Erstellen von E-Mail-Vorlagen

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie individuelle Nachrichtenvorlagen in Personio hinterlegen können. Legen Sie beliebig viele benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen an, wie bspw. für eine automatische Eingangsbestätigung, eine Absage nach Bewerbungseingang oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Dies spart nicht nur Arbeit und Zeit, sondern stellt auch eine unternehmensweit einheitliche Bewerberkorrespondenz sicher.

Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > E-Mail und definieren Sie beliebig viele individuelle E-Mail-Vorlagen über das Eingabefeld Neue Vorlage hinzufügen. Wählen Sie Editieren, um den Betreff sowie den Inhalt der E-Mail festzulegen. Nutzen Sie Platzhalter und Geschlechtervariablen, um Nachrichten an Ihre Bewerber zu personalisieren:

  • Platzhalter: Platzhalter werden bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Bewerberdaten befüllt. Dazu stehen Ihnen der Vor- und Nachname des Bewerbers sowie die ausgeschriebene Stellenbezeichnung zur Verfügung.
  • Geschlechtervariable: Sofern das Geschlecht Ihrer Bewerber in Personio hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, geschlechtsspezifische Unterscheidungen in Ihren E-Mails zu automatisieren. Dabei wird standardmäßig die männliche Formulierung zuerst angeführt.

Fügen Sie der E-Mail-Vorlage bei Bedarf Dokumente, wie bspw. eine Wegbeschreibung, als Anhang bei. Bei Versand von Bewerbernachrichten können weitere Dokumente angefügt werden.

Nützliche Beispielvorlagen für E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.

E-Mail-Vorlage_erstellen.png

Beachten Sie, dass das Geschlecht im Bewerberprofil unmittelbar nach Eingang der Bewerbung in Personio noch nicht hinterlegt ist, weshalb automatische Eingangsbestätigungen immer geschlechtsneutral formuliert werden sollten. Wie Sie Eingangsbestätigungen für eingehende E-Mails hinterlegen, erfahren Sie hier.

Stellen Sie sicher, dass Sie oder andere Mitarbeiter, die aus Personio heraus E-Mails an Bewerber versenden, über eine Signatur verfügen. Die indviduellen Signaturen werden automatisch sowohl an frei formulierte Nachrichten als auch an Nachrichten basierend auf einer E-Mail-Vorlage angehängt. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Über den Recruiting-Bereich im Hauptmenü können Sie nun im entsprechenden Bewerberprofil unter Nachrichten aus den E-Mail-Vorlagen auswählen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Dokumente anzuhängen sowie das Versenden der E-Mail zu terminieren.

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Versenden Sie über den Reiter Bewerbungen im Recruiting-Bereich E-Mails an mehrere Bewerber gleichzeitig.

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