Dieser Artikel erklärt, wie Sie Teilzeitmitarbeitende in Personio verwalten und worauf Sie dabei achten müssen.

Bei Teilzeitbeschäftigung müssen Sie grundsätzlich zwischen Mitarbeitenden, die jede Woche an denselben Tagen arbeiten, und solchen, deren Arbeitstage von Woche zu Woche variieren, unterscheiden.

Folgende Einstellungen spielen dabei eine Rolle und müssen passend konfiguriert werden: Eintragen der Wochenstunden, Hinterlegen der Vergütung, Definition des Arbeitszeitmodells und Zuweisung des Urlaubsanspruchs. Da Teilzeitmitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeiten hinsichtlich der Lohnfortzahlung bei Abwesenheiten besonders behandelt werden, wird dieser Punkt separat erläutert.

Wochenstunden

Definieren Sie unter Mitarbeitendenprofil > Informationen > Personalinformationen > Wochenstunden Folgendes:

• Wie viele Stunden soll der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag wöchentlich arbeiten (Beispiel: 30/40 Stunden).
• Wie viele Stunden gelten für den Mitarbeiter als Vollzeit, wenn er Vollzeit arbeiten würde (Beispiel: 30/40 Stunden).

Diese Einstellung bestimmt den Teilzeitwert von Mitarbeitenden und trägt zum Vollzeitäquivalent (FTE) des Unternehmens bei. Bei Anpassung der Wochenstunden wird die Vergütung entsprechend dem sich ergebenden Teilzeitwert angepasst. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch.

Gehalt

Das Gehalt wird unterschiedlich eingerichtet, je nachdem, ob Mitarbeitende ein Fixgehalt oder einen Stundenlohn beziehen. Lesen Sie unseren Artikel zum Einrichten eines Fixgehalts oder eines Stundenlohns.

Arbeitszeitmodell

Ein Arbeitszeitmodell gibt die Arbeitstage sowie die monatlichen Sollstunden Ihrer Mitarbeitenden wieder und kann als Grundlage für die Urlaubsberechnung dienen. Grundsätzlich lassen sich Modelle mit festen und flexiblen Arbeitstagen unterscheiden.

Hinweis
Für Mitarbeitende mit Stundenlohn fließen die tatsächlich gearbeiteten und bestätigten Stunden unmittelbar in die Lohnberechnung ein. Mitarbeitenden mit Stundenlohn können daher keine Überstunden ansammeln. Das Überstundenkonto dient bei Mitarbeitern mit Stundenlohn folglich nur dem Zweck, Mehrarbeit abzubilden.

Feste Arbeitstage

Die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, die an festen Tagen arbeiten, können auf die entsprechenden Wochentage verteilt werden. Wenn Sie dafür noch kein passendes Arbeitszeitmodell haben, können Sie über Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit > Hinzufügen eines erstellen. Nachdem Sie das Arbeitszeitmodell erstellt haben, müssen Sie es den jeweiligen Mitarbeitenden zuweisen. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen.

Flexible Arbeitstage

Bei Mitarbeitenden mit flexiblen Arbeitstagen können die Arbeitszeiten gleichmäßig über die möglichen Arbeitstage (i. d. R. Montag bis Freitag) verteilt werden. Wenn Sie dafür noch kein passendes Arbeitszeitmodell haben, können Sie über Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit > Modell hinzufügen eines erstellen. Weisen Sie das Arbeitszeitmodell dann den betreffenden Mitarbeitern zu. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen.

Urlaubsanspruch

Um Ihren Teilzeitmitarbeitenden Urlaubsansprüche zu gewähren, müssen Sie eine Kontingentregel erstellen und ihnen zuweisen. Bei der Erstellung können Sie wählen, ob Sie den vollen Anspruch gewähren oder ihn anteilig reduzieren möchten. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, können Sie die anteilige Berechnung nach Arbeitstagen oder Arbeitsstunden vornehmen.

Anspruchsgewährung basierend auf der geleisteten Arbeitszeit

Sie können auch entscheiden, Ansprüche auf der Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu gewähren. Hierfür ist Folgendes notwendig:

• Die in Teilzeit beschäftigte Person muss regelmäßig ihre Arbeitszeit erfassen.
• HR oder die vorgesetzte Führungskraft muss den Kontostand monatlich manuell anpassen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dies einzurichten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart aus.
2. Erstellen Sie eine Kontingentregel mit einem jährlichen Anspruch von null.
3. Weisen Sie die Regel den gewünschten Mitarbeitenden zu.

Dann, am Ende jedes Monats:

1. Prüfen Sie die erfasste Arbeitszeit der Teilzeitmitarbeitenden im Reiter Anwesenheit.
2. Verwenden Sie diese Zahl zur Berechnung ihres monatlichen Anspruchs.
3. Passen Sie den Kontostand entsprechend an.

Lohnauszahlung bei Abwesenheiten

Damit Mitarbeitende mit Stundenlohn während einer Abwesenheit weiterhin ihren Lohn erhalten, aktivieren Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit bei der entsprechenden Abwesenheitsart die Option Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? Wenn ein Abwesenheitstag eingetragen ist, werden den Mitarbeitenden dann die Stunden ausgezahlt, die auf der Grundlage des Arbeitszeitmodells für diesen Tag vorgesehen sind.

Je nachdem, ob Ihre Mitarbeitenden an festen oder flexiblen Arbeitstagen arbeiten, empfiehlt es sich diese Funktion zu aktivieren oder deaktivieren. 

Feste Arbeitstage

Wenn Ihre Mitarbeitenden feste Arbeitstage haben, sollten Sie die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? aktivieren. So stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeitendenn auch an Urlaubs- oder Krankheitstagen der entsprechende Lohn ausgezahlt wird.

Flexible Arbeitstage

Für Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wird empfohlen, die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? zu deaktivieren, wenn die Anzahl der Stunden, die Mitarbeitenden an einem Abwesenheitstag bezahlt werden sollen, von der im Arbeitszeitmodell hinterlegten Stundenzahl abweicht. Wenn Mitarbeitende einen Tag abwesend sind, müssen sie dann die Anzahl der Stunden, für die sie an diesem Abwesenheitstag bezahlt werden sollten, unter dem Reiter Anwesenheit in ihrem Mitarbeitendenprofil eingeben. Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte Anwesenheitskontostand für diese Gruppe von Mitarbeitenden korrekt angezeigt wird.

Tipp
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Anwesenheiten von zwei unterschiedlichen Mitarbeitergruppen erfassen, kann es hilfreich sein, die gleiche Abwesenheitsart doppelt anzulegen. So können Sie einrichten, dass Ihren Mitarbeitenden mit festen Arbeitstagen für Abwesenheitstage automatisch der entsprechende Stundenlohn ausgezahlt wird und dass während einer Abwesenheit erfasste Arbeitsstunden als Überstunden gewertet werden. Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitstagen müssen zusätzlich jedes Mal, wenn sie einen Abwesenheitstag eintragen, die Stunden erfassen, die ihnen ausgezahlt werden sollen.

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