In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie individuelle E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Bewerbenden erstellen. Sie können für die verschiedenen Phasen des Recruiting-Prozesses beliebig viele Vorlagen erstellen.
Mithilfe von Vorlagen können Sie den Versand von Recruiting-Nachrichten beschleunigen und manuellen Aufwand reduzieren. Außerdem sorgen Sie für eine konsistente Kommunikation mit Bewerbenden.
Nachfolgend sehen Sie einigte Beispiele für Vorlagen, die Sie vielleicht erstellen möchten:
- Bestätigung der Bewerbung
- Einladung zum Interview
- Ablehnung der Bewerbung
- Ablehnung des Interviews
- Angebotsschreiben
- Empfehlung von Mitarbeitenden
Bevor Sie beginnen
- Zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen benötigen Sie Berechtigungen für die Unternehmenseinstellungen für den Bereich Recruiting.
- Andere Mitarbeitende können auf diese Funktion zugreifen, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen für die Recruiting-Rolle verfügen. Wenn Mitarbeitende beispielsweise Zugriff auf den Reiter Nachrichten haben, können sie Bewerbenden mithilfe einer Vorlage eine E-Mail senden.
- Sie können Recruiting-E-Mail-Vorlagen nicht in Onboarding- und Offboarding-Workflows verwenden.
E-Mail-Vorlage erstellen
So erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage:
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > E-Mail-Vorlagen.
- Klicken Sie auf den Button, um eine neue Vorlage hinzuzufügen.
- Geben Sie den Namen der neuen Vorlage ein und speichern Sie diese.
- Geben Sie eine Betreffzeile und eine E-Mail-Nachricht ein.
- [Optional] Um die Kommunikation mit Ihren Bewerbenden zu personalisieren, fügen Sie Platzhalter, eine E-Mail-Signatur und Geschlechtervariablen ein.
- [Optional] Fügen Sie der Nachricht einen Anhang hinzu.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Platzhalter verwenden
Sie können Platzhalter nutzen, um Ihre E-Mail mit den entsprechenden Daten zu befüllen. So können Sie den manuellen Aufwand reduzieren und Ihre Recruiting-E-Mails personalisieren.
Wir empfehlen, Platzhalter in die Vorlage einzutippen (anstatt sie zu kopieren und einzufügen). Dies hilft, Fehler und falsche Formatierungen zu vermeiden.
Allgemeine Platzhalter
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über allgemeine Platzhalter. Außerdem finden Sie ein Beispiel einer E-Mail mit Platzhaltern.
Beispiel:
Hallo {{first_name}},
vielen Dank, dass Sie sich für die Position {{position_name}} beworben haben.
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und schätzen die Zeit, die Sie in diese Bewerbung investiert haben. Wir prüfen die eingegangenen Bewerbungen sorgfältig und setzen uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung.
Mit freundlichen Grüßen,
HR-Team
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
| {{first_name}} | Vorname der sich bewerbenden Person |
| {{last_name}} | Nachname der sich bewerbenden Person |
| {{position_name}} | Name der ausgeschriebenen Stelle |
| {{referrer_name}} | Name der mitarbeitenden Person, die eine Empfehlung abgegeben hat. |
Platzhalter für Interviews
Tipp:
Für Interview-Platzhalter wird die eingefügte Sprache immer aus der Standardsprache der Stelle übernommen. Weitere Informationen finden Sie in unserem speziellen Artikel zur Fehlerbehebung.
Sie können Interview-Platzhalter nur in E-Mails verwenden, die über den Reiter Interviews im Bewerbendenprofil versendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Personio das spezifische Datum und die Uhrzeit in die E-Mail einfügen kann.
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über Interview-Platzhalter. Außerdem finden Sie ein Beispiel einer E-Mail mit Interview-Platzhaltern.
Beispiel:
Hallo {{first_name}},
vielen Dank, dass Sie sich für die Position {{position_name}} beworben haben.
Wir sind beeindruckt von Ihren Qualifikationen und Ihrer Erfahrung und glauben, dass Sie eine wertvolle Bereicherung für unser Team sein können. Sind Sie für ein Interview am {{interview_date}} um {{interview_time}} verfügbar?
Das Interview findet online statt. Bitte nehmen Sie über den Videolink {{interview_video_conferencing_link}} teil.
Mit freundlichen Grüßen,
{{interview_participants}}
| Platzhalter | Beschreibung |
| {{interview_date}} | Geplantes Datum des Interviews |
| {{interview_weekday}} | Geplanter Wochentag für das Interview. |
| {{interview_time}} | Geplante Zeit des Interviews |
| {{interview_participants}} | Vor- und Nachnamen der interviewenden Personen. |
| {{interview_participants_with_job_title}} | Die Vor- und Nachnamen der interviewenden Person und ihre jeweiligen Stellenbezeichnungen. Beispiel: Martin Mustermann (Marketingmanager) und Erika Musterfrau (CEO) |
| {{interview_video_conferencing_link}} | Link zur Videokonferenz. Dies ist nur möglich, wenn Sie die Videokonferenzfunktion eingerichtet haben. |
| {{smart_interview_scheduling_link}} | Link für die smarte Interviewplanung. Dies ist nur möglich, wenn Sie die Funktion für die smarte Terminplanung eingerichtet haben. |
Signaturen in E-Mail-Vorlagen verwenden
Es gibt zwei Möglichkeiten, Signaturen in E-Mail-Vorlagen zu verwenden. Diese sind unten beschrieben.
Personalisierte E-Mail-Signatur einrichten
Mitarbeitende, die Bewerbenden regelmäßig E-Mails senden, können ihre eigene personalisierte E-Mail-Signatur einrichten. Das können sie über ihre Persönlichen Einstellungen tun. Personio fügt die Signatur automatisch sowohl in frei formulierte E-Mails als auch in Nachrichten, die von einer E-Mail Vorlage erstellt werden, hinzu. Erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen.
Signatur zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen
Sie können einer E-Mail-Vorlage eine E-Mail-Signatur hinzufügen. Beispielsweise können Sie die allgemeine HR-Signatur Ihres Unternehmens zur Vorlage „Einladung zum Interview“ hinzufügen.
Wenn Sie oder andere Mitarbeitende zusätzlich eine personalisierte Signatur angelegt haben, ist es wichtig, Duplikationen zu vermeiden. Andernfalls erscheinen beide Signaturen in der E-Mail.
So fügen Sie eine Signatur zu einer E-Mail-Vorlage hinzu:
- Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > E-Mail-Vorlagen.
- Öffnen Sie die entsprechende Vorlage.
- Kopieren Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter den Inhalt Ihrer vorhandenen E-Mail-Signatur.
- Fügen Sie den Inhalt in den E-Mail-Text Ihrer E-Mail-Vorlage ein.
- [Optional] Klicken Sie auf Mehr Text und wählen Sie Code-Ansicht, um den HTML-Code zu bearbeiten.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Geschlechtervariablen verwenden
Sie können Geschlechtervariablen für automatische grammatikalische Anpassungen verwenden. Damit dies korrekt funktioniert, müssen Sie die Einstellungen Ihrer Karriereseite konfigurieren. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Recruiting > Karriereseite und fügen Sie Geschlecht als Feld im Bewerbungsformular hinzu.
Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie Bewerbende mit einem Titel ansprechen möchten. Zum Beispiel:
||Hallo Herr|Hallo Frau|| {{last_name}}
Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Geschlechtervariablen in Dokumenten und Vorlagen.
Nächster Schritt
Wenn Sie Probleme beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen haben, lesen Sie unsere Anleitung zur Fehlerbehebung.