • Einmalige Vergütungen
    In diesen Spalten erscheint der Wert der gewählten einmaligen Vergütung im jeweiligen Auszahlungsmonat.

Bitte entnehmen Sie mehr Details zu den möglichen Attributen pro Berichtsart aus der nachfolgenden Tabelle:

 

Berichtstyp Zeitpunkt Zeitspanne Historische Daten
Mitarbeiterattribute

Alle Attribute plus:

  • FTE
  • Alter
  • Betriebszugehörigkeit (in Jahren)
  • Mitarbeiteranzahl (Status „Aktiv“)
  • Mitarbeiteranzahl (Status „Aktiv“ und „Auszeit“)

Alle Attribute plus:

  • FTE
  • Alter
  • Betriebszugehörigkeit (in Jahren)
  • Mitarbeiteranzahl (Status „Aktiv“)
  • Mitarbeiteranzahl (Status „Aktiv“ und „Auszeit“)
Alle + FTE

Anwesenheitsattribute

nicht verfügbar

Eingetragene Stunden:

  • Bestätigte Arbeitsstunden
  • Noch nicht bestätigte Arbeitsstunden
  • Bestätigte Überstunden


Soll Stunden:

  • Vertragliches Arbeitsstundensoll
  • Tatsächliches Arbeitsstundensoll (exkl. Feiertage und Abwesenheiten)
  • Vertragliche Arbeitsstunden, die auf Feiertage fallen
  • Darauf anfallende vertragliche Stunden, ohne Überschneidungen mit Feiertagen oder Abwesenheiten (pro Abwesenheitsart)
nicht verfügbar
Abwesenheits-attribute

Abwesenheitsart mit Kontingent:

  • Kontostand 
  • Anspruch 
  • Übertrag aus Vorjahr
  • Verfallene Tage aus Übertrag

Alle Abwesenheitsarten:

  • Perioden
  • Geplante Tage
  • Genommene Tage

Abwesenheitsart mit Kontingent:

  • Kontostand am Beginn der Zeitspanne
  • Kontostand am Ende der Zeitspanne
  • Kontostand heute
  • Anspruch 
  • Übertrag aus Vorjahr
  • Verfallene Tage aus Übertrag

Abwesenheitsart mit Attestpflicht:

  • Tage mit Attest
nicht verfügbar
Ziel- und Key Results- Attribute nicht verfügbar

Zielattribute:

  • Name des Ziels
  • Ziel-Status
  • Zielerreichung Total
  • Ziel-Intervall
  • Startdatum des Ziel-Intervalls
  • Enddatum des Ziel-Intervalls

Key Result Attribute:

  • Name Key Result
  • Erreichung Key Result in Prozent
  • Erreichung Key Result
  • Beschreibung Key Result
  • Ziel des Key Results
  • Typ Key Result
  • Gewichtung Key Result
nicht verfügbar
Einmalige
Vergütung
  • Alle zu dem Zeitpunkt gezahlten einmalige Vergütungen
nicht verfügbar nicht verfügbar

 

Der aktuelle Umfang der Benutzerdefinierten Berichte beinhaltet keine anteiligen Gehalts- oder Bewerberdaten.

Weitere Informationen und Beispiele von Benutzerdefinierten Berichten finden Sie hier

 

Mitarbeiter filtern

Über die Funktion Mitarbeiter filtern nach können Sie eine spezielle Auswahl von Mitarbeitern definieren, deren Daten in dem jeweiligen Bericht erscheinen sollen.Kombinieren Sie beliebig viele Filterkriterien, um Ihre Auswahl zu konkretisieren.

custom-reports-filter_de.png

Sie können somit bestimmte Mitarbeitergruppen in Ihren Bericht ein- und ausschließen. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Für Attribute des Typs Textfeld, Auswahlliste oder Mehrfachauswahl, wie z. B. Abteilung, stehen Ihnen die Filterbedingungen gleich und ungleich zur Verfügung.
  • Attribute des Typs Zahl, wie z. B. Wochenstunden, bieten die Filterbedingungen kleiner als, kleiner gleich, gleich, ungleichgrößer als sowie größer gleich. Definieren Sie über das Wertfeld eine konkrete Zahl.
  • Attribute des Typs Datum, wie z. B. Anstelldatum, bieten ebenso die Filterbedingungen kleiner als, kleiner gleich, gleich, ungleich, größer als sowie größer gleich. Definieren Sie über das dritte Filterfeld ein konkretes Datum.

Detaillierte Informationen zur Filterlogik in Personio finden Sie in diesem Artikel.

 

Filtern nach Mitarbeiterstatus

Stellen Sie zusätzlich ein, welchen Status die im Bericht aufgeführten Mitarbeiter haben sollen. Wählen Sie zwischen Aktiv am gewählten Tag (Berichtstyp Zeitpunkt) bzw. Aktiv während gewählter Zeitspanne (Berichtstyp: Zeitspanne, Historische Daten) und Alle. Bei der Option Alle erscheinen auch Mitarbeiter im On-/Offboarding oder in Auszeit.

custom-reports-status-filter_de.png

 

Bericht speichern

Haben Sie alle Voreinstellungen getroffen, klicken Sie auf den Button Erstellen, um den benutzerdefinierten Bericht zu speichern. Je nach Mitarbeiterzahl und Anzahl der hinzugefügten Spalten, kann es gegebenenfalls einige Minuten dauern, bis der Bericht lädt. Anschließend erscheint der Bericht:

custom-reports-year_de.png

 

Zusätzliche Funktionalitäten

Sie können anschließend folgende Aktionen durchführen:

  • Optionen zum Teilen: Klicken Sie auf den Button, um einen bestimmten Bericht mit den betroffenen Mitarbeitern zu teilen. Erfahren Sie mehr im Artikel So geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf benutzerdefinierte Berichte.
  • Exportieren : Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Bericht als Excel-Tabelle (.XLSX-Format) herunterzuladen.
  • Link zum Bericht kopieren Symbol: Klicken Sie auf das Symbol, um den Link zum Bericht zu kopieren und ihn entweder zu versenden oder zu speichern.
  • Bericht wiederherstellen Symbol: Klicken Sie auf das Symbol, um die Berichtsdaten zu aktualisieren, damit die jüngsten Änderungen berücksichtigt werden.
  • Drei-Punkte-Symbol: Klicken Sie auf das Symbol, um den Bericht entweder zu bearbeiten oder zu löschen. Wenn Sie auf Löschen klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster, welches Sie auffordert, zu bestätigen, dass Sie den Bericht löschen möchten. Klicken Sie auf Jetzt löschen, um den Bericht zu löschen.
    Bitte beachten Sie, dass durch das Löschen eines Berichts alle darin angezeigten Daten bestehen bleiben und nicht verloren gehen.

 

Übersichtsseite

Alle benutzerdefinierten Berichte, die in Ihrem Unternehmenskonto erstellt wurden, werden im Abschnitt Berichte > Benutzerdefinierte Berichte angezeigt.

Sie können einen bestimmten Bericht finden, indem Sie den Namen ganz oder teilweise in die Suchleiste eingeben.

Sie können einen Bericht auch mit Hilfe der Filter Berichtstyp (Zeitpunkt, Zeitrahmen und historische Daten) und Erstellt von (Mitarbeitername 1, Mitarbeitername 2 usw.) finden.

reports-custom_reports_de.png

Es werden der Name des Berichts und das Datum des letzten Zugriffs angezeigt, sowie die Aktualität des Berichts. Darunter sehen Sie die Beschreibung des Berichts sowie den Berichtstyp (farbige Markierung) und den Namen der Person, die den Bericht erstellt hat.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den Benutzerdefinierten Berichten finden Sie hier.

 

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