Wie lege ich ein externes Profil für einen Steuerberater in Personio an?

 

Um die Kommunikation mit Ihrem Lohnabrechner oder Ihrem Lohnbüro zu vereinfachen, können Sie für diese ein eigenes Mitarbeiterprofil in Personio anlegen, so dass sie eigenständig relevante, aktuelle Informationen für die Lohnbuchhaltung aus Personio abrufen können. 

 

Anlegen eines neuen Mitarbeiterprofils

Legen Sie zunächst das benötigte Mitarbeiterprofil an. Achten Sie darauf, den fiktiven Mitarbeiter für den Lohnabrechner mit der Anstellungsart Extern anzulegen, damit dieser vom System klar von internen Mitarbeitern unterschieden wird.

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Detaillierte Informationen zum Anlegen von Mitarbeiterprofilen finden Sie hier.

Beachten Sie bitte, dass der Lohnabrechner als externer Mitarbeiter regulär in Ihr Abrechnungspaket zählt und somit hinsichtlich der maximalen Mitarbeiterzahl Ihrer aktuell gebuchten Paketgröße berücksichtigt werden muss. Ebenso werden externe Mitarbeiter auch im Organigramm abgebildet.

 

Konfiguration der Mitarbeiterrollen

Im nächsten Schritt ist es unbedingt notwendig, die Zugriffsberechtigungen zu definieren, welche externe Lohnabrechner innerhalb Ihres Personio-Accounts erhalten sollen.

Sollten Sie die Rolle des externen Lohnabrechners strikt von allen internen Mitarbeitern, bzw. der Systemrolle Alle Mitarbeiter trennen wollen, führen Sie bitte zuerst den Schritt Beschränken der Zugriffsrechte für die Rolle des externen Lohnabrechners durch. Ansonsten können Sie wie folgt fortfahren:

 

Neue Rolle für externen Lohnabrechner anlegen

Legen Sie eine weitere Mitarbeiterrolle für den externen Lohnabrechner an. Diese Rolle erhält das Ansichtsrecht für den Bereich Lohnbuchhaltung. Die Inhaber der Rolle können so auf die Informationen zugreifen und einen bereits generierten Export herunterladen. Die Verwaltung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung sowie die monatliche Freigabe wird weiterhin von einem verantwortlichen internen Mitarbeiter durchgeführt. Bei mehreren Gesellschaften erteilen Sie das Zugriffsrecht pro Gesellschaft.

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Des Weiteren sollte die Rolle des externen Lohnabrechners für eine reibungslose Kommunikation auch ein Ansichtsrecht auf die Dokumentkategorien Arbeitsverträge, Atteste und Studienunterlagen haben, da dort hinterlegte Dokumente wichtige Informationen zum Arbeitsverhältnis sowie zur Meldung an die Krankenversicherungen enthalten.

Damit der externe Lohnabrechner Dokumente aus dieser Kategorie herunterladen kann, sollten Sie der Dokumentenkategorie Lohnbuchhaltung  ein Ansichtsrecht zuweisen, wie im Screenshot unten dargestellt.

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Darüber hinaus sollte der externe Lohnabrechner auch für einzelne Sektionen der Personaldaten, welche Attribute enthalten, die in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung inkludiert sind, Ansichtsrechte erhalten. 

Durch Aktivierung der Sektion Dokumente importieren innerhalb dieser Mitarbeiterrolle, kann der externe Lohnabrechner Lohnscheine sowie weitere relevante Dokumente via Multiupload für alle Mitarbeiter importieren. Der Zugriff auf die importierten Dateien erfolgt jedoch gemäß der Zugriffsrechte, die für den Bereich Dokumente definiert sind.

document-import-external-payroll_de.png

Der externe Lohnabrechner sollte außerdem Ansichtsrechte auf lohnabrechnungsrelevante Abwesenheitsarten (z. B. bezahlter Urlaub, Krankheit, etc.) in der Sektion Abwesenheiten erhalten.

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Einen detaillierten Überblick über Zugriffsrechte finden Sie hier.

 

Erstellen von Erinnerungen

Sie haben die Möglichkeit, Erinnerungen für den externen Lohnabrechner zu erstellen, sodass dieser z. B. eine Erinnerung an bevorstehende Kündigungstermine oder Abwesenheiten erhält. Diese Erinnerungen können Sie nach Bedarf individuell anlegen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einmalige und wiederkehrende Erinnerungen in Personio konfigurieren können.

 

Sicherheitseinstellungen

Um maximale Sicherheit zu gewährleisten, können Sie für die Anmeldung des externen Lohnabrechners, wenn diese nicht per Google-Konto erfolgt, eine 2-Faktoren-Authentifizierung einstellen. Dies bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter in dieser Rolle beim Login zusätzlich mit einem Token des Google Authenticator authentifizieren müssen.

Kunden in Deutschland, die mit einer DATEV-Integration arbeiten, können in Personio einen DATEV-Export generieren, der anschließend direkt in DATEV importiert werden kann. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier

 

Beschränken der Zugriffsrechte für die Rolle des externen Lohnabrechners

Um den externen Lohnabrechner strikt von Ihren internen Mitarbeitern bzw. der Systemrolle Alle Mitarbeiter abzugrenzen, müssen sowohl die Rolle Alle Mitarbeiter entsprechend angepasst sowie zwei neue Mitarbeiterrollen erstellt werden.

Employeeroles-externalpayroll-accessrights-allemployees_de.png

Dies geschieht in den folgenden Schritten:

  1. Passen Sie die Systemrolle Alle Mitarbeiter an: Entfernen Sie alle Rechte, die mit der Systemrolle Alle Mitarbeiter verbunden sind, da diese als Basisrolle fungiert und somit automatisch jedem aktiven Mitarbeiter, intern und extern, zugewiesen ist.
  2. Legen Sie eine neue Rolle für interne Mitarbeiter an: Legen Sie eine neue Mitarbeiterrolle an, die Sie beispielsweise Alle Mitarbeiter intern nennen. Diese Rolle soll künftig neben der Systemrolle Alle Mitarbeiter bestehen und alle internen Mitarbeiter umfassen. Da die Rolle Alle Mitarbeiter intern die Systemrolle ablösen soll, erteilen Sie dieser Rolle die Zugriffsrechte, die interne Mitarbeiter in Ihrem Konto erhalten sollen. Beachten Sie, neu angelegte Mitarbeiter immer dieser Rolle zuzuordnen, da die Zuordnung im Gegensatz zur Systemrolle nicht mehr automatisch erfolgt. Wie Sie Mitarbeiterrollen konfigurieren, können Sie hier nachlesen.

 

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