Dieser Artikel erklärt, wie Sie ein externes Mitarbeitendenprofil für Ihre Steuerberatung in Personio einrichten und verwalten.
Externes Profil für eine Steuerberatung in Personio einrichten
Um die Kommunikation mit Ihrem Lohnabrechner oder Ihrem Lohnbüro zu vereinfachen, können Sie für diese ein eigenes Mitarbeitendenprofil in Personio anlegen, so dass sie eigenständig relevante, aktuelle Informationen für die Lohnbuchhaltung aus Personio abrufen können.
- Sie legen die Steuerberatung als externe Person mit einem eigenen Mitarbeitendenprofil an.
- Sie steuern über eine eigene Mitarbeitendenrolle genau, welche Bereiche und Dokumente die Steuerberatung einsehen kann.
- Die Steuerberatung ruft Entgeltabrechnungen, Personaldaten und weitere lohnrelevante Dokumente direkt aus Ihrem Personio-Account ab.
Hinweis
Externe Mitarbeitende, wie Ihre Steuerberatung, zählen zu Ihrem Abrechnungsplan und damit zur Mitarbeiterzahl Ihres Plans. Zusätzlich erscheinen sie im Organigramm, sodass Sie stets einen Überblick über alle mit Ihrem Unternehmen verbundenen Personen behalten.
Abgrenzung zur Personio-Plattform für Steuerberatungen
Neben dem externen Profil bietet Personio mit der Personio Plattform für Steuerberatungen einen zweiten Weg der Zusammenarbeit an, der ausschließlich für Kund*innen mit dem Expert Plan verfügbar ist. Beide Wege schließen sich nicht grundsätzlich gegenseitig aus, unterscheiden sich jedoch deutlich in Aufbau und Funktionsumfang:
| Externes Profil | Personio-Plattform für Steuerberatungen | |
| Verfügbarkeit | alle Payroll-Pläne | Nur Expert-Plan |
| Einrichtung | Manuelles Anlegen eines Mitarbeitendenprofils und einer Mitarbeitendenrollen | Zentrale Verknüpfung über einen Zugangscode |
| Zugriffsumfang | Frei konfigurierbar über Berechtigungen der Mitarbeitendenrollen | Zugriff auf alle im Konto hinterlegten Gesellschaften |
| Support-Tickets | Nicht über diesen Weg möglich | Direkt über die Plattform möglich |
Für die Personio Plattform für Steuerberatungen dürfen keine identischen E-Mail-Adressen im Konto der Steuerberatung und im Konto Ihres Unternehmens vorhanden sein. Diese Einschränkung betrifft insbesondere Fälle, in denen Ihre Steuerberatung zuvor bereits als externes Profil mit derselben E-Mail-Adresse angelegt wurde. In diesem Fall verhindert die doppelt hinterlegte E-Mail-Adresse die Verknüpfung über die Plattform. Entfernen oder ändern Sie in diesem Fall zunächst die E-Mail-Adresse im bestehenden externen Profil, bevor Sie die Verknüpfung über die Plattform herstellen.
Externes Profil einrichten
Mitarbeitendenprofil anlegen
Legen Sie zunächst das benötigte Mitarbeitendenprofil an. Achten Sie darauf, den fiktiven Mitarbeitenden für den Lohnabrechner mit der Anstellungsart Extern anzulegen, damit dieser vom System klar von internen Mitarbeitenden unterschieden wird.
Detaillierte Informationen zum Anlegen von Mitarbeitendenprofilen finden Sie hier.
Zugriffsart wählen
Nachdem Sie das externe Profil angelegt haben, entscheiden Sie, wie die Steuerberatung im Vergleich zu Ihren internen Mitarbeitenden eingebunden werden soll:
- Option A: Steuerberatung in die bestehende Belegschaft einbinden. Die Steuerberatung erhält dieselbe Mitarbeitendenrolle wie alle anderen Mitarbeitenden sowie eine zusätzliche Rolle mit erweiterten Rechten für die Lohnbuchhaltung.
- Option B: Strikte Trennung zwischen interner und externer Steuerberatung. Sie trennen die Rechte der Steuerberatung vollständig von denen Ihrer internen Mitarbeitenden.
Option A: Steuerberatung in die bestehende Belegschaft einbinden
Erstellen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle für die Steuerberatung und vergeben Sie beispielsweise die folgenden Berechtigungen:
| Berechtigungsbereich | Beschreibung |
| Lohnbuchhaltung | Ansichtsrecht, damit die Steuerberatung lohnrelevante Informationen einsehen und generierte Exporte herunterladen kann. Verwaltung und Freigabe bleiben intern. |
| Gesellschaft |
Bei mehreren Gesellschaften vergeben Sie die Berechtigung für jede einzelne Gesellschaft. |
| Dokumentenkategorien | Ansichtsrecht für Arbeitsverträge, Atteste (relevant für die Meldung an Krankenversicherungen) und Studienunterlagen. |
| Lohnbuchhaltungsdokumente |
Ansichtsrecht für die Dokumentenkategorie Lohnbuchhaltung, damit Dokumente heruntergeladen werden können. |
| Personaldatenabschnitte | Ansichtsrecht für Abschnitte mit Attributen, die für die vorbereitende Lohnbuchhaltung relevant sind. |
| Dokumente importieren |
Aktivieren Sie diese Berechtigung, damit die Steuerberatung Entgeltabrechnungen und weitere Dokumente per Multiupload importieren kann. Der Zugriff auf importierte Dateien richtet sich weiterhin nach den Dokumentberechtigungen. |
| Abwesenheiten |
Ansichtsrecht für alle lohnrelevanten Abwesenheitsarten, zum Beispiel bezahlten Urlaub und Krankheit. |
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Erstellen Sie die neue Mitarbeitendenrolle für die Steuerberatung und vergeben Sie die Berechtigungen wie oben beschrieben. Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel zu Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen.
- Legen Sie optional rollenspezifische Erinnerungen an, zum Beispiel für bevorstehende Kündigungstermine oder Abwesenheiten.
- Aktivieren Sie optional die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die neue Rolle, sofern die Steuerberatung sich nicht über ein Google-Konto anmeldet. Mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung müssen alle Mitarbeitenden dieser Rolle beim Login zusätzlich ein Google-Authenticator-Token bestätigen.
- Weisen Sie die Steuerberatung der neuen Mitarbeitendenrolle zu.
- Laden Sie die Steuerberatung anschließend zu Personio ein.
Einen detaillierten Überblick über Zugriffsrechte finden Sie hier.
Option B: Strikte Trennung zwischen interner und externer Steuerberatung
Um die Steuerberatung vollständig von Ihren internen Mitarbeitenden und der Systemrolle Alle Mitarbeitenden zu trennen, passen Sie die Systemrolle an und legen zwei neue Mitarbeitendenrollen an:
- Systemrolle Alle Mitarbeitenden anpassen: Entfernen Sie alle Rechte der Systemrolle, da diese als Basisrolle automatisch jeder aktiven Person zugewiesen wird, intern wie extern.
- Neue Rolle für interne Mitarbeitende anlegen: Erstellen Sie eine neue Rolle, zum Beispiel Alle Mitarbeitenden intern, und vergeben Sie ihr die Rechte, die interne Mitarbeitende in Ihrem Konto erhalten sollen. Diese Rolle ersetzt die Systemrolle in ihrer Funktion. Ordnen Sie neu angelegten Mitarbeitenden diese Rolle künftig manuell zu, da dies nicht mehr automatisch geschieht.
-
Rolle für die externe Steuerberatung anlegen: Erstellen Sie eine eigene Rolle für die Steuerberatung und vergeben Sie die Berechtigungen wie in Option A beschrieben.
Steuerberatung verwalten
Sobald das externe Profil und die Mitarbeitendenrolle eingerichtet sind, können Sie die Zusammenarbeit laufend verwalten:
- Passen Sie die Berechtigungen der Mitarbeitendenrolle jederzeit über Zugriffsrechte im Detail an.
- Verwalten Sie Erinnerungen für die Steuerberatung nach Bedarf.
- Entfernen Sie das Profil oder die Rolle, sobald die Zusammenarbeit endet, um den Zugriff zu beenden.
In der Abrechnung
Kunden in Deutschland, die mit einer DATEV-Integration arbeiten, können in Personio einen DATEV-Export generieren, der anschließend direkt in DATEV importiert werden kann. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.