Wie bilde ich die Zusammenarbeit mit externen Recruitern in Personio ab?

Die Zusammenarbeit mit externen Recruitern kann in Personio auf zwei verschiedene Arten abgebildet werden:

  • Option A: Erstellen Sie für jeden externen Recruiter einen separaten Recruiting Kanal.
  • Option B: Legen Sie für jeden externen Recruiter ein eigenes Mitarbeiterprofil in Personio an.

 

Option A: Externe Recruiter als Recruiting Kanal anlegen

  1. Fügen Sie unter den Einstellungen > Recruiting > Kanäle für jeden externen Recruiter einen eigenen Recruiting Kanal hinzu:

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  2. Vereinbaren Sie mit Ihren externen Recruitern, dass alle Bewerbungsvorschläge per E-Mail an die Posteingangsadresse Ihrer Personio Inbox gesendet werden. Verarbeiten Sie die Nachrichten anschließend wie gewohnt, um sie in entsprechende Bewerberprofile umzuwandeln.
    Weitere Informationen zur Verarbeitung von Bewerbernachrichten finden Sie hier.
  3. Hinterlegen Sie im nächsten Schritt die zuvor erstellten Kanäle der jeweiligen externen Recruiter in den Profilen der entsprechenden Bewerber. Auf diese Weise können Sie den Ursprung jeder Bewerbung übersichtlich nachvollziehen. Nutzen Sie den Bericht Kanäle, um die Performance der einzelnen Kanäle zu vergleichen.

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Bitte achten Sie darauf, beim Verarbeiten der E-Mails die tatsächliche E-Mail-Adresse des Bewerbers und nicht die des externen Recruiters im Bewerberprofil zu hinterlegen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nachfolgende Nachrichten/Bewerbervorschläge des externen Recruiters weiterhin in Ihrer Personio Inbox landen.

 

Option B: Externe Recruiter als Mitarbeiter anlegen 

Eine weitere Option ist die Erstellung eines eigenen Mitarbeiterprofils für jeden externen Recruiter. So kann dem Recruiter direkt Zugang zu Ihrem Personio Account gewährt werden.

Beachten Sie bitte, dass diese fiktive Mitarbeiter regulär in ihr Abrechnungspaket zählen und somit hinsichtlich der maximalen Mitarbeiterzahl Ihrer aktuell gebuchten Paketgröße berücksichtigt werden müssen.

  1. Legen Sie zunächst das benötigte Mitarbeiterprofil an. Achten Sie darauf, den fiktiven Mitarbeiter in der Anstellungsart Extern anzulegen, damit dieser vom System klar von internen Mitarbeitern unterschieden wird.

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    Detaillierte Informationen zum Anlegen von Mitarbeiterprofilen finden Sie hier.
  2. Im nächsten Schritt ist es unbedingt notwendig, die Zugriffsberechtigungen zu definieren, welche externe Recruiter innerhalb Ihres Personio Accounts erhalten sollen. Dazu müssen sowohl die Mitarbeiterrollen als auch die Recruiting-Rollen entsprechend konfiguriert werden.

    Mitarbeiterrollen konfigurieren:
    Legen Sie eine neue Mitarbeiterrolle an. Diese Rolle soll zukünftig neben der Systemrolle Alle Mitarbeiter bestehen und alle internen Mitarbeiter umfassen. Benennen Sie diese "Kopie" beispielsweise Alle Mitarbeiter intern und erteilen Sie dieser Rolle diejenigen Zugriffsrechte, welche interne Mitarbeiter in Ihrem Account erhalten sollen.
    Konfigurieren Sie anschließend die Systemrolle Alle Mitarbeiter so restriktiv wie möglich. Erteilen Sie dieser Rolle ausschließlich Zugriffsrechte, welche für externe Recruiter gelten sollen. Dies ist notwendig, da die Rolle als Basisrolle fungiert und somit standardmäßig jedem Mitarbeiter automatisch zugewiesen ist.

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    Eine Anleitung zur Konfiguration von Mitarbeiterrollen finden Sie nochmals hier.

    Recruiting-Rolle konfigurieren:
    Über die Recruiting-Rollen können Sie im nächsten Schritt festlegen, welche Rechte externe Recruiter innerhalb des Recruiting-Bereichs Ihres Accounts erhalten. Legen Sie dazu unter Einstellungen > Recruiting > Rollen die Recruiting-Rolle "Externer Recruiter" an und definieren Sie die passenden Zugriffsrechte. Eine Beschreibung zur Konfiguration von Recruiting-Rollen finden Sie hier.
    Hinterlegen Sie die externen Recruiter anschließend als Verantwortliche in den gewünschten Stellen und weisen Sie ihnen die soeben konfigurierte Recruiting-Rolle zu. Details dazu finden Sie im Artikel Mitarbeitern über Recruiting-Rollen Zugriff auf Bewerbungen gewähren.

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  3. Versenden Sie im letzten Schritt die Einladungsmail zu Personio an externe Recruiter.
    Die Recruiter können nun im System manuell Bewerberprofile anlegen. Um tracken zu können, woher diese Bewerber stammen, muss wiederum auch der Kanal hinterlegt werden. Das bedeutet, dass sich der bearbeitende Recruiter in jedem Bewerberprofil als Kanal bzw. Quelle vermerken sollte (siehe Option A).

Bitte beachten Sie, dass für Option B die korrekte und umsichtige Einstellung der Mitarbeiterrollen unerlässlich ist. Wenden Sie sich gerne an unser Support Team, wenn Sie bei der Einrichtung dieser Variante Unterstützung benötigen.

 

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