Dieser Artikel beschreibt, wie Sie individuelle E-Mail-Vorlagen in Personio anlegen können. Erstellen Sie beliebig viele individuelle E-Mail-Vorlagen, wie beispielsweise für eine automatische Eingangsbestätigung, eine Absage nach Bewerbungseingang oder eine Einladung zu einem Interview. Die Verwendung von E-Mail-Vorlagen spart nicht nur Arbeit und Zeit, sondern stellt auch eine unternehmensweit einheitliche Bewerbungskorrespondenz sicher.
E-Mail-Vorlagen erstellen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue E-Mail-Vorlage anzulegen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting > E-Mail-Vorlagen.
- Fügen Sie im Textfeld Neue Vorlage hinzufügen den Titel ein, den Sie Ihrer Vorlage geben möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie die Betreffzeile und den Text der E-Mail ein. Um die Kommunikation mit Ihren Bewerbenden zu personalisieren, nutzen Sie die Optionen Platzhalter einfügen und Geschlechtervariable.
▶ ︎Platzhalter werden verwendet, um die Nachricht automatisch mit den entsprechenden Bewerbendendaten zu füllen. Erfahren Sie unten mehr über die verschiedenen Platzhalter.
▶︎ Die Geschlechtervariable wird verwendet, wenn Sie möchten, dass die Software automatisch geschlechtsspezifische (grammatikalische) Anpassungen in Ihren E-Mails vornimmt. Dies funktioniert nur, wenn Sie das Bewerbenden-Systemattribut für Geschlecht zum Bewerbungsformular auf Ihrer Personio-Karriereseite hinzugefügt haben. Beachten Sie, dass die männliche Geschlechtervariable standardmäßig zuerst aufgeführt wird. - Sie können der Nachricht bei Bedarf einen Anhang hinzufügen. Ziehen Sie dazu Dateien per Drag & Drop in die Nachricht oder laden Sie ein neues Dokument hoch. Sie können weitere Dokumente anhängen, wenn Sie Bewerbende eine E-Mail senden.
- Klicken Sie auf Übernehmen.
Hinweis: Alle Mitarbeitende, die von Personio aus E-Mails an Bewerbende senden werden, sollten eine E-Mail-Signatur einrichten.Die individuellen Signaturen werden automatisch sowohl in frei formulierte E-Mails als auch in Nachrichten, die von einer E-Mail-Vorlage erstellt wurden, eingefügt.Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können.
Platzhalter verwenden
Platzhalter werden verwendet, um die Nachricht automatisch mit den entsprechenden Bewerbendendaten zu füllen. Die folgenden Platzhalter können in die Vorlage eingefügt werden:
Allgemeine Platzhalter
| Platzhalter | Beschreibung |
| {{first_name}} | Vorname der sich bewerbenden Person |
| {{last_name}} | Nachname der sich bewerbenden Person |
| {{position_name}} | Name der ausgeschriebenen Stelle |
Hinweis:
Beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen sollten Platzhalter immer manuell in die Vorlage eingegeben werden (anstatt sie zu kopieren und einzufügen), um Fehler und falsche Formatierungen zu vermeiden.
Platzhalter für Interviews
Diese Platzhalter können nur in Nachrichten verwendet werden, die über den Reiter Interview erstellt und gesendet werden. Andernfalls kann das System nicht erkennen, welches Datum oder welcher Wochentag beispielsweise eingefügt werden soll, da diese Informationen dann nicht mit einem bestimmten Interview verknüpft sind.
| Platzhalter | Beschreibung |
| {{interview_date}} | Geplantes Datum des Interviews |
| {{interview_weekday}} | Der geplante Wochentag für das Interview. Beispiel: Freitag |
| {{interview_time}} | Geplante Zeit des Interviews |
| {{interview_participants}} | Die Vor- und Nachnamen der interviewenden Person. Beispiel: Martin Mustermann und Erika Musterfrau |
| {{interview_participants_with_job_title}} | Die Vor- und Nachnamen der interviewenden Person und ihre jeweiligen Stellenbezeichnungen. Beispiel: Martin Mustermann (Marketingmanager) und Erika Musterfrau (CEO) |
| {{interview_video_conferencing_link}} | Link zur Videokonferenz (falls konfiguriert) |
| {{smart_interview_scheduling_link}} | Link für die Smarte Interviewplanung (sofern konfiguriert). |
Hinweis
Bei Platzhaltern für Interviews wird die eingefügte Sprache immer aus der Standardsprache der Stelle übernommen.
Beispiel
Sie haben eine Stelle mit Englisch als Standardsprache erstellt. Sie erhalten eine Bewerbung von einer deutschen sich bewerbenden Person und senden eine Einladung zum Interview mit einer deutschen Vorlage, die Interview-Platzhalter für den Wochentag usw. enthält. Die E-Mail, die an die sich bewerbende Person gesendet wird, ist auf Deutsch, aber der Wochentag wird in englischer Sprache eingefügt.
Inhalte im HTML-Format in E-Mails einfügen
Beim Erstellen von E-Mails und E-Mail-Vorlagen können Sie HTML-formatierte Inhalte, einschließlich Bilder und Links, hinzufügen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um beispielsweise eine bereits vorhandene E-Mail-Signatur als Vorlage anzulegen:
| Schritt | Screenshot |
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1. Kopieren Sie den Inhalt der vorhandenen E-Mail-Signatur. |
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| 2. Gehen Sie zu Ihrer E-Mail-Vorlage und fügen Sie den kopierten Inhalt entweder per Rechtsklick oder mit Strg+V in den E-Mail-Text ein. |  |
3. Klicken Sie dann auf More Text  und wählen Sie Code View <>.Jetzt können Sie den HTML-Code Ihrer Inhalte bearbeiten. |
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Weitere Informationen zur Verwendung von Vorlagen beim Senden von Nachrichten an Bewerbende finden Sie in unserem Artikel So senden Sie Recruiting-Nachrichten.